間接采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型，探索企業(yè)發(fā)展“新賽道”

海智在線嘉賓：趙玉新九陽招標采購部總監(jiān)

近幾年，采購數(shù)字化是一個比較熱門的話題，很多企業(yè)正在研究、介入、實操采購數(shù)字化。為什么要做采購數(shù)字化？從大環(huán)境看，中國正在引領全球數(shù)字經(jīng)濟，電商化紅利從To C向To B輻射，“90后”“00后”是天然數(shù)字化的人群，能更快地融入互聯(lián)網(wǎng)流通體系。受貿(mào)易摩擦和新冠肺炎疫情影響，全球供應鏈受損、經(jīng)濟放緩，數(shù)字化將全面深化滲透各產(chǎn)業(yè)及企業(yè)的各個環(huán)節(jié)。

九陽招標采購部總監(jiān)趙玉新從事制造行業(yè)近20年，曾負責九陽小家電社區(qū)實戰(zhàn)經(jīng)驗策劃與實施，以及組織力精益項目與九陽采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目等。他將分享在競爭激烈的數(shù)字化時代下，如何順應采購數(shù)字化趨勢，進而高效實現(xiàn)間接采購數(shù)字化實踐之路。

——海智在線推薦語

數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的問題和挑戰(zhàn)

從企業(yè)內(nèi)部看，改變采購供應鏈系統(tǒng)管理薄弱的短板是采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求。當下，很多企業(yè)面臨著間接采購效率低、成本高，“信息孤島”，間接物資品類雜、范圍廣、錯誤率高，急單多、降本難等一系列挑戰(zhàn)。趙玉新表示，九陽集團10多年前就開始做采購信息系統(tǒng)化，2018—2019年結(jié)合自己的業(yè)務實際和供應鏈數(shù)字化進行采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型，探索企業(yè)發(fā)展新道路。

所以，在采購數(shù)字化系統(tǒng)建設前，首先要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展特征明確目標。趙玉新提出間接采購系統(tǒng)需要重視“四化”： 可視化、電商化、協(xié)同化與在線化。只有實現(xiàn)了這4個重要功能，才能解決領導關(guān)注的陽光化、效率化問題，滿足采購人員的及時需求，幫助他們提高效率、合規(guī)降本，以及提高內(nèi)部客戶的體驗和滿意度，從根本上讓企業(yè)面臨的難題迎刃而解。

5個步驟：有效推進與落實數(shù)字化建設

如何全面推行數(shù)字化方案？除了篩選優(yōu)質(zhì)的供應商，高效的項目管理也是關(guān)鍵。趙玉新根據(jù)多年親身實踐經(jīng)驗，分享了項目管理的5個步驟。

第一步，組建項目團隊。趙玉新認為，組建團隊的重點是利益相關(guān)方管理，首先要關(guān)注領導和相關(guān)方的態(tài)度，他們的支持是項目順利開展的重要前提;其次，將可能會否定項目的人員，包括財務、信管、業(yè)務等崗位的人員拉進團隊，可以大幅度降低項目被否決的風險。在管理這支來自不同崗位的成員時，不僅要保證他們“耕好本職的田”，而且要協(xié)調(diào)所有成員共同“育好項目的園”。

第二步，確定邊界。確定邊界、防止業(yè)務擴散，讓公司領導和項目組成員清晰地看到里程碑，也是項目執(zhí)行的決策點。先要通過項目組充分調(diào)研和集思廣益，然后結(jié)合實際業(yè)務拓展，細化界定項目的定位、業(yè)務范圍、品類范圍、組織范圍和系統(tǒng)連接等。

第三步，靈活運用工具。在項目具體實踐中，需要借鑒和引用采購、運營、財務等多種工具與方法，比如“供應鏈321模型”、采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型4.0路徑和麥肯錫 SCQA 模型等，在采購情景沖突和疑問中大膽質(zhì)疑，小心求證，構(gòu)建全流程、數(shù)據(jù)化的采購管理系統(tǒng)。

第四步，高效梳理項目流程。首先要加入時間線，將流程重組合并、刪繁就簡;接著將信息錄入IT系統(tǒng)，進行自動優(yōu)化與梳理。

第五步，分析數(shù)據(jù)。數(shù)字化的核心基礎是數(shù)據(jù)，而數(shù)字是采購運營的“大腦”，必須要基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理規(guī)則。首先，要確保數(shù)據(jù)的源頭質(zhì)量，包括及時性、準確性與完整度;其次，業(yè)務與數(shù)據(jù)雙驅(qū)動，可以靈活滿足業(yè)務自助式的數(shù)據(jù)訴求;最后，不斷完善業(yè)務對象、過程與規(guī)則的數(shù)字化，進行廣泛的支出分析預測和有限管控，可以實現(xiàn)多維度、多視角的監(jiān)測及解讀決策支持。

在項目建設過程中，除了以上5步，還要關(guān)注與項目組共同成長、有潛力的成員，重視培養(yǎng)數(shù)字化協(xié)同的專業(yè)采購、會運營和懂數(shù)字化的多棲人才。

案例分享：如何善用數(shù)字化系統(tǒng)提高企業(yè)管理效率

在實際的項目管理過程中，會遇到非常多的困難與挑戰(zhàn)，包括組織內(nèi)部不理解、不清楚如何驅(qū)動供方投入優(yōu)質(zhì)資源、遇到業(yè)務難題無人決策等。趙玉新用一個文化衫采購的案例，分享了如何通過間接采購數(shù)字化項目的實施解決這些問題，使得公司在間接采購業(yè)務方面煥然一新。

使用場景

員工大會、運動會、經(jīng)銷商大會、供應商大會及部門團建項目。

原情況

（1）制度規(guī)定統(tǒng)一由POP（采購訂單處理）和行政見需求、按規(guī)定流程審批采購，如2 000元以上要進行詢比價、1萬元以上要簽訂正式的合同等，各部門有自己的未經(jīng)過專業(yè)培訓的臨時采購人員，業(yè)務操作隨意性大，采購需求和決策更是越過流程制度由各部門自己做，事后報銷、補簽合同等流程繁雜，效率低下。

（2）需求量少則一二十件，多則三五千件，而且不同部門或者業(yè)務單元會有不同的材質(zhì)、顏色、面料需求，向不同供應商或者不同商家采購，造成品質(zhì)形象不一、價格參差不齊等現(xiàn)象，甚至同一產(chǎn)品的同一供方的價格也不盡相同。

（3）供應周期10～30天不等。

轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀

（1）對系統(tǒng)、流程、軟件配套進行簡化、合并，重排采購流程，先優(yōu)化，再固化。

（2）品牌物料設計部先提出明確的設計需求，再采購尋源，之后集中議價采購，最后商品在悅購商城上架。

（3）員工、經(jīng)銷商自助從悅購商城選擇商品，自動審批、自動付款報銷，類似淘寶、京東式的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)購體驗，所見即所得，有圖有真相。

收獲效益

（1）統(tǒng)一品牌形象、質(zhì)量標準要求，款式標準化為7種。

（2）供應商被集中到3家，儲備1家。價格從平均50元/件（最高100元/件）降到40元/件（最低20元/件），對比降低20%以上，本年度費用節(jié)省超過10萬元。

（3）應急需求可在1～3天滿足響應，時間大大縮短。

數(shù)字化采購未來發(fā)展趨勢

“不擁抱數(shù)字化時代，采購就會被淘汰?！薄恫少?025：數(shù)字化時代的采購管理》一書中提到：特別是我們那些傳統(tǒng)的下單、跟單的采購人員更危險了，有可能面臨下崗。怎么辦？必須果斷轉(zhuǎn)型，從低價值的工作轉(zhuǎn)向運營，為企業(yè)創(chuàng)造價值的同時實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。

表1給出了采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要點。

表1 采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型要點

數(shù)字化業(yè)務轉(zhuǎn)型的能力建設、短板改進，是支撐盈利增長的供應鏈發(fā)展戰(zhàn)略。通過聚焦有機的流程建設、制度優(yōu)化，間接采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以幫助企業(yè)高度有效地提升管理效率、智慧運營。趙玉新針對轉(zhuǎn)型過程分享了7點建議。

系統(tǒng)平臺建設方面

一是明確需求，搭建適合業(yè)務發(fā)展的團隊班子;

二是定好業(yè)務范圍邊界并用好相關(guān)管理工具;

三是要簡化、合并、重排采購流程;采購基礎數(shù)據(jù)要準確、完整、及時，并且這些數(shù)據(jù)要連接起來沉淀、分享。這也是數(shù)字化采購的核心。

項目運營方面

一是需要老板重視，有戰(zhàn)略決心;

二是項目要定位清晰，目標明確;

三是執(zhí)行中要業(yè)務導向，高效執(zhí)行;

四是過程要以獎勵為主，“可咸可甜”。

數(shù)字化采購勢在必行。最后，趙玉新希望越來越多的采購人員“春雨潤物般”地將數(shù)字化采購融入企業(yè)運營及自己的學習和成長，大家一起擁抱采購數(shù)字化，在采購數(shù)字化道路上一起跑起來！