基于跨區(qū)域統(tǒng)一管理模式的項目采購管理創(chuàng)新方法

李檬　高伍晴

摘要：對項目采購管理流程進行分析，規(guī)劃各階段所需時間，建立管控模型。然后結(jié)合法律及制度中的注意事項，設(shè)計制作了“項目管理流程指引袋”，為每個項目定做指引流程。同時，還制作了項目監(jiān)控展板，控制項目實施進度。

關(guān)鍵詞：模型建立;項目指引袋;監(jiān)控展板;考核

1.實施背景

三峽水利樞紐梯級調(diào)度通信中心（簡稱：三峽梯調(diào)）是長江電力股份公司下屬二級生產(chǎn)單位，全面負責金沙江下游～三峽梯級電站的調(diào)度工作，具體涵蓋三峽、葛洲壩、溪洛渡、向家壩四座電站以及未來建成的烏東德、白鶴灘等電站。下設(shè)若干生產(chǎn)部門和管理部門。

由于三峽梯調(diào)存在工作戰(zhàn)線長、地域廣、對外協(xié)調(diào)量大等工作特點，造成項目采購管理工作存在很大難度。同時，隨著國家、集團、公司管理越來越規(guī)范，各種制度頻繁發(fā)布，業(yè)務(wù)范圍也越來越廣泛，導(dǎo)致項目采購管理人員工作量劇增，近五年來，人均工作量翻了一番。在此背景下，主要面臨以下挑戰(zhàn)：

（1）項目采購管理過程的合規(guī)性需求。法律法規(guī)及制度的不斷發(fā)布對項目采購過程合規(guī)提出更高要求。

（2）跨區(qū)域項目采購管理水平提升的需求。多區(qū)域項目采購管理對從業(yè)人員水平提出更高要求。

（3）項目采購管理人員減負增效的需求。項目采購管理人員如何在工作量越來越大的情況下減輕負擔，提高效率是目前面臨的挑戰(zhàn)。

2.管理方法

針對以上存在的問題，項目歸口管理部門根據(jù)實際情況，對目前的項目采購管理流程進行分析，規(guī)劃各個階段所需時間，明確各個時間節(jié)點，建立管控模型。然后結(jié)合法律及各類規(guī)章制度中的注意事項，設(shè)計制作了“項目管理流程指引袋”，為每個項目量身定做指引流程，更好的服務(wù)項目責任部門。同時，還針對每個項目，制作了項目監(jiān)控展板，控制項目實施進度。

2.1模型建立

為設(shè)計好項目指引袋，首先建立項目采購時間的管控模型。對國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度進行梳理，列出了從采購立項到合同簽訂共11個流程，分別是采購立項審批、采購文件編制、采購文件審批、項目發(fā)布及評審、評審（評標）報告編制、評審（評標）報告審批、決標、決標紀要下達及公示、發(fā)布成交通知書、合同編制、合同簽訂審批。

每個階段的審批權(quán)限按照項目金額大小，分為了單位、公司、集團三個層次。根據(jù)不同的采購方式采購執(zhí)行各環(huán)節(jié)時間又有不同。

根據(jù)采購方式和審批權(quán)限兩個維度的約束，最終建立采購各階段審批時間表。用來指導(dǎo)項目指引袋中各流程的時間節(jié)點設(shè)置。

2.2項目管理流程指引袋

指引袋采用組合模式，由指引文件袋、項目摘要、目錄、內(nèi)頁和附件組成。項目摘要貼附在指引文件袋封面，給項目負責人以項目最直觀的印象;目錄列出項目從立項到完工直至后評價的所有流程環(huán)節(jié)，由采購經(jīng)辦人根據(jù)需要在目錄上進行環(huán)節(jié)的勾選操作;每個環(huán)節(jié)對應(yīng)一個內(nèi)頁，并根據(jù)項目需求粘貼附件做出每個項目的專屬指引內(nèi)頁;最后將以上部分裝入指引文件袋，形成每個項目獨一無二的定制管理流程袋。

考慮到在項目招標采購、實施執(zhí)行中的政策、制度和管理要求時有變化，采用菜單式開放設(shè)計，支持增補、修改和擴展兼容。

2.2.1項目摘要設(shè)計

項目摘要為一個項目的概述，提供了項目的基本信息，如下圖所示，摘要設(shè)計成方框形，空白部分由經(jīng)辦人手工填寫，并粘貼在指引袋封面處。

2.2.2目錄設(shè)計

目錄是項目實施的脈絡(luò)，采用三級格式羅列出項目采購管理全周期環(huán)節(jié)。第一級，是以時間為軸分成“采購立項”、“采購管理”、“合同簽訂”、“合同實施”、“項目驗收”和“后續(xù)工作”六大模塊;每個模塊下由數(shù)量不等的步驟組成第二級;第三級則為步驟下根據(jù)項目不同類型、規(guī)格、采購方式和決策權(quán)限設(shè)置的環(huán)節(jié)。

2.2.3內(nèi)頁設(shè)計

內(nèi)頁是針對項目實施的每個環(huán)節(jié)進行具體指導(dǎo)的作業(yè)書，每個環(huán)節(jié)對應(yīng)一張內(nèi)頁，在設(shè)計上采用框架+擴展模式，主要分為固定和活動兩部分。固定的是指一個環(huán)節(jié)中適用于任何一個項目的部分，如序號、信息填寫路徑、具體事項、注意事項、協(xié)作人等;活動的是針對每個項目的個性化定制部分，如環(huán)節(jié)說明、文檔模板下載、任務(wù)完成時間、審批步驟等。具體設(shè)計如下圖所示。通過以上設(shè)計，在內(nèi)頁部分，一明確了各環(huán)節(jié)時間，二規(guī)范了項目的執(zhí)行過程，有效實現(xiàn)對整個項目實施進程的控制;而且，采用活頁設(shè)計，避免出現(xiàn)裝訂成冊的厚重感，方便使用。

經(jīng)過實際操作，項目管理流程指引袋有效實現(xiàn)了一次選擇、全程指導(dǎo)、規(guī)范操作、控制進度。

2.3項目監(jiān)控展板

管控模型建立起來之后，根據(jù)模型的時間節(jié)點，建立項目監(jiān)控展板。首先確定時間恒值。我們以項目決標時間作為整個模型的基準時間，分別按照管控模型中的時間約束，分別向前和向后反推其它節(jié)點。然后將技術(shù)方案定稿時間、采購文件發(fā)出時間、決標時間和合同結(jié)算時間四個時間作為關(guān)鍵時間節(jié)點，進而控制整個項目進度。

中心所有項目集中做成一張展板，即形成了中心的項目監(jiān)控展板（詳見圖3），可以隨時觀察中心每個項目的進展，是否滿足生產(chǎn)要求。展板分為正常區(qū)、提醒區(qū)和警示區(qū)，每個項目做成一枚磁力紐扣粘在展板上。如果項目進度一切正常，并且預(yù)計也不會出現(xiàn)滯后，則放在正常區(qū)。如果項目有可能滯后的風險，則放在提醒區(qū)。如果項目已經(jīng)滯后，則放在警示區(qū)。通過這三個區(qū)域的劃分，對于項目起到了分段控制的效果。

如果在關(guān)鍵時間節(jié)點上滯后，則會在月度績效考核中進行扣分處理，最終會影響項目責任主體的績效收入。如果在一般時間節(jié)點上落后，則每周通報一次，督促項目責任主體抓緊時間推進項目進展。

通過項目管控模型、項目監(jiān)控展板以及指引袋等一系列手段，項目進度得到有效控制，對于落后及滯后項目能夠一目了然的發(fā)現(xiàn)。起到了監(jiān)控和管理的作用。

3.實際應(yīng)用

3.1成果描述

項目歸口管理部門在三峽梯調(diào)范圍內(nèi)正式發(fā)布了以項目指引袋為核心的管理創(chuàng)新方法，涵蓋了采購立項、采購管理、合同簽訂、合同實施等共計22個步驟，37個環(huán)節(jié)，基本涵蓋了項目管理的各個業(yè)務(wù)面。該工作以采購流程為導(dǎo)向，整合各部門及區(qū)域中心資源，通過將各項采購流程進行逐步細化，分清各部門在項目管理中需要完成的工作，明確時間節(jié)點，并提出與之相對應(yīng)的管理要求，在實際工作中為各項目責任部門、區(qū)域中心開展項目管理工作提供切實可行的指導(dǎo)。

通過實施本方法，主要解決了以下問題：（1）通過項目指引袋的每步的指示，項目管理過程更加清晰，各類邊界約束更加明確，過程的合規(guī)性大大增強。（2）通過為多個區(qū)域每個項目負責人制作專門的項目指引袋，并輔以監(jiān)控展板，多個區(qū)域的項目采購能夠同步推進，采購界面不交叉，人員分配更加合理，管理更加高效。（3）項目采購管理人員通過指引袋及監(jiān)控展板等手段，避免了流程上的反復(fù)和無效溝通，有力的提高了工作效率，實現(xiàn)了減負增效的需求。

3.2應(yīng)用效果

三峽梯調(diào)的成本管控體系，以提高企業(yè)的管理效益、經(jīng)濟效益和工作效率為目的，促使中心由職能管控向流程管控的轉(zhuǎn)變，在審批步驟上將人員解放出來，可以更多的思考管理創(chuàng)新及經(jīng)驗推廣等活動，從而進一步提高工作效率。自流程推廣應(yīng)用以來，成本管控體系在三峽梯調(diào)范圍內(nèi)覆蓋各部門、區(qū)域中心，使用率達到100%，同時通過信息化手段推進其應(yīng)用深度和廣度，使成本管控體系成為企業(yè)核心競爭力之一，支持中心戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

3.3效益分析

2018年，利用項目采購進度表及項目指引袋模式來推進采購進度，規(guī)范采購流程，計劃采購的調(diào)控樓內(nèi)部裝修、智慧數(shù)字沙盤、大容量通道建設(shè)等一系列項目采購流程將會更加規(guī)范，這些項目的實施再度提升中心的調(diào)度水平、加強中心的調(diào)度能力，為公司發(fā)電量增長起到更大的作用。

通過使用采購進度表及項目指引袋的新型項目管理模式，三峽梯調(diào)的節(jié)資率明顯提高，有效的為公司和中心節(jié)省了成本，降低了公司的成本支出，為公司實現(xiàn)利潤最大化提供了有力保障。

成本控制體系實施后，三峽梯調(diào)項目管理工作提升顯著。設(shè)置關(guān)鍵時間節(jié)點，將時間節(jié)點的滯后落實到部門考核指標上，按照績效考核體系的標準和要求對部門進行考核，有助于將責任部門對自身項目管理工作進行科學(xué)、合理的分析，有序推進項目。這樣既明確了各部門的指標要求，又在各部門之間形成一個良性的競爭關(guān)系，不僅有利于團隊集體榮譽感的建立，而且調(diào)動員工工作積極性，提升整體管理效益。

參考文獻：

[1]孟慶社;洪心.基于跨區(qū)域統(tǒng)一管理模式的生產(chǎn)管理流程設(shè)計[J].企業(yè)管理，2018年S2期.

[2]陳炳忠.集團公司對跨區(qū)域異地項目公司管控探討[J].江西建材，2013年第1期.