賦能時代看檔案信息化未來走向

梁杰

二十一世紀(jì)是賦能社會的時代，我們面對更多的挑戰(zhàn)，人工智能、數(shù)字技術(shù)賦予我們工作和生活領(lǐng)域更多的智慧和能量，被我們稱做“賦能時代”。賦能時代的檔案管理領(lǐng)域，也同樣接受著人工智能和數(shù)字技術(shù)的賦能，檔案信息數(shù)字化、人工智能查詢、數(shù)字檔案館等高科技檔案管理技術(shù)在政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、文化交流等各領(lǐng)域發(fā)揮著巨大的作用，為我們的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會保障提供著準(zhǔn)確的信息、數(shù)據(jù)和決策參考。檔案管理工作從過去的傳統(tǒng)手工式管理，進(jìn)入檔案信息化、數(shù)字化和智能化時代，將人工智能技術(shù)和數(shù)字技術(shù)引入檔案管理中，將是檔案管理未來的必然趨勢。

一、檔案信息化的概念

什么叫檔案信息化？檔案信息化是指在檔案管理活動中，由國家檔案建設(shè)管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源實(shí)行數(shù)字化管理和利用。檔案管理模式實(shí)行以檔案實(shí)體管理與數(shù)字化存儲和提供服務(wù)并重模式，使檔案工作向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化推進(jìn)。

二、檔案信息化建設(shè)的歷史進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合性的新技術(shù)，包括檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)。傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中正在廣泛應(yīng)用。二十世紀(jì)以來，檔案應(yīng)用技術(shù)的研究、開發(fā)和運(yùn)用取得了舉世矚目的成就，其中包括計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)、主題詞智能標(biāo)引和檢索集成化系統(tǒng)、檔案館庫房微機(jī)自動化監(jiān)控系統(tǒng)、文書處理和檔案管理一體化系統(tǒng)、圖文光盤多媒體檔案信息系統(tǒng)等多項(xiàng)系統(tǒng)和軟件，與其對應(yīng)的相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范同時出臺，我國的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)全面開啟，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接。

以上海為例，縱觀上海市檔案管理信息化進(jìn)程，無不映射著我國科技進(jìn)步、科技創(chuàng)新的新思路：

（一）傳統(tǒng)檔案工作屬于純手工作業(yè)，基本靠剪刀、漿糊、筆墨，不停地剪貼、抄寫、裝訂，繁瑣又低效。檔案制成材料的老化、字跡褪色淡化等化學(xué)侵蝕和物理因素，使得傳統(tǒng)檔案存在著難以長久保存或造成損失的現(xiàn)象。

（二）八十年代中期，美國異軍突起的微機(jī)技術(shù)很快引進(jìn)中國，一臺IBMPC/XT微機(jī)身價不菲，耗資6萬元，內(nèi)存卻只有640K，硬盤只有30兆，按現(xiàn)在的眼光其性價比低得出奇。但在當(dāng)時條件卻被人們視為“寶物”。檔案管理人員憑著極大的熱情和探索精神，通過開發(fā)微機(jī)的操作系統(tǒng)、工具軟件和漢字輸入方式，完成了檔案目錄輸入、檔案查詢和打印等基本的“檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化初始模式。

（三）九十年代，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷升級換代，“文檔一體化管理系統(tǒng)”“計(jì)算機(jī)輔助文書立卷改革系統(tǒng)”“檔案綜合管理系統(tǒng)”等一系列項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生，在上海交通系統(tǒng)等單位，檔案部門建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了電子文件收集歸檔并刻錄成光盤保存。

（四）九十年代初，計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)嶄露頭角，上海的黃浦區(qū)檔案館、寶鋼集團(tuán)總公司、復(fù)旦大學(xué)、江南造船廠等單位就先后開發(fā)出檔案多媒體光盤管理系統(tǒng)，并開始通過掃描錄入檔案全文或圖紙信息。標(biāo)志著我國檔案信息化開始從對目錄信息管理深入到對內(nèi)容信息的管理，使計(jì)算機(jī)輸出實(shí)現(xiàn)圖文并茂，并探索出存儲光盤技術(shù)，進(jìn)一步提升了檔案信息化系統(tǒng)的實(shí)用價值。

（五）世紀(jì)之交，我國電子政務(wù)和電子商務(wù)建設(shè)不斷加速，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也迅猛發(fā)展，這為檔案信息化提供了千載難逢的機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施項(xiàng)目在全國各個領(lǐng)域獲得了強(qiáng)大的發(fā)展動力和豐富的信息資源，使檔案管理從由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)換為電子文件管理;從歸檔后管理轉(zhuǎn)向前端質(zhì)量控制和全過程管理;從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息管理，檔案信息化建設(shè)水平得以全面、全新的提升。

三、檔案信息化建設(shè)未來走向

（一）數(shù)字模式。目前，各級各類檔案館（室）大致采用以下兩種模式，實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并重的管理模式，致力于兩種載體檔案的互連互動，大大提高工作效率的同時，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

1.以“數(shù)字城市”為依托，以城市政務(wù)網(wǎng)為平臺，搭建電子文件歸檔和管理系統(tǒng)，實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)和管理，使每一份電子文件從它的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、辦理及歸檔、著錄、統(tǒng)計(jì)、編目和利用都實(shí)現(xiàn)全程管理、全程監(jiān)控和一體化管理。

2.在各單位自行開發(fā)的不同的OA系統(tǒng)中，產(chǎn)生的各種形式電子文件，需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，通過網(wǎng)絡(luò)或硬盤再進(jìn)入檔案部門的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，從而將所有單位、所有電子文件均能接收進(jìn)館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（二）智慧模式。利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)、人工智能等高科技技術(shù)手段，從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定和銷毀實(shí)行智能化管理模式，實(shí)現(xiàn)智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化為一體的智慧檔案館。

四、檔案未來發(fā)展進(jìn)程中存在的問題與解決方案

如何維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性

以法律文書的管理為例，在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定，網(wǎng)頁信息、電子郵件、手機(jī)短信、電子交易記錄、通信記錄、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書等等多種電子數(shù)據(jù)可以作為證據(jù)予以法律支持，但必須以當(dāng)事人提供的電子數(shù)據(jù)原件為準(zhǔn)，在經(jīng)過整理確定檔案的屬性后，從計(jì)算機(jī)的存儲器或其他存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲載體上，有必要的電子文件需要制作成紙質(zhì)的拷貝件或微縮品，并將兩者建立起有關(guān)聯(lián)的標(biāo)識關(guān)系，避免造成當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失的現(xiàn)象，確保電子數(shù)據(jù)文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

五、如何提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理的未來發(fā)展方向是信息化、數(shù)字化和智慧化，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段在檔案管理工作中將被廣泛應(yīng)用，這對檔案管理者來說，打破以往的傳統(tǒng)純手工檔案工作，熟練掌握和使用計(jì)算機(jī)、掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已然是檔案工作中必要的基本技能。高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，亦是檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急：

1.檔案信息化建設(shè)時代檔案管理者應(yīng)具備的素質(zhì)

（1）思想素質(zhì)

檔案管理者必須具備更高的思想素質(zhì)，正確的人生價值觀、開放的思想和創(chuàng)新的意識，吃苦耐勞的精神，還要耐得住寂寞，扎扎實(shí)實(shí)地做好檔案管理工作。

（2）職業(yè)道德素質(zhì)

在檔案管理活動中，檔案管理者應(yīng)遵守行業(yè)的基本行為準(zhǔn)則。由于檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理工作者必須具有忠于職守、愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密、實(shí)事求是的職業(yè)道德。

（3）具備較強(qiáng)的專業(yè)知識

當(dāng)今的檔案管理者，不僅要具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)理念知識，還要掌握必要的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫知識，才能與時代同步，適應(yīng)需要，才能在提高檔案管理水平和檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮作用和力量。

（4）具備較強(qiáng)的信息管理水平

檔案信息化建設(shè)時代，檔案管理者必須具備敏銳的洞察、捕捉和利用檔案信息的能力，能及時準(zhǔn)確地從信息海洋中獲取有用的信息，特別是對于那些從事信息開發(fā)編輯工作的檔案工作人員，要提出更高的要求。

（5）具備較強(qiáng)的創(chuàng)新素質(zhì)

檔案館已經(jīng)不再是傳統(tǒng)意義上的檔案館，數(shù)字檔案館賦予了檔案館新的社會價值。因此，做為檔案管理者，面對新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，在扎實(shí)掌握檔案管理基礎(chǔ)知識的同時，要更新觀念，創(chuàng)新思維，以一種新的服務(wù)理念、服務(wù)方式和管理模式，來解決實(shí)際工作中遇到的新情況、新問題，擴(kuò)展工作思路，是檔案信息化建設(shè)的必要條件。

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作者單位：河北科技大學(xué)