探究淺談檔案管理工作如何發(fā)揮其職能效用

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摘要：在管理系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的地位，對(duì)于行政管理來(lái)說(shuō)，具有獨(dú)特的意義以及作用。如今，我國(guó)逐漸步入了新時(shí)代，倘若要推動(dòng)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)重視起行政管理。做好檔案管理工作。本文就我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀展開深入的分析和探討，為其的改善以及優(yōu)化提供良好的參考以及理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;職能效用

引言：

事實(shí)上，檔案管理工作可以算是一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作，即要求工作人員有較強(qiáng)的管理能力以及服務(wù)能力，又具有較多的政治性質(zhì)。因此，應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，努力尋找能夠促進(jìn)其發(fā)展的路徑，進(jìn)一步推動(dòng)其的改善以及優(yōu)化，充分發(fā)揮其的積極作用。

一、新時(shí)期檔案管理工作的新特征

（一）電子化

這些年，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度迅猛，同時(shí)也為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展提供了良好的條件。在此基礎(chǔ)上，檔案的存儲(chǔ)也逐漸可以通過(guò)電子化的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，例如電子檔案。在以往，人們?cè)诖鎯?chǔ)檔案的時(shí)候，通常是利用簡(jiǎn)單的紙張對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄，再對(duì)這些紙張進(jìn)行較為妥善的儲(chǔ)存。然而，紙張本身就具有一定的保質(zhì)期。在超過(guò)這個(gè)期限之后，紙張的抗腐蝕性能將大大降低，從而增大其受潮亦或是損壞的可能性，導(dǎo)致負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要再一次對(duì)原有的檔案進(jìn)行記錄以及管理。不難看出，這一種儲(chǔ)存方法只能幫助工作人員在一段較短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，并且對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的條件也較為嚴(yán)苛，提高了檔案管理的工作量以及復(fù)雜程度，對(duì)檔案的重新記錄也在一定程度上提高了成本耗費(fèi)。

（二）信息化。電子技術(shù)的發(fā)展在一定程度上為檔案的查閱以及整理提供了更加便利的方式。在以往，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員為了提高檔案的客觀性，方便其日后的查閱以及儲(chǔ)存，往往要花費(fèi)較多的時(shí)間來(lái)對(duì)原本的檔案進(jìn)行裝訂以及整理等，工作內(nèi)容較為繁雜，工作量大且負(fù)擔(dān)較重。而過(guò)一段時(shí)間后，當(dāng)人們需要對(duì)這些檔案進(jìn)行查閱時(shí)，往往還需要通過(guò)一系列的程序以及步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)最終的查閱目的，從而耗費(fèi)了許多不必要的時(shí)間。除此之外，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，檔案脫離了良好的儲(chǔ)存環(huán)境，有較大的幾率會(huì)產(chǎn)生腐蝕等現(xiàn)象，提高工作人員在進(jìn)行檔案處理時(shí)所面對(duì)的管理難度。而如今，以信息系統(tǒng)和電子技術(shù)為基礎(chǔ)所建立的檔案管理體系能夠在較大程度上減少檔案整理所耗費(fèi)的時(shí)間，并且有效減少檔案儲(chǔ)存所耗費(fèi)的空間，信息化這一特點(diǎn)還能夠?yàn)槿藗儗?duì)檔案的查閱提供極大的便利[1]。

二、影響檔案管理工作有序發(fā)展的主因

（一）工作人員的技能與職業(yè)需求不匹配

在我國(guó)，檔案管理工作并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。目前，我國(guó)大部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一般都是因身體素質(zhì)亦或是其他原因而從其他的部門中轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)，并不具有較高的專業(yè)水平以及檔案管理的能力。與此同時(shí)，檔案管理部門也沒(méi)有對(duì)其展開針對(duì)性較強(qiáng)的培訓(xùn)以及訓(xùn)練，提高其的專業(yè)能力，使其無(wú)法熟悉與掌握相應(yīng)的工作流程，影響檔案管理的工作質(zhì)量[2]。

（二）資金投入管理不到位

在推動(dòng)檔案管理走向信息化的時(shí)候， 應(yīng)該盡可能地加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)的管理以及控制力度，充分發(fā)揮專業(yè)設(shè)備以及儀器的作用。然而，許多負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并沒(méi)有較為全面地認(rèn)識(shí)到專業(yè)設(shè)備以及儀器對(duì)于檔案管理工作所帶來(lái)的重要影響，從而在管理資金的時(shí)候，減少了對(duì)其的資金投入。另外，就算有的工作人員意識(shí)到了專業(yè)的設(shè)備以及儀器對(duì)于檔案管理的重要性，并且增加了實(shí)際的資金投入，但這些資金也不一定可以在第一時(shí)間內(nèi)落實(shí)到位。

三、現(xiàn)階段檔案管理所存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施無(wú)法滿足當(dāng)下的檔案管理需求

不可否認(rèn)，倘若要確保檔案能夠保持完整，工作人員及相關(guān)部門則應(yīng)進(jìn)一步提高自身對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的重視程度。檔案管理工作是極其繁雜的一項(xiàng)工作，不僅需要對(duì)資料進(jìn)行較為全面的搜集，還要在此基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行整理、錄入等。因此，良好的基礎(chǔ)設(shè)施能夠在一定程度上輔助該項(xiàng)工作的開展，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。雖然如此，但目前，我國(guó)大多數(shù)的檔案管理部門尚未建立起良好的基礎(chǔ)設(shè)施，在開展日常的工作時(shí)，只能通過(guò)較為落后的方式對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。而有的部門由于其所儲(chǔ)存的檔案過(guò)多，無(wú)法將其全部?jī)?chǔ)存在檔案柜中，則將其直接儲(chǔ)存在普通的柜子當(dāng)中，增加其受到損壞的可能性。

（二）尚未制定出合適的檔案管理制度

良好的制度能夠在較大的程度上推進(jìn)一項(xiàng)工作的開展，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)也是如此。然而，在我國(guó)的大部分檔案管理部門當(dāng)中，相關(guān)負(fù)責(zé)人卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到制度的重要性以及意義，不僅沒(méi)有以自身的實(shí)際情況為基礎(chǔ)來(lái)制定出針對(duì)性較強(qiáng)的管理制度，反而還脫離實(shí)際，直接照搬其他部門的制度，甚至進(jìn)行盲目的管理。不難看出，在這種條件下所建立的管理制度，不僅無(wú)法輔助檔案管理工作的開展，還無(wú)法落實(shí)到檔案管理工作當(dāng)中的方方面面。

四、新時(shí)期發(fā)揮檔案工作效能的對(duì)策

（一）加快建立合理的服務(wù)系統(tǒng)。為了提高檔案記錄的準(zhǔn)確性以及安全性，幫助相關(guān)的部門以及單位以此為依據(jù)來(lái)做出較為合理的決策，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視。而倘若要進(jìn)一步凸顯出檔案管理的意義，使其的積極作用能夠得到充分的發(fā)揮，則應(yīng)先提高其的工作穩(wěn)定性，使檔案管理工作能夠在有序的情況下進(jìn)行。經(jīng)過(guò)一系列的調(diào)查與研究之后，人們發(fā)現(xiàn)，這一點(diǎn)能夠通過(guò)建立良好的服務(wù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。建立良好的服務(wù)系統(tǒng)，一方面，能夠大大縮減查詢檔案時(shí)的環(huán)節(jié)以及主要步驟，提高便利程度。另一方面，可以促進(jìn)信息化在檔案管理當(dāng)中的深入與拓展，推動(dòng)檔案信息的互通以及共享。

（二）提升重視程度。從檔案管理這一層面來(lái)看，良好的檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮出檔案的功能以及積極作用，推動(dòng)行政工作的開展。因此，負(fù)責(zé)檔案工作的工作人員應(yīng)積極承擔(dān)起自身的工作職責(zé)，認(rèn)真地學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，參加相關(guān)的課程以及培訓(xùn)來(lái)不斷地提升自己的專業(yè)水平以及職業(yè)能力。

（三）制定完善的檔案管理制度。如上所述，良好的制度能夠在較大的程度上輔助檔案管理工作的開展。因此，檔案管理部門應(yīng)站在綜合的角度上，對(duì)各種影響因素進(jìn)行分析，并且從實(shí)際出發(fā)，制定出針對(duì)性與科學(xué)性較強(qiáng)的檔案管理制度。

五、結(jié)語(yǔ)

由上可知，檔案管理工作具有其獨(dú)特的意義以及作用，不應(yīng)受到人們的忽視。相關(guān)的部門更應(yīng)提高自身對(duì)其的重視程度以及關(guān)注力度，制定出符合自身發(fā)展情況的管理制度，不斷提高自身的檔案管理能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫志杰. 淺談檔案管理工作如何發(fā)揮其職能效用[J]. 科學(xué)與財(cái)富， 2020（11）：1.

[2]印銘. 檔案管理工作如何發(fā)揮其職能效用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2015（9）：22.