新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效措施

王虎

摘要：學(xué)校的成長(zhǎng)發(fā)展歷程均真實(shí)記錄在學(xué)校檔案之中，學(xué)校的檔案資料為教育事業(yè)的改革以及學(xué)校發(fā)展的研究提供了重要參考。所以，每一位檔案管理人員均應(yīng)注重促進(jìn)學(xué)校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化增強(qiáng)?，F(xiàn)階段，我們正在對(duì)和諧校園予以創(chuàng)建，在此形勢(shì)下檔案工作也要和時(shí)代發(fā)展保持同步，做好檔案工作也是對(duì)和諧校園進(jìn)行創(chuàng)建的一大基本要求，學(xué)校只有確保檔案工作的合理性和完善性，才可以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助推學(xué)生各項(xiàng)工作良好發(fā)展。對(duì)此，本文主要對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息化

新時(shí)期，我國(guó)教育事業(yè)實(shí)現(xiàn)了蓬勃的發(fā)展。當(dāng)前，我國(guó)大部分學(xué)校所實(shí)施的管理工作體系與教育部門(mén)制定的管理觀念存在不符，尤其是檔案管理，涉及諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)有效管理、順利開(kāi)展檔案工作造成了嚴(yán)重阻礙。對(duì)于檔案管理質(zhì)量而言，與學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量之間存在著緊密的聯(lián)系，檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)與發(fā)展過(guò)程涉及到的相關(guān)信息進(jìn)行了記錄，能夠反映出學(xué)校管理水平，由此可以看出在學(xué)校發(fā)展中檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。所以，學(xué)校應(yīng)注重積極優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理工作。

一、加強(qiáng)意識(shí)，健全機(jī)構(gòu)

檔案管理屬于學(xué)校管理的主要構(gòu)成部分之一，能夠反映出學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)特色、文化積淀等[1]。對(duì)此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員需要給予檔案工作更多的關(guān)注，將其融入到議事日程中，積極學(xué)習(xí)《檔案法》之中的相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校具體狀況，帶頭進(jìn)行學(xué)習(xí)，將《檔案法》落到實(shí)處。借助加大宣傳和學(xué)習(xí)力度，對(duì)重視檔案事業(yè)的氛圍予以營(yíng)造。促進(jìn)廣大師生員工檔案意識(shí)增強(qiáng)，給予檔案事業(yè)支持，同時(shí)主動(dòng)維護(hù)學(xué)校檔案工作。對(duì)完善的管理網(wǎng)絡(luò)以及管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)建，組建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由書(shū)記和校長(zhǎng)擔(dān)任，成員為各科室人員，堅(jiān)持同時(shí)落實(shí)、檢查、部署檔案工作和其他工作。建立綜合檔案室，并設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行管理，并且各校中各個(gè)科室都需要安排資料管理人員，其職責(zé)在于保存具有運(yùn)用價(jià)值的資料，完成單項(xiàng)工作或?qū)W期結(jié)束后，第一時(shí)間向檔案室移交整套資料進(jìn)行歸檔，從基礎(chǔ)工作入手，為順利開(kāi)展檔案工作提供保障。

二、建立健全檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠確保學(xué)校檔案工作的順利進(jìn)行。對(duì)此，學(xué)校需健全檔案管理制度，確保全體教職工以及學(xué)生能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對(duì)檔案管理工作人員的職責(zé)予以明確，夯實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，學(xué)校需要構(gòu)建科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，立足于精神、物質(zhì)等相關(guān)層面對(duì)表現(xiàn)良好的檔案工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)其參與工作的積極性，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高[2]。同時(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理制度對(duì)師生積極主動(dòng)參與檔案管理工作極為有利。在整理和收集好檔案后，需要通過(guò)專(zhuān)業(yè)檔案工作人員進(jìn)行歸檔。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督和管理檔案管理工作，全面考察學(xué)校檔案的保存情況，同時(shí)嚴(yán)格監(jiān)督檔案管理人員的行為。

三、注重管理檔案管理硬件設(shè)備

在學(xué)校檔案管理工作中，需要科學(xué)、正確地對(duì)所有檔案展開(kāi)分類(lèi)，同時(shí)注重管理好會(huì)議檔案資料。除此之外，檔案管理人員還要在固定的時(shí)間對(duì)檔案儲(chǔ)存室的硬件設(shè)備進(jìn)行檢查與完善。對(duì)于檔案室而言，其屬于對(duì)檔案資料進(jìn)行保存的主要場(chǎng)所，檔案室中涉及到的硬件設(shè)備與檔案信息完整性之間存在著緊密的聯(lián)系。所以，需重視對(duì)檔案室硬件設(shè)備的檢查和健全。

管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)維持檔案室的清潔衛(wèi)生。如要確保檔案室通風(fēng)良好，此外，定期消毒檔案室，防止有害氣體亦或是生物對(duì)檔案資料造成損害。管理人員在下班前，務(wù)必要檢查是否關(guān)好了檔案室的門(mén)窗，確保檔案資料安全。只有落實(shí)好檔案清潔工作，學(xué)校檔案資料才可以長(zhǎng)時(shí)間完好保存。

四、提高學(xué)校檔案管理工作的信息化水平

歸納整理學(xué)校的資料與檔案是學(xué)校檔案管理工作的主要內(nèi)容，所以要想將檔案管理工作現(xiàn)代化、促進(jìn)檔案管理工作水平提高的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，可以積極利用信息化的相關(guān)技術(shù)，借助結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，使自身檔案管理效果顯著提升[3]。學(xué)?？梢越柚髷?shù)據(jù)技術(shù)分類(lèi)和整理自身的一些資料，從而促進(jìn)檔案管理工作和質(zhì)量有效提升。除此之外，就一些具有實(shí)用價(jià)值的檔案資料，學(xué)校還可以借助信息化技術(shù)向各相關(guān)部門(mén)有效、準(zhǔn)確傳輸，確保部門(mén)能夠高效開(kāi)展各項(xiàng)工作，同時(shí)為學(xué)校檔案工作的實(shí)施夯實(shí)基礎(chǔ)，有效提高學(xué)校整體檔案管理水平和教育水平。

五、加大相關(guān)人員的定期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度

在學(xué)校的檔案管理中，不僅要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)開(kāi)展相關(guān)檔案管理工作，同時(shí)還要在固定的時(shí)間培訓(xùn)這些人員。因?yàn)樵谏鐣?huì)大眾越來(lái)越重視教育的形勢(shì)下，對(duì)專(zhuān)業(yè)人才提出了更高的要求，其應(yīng)掌握更全面的知識(shí)。所以，學(xué)校應(yīng)在固定的時(shí)間對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，向一些權(quán)威性的檔案管理專(zhuān)家發(fā)出邀請(qǐng)，讓其到學(xué)校開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。借助檔案管理專(zhuān)家傳授當(dāng)前社會(huì)中的一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的能力。同時(shí)在培訓(xùn)中，檔案管理者也可以借助積極學(xué)習(xí)將檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題有效解決。

結(jié)語(yǔ)：總之，就學(xué)校的檔案管理工作而言，需要學(xué)校積極引入專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，同時(shí)在固定的時(shí)間培訓(xùn)這些人才，借助培訓(xùn)促進(jìn)其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不斷提升，確保學(xué)校檔案管理工作擁有充足的人才。同時(shí)學(xué)校也應(yīng)為檔案管理人員提供幫助，一同對(duì)學(xué)校的檔案管理制度進(jìn)行制定，保證檔案管理人員可以根據(jù)規(guī)章制度有序開(kāi)展相關(guān)工作。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)對(duì)相應(yīng)的檔案管理設(shè)施進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效果的提高。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬靜.學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策探討[J].管理觀察，2019（10）：127-128.

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