醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理研究

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摘要：本文將風(fēng)險(xiǎn)管理理論和方法應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，剖析醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理要素，提出了醫(yī)院檔案管理應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施，以保障檔案管理安全、規(guī)范。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)管理;醫(yī)院;檔案管理

作為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照和原始記錄，醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作決策、計(jì)劃的直接文件參考和依據(jù)。做好醫(yī)院檔案管理工作是貫徹國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生政策，保障人民健康的需要。維護(hù)檔案安全是檔案工作的重要內(nèi)容，將風(fēng)險(xiǎn)管理理念和機(jī)制引入檔案安全管理是檔案工作精細(xì)化、規(guī)范化管理的升級(jí)和運(yùn)用。只有加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，才能把一切隱患消滅在事故發(fā)生之前，確保檔案最大限度發(fā)揮自身價(jià)值。

一、風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)涵

風(fēng)險(xiǎn)管理是研究風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生、規(guī)律和風(fēng)險(xiǎn)控制技術(shù)的一門(mén)新興管理學(xué)科，本質(zhì)上是指組織為實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估、預(yù)警和應(yīng)對(duì)等管理活動(dòng)的過(guò)程。科學(xué)意義上的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)及思想的應(yīng)用經(jīng)歷了從金融、投資等經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域到信息安全領(lǐng)域最后到人類(lèi)社會(huì)諸多領(lǐng)域的發(fā)展過(guò)程。隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展和全球化的擴(kuò)展，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入一個(gè)充滿(mǎn)“人為的不確定性”（Manufactured Uncertainty）的“風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)”（Risk Society）時(shí)代?，F(xiàn)代風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)從制度上和文化上改變了傳統(tǒng)現(xiàn)代社會(huì)的運(yùn)行邏輯。因此，近年來(lái)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理成為檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)。檔案風(fēng)險(xiǎn)管理正是在吸收、借鑒其他領(lǐng)域在風(fēng)險(xiǎn)管理所取得成就的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，使檔案安全管理問(wèn)題上升到系統(tǒng)性、理論性和前瞻性的高度。

二、醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理要素分析

風(fēng)險(xiǎn)管理要素分析是制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的重要依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生具有不確定性，只有首先充分認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)的存在點(diǎn)，即風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，在業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中貫穿風(fēng)險(xiǎn)管理的思路，提前防范，采取風(fēng)險(xiǎn)管理策略，才能降低或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的危害或損失。

近年來(lái)，黨和國(guó)家重視檔案安全工作，檔案安全工作體系不斷完善。根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》、《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》、《云南省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》等政策性文件，以及國(guó)內(nèi)已有的研究成果，將醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分類(lèi)，見(jiàn)下圖：

1.基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)

檔案庫(kù)房的環(huán)境條件很大程度上影響著檔案的保管壽命，包含選址、建筑、功能布局、設(shè)施設(shè)備等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010），庫(kù)房建設(shè)的防護(hù)內(nèi)容包括：保溫、隔熱、溫濕度要求、防潮、防水、防日光及紫外線(xiàn)照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、抗震、防雷及防火等。此外，檔案庫(kù)房地址選擇應(yīng)遠(yuǎn)離易燃易爆場(chǎng)所，與其他建筑保持一定距離，避免高壓輸電線(xiàn)從庫(kù)區(qū)上空穿過(guò)。為避免高溫和潮濕，醫(yī)院檔案庫(kù)房不宜設(shè)在辦公樓底層或頂層，不宜靠近盥洗室、食堂等，也不宜設(shè)在陽(yáng)光直射和溫度過(guò)高的房間。庫(kù)房必須專(zhuān)用，做到辦公區(qū)、閱覽區(qū)、庫(kù)房三分開(kāi)。

2.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要指檔案行成過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

2.1檔案收集風(fēng)險(xiǎn)

檔案收集不全、應(yīng)歸未歸的現(xiàn)象在醫(yī)院時(shí)有發(fā)生，根源在于各部門(mén)缺乏檔案存儲(chǔ)必要的意識(shí)，尤其合同檔案收集的完整性是醫(yī)院合同檔案管理的主要難點(diǎn)之一。隨著醫(yī)院參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的不斷增加，逐漸形成了購(gòu)買(mǎi)設(shè)備合同、購(gòu)買(mǎi)服務(wù)合同、基建合同等，合同的種類(lèi)和數(shù)量也隨之增加。從辦理程序來(lái)看，由于合同檔案的辦理程序不同于文書(shū)檔案、科技檔案等，不同性質(zhì)和類(lèi)別的合同往往由不同的職能部門(mén)擬定和承辦，每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立來(lái)看，合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后才能成立。流程多、周期長(zhǎng)，且出于查閱的便利性，導(dǎo)致合同容易出現(xiàn)“中途截流”和各臨床、職能部門(mén)分散保管的現(xiàn)象，造成檔案資源的缺失，從而影響檔案為醫(yī)院提供信息服務(wù)的質(zhì)量。

2.2檔案價(jià)值鑒定風(fēng)險(xiǎn)

檔案價(jià)值鑒定工作包括制定價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和編制保管期限表。國(guó)家檔案局8號(hào)令對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限做出了明確規(guī)定，但醫(yī)院檔案因其來(lái)源、內(nèi)容、形式特征、文種等不同于其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位，故價(jià)值鑒定專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性并存。例如，醫(yī)務(wù)管理類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案就包含醫(yī)療技術(shù)法令、法規(guī)及各項(xiàng)規(guī)章制度、突發(fā)事件及傳染病暴發(fā)的應(yīng)急救援紀(jì)實(shí)、醫(yī)療事故糾紛的處理意見(jiàn)、醫(yī)療協(xié)議與合同等。部分檔案文件，近期內(nèi)可能具有重要價(jià)值，但一定時(shí)期后卻有喪失價(jià)值的可能性。部分文件在移交存檔時(shí)，并不重要，但其價(jià)值也可能無(wú)限期延續(xù)，并上升或擴(kuò)展。

2.3 檔案開(kāi)發(fā)利用風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理的最終目的在于開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于實(shí)體檔案，如醫(yī)院未建立規(guī)范的檔案調(diào)閱制度，缺乏調(diào)閱審批程序，借閱人借閱未經(jīng)授權(quán)或未獲相應(yīng)授權(quán)的檔案，則導(dǎo)致重要或保密的檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案存在因檔案系統(tǒng)受到內(nèi)部或外部的非法訪問(wèn)，造成醫(yī)院信息外泄或失真。

3.信息管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化工作中，數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素主要表現(xiàn)為：服務(wù)器、終端設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備不能滿(mǎn)足實(shí)際需要，數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、掃描軟件等與硬件設(shè)備不配套，數(shù)據(jù)備份、日志管理、元數(shù)據(jù)管理、防病毒軟件的缺失等，以及未按保密規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化備案，未對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化鑒定，數(shù)字化成果質(zhì)量不符合國(guó)家技術(shù)規(guī)范要求等。

三、醫(yī)院檔案風(fēng)險(xiǎn)管理措施

1.全面樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的指南。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)存在的一種警惕、預(yù)測(cè)與責(zé)任，以便隨時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)防范，使風(fēng)險(xiǎn)管理具有主動(dòng)性、前瞻性、規(guī)劃性和預(yù)防性。因此醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建由院長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)各部門(mén)檔案管理落實(shí)情況的組織體系。設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)，安排專(zhuān)職風(fēng)險(xiǎn)管理人員，健全風(fēng)險(xiǎn)管理制度，實(shí)現(xiàn)組織、人員、制度與資金上的保障。

2.規(guī)范檔案基礎(chǔ)管理

細(xì)化檔案管理工作流程，圍繞檔案的收集、移交、鑒定、保管、開(kāi)發(fā)利用等制定相應(yīng)管理制度。針對(duì)自然因素等不可抗因素，預(yù)先制定檔案管理應(yīng)急處理預(yù)案，制定嚴(yán)密高效的防控措施，提升防災(zāi)減災(zāi)能力;針對(duì)密級(jí)檔案的失泄密風(fēng)險(xiǎn)，建立嚴(yán)格的密級(jí)檔案查借閱審批制度，及時(shí)跟蹤密級(jí)檔案去向，建立失泄密檔案追責(zé)制度。編制檔案管理工作方案、檔案借閱登記表、檔案庫(kù)房安全檢查登記表、要害部位檢查登記表等，完善基礎(chǔ)管理工作。

（1）加大各類(lèi)檔案收集力度。對(duì)原有檔案管理的工作流程進(jìn)行改進(jìn)，明確業(yè)務(wù)工作中的節(jié)點(diǎn)，規(guī)范各部門(mén)移交檔案的時(shí)間、移交的方式和期限。設(shè)置部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)檔案資料，按規(guī)定立卷后移交綜合檔案室。對(duì)暫存部門(mén)內(nèi)部的檔案，應(yīng)做好提供利用及安全保護(hù)工作。綜合檔案室必須指導(dǎo)兼職檔案員收集檔案，避免“有文必檔”和“有檔不歸”兩個(gè)誤區(qū)。不加鑒別將所有文件歸檔勢(shì)必加重庫(kù)存負(fù)擔(dān)，也無(wú)法體現(xiàn)檔案價(jià)值;遺漏文件又將影響檔案后期的開(kāi)發(fā)利用。如醫(yī)院設(shè)備檔案的收集除購(gòu)銷(xiāo)合同外，還需收集生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)證明、供應(yīng)商及生產(chǎn)商授權(quán)或資質(zhì)，確保應(yīng)歸盡歸。

（2）科學(xué)組織實(shí)施檔案鑒定。檔案鑒定是對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的“資格審查”和確定檔案“生存期”的過(guò)程。為避免個(gè)人認(rèn)識(shí)的局限性和片面性，首先應(yīng)全面了解醫(yī)院的基本職能和各部門(mén)的職責(zé)，從總體上把握部門(mén)開(kāi)展職能活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)。從醫(yī)院發(fā)展的總體需求出發(fā)，綜合檔案來(lái)源、內(nèi)容、形式特征和社會(huì)效益，按照國(guó)家《檔案法》規(guī)定和上級(jí)檔案工作方針，編制《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，依法實(shí)行檔案科學(xué)分類(lèi)管理。

3.構(gòu)建安全高效的軟、硬件設(shè)施保障

按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》建設(shè)檔案庫(kù)房，安裝運(yùn)用入侵報(bào)警系統(tǒng)、出入口控制系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng);加強(qiáng)對(duì)日常線(xiàn)路、管道的檢修和維護(hù)，禁止無(wú)關(guān)人員出入檔案重地。在檔案保護(hù)、裝裱、修復(fù)、縮微、備份等方面提供設(shè)備支持，確保檔案安全。配備符合檔案室建設(shè)需要的服務(wù)器、終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和其它配套設(shè)備。根據(jù)相關(guān)管理規(guī)范，制定適合本院實(shí)際的電子檔案管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、異地存放、物理隔離、定期升級(jí)轉(zhuǎn)換等有效手段防范電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語(yǔ)

檔案安全是醫(yī)院檔案事業(yè)的根基。面對(duì)眾多安全風(fēng)險(xiǎn)因素，檔案管理者要善于學(xué)習(xí)，積極轉(zhuǎn)變工作思路，積極開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，全面、系統(tǒng)梳理可能存在的隱患，分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取預(yù)防措施，做到從源頭控制，切實(shí)為醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不斷推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)、快速、健康的發(fā)展。

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