如何做好人事檔案管理

摘要：隨著檔案管理工作的發(fā)展，人事檔案管理工作越來越引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視，做好這一工作，能夠?yàn)閱挝煌诰蚋嗟娜瞬?，推?dòng)單位的可待續(xù)發(fā)展。本文結(jié)合工作實(shí)際，重點(diǎn)分析如何做好人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;對(duì)策

人事檔案是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解提拔人才的重要信息源。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個(gè)人待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系、入團(tuán)入黨、職稱評(píng)審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，具有重要的憑證價(jià)值、參考價(jià)值以及法律效用。因此需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，提高對(duì)人事檔案工作的重視程度。

1人事檔案的重要性

1.1責(zé)任心

做好人事工作，必須有很強(qiáng)的工作責(zé)任心。不同的職業(yè)，對(duì)工作賦予不同的責(zé)任。教師有教書育人的責(zé)任;醫(yī)生有救死扶傷的責(zé)任;而作為人事工作者，責(zé)任就是對(duì)單位干部職工的人事檔案和干部任免資料負(fù)責(zé)。從小到每位干部職工的簡(jiǎn)歷，大到關(guān)系到干部職工終身福利的工資晉升和調(diào)級(jí)等，每一個(gè)環(huán)節(jié)，都得親歷親為，確保每一位干部職工的人事檔案不缺一張表，不少一份材料。自從我接手人事工作以來，本著對(duì)干部職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，我經(jīng)常主動(dòng)與組織、人事部門溝通，對(duì)部分干部職工檔案不齊全的、或是缺少任職文件等，都一一進(jìn)行了查漏補(bǔ)缺，確保全局干部職工檔案的完整性。

1.2細(xì)致心

人事工作不像做統(tǒng)計(jì)專業(yè)，做錯(cuò)了，再重新錄入?yún)R總一次就可以。在處理人事工作時(shí)，即使你九件事都做好了，但只要一件事做差了一點(diǎn)點(diǎn)，就可能帶來不可估量的負(fù)面影響。在2006年全國(guó)統(tǒng)一推行的工資改革制度中，這是每個(gè)干部職工最關(guān)心的問題，為了這次工資改革，必須把每個(gè)人的信息填在信息登記卡里。比如同樣是大專文憑，如果填了是全日制的，工資就會(huì)加多幾十元，但如果填的是非全日制的，那工資將不變動(dòng)。假如我們工作不夠細(xì)心，在這里填錯(cuò)或是錄入錯(cuò)了，那就算你其他的做得再好，再全面都沒用。因此，要做好人事管理工作，就一定要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度，做到細(xì)心、再細(xì)。

1.3機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人歷史記錄方面的情況，有的側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的存在個(gè)人私密的信息等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)提供服務(wù)。

1.4動(dòng)態(tài)性

人事檔案建立后，內(nèi)容隨著當(dāng)事人人生發(fā)展將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須做好新材料的收集補(bǔ)充，力求檔案資料做到及時(shí)性。

2人事檔案管理工作存在的問題

2.1人們檔案意識(shí)淡薄

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下，人們逐漸淡化了對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。有的人認(rèn)為，現(xiàn)在選用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，不注重人才的經(jīng)歷和歷史業(yè)績(jī)，人事檔案也就沒有多大作用;還有的人認(rèn)為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關(guān);這些情況表明，人們對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)人事檔案不夠重視。

2.2人事檔案管理機(jī)制滯后

目前的人事檔案管理還是沿用長(zhǎng)期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚。缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制的滯后已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。另外，對(duì)離任審計(jì)、任前公示等材料應(yīng)如何收集，收集時(shí)應(yīng)注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實(shí)踐中缺乏可操作性。

2.3人事檔案管理方法滯后

目前有的人事檔案管理方法，僅局限于“看人事檔案是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解讓拔人才的重要信息源。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個(gè)人待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系、入團(tuán)入黨、職稱評(píng)審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，具有重要的憑證價(jià)值、參考價(jià)值以及法律效用。因此需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，提高對(duì)人事檔案工作的重視程度。

3人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)措施

3.1建立標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理制度

新形勢(shì)下的人事檔案不僅僅是管理職務(wù)檔案，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的綜合性工作，所以檔案管理的人員不能只是由單純的人事部門組成，而是要從各部門抽調(diào)人員，主要包括：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)組織部人員、人事部等相關(guān)人員。需要各部門的參與才能建立一個(gè)比較合理高效的管理體系。人事檔案管理工作的進(jìn)行要切實(shí)考慮各部門的情況，明確各部門的職能，相關(guān)責(zé)任分配到人，不能出現(xiàn)職能交叉的不良現(xiàn)象。

3.2建立人事檔案管理人員隊(duì)伍

為了保證人事管理工作的保密性和良好的服務(wù)性，要積極組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，建立一支具有高水平的人事檔案管理隊(duì)伍。并且對(duì)于工作突出的人員要加大培養(yǎng)力度，建立專業(yè)的認(rèn)輸檔案管理研發(fā)隊(duì)伍，使人事檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新發(fā)展，提高管理水平。

3.3實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

為了適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)于人事檔案管理也要采取措施積極響應(yīng)，使人事檔案管理更好地服務(wù)社會(huì)。對(duì)此，人事檔案管理部門要加強(qiáng)管理，提高工作人員的工作積極性和業(yè)務(wù)熟練度，確保工作能夠高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行。要與現(xiàn)代科技發(fā)展相結(jié)合，通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)配合相關(guān)設(shè)備的使用實(shí)現(xiàn)快速反應(yīng)，保證人事檔案安全，更好地為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對(duì)口的各項(xiàng)知識(shí)，熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，只有這樣，才能使檔案管理工作有條不紊，更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，通過責(zé)任心的加強(qiáng)，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：馬志強(qiáng)，出生年月：19901218，性別：男，學(xué)歷：大學(xué)本科，民族：漢族，籍貫：新疆溫泉縣，單位：木壘哈薩克自治縣人力資源和社會(huì)保障局，現(xiàn)在職稱：無，研究方向：檔案系列。