信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

常春玉

摘要：在社會快速發(fā)展背景下，我國已經(jīng)進(jìn)入到信息化時代，各個行業(yè)以及單位在檔案管理工作中面臨一定壓力。檔案管理工作對于單位發(fā)展與行業(yè)發(fā)展會產(chǎn)生直接影響。信息化時代使得傳統(tǒng)檔案管理工作方式無法跟上社會發(fā)展步伐，而且會在一定程度上影響后續(xù)行業(yè)、單位的更好發(fā)展。為避免這一情況的出現(xiàn)，需要及時對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與完善，提升檔案資料利用率的同時，不斷提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;資料

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高和科技進(jìn)步的加速迭代，數(shù)字經(jīng)濟(jì)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)等新業(yè)態(tài)層出不窮，逐步成為在某些領(lǐng)域的主導(dǎo)模式。檔案管理工作作為記錄、保存社會文明進(jìn)步的一項(xiàng)重要工作，為適應(yīng)和滿足信息網(wǎng)絡(luò)時代的實(shí)際需要，檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理工作成為新時代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的鑒證人和助推器。文章從檔案管理的學(xué)術(shù)定義、存在問題、創(chuàng)新途徑及方式探究等方面，對檔案管理工作在新時代社會定位分工及發(fā)揮最大效能進(jìn)行分析研判，提出要讓檔案管理工作主動融入經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化上下功夫，著力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)民生建設(shè)、服務(wù)文化大省建設(shè)等方面展現(xiàn)新作為。

1信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：第一，管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

2.1強(qiáng)化檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

在檔案管理工作創(chuàng)新期間，針對檔案管理服務(wù)也需要相關(guān)工作人員能夠給予更多關(guān)注與重視，將檔案資料服務(wù)功能發(fā)揮出來，體現(xiàn)其價(jià)值，這也是目前檔案管理工作創(chuàng)新中面臨的一個重要問題。在這一過程中，檔案管理工作創(chuàng)新，要保證檔案資料信息的豐富性，這樣才能為更多人員提供服務(wù)，滿足不同行業(yè)以及人員的需求。從單位內(nèi)部信息進(jìn)行分析，在檔案資料管理期間，往往需要應(yīng)用數(shù)據(jù)中心以及管理平臺，針對不同級別員工設(shè)置檔案信息訪問權(quán)限，通過該種方式提升檔案資料價(jià)值，而且能夠防止檔案資料浪費(fèi)，以及檔案資料被濫用情況出現(xiàn)。除此之外，在服務(wù)創(chuàng)新期間，還要對單位外部服務(wù)創(chuàng)新給予更多重視，為更多不同人群提供服務(wù)。除此之外，在管理服務(wù)創(chuàng)新過程中，還需要各個部門之間能夠相互配合。實(shí)際上檔案管理工作，與不同部門之間的工作存在交叉，因此，檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)更好落實(shí)，那么需要更多部門參與到其中，給予檔案管理工作更多支持。在這一過程中，領(lǐng)導(dǎo)層人員要協(xié)助管理部門管理工作，當(dāng)涉及到需要其他部門參與的工作時，領(lǐng)導(dǎo)方面要下達(dá)工作任務(wù)或者命令，促使檔案管理服務(wù)能夠得到提升。一旦在工作中出現(xiàn)沖突等其他問題，領(lǐng)導(dǎo)人員要做好協(xié)調(diào)工作，這樣檔案管理工作的順利展開也會得到保障。比如，單位在人事檔案的核實(shí)中，需要人事部門、檔案管理部門工作人員參與其中，彼此之間相互配合，針對檔案管理工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，使得上交檔案信息的真實(shí)性、可靠性得到保障。

2.2加大投入信息化檔案管理建設(shè)資金，保障企企業(yè)檔案建設(shè)長期穩(wěn)定發(fā)展

根據(jù)企企業(yè)自身內(nèi)外經(jīng)營環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，加強(qiáng)針對檔案信息化建設(shè)管理工作的資金投入，使其優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作，開展檔案信息化管理專業(yè)知識水平人才培訓(xùn)。聘請專業(yè)人士及專家學(xué)者指導(dǎo)檔案管理人員，制定并落實(shí)相關(guān)檔案管理工作制度，并實(shí)行激勵獎項(xiàng)措施，吸引人才，完善信息化管理制度并組織力量全力推動企業(yè)檔案管理體制，通過科學(xué)技術(shù)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)提高精細(xì)化檔案管理能力。加大對信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)投入資金，支持企業(yè)檔案建設(shè)管理工作，為企企業(yè)信息化管理檔案建設(shè)提供長期精細(xì)化服務(wù)質(zhì)量保駕護(hù)航。

2.3觀念創(chuàng)新

觀念的創(chuàng)新，也就是指解放思想、創(chuàng)新思路，對檔案管理工作從固有的認(rèn)識中解放出來，牢固樹立服務(wù)意識、資產(chǎn)意識和增值意識。使檔案管理工作從舊的保存、借閱單一模式轉(zhuǎn)變?yōu)槭占?、整理、分析、提供（涉密除外）、互動、反饋等基于為政府、機(jī)構(gòu)、大眾貨客戶提供服務(wù)的新模式。這一觀念轉(zhuǎn)變將帶動檔案管理工作在收集、存儲、整理、出借等各個環(huán)節(jié)的法制化和規(guī)范化建設(shè)，從而保證檔案資料的本質(zhì)屬性客觀化以及檔案資料的綜合效益提升，促進(jìn)檔案管理工作由傳統(tǒng)式的被動服務(wù)逐步向主動服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變。

2.4形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時代的發(fā)展需求以及新時代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重?cái)?shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋拢瑱n案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識的培養(yǎng);其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

結(jié)語

信息化檔案管理建設(shè)采用智能服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理全面升級發(fā)展戰(zhàn)略價(jià)值的重要組成部分。以信息技術(shù)檔案管理替代傳統(tǒng)檔案管理工作是非常重要的價(jià)值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的?？梢酝ㄟ^單位自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實(shí)行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實(shí)。

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