“智能+”時(shí)代檔案管理方法創(chuàng)新探討

紀(jì)麗萍

摘要：檔案信息的保存和處理，作為一項(xiàng)較為復(fù)雜和繁重的工作，在具體實(shí)施時(shí)，面臨著多方面的限制因素，而為了讓檔案更好的服務(wù)于社會(huì)和人民，就需進(jìn)一步改革和轉(zhuǎn)變以往的檔案工作方式，結(jié)合信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，增強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的利用率，從而達(dá)到對(duì)檔案的信息化建設(shè)，并極大的提升檔案服務(wù)質(zhì)量，將更多更有價(jià)值的信息提供給人們，從而促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步建設(shè)和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：智能化;檔案管理;創(chuàng)新

一、新時(shí)代信息智能化背景下事業(yè)單位檔案管理的特征

（一）智能化檔案為管理對(duì)象

在新時(shí)代信息智能化背景下，事業(yè)單位檔案資源也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，事業(yè)單位越來(lái)越少的利用紙質(zhì)檔案，不斷增加智能化載體檔案，技術(shù)人員可以在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)這些檔案，智能化檔案具有一定的虛擬性，這類(lèi)檔案可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸?shù)裙δ堋?/p>

（二）收集利用為管理核心

在管理紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，管理人員需要加強(qiáng)信息管理檔案，但是落實(shí)信息化檔案管理工作，事業(yè)單位需要加強(qiáng)整理和保管檔案，因此也改變了事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)象，不斷增加了智能化檔案的數(shù)量，事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)是高效管理和利用信息化檔案。

（三）檔案利用方式的信息化

事業(yè)單位在利用紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，檔案管理人員需要來(lái)到檔案室查閱檔案，降低了檔案利用率。在新時(shí)代信息智能化背景下，可以利用計(jì)算機(jī)形式呈現(xiàn)出智能化化檔案，提高了檔案查閱和利用的便利性，在網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用階段，可以使檔案工作的效率和質(zhì)量進(jìn)一步提高。

二、新時(shí)代信息智能化背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式滯后

在新時(shí)代信息智能化背景下，逐漸突出了事業(yè)單位檔案智能化的重要性，事業(yè)單位在日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中會(huì)不斷出現(xiàn)各種智能化信息資源，在實(shí)際利用當(dāng)前的檔案管理模式中，因?yàn)橹悄芑ㄔO(shè)工作具有滯后性，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。一些事業(yè)單位雖然建立了自動(dòng)化辦公模式，但是因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作具備保密性，再加上事業(yè)單位檔案管理工作并不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此一些事業(yè)單位并沒(méi)有構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理信息化平臺(tái)，沒(méi)有及時(shí)歸檔電子檔案，無(wú)法完整的存儲(chǔ)事業(yè)單位檔案信息。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

事業(yè)單位利用信息化技術(shù)的階段，事業(yè)單位需要正確理解信息化技術(shù)的利弊，高效管理和利用檔案，但是同樣也威脅到檔案安全性。事業(yè)單位經(jīng)常會(huì)泄漏檔案信息，影響到事業(yè)單位信息的安全性。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，需要完善安全基礎(chǔ)設(shè)置，保障網(wǎng)絡(luò)信息安全性。促進(jìn)新時(shí)代信息智能化背景下事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案服務(wù)信息化程度低

事業(yè)單位檔案管理工作的目的是開(kāi)發(fā)運(yùn)用檔案信息，同時(shí)可以為事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展提供可靠性的參考數(shù)據(jù)。但是當(dāng)前很多仍舊注重保管和整理檔案信息，降低了事業(yè)單位檔案管理信息化程度。在新時(shí)代信息智能化化背景下，檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)了智能化，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作也提出了更高的要求，事業(yè)單位不僅要?dú)w檔整合檔案，同時(shí)也要集中查閱檔案，提高檔案信息搜索和應(yīng)用的便利性。

（四）電子檔案真實(shí)性問(wèn)題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有較高的真實(shí)性，因?yàn)闄n案的載體是紙質(zhì)，因此在記載和保存檔案信息的過(guò)程中很難發(fā)生虛假問(wèn)題。但是針對(duì)電子檔案類(lèi)型，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)具有虛擬化特征，因此很容易引發(fā)各種問(wèn)題，尤其是真實(shí)性問(wèn)題，一方面很難確定信息的原始性和真實(shí)性，另一方面在保存信息的過(guò)程中，如果發(fā)生了其他問(wèn)題，也會(huì)影響到檔案信息的真實(shí)性，被他人篡改之后很難被察覺(jué)。

三、新時(shí)代信息智能化化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）提升檔案工作者的綜合素質(zhì)

為了創(chuàng)建更加完善和全面的檔案信息庫(kù)，首先需建立一批具有較強(qiáng)工作能力的檔案工作者團(tuán)隊(duì)，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)檔案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是簡(jiǎn)單的裝訂和查閱，因此檔案人員需著眼于檔案的數(shù)據(jù)方面，借助大數(shù)據(jù)來(lái)促進(jìn)和完善檔案館的管理和服務(wù)工作。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案人員需逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)科學(xué)家”，完善自身的綜合技能，一方面需具備全面的數(shù)學(xué)知識(shí)，能夠創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型，另一方面能夠借助信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型分析系統(tǒng)，最后還需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，并總結(jié)出自己的獨(dú)到見(jiàn)解。此外，還需要做好相關(guān)工作人員的培訓(xùn)功能，豐富其檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化也操作技能，尤其是各種先進(jìn)的管理方法、儀器設(shè)備的操作方法等，使之更好的迎合社會(huì)發(fā)展需要，更好的滿足檔案管理需要，更好的為檔案管理工作而服務(wù)。

（二）積極推進(jìn)知識(shí)化和智能化化的館藏檔案方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，需積極轉(zhuǎn)變館藏檔案的存在形式，使其不再是以往的紙質(zhì)檔案和無(wú)法處理的電子檔案形式，而應(yīng)是包含數(shù)據(jù)信息的智能化形式，應(yīng)將館藏轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)資源，而不僅僅作為被查閱者。為此，檔案部門(mén)需注重館藏的智能化化工作，并提升其對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)的建設(shè)能力，實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)據(jù)資源化建設(shè)。提升檔案管理高度，使其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，從而作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以供大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理和服務(wù)工作參考。

（三）建立管理服務(wù)平臺(tái)

在新時(shí)代信息智能化背景下，為了高效管理檔案資源，事業(yè)單位需要優(yōu)化檔案管理形式。利用信息技術(shù)整理事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)，構(gòu)建智能化檔案管理服務(wù)平臺(tái)。事業(yè)單位利用智能化化檔案管理平臺(tái)，可以及時(shí)管理和發(fā)布檔案信息，同時(shí)可以存檔電子檔案。事業(yè)單位需要改進(jìn)檔案管理流程，保障電子檔案安全性，提高事業(yè)單位檔案信息的規(guī)范性，保障信息化管理效果。事業(yè)單位完善管理服務(wù)平臺(tái)，需要利用平臺(tái)拓展性，集成利用事業(yè)單位自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以自動(dòng)歸檔事業(yè)單位電子檔案。事業(yè)單位需要利用智能化檔案管理模式，完善檔案信息管理系統(tǒng)，詳細(xì)的記錄檔案數(shù)據(jù)，促使事業(yè)單位高效利用信息，科學(xué)的配置事業(yè)單位檔案資源。同時(shí)需要通過(guò)數(shù)據(jù)分析，滿足事業(yè)單位信息需求，進(jìn)一步豐富事業(yè)單位檔案管理功能。

建立檔案信息服務(wù)平臺(tái)，不僅需要高速的傳輸信息，還要完善安全保障系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的智能化。全面收集實(shí)體檔案信息和智能化檔案信息，通過(guò)分類(lèi)匯總，保障檔案信息的安全性，建立檔案信息查詢(xún)平臺(tái)，有利于事業(yè)單位高度共享資源，不僅可以提高事業(yè)單位檔案信息的真實(shí)性，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的智能化，幫助用戶便捷的獲取信息，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

（四）強(qiáng)化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

因智能化檔案信息不僅多樣而且還十分復(fù)雜，只有將各個(gè)系統(tǒng)綜合在一起，方能將其功能最大化發(fā)揮出來(lái)。首先，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)而言，需要內(nèi)嵌保管期限表、歸檔范圍以及電子文件分類(lèi)方案，并且還應(yīng)具備半自動(dòng)或者全自動(dòng)鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限等功能，可以高質(zhì)量的完成格式轉(zhuǎn)換等功能。其次，具有能夠管理多門(mén)類(lèi)檔案的功能，合理劃分檔案門(mén)類(lèi)，采用軟件界面檔案門(mén)類(lèi)樹(shù)羅列準(zhǔn)確。另外，還需要指出的是，系統(tǒng)還需要具備音響、文書(shū)等檔案門(mén)類(lèi)管理。最后，系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)ξ臅?shū)、照片、錄音等類(lèi)型的電子文件急性自動(dòng)或手動(dòng)收集的功能，具有能對(duì)傳統(tǒng)載體歸檔文件等進(jìn)行輔助接收、采集的功能。只有具備上述功能要求，才能使檔案工作變得更為高效、先進(jìn)。

四、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)不斷改進(jìn)和完善信息化技術(shù)，為了事業(yè)單位工作效率，事業(yè)單位需要重視檔案管理工作。在新時(shí)代信息智能化背景下，在事業(yè)單位檔案管理工作中充分利用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作模式，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，為事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供針對(duì)性的數(shù)據(jù)。

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