紙質(zhì)檔案保存體制改革構(gòu)建探索

張 瑤

(北京國電電力有限公司上灣熱電廠 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017209)

0 引言

檔案管理在國有企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用，檔案管理工作能幫助各部門了解企業(yè)的整體的經(jīng)營狀況，還能夠充分呈現(xiàn)出企業(yè)的經(jīng)營成果，保證企業(yè)與各方的有效合作，因此做好檔案管理科學化、規(guī)范化工作能夠提升企業(yè)的整體管理水平，當前我國處于國企體制改革的重要階段，構(gòu)建檔案管理中心也成為了核心工作，有關部門應及時更新管理理念，探索與嘗試各種新式管理手段，大幅度提高國有企業(yè)的市場競爭力。

1 當前國有企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1信息資源分散混亂

國有企業(yè)檔案管理工作中長期存在著信息資源分散、工作程序混亂、無法保證資料完整性的問題，首先由于企業(yè)內(nèi)部信息過于分散，如果檔案管理部門工作人員不能按照資料內(nèi)容、性質(zhì)將其及時分類整理，容易出現(xiàn)嚴重信息分散的現(xiàn)象，同時部分工作人員對工作流程也不夠熟悉，在信息錄入、整理的過程中難免產(chǎn)生混亂，在此過程中還容易因為缺乏對資料的鑒定能力而導致最終檔案未能完整、有序地被保存，影響后續(xù)各項工作[1]。

1.2檔案管理制度不完善

檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，在社會信息化發(fā)展及企業(yè)競爭持續(xù)增大的形勢下，國企檔案管理必須樹立全新的工作理念，結(jié)合實際發(fā)展需求建立針對性管理制度，但是大部分國有企業(yè)很難真正跳出單一領域的活動范圍，管理人員將其視為只有全員參加才能高效完成的工作，未能在信息化管理中注入創(chuàng)新力、活力，相互之間配合默契度不高，因此企業(yè)方面應迅速完善信息化管理制度，保證各項工作有序、高效地落實。

2 國有企業(yè)體制改革中檔案管理中心構(gòu)建原則

2.1整體性原則

企業(yè)體制改革形勢下的檔案管理中心構(gòu)建的整體性原則包括兩個方面：首先需要保證改制檔案在數(shù)量上的齊全，在國企改制的過程中改制檔案的內(nèi)容十分繁雜，檔案管理中心應本著為單位負責的態(tài)度在前端工作中保證檔案資料在數(shù)量上的完整度，從根本上避免出現(xiàn)資料遺漏、缺失的問題，而一旦發(fā)生數(shù)量不齊等方面的問題，管理人員必須及時做好查漏補缺工作，盡最大課程尋找遺失檔案，協(xié)調(diào)好各個部門之間的關系，提高檔案完整度[2]。其次還要保證改制檔案在系統(tǒng)上的完整，部分有關聯(lián)性部門之間在移交資料、合并撤銷資料的過程中不應該破壞他們內(nèi)部之間的關聯(lián)，通過檔案管理中心的有效介入避免出現(xiàn)檔案的價值上缺失及提供、利用方面不便的問題，保證企業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.2價值性原則

改制檔案資源鑒定環(huán)節(jié)中一定要堅持價值性原則，將資源根據(jù)來源、時間、名稱、外形特征等要素進行綜合鑒定，結(jié)合企業(yè)自身的實際改制問題來判斷資料的價值，同時來對不同檔案資源在內(nèi)容上的獨特性進行區(qū)分，從而在后續(xù)利用階段資源管理中心能根據(jù)企業(yè)的不同 需求及時提供最有效材料，保證各項工作的開展質(zhì)量，促進國有企業(yè)的發(fā)展。

2.3時效性原則

時效性貫穿于檔案管理工作流程的始末，并且起到明顯的承上啟下作用，檔案管理中心前端收集整理階段，必要要保證工作的即時性，在區(qū)分各種改制檔案資料的來源與內(nèi)在價值后做好整理工作，便于日后的檢索與利用。此外工作人員必須定期對檔案資料進行排查，部分資料達到一定期限后價值降低，在此基礎上一定要將具有價值的資料重新整理保存，并用最新資料取代失去價值的資料，將企業(yè)改制形勢下檔案資源的社會效益充分發(fā)揮[3]。

2.4安全性原則

安全性原則對檔案管理工作帶有巨大影響，在面對國企改制產(chǎn)生的大量繁雜檔案資料時，檔案管理中心的工作人員必須時刻深化自身的安全防范和自我保護意識，根據(jù)實際需求建立 完整的檔案保護機制，在此期間企業(yè)方面還應該重視對工作人員的安全培訓，定時組織考核活動，讓檔案管理中心工作人員能夠及時學習到先進的檔案安全管理知識，并做好自我武裝，高質(zhì)量完成現(xiàn)實工作，減少不必要的人力、物力投入，更大程度上提高檔案管理工作效率。

3 國有企業(yè)體制改革中檔案管理中心構(gòu)建策略

3.1注重法制規(guī)范建設，保證工作有序執(zhí)行

想要高效完成檔案管理中心構(gòu)建工作，企業(yè)方面首先一定要堅持“依法制檔”的原則，以深化工作人員法律意識為核心目標展開工作，通過加大宣傳力度的方式來提高工作人員法律認知。在此過程中企業(yè)應注重法制規(guī)范建設，從下述三點入手展開工作：第一，法制化建設，學習《檔案法》專業(yè)知識，讓每名員工都能在知法、懂法的前提下完成各項任務，同時明確執(zhí)法的嚴肅性，公平、公正地對待每一名員工，從根本上提高員工依法工作的自覺性，消除錯誤思想，避免出現(xiàn)損毀檔案、丟失檔案、偽造檔案等不良情況的產(chǎn)生，一旦出現(xiàn)問題要依法追究負責人員的相關責任、給予他們行政處分，為其他員工敲響警鐘[4]。

第二，制度化建設，檔案管理中心的檔案工作應是科學且有序的，內(nèi)部必須建立起完備的規(guī)章制度，保證其完整性和可操作性，加大執(zhí)行力度。在此過程中檔案管理中心應重點完善制度內(nèi)容，對資料收集、保存、保密、借閱等活動都做出嚴格規(guī)定，防止有效信息缺失，此外還應確認檔案的資料接收期限、資料規(guī)格、資料質(zhì)量都提出嚴格的要求，保證分類清晰、交接手續(xù)完整，最后還應加強工作人員的保密意識，在明確檔案分級的前提下做好密級劃分工作，針對秘密文件需妥善保管，還要根據(jù)制度要求將其及時歸檔。在此基礎上員工對檔案效益產(chǎn)生更加深刻的認知，提高客戶企業(yè)對中心檔案的利用率，在強力制約下降低檔案管理工作失誤率，為國有企業(yè)體制改革提供最大的便利，促進企業(yè)的不斷發(fā)展。

3.2注重基礎設施建設，檔案資料完整可靠

當前國內(nèi)大部分大中型國有企業(yè)檔案管理部門保存的都是紙質(zhì)檔案，因為紙質(zhì)檔案具有原始記錄性的特點，因此不會在社會改革發(fā)展中被完全淘汰，為保證紙質(zhì)檔案保存的完整性，檔案管理中心需要設立兼?zhèn)浒踩?、完整性特點的檔案管理設施，加大對基礎設施建設的投入力度，首先在選擇工作地點時應考慮到預防自然災害的問題，避免因火災、水災而造成資源的損失，此外還應控制好檔案管理中心庫房的溫度，構(gòu)建出安全的管理環(huán)境，保護好傳統(tǒng)檔案管理設施，保證紙質(zhì)資料的安全。

此外隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)被應用到各行各業(yè)之中，其中電子文件的數(shù)量也越來越多，電子文件具有查詢、傳輸便利的優(yōu)勢，因此在企業(yè)體制改革的形勢下檔案管理部門也應使用自動化、系統(tǒng)化得實施各項管理工作，滿足各企業(yè)單位對檔案資料的使用需求[5]。在此期間如何提高電子檔案資源的安全性、完整性和可靠性也成為了檔案管理中心亟待解決的問題。重視基礎設施建設，購入大量電子計算機、掃描儀等，電子設備的增加為電子檔案管理工作提供了基礎保障，在此前提下還應該針對性地構(gòu)建系統(tǒng)平臺。有利于優(yōu)化檔案采集系統(tǒng)，及時獲取各部門的電子資料，由此建立其高度統(tǒng)一的電子檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，使用信息化服務模式完成后續(xù)工作，真正建立起一支高素質(zhì)的信息化工作團隊。

3.3注重人員素質(zhì)建設，保障運營管理工作

檔案管理中心的日常運營應該交由專業(yè)的工作人員負責，因此在國企體制改革形勢下檔案管理中心必須注重對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，讓他們能以良好的態(tài)度、專業(yè)的能力完成好各方協(xié)調(diào)工作，最大程度上提高檔案管理效率，目前我國檔案工作人員素質(zhì)建設應從下述方面入手：第一，增加人員數(shù)量、加大培養(yǎng)力度，大中型國有企業(yè)檔案類別較多，為保證對資料的有效保管和調(diào)配就必須增加工作人員的人數(shù)，并且在他們正式開始工作前展開專業(yè)化的培訓，讓所有人都能對檔案管理知識進行系統(tǒng)化的學習，并且展開針對性技能培訓，保證每名員工在正式入崗前都能積累實踐經(jīng)驗、提高工作熟練度，真正成為一名合格的檔案工作人員[6]。

第二，合理分配檔案人員結(jié)構(gòu)，建設出一支默契配合、高效工作的人才團隊，目前國企檔案管理中心缺少復合型人才，工作人員不僅要掌握檔案管理專業(yè)理論知識，還應該具備較強的計算機、經(jīng)濟、法律以及外語能力，中心吸收更多高層次的專業(yè)人才，成功解決人員隊伍單一問題；第三，增強檔案管理人員的管理意識，加大對檔案管理工作的宣傳力度，保證相關工作人員明確檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的關系，看到高效的檔案管理工作為企業(yè)帶來的效益，在此過程中還應該制定出人才招聘與培養(yǎng)政策，進一步調(diào)動工作人員的積極性，激發(fā)他們對檔案管理工作的熱情，從而為檔案管理工作注入更多新鮮活力，避免人才流失的現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.4實現(xiàn)信息資源共享，提高檔案管理效率

(1)數(shù)字化平臺構(gòu)建

近年來我國檔案信息化建設水平在不斷提升，在網(wǎng)絡技術(shù)日趨發(fā)達的形勢下國有企業(yè)把握住改革的機會，通過體制改革的方推動了數(shù)字化檔案資源的進一步發(fā)展，在此基礎下形成的數(shù)字檔案呈現(xiàn)出內(nèi)容豐富、形式多樣、載體現(xiàn)代化的優(yōu)勢，是國企體制改革的一大突破[7]?；诖藱n案管理中心還應該針對性地構(gòu)建數(shù)字化資料管理平臺，根據(jù)工作形式、工作內(nèi)容的不同設計多元的工作程序，從而能夠準確且快速地將繁雜的數(shù)字化檔案資源整合、分類，明確工作類別、時間線，便于后續(xù)的查找和使用。除此之外還應該對紙質(zhì)檔案進行備份，利用信息技術(shù)將其轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案并進行妥善保存，保證整體檔案管理工作效率。

(2)創(chuàng)新資源共享策略

當前我國正處于信息資源網(wǎng)絡化共享的社會發(fā)展形勢下，為融入社會、實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，國有企業(yè)在改制檔案管理中心的過程中也需重視對資源共享措施的創(chuàng)新化探索，在此過程中可通過創(chuàng)建中心主頁、設計網(wǎng)絡檢索與查詢功能、中介機構(gòu)網(wǎng)絡互聯(lián)等方式展開資源共享工作，跨越時間、空間的限制，多方聯(lián)合共享業(yè)務經(jīng)驗，實現(xiàn)改制檔案信息資源的整合統(tǒng)一，大大提高檔案管理服務質(zhì)量。

(3)建設專題數(shù)據(jù)庫

國有企業(yè)內(nèi)檔案類型較為復雜，不僅包括多元化的基礎建設檔案，還存在更多黨群檔案、 會計財務檔案等等，傳統(tǒng)管理形式下工作人員面對繁雜資料需要花費大量人力、物力，并且無法真正保證資料整理效率與質(zhì)量，為解決這一問題，檔案管理中心應該借助現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)建立出不同類型、不同專題的檔案資源數(shù)據(jù)庫，工作人員可以快速對信息整理分類，節(jié)省大量的時間與精力，同時專題數(shù)據(jù)庫還帶有自主提取功能，在需要使用檔案時可以第一時間提供針對性服務，從而加速國有企業(yè)的發(fā)展。

3.5加強檔案安全管理，堅定維護企業(yè)利益

在落實企業(yè)檔案管理工作的過程中，工作人員還需要深化自身的安全意識，如采取信息化手段輔助工作時，必須要提前預估可能會出現(xiàn)的網(wǎng)絡安全問題，在網(wǎng)絡環(huán)境中尋找到隱藏的安全威脅，并且根據(jù)實際工作需求探尋預防策略，如對檔案信息加密處理等，這樣一來能夠從最根本上確保檔案信息的安全性，提高企業(yè)內(nèi)各部門的工作效率[8]。檔案管理安全性的提高不僅關系到企業(yè)的發(fā)展，還涉及到全體員工的利益，因此管理中心應該對各個環(huán)節(jié)都嚴格審查，既要高效利用現(xiàn)代科技手段，同時也要及時處理各項弊端，最終保質(zhì)保量完成檔案管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理對當前處于體制改革形勢下的國有企業(yè)而言是重點工作，企業(yè)應在認清自身發(fā)展現(xiàn)狀的前提下針對性完成檔案管理中心的構(gòu)建工作，首先明確日常管理工作中存在的問題，其次積極學習先進策略，探索問題解決方法，期間注重規(guī)制規(guī)范、基礎設施、人事團隊、信息平臺、安全管理建設，從而實現(xiàn)檔案管理的核心目標，更加高質(zhì)量地為企業(yè)發(fā)展提供服務。