高校財務(wù)智能報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀、問題及建議

趙芷馨

摘要：信息技術(shù)的迅速發(fā)展，雖然為高校財務(wù)智能報銷系統(tǒng)全面取代傳統(tǒng)手工報銷工作提供了強有力的技術(shù)支持。但是由于當前的智能報銷系統(tǒng)仍然處在發(fā)展應(yīng)用的起步階段，再加上其產(chǎn)品也大多以網(wǎng)上填報、智能識別、關(guān)聯(lián)訂單、自由組合等方式為主的智能報銷系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中，受限于政策、技術(shù)以及組織等各方面因素的影響，始終未能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。所以，加強智能報銷系統(tǒng)運行現(xiàn)狀和問題分析研究的力度，制定科學(xué)合理的應(yīng)對策略，才能保證高校財務(wù)智能報銷系統(tǒng)建設(shè)目標的順利實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：智能報銷;網(wǎng)上報銷

1.智能報銷系統(tǒng)的現(xiàn)狀及問題

智能報銷系統(tǒng)運行過程中遇到的政策性、技術(shù)性與組織性壁壘，對財務(wù)信息化策略的落實造成了極其不利的影響。首先，政策性壁壘。政策性壁壘主要指的是相關(guān)部門針對智能報銷系統(tǒng)的改革尚處在起步階段。（1）電子票據(jù)的普及和推廣尚未完成。經(jīng)過深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前國家稅務(wù)總局雖然在增值稅普通發(fā)票與增值稅專用發(fā)票、財政部結(jié)算票據(jù)、衛(wèi)計委醫(yī)療收費票據(jù)、海關(guān)總署專用繳款書、鐵路總公司客票等方面實現(xiàn)了票據(jù)的電子化改革。但是火車票、出租車票等尚無法實現(xiàn)票據(jù)電子化，所以在短期內(nèi)仍然無法徹底拋棄傳統(tǒng)紙質(zhì)單據(jù)。而電子票據(jù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)票據(jù)并存的現(xiàn)象，不但增加了高校財務(wù)人員票據(jù)核算工作量，而且制約了智能報銷系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。（2）票據(jù)主管部門接口并未完全開放，現(xiàn)有報銷系統(tǒng)無法準確驗證票據(jù)真?zhèn)?，往往需要投入大量人力物力進行票據(jù)的驗證和檢查工作。其次，技術(shù)性壁壘。所謂技術(shù)性壁壘指的就是現(xiàn)有智能報銷產(chǎn)品存在著概念性強，但操作性低的問題。比如，OCR技術(shù)精確度與成熟度偏低，導(dǎo)致票據(jù)識別過程中經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)字或文字上的誤差，如果工作人員過度依賴智能報銷系統(tǒng)識別票據(jù)的話，難免會因為識別結(jié)果出現(xiàn)錯誤，造成不必要的損失。由于使用者在使用智能票據(jù)系統(tǒng)的同時，還需要使用肉眼再次檢查識別結(jié)果，所以，該技術(shù)的普及和應(yīng)用并未真正的節(jié)省操作人員的時間和精力。此外，智能報銷系統(tǒng)在實際應(yīng)用過程中，必須嵌入員工的身份證號、公務(wù)卡好、手機號等隱私信息，所以系統(tǒng)在后期使用維護過程中的信息安全保密工作也是當前普遍存在的問題。最后，組織壁壘。這里所說的組織性壁壘指的是組織在變革的過程中，經(jīng)常受到來自于各個方面的抵制和反對。（1）年齡較大的工作人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)手工和面對面交流報銷的方式，內(nèi)心普遍存在著抵觸操作系統(tǒng)復(fù)雜和控制嚴格的智能報銷系統(tǒng)情緒。（2）智能報銷系統(tǒng)的使用需要各部門之間的相互協(xié)調(diào)和配合，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能導(dǎo)致系統(tǒng)無法正常運行，反而影響了票據(jù)報銷工作的效率。（3）任何一項新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用都會導(dǎo)致傳統(tǒng)工作崗位被替代。比如，隨著智能報銷系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，員工可以通過系統(tǒng)自行預(yù)定機票、酒店等，而之前專門負責(zé)機票、酒店等預(yù)定工作的員工將被取代，主管部門必須重新考慮此類工作人員的調(diào)整和安排事宜。

2.高校財務(wù)智能報銷系統(tǒng)建議

2.1依托信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

智能報銷系統(tǒng)的推廣和普及，改變了傳統(tǒng)的工作人員單據(jù)報銷必須面對面將單據(jù)報送至財務(wù)部門，然后由財務(wù)部門負責(zé)單據(jù)的審核，然后當面或電話溝通單據(jù)中存在的問題，而智能報銷系統(tǒng)應(yīng)用后，單據(jù)報銷人員只需要通過網(wǎng)上預(yù)約報賬，并按照報銷業(yè)務(wù)和附件的類型，然后按照要求上傳照片，由手機終端或PC提交即可。單據(jù)線上提交工作完成后，現(xiàn)有所屬項目（單位）負責(zé)人進行線上審批，并在審批確認無誤后，再轉(zhuǎn)由財務(wù)部門進行最終的復(fù)核，不僅減少了工作人員審核票據(jù)的工作量，而且優(yōu)化了單據(jù)報銷的流程，提高了單據(jù)報銷工作的效率。

2.2云端操作，簡化審核與報銷手續(xù)云辦公

充分發(fā)揮遠程連接與vpn設(shè)置的優(yōu)勢，不僅徹底打破了地域限制等因素對財務(wù)人員與業(yè)務(wù)辦理人員的限制，實現(xiàn)了在不同辦公地點完成財務(wù)操作的目的。而且在內(nèi)嵌財務(wù)管理原則的指導(dǎo)下，將標準化的語言轉(zhuǎn)化為程序語言，利用智能報銷系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的人工操作方式，保證了單據(jù)的準確性，促進了財務(wù)人員處理單據(jù)報銷效率與準確性的全面提升。比如，第三方商旅服務(wù)平臺在聯(lián)動商旅、采購平臺中的推廣和應(yīng)用，不但從源頭上減少了單據(jù)報銷審核與報銷的數(shù)量，徹底解決了商旅服務(wù)平臺差旅方面存在的問題，合理運用定期結(jié)算的方式，緩解了相關(guān)部門的資金墊付壓力，由財務(wù)部門定期與供應(yīng)商直接結(jié)算，有效減少了財務(wù)部門的業(yè)務(wù)量，促進了財務(wù)部門業(yè)務(wù)處理質(zhì)量和效率的全面提升。

2.3以智能財務(wù)報銷為依托，不斷擴展外延功能

高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的過程中，科研與非科研業(yè)務(wù)針對發(fā)票的需求量也呈現(xiàn)出迅速增長的發(fā)展趨勢，如果只是簡單依靠傳統(tǒng)手工開票方式，顯然已經(jīng)無法滿足高校教育事業(yè)發(fā)展的票據(jù)業(yè)務(wù)需求。所以，相關(guān)部門必須合理借助預(yù)借開票系統(tǒng)，將高校的傳統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)與智能報銷系統(tǒng)連接在一起，通過遠程批量開票的方式，完成發(fā)票的開具和管理工作。業(yè)務(wù)人員通過預(yù)借開票系統(tǒng)提交并上傳票據(jù)的原始資料，然后由財務(wù)部門進行審核，實現(xiàn)真正意義上業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員零接觸辦理票據(jù)管理與報銷業(yè)務(wù)的目的。隨著excel表格在開票信息系統(tǒng)中的使用，充分發(fā)揮了大批量開票的優(yōu)勢，滿足了大型會議開票的要求。此外，電子檔案系統(tǒng)作為智能報銷系統(tǒng)的重要組成部分之一，財務(wù)管理人員借助檔案電子化管理系統(tǒng)，不僅為高?？蒲许椖拷?jīng)費的審計、上級各項檢查工作的開展提供了線上遠程支持，同時節(jié)約了高校財務(wù)管理部門的項目經(jīng)費審計時間和精力。這就要求，高校在引進和應(yīng)用實物一體化管理模式時，應(yīng)該同時引入專業(yè)的第三方服務(wù)機構(gòu)，提供憑證影像化掃描上傳系統(tǒng)與實物憑證管理服務(wù)，才能保證票據(jù)報銷工作的高效進行。

3.結(jié)束語

總之，數(shù)字化與AI智能的迅速普及和應(yīng)用，體現(xiàn)出了財務(wù)信息化體系建設(shè)的重要性。所以，相關(guān)部門必須積極探索和研究智能財務(wù)報銷系統(tǒng)建設(shè)的思路和途徑，鼓勵財務(wù)信息專業(yè)人員積極參與到智能報銷系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用中，推動智能報銷系統(tǒng)的全面發(fā)展。

參考文獻：

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