淺談如何提高新時代檔案管理能力

張菲

摘要：隨著我國社會的發(fā)展，城市化進(jìn)程在不斷加快，我國經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案管理工作也隨著社會的發(fā)展出現(xiàn)了很多新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而受傳統(tǒng)檔案管理工作理念的束縛，現(xiàn)代檔案管理工作實踐之中新的問題與挑戰(zhàn)日益突顯。因此有效提升檔案管理水平既是社會發(fā)展的需要，更是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。

關(guān)鍵詞：提高新時代;檔案管理

引言

在社會工作全面發(fā)展、社會體制深化改革的新時代背景下，檔案管理工作的重要性也日益突顯。檔案管理的現(xiàn)代現(xiàn)建設(shè)對國家檔案事業(yè)的快速發(fā)展起著不可替代的重要作用，對國家檔案事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展起著積極的促進(jìn)作用。因此，我們必須立足檔案管理工作實際，緊跟時代發(fā)展的步伐，牢固樹立新時期檔案管理的新理念，在檔案管理的工作實踐中不斷增強自己的使命擔(dān)當(dāng)與責(zé)任意識，不忘工作初心、牢記管理使命，深入研究檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，有效提高檔案管理水平。

1檔案管理信息化的必要性

在推進(jìn)全面依法治國過程中，建設(shè)檔案管理信息化體系是必要的。法治國家是契約型的社會，在現(xiàn)代企業(yè)聘用制度中體現(xiàn)得尤為明顯，對于受聘者來說，檔案則是唯一具有法律效力的證明。同時，提高檔案存儲的效益與檔案的利用效率是社會高速發(fā)展的必然趨勢，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要條件。檔案信息化也是新時代各行各業(yè)信息化進(jìn)程的需要，在現(xiàn)代企業(yè)的人力資源方面尤甚。例如，當(dāng)企業(yè)采用檔案管理信息化的手段之后，企業(yè)內(nèi)部員工信息更加透明，更有利于通過網(wǎng)絡(luò)查詢電子檔案，因人而異地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，有效提高決策說服力與準(zhǔn)確性，對提高企業(yè)競爭力也有一定的積極作用。

2企業(yè)檔案管理存在的不足

2.1企業(yè)檔案管理工作未受重視

大部分企業(yè)對檔案管理工作不夠注重，單將檔案管理當(dāng)作是合同文件管理等;很多企業(yè)對經(jīng)營情況、社會效益格外重視，對企業(yè)基礎(chǔ)資料的管理在逐漸弱化，此時單位檔案管理工作逐漸被簡化，部分檔案和人事管理工作目前逐漸進(jìn)入到辦公室的管理部分，兼職化的檔案管理成為一種趨勢。其只是對合同文件、人事檔案等展開管理，對其余的資料信息尚未完成高效的管理。因此企業(yè)缺乏完備的檔案管理制度，將客戶信息和業(yè)務(wù)資料等都附加在工作者身上，在工作者出現(xiàn)流動的情況下，便會直接導(dǎo)致信息的丟失，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的危害。

2.2國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金投入不足

國有企業(yè)信息化建設(shè)需要資金投入，信息化建設(shè)包括硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、專業(yè)人才等，這些硬件設(shè)備與軟件是檔案信息化建設(shè)的必備條件，都需要靠資金投入來支撐，與其他工作相比，由于國有企業(yè)檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國有企業(yè)對檔案管理所需資金投入相對較少，導(dǎo)致使檔案管理部門設(shè)備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

2.3信息化檔案管理人才匱乏

國企檔案信息化管理建設(shè)各項工作離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的努力。但當(dāng)前階段，國企檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平普遍較低，無法滿足這項工作對人才的高標(biāo)準(zhǔn)以及嚴(yán)要求。畢竟傳統(tǒng)意義上國企檔案管理工作簡單易懂，管理人員無須掌握各種復(fù)雜的信息技術(shù)。當(dāng)信息化檔案管理建設(shè)工作全面展開時，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進(jìn)的技能與知識進(jìn)行各項實踐操作。人才匱乏，使現(xiàn)階段國企檔案信息化建設(shè)工作遭遇巨大“瓶頸”。

3提高新時代檔案管理能力

3.1改進(jìn)檔案管理觀念

對企業(yè)來講，管理觀念的改進(jìn)不能只局限在企業(yè)收入、利潤獲取等有關(guān)環(huán)節(jié)，假設(shè)忽視了檔案管理觀念以及方式的優(yōu)化，那么企業(yè)便會步入錯誤的循環(huán)中?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理，理應(yīng)在管理思想上確認(rèn)檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，科學(xué)地融進(jìn)信息手段。除此之外，企業(yè)的管理者理應(yīng)重視檔案管理工作的展開，提升自身對此工作的認(rèn)知程度，強化相關(guān)知識。

3.2強化國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。為了保障國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有效性，及時聯(lián)網(wǎng)，建立起網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)是十分必要的。做好國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數(shù)字化。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。二是開展檔案服務(wù)接口建設(shè)。檔案服務(wù)接口是國有企業(yè)檔案部門建立的對外服務(wù)接口，是檔案管理部門與社會或國有企業(yè)聯(lián)系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館與實體檔案館互為依靠，實體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館助推實體檔案館的建設(shè)，數(shù)字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機制。

3.3積極培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案信息化管理人才

國企檔案信息化建設(shè)整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，國企在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強培訓(xùn)質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項專業(yè)培訓(xùn)以及指導(dǎo)環(huán)節(jié)中，國企管理層應(yīng)當(dāng)精挑細(xì)選出能力出眾且有責(zé)任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標(biāo)和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。此外，在先進(jìn)人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，國企人力資源部門應(yīng)當(dāng)采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應(yīng)聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業(yè)技術(shù)全面展現(xiàn)出來，為國企檔案信息化建設(shè)工作添磚加瓦。

3.4加強檔案部門的物理環(huán)境以及硬件環(huán)境的安全建設(shè)

在進(jìn)行電力企業(yè)的檔案管理水平提升的過程中，要注意不能夠?qū)⒁恍┤菀仔姑艿脑O(shè)備連接到檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中，同時還要注意做好各個信息網(wǎng)絡(luò)的連接工作，如：公共信息網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)，要禁止間接連接或者是直接連接，同時采取物理隔離的方式將電力企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)與外網(wǎng)之間的聯(lián)系，從而避免企業(yè)的機密性的檔案通過網(wǎng)絡(luò)連接泄露出去。

結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是要根據(jù)信息化的不斷變化及時保持更新的一項長久性工作。檔案工作管理者要樹立創(chuàng)新意識，能夠努力克服檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型過程遇到的困難，及時地了解社會、時代發(fā)展的現(xiàn)狀以及發(fā)展的需求，使檔案信息化管理工作能夠做到理論結(jié)合實踐、時代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會。

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