數(shù)字時(shí)代的項(xiàng)目文件歸檔
——淺析示范堆型核電總承包項(xiàng)目文件歸檔管理

郝崢

（中國(guó)核電工程有限公司，北京 100840）

引言

項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄，是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的記錄展現(xiàn)。筆者所在公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）作為核電項(xiàng)目總承包單位，已完成百萬(wàn)千瓦級(jí)核電項(xiàng)目的建設(shè)，并已通過(guò)國(guó)家驗(yàn)收。總承包單位在核電項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中扮演至關(guān)重要的角色，如同項(xiàng)目的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，既要滿足業(yè)主要求，又要管理下游承包商。項(xiàng)目文件則是核電項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄。因此，總承包單位檔案管理部門應(yīng)保留一套項(xiàng)目檔案，尤其是示范堆型工程項(xiàng)目，作為項(xiàng)目的全部記憶，以用來(lái)對(duì)后續(xù)示范堆型項(xiàng)目的還原，為其他該堆型項(xiàng)目文檔管理提供參考、借鑒等知識(shí)服務(wù)。

但目前，從國(guó)家、行業(yè)的文檔管理規(guī)定中，“歸檔”均是所指向業(yè)主單位提交文件，無(wú)論從歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔方式都有理論依據(jù)。并且向業(yè)主歸檔有總承包合同支撐，業(yè)主與總承包單位簽訂的合同中對(duì)文檔管理、交付有更細(xì)化的條款。項(xiàng)目文件由項(xiàng)目部向總承包單位總部歸檔的工作缺乏理論依據(jù)。本文總結(jié)以往總承包項(xiàng)目文件歸檔的問(wèn)題及經(jīng)驗(yàn)，提出適用于示范堆型總承包項(xiàng)目文件歸檔管理策略，為后續(xù)核電項(xiàng)目文件向總承包單位歸檔奠定基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

隨著部分總承包項(xiàng)目竣工以來(lái)，公司作為總承包單位陸續(xù)開(kāi)展項(xiàng)目文件歸檔工作，即項(xiàng)目部向公司總部歸檔。鑒于公司首次開(kāi)展該工作，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和制度，暴露一些問(wèn)題，總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

（一）歸檔范圍不統(tǒng)一

項(xiàng)目部向公司總部歸檔的項(xiàng)目文件類型過(guò)多且數(shù)量龐大。文件包含向業(yè)主交付的文件、項(xiàng)目管理性文件、過(guò)程文件、項(xiàng)目部行政管理及日常事務(wù)性文件、舊版施工文件、印章、光盤、獎(jiǎng)狀等，甚至文件中夾雜不涉及工作的紙張。而有些項(xiàng)目部則僅僅將向業(yè)主交付的竣工文件向公司歸檔。同樣是百萬(wàn)級(jí)千瓦的兩臺(tái)核電機(jī)組，不同項(xiàng)目歸檔的文件類別、數(shù)量存在差異。前者的歸檔文件多而雜，造成公司總部文檔人員要逐份甄別文件是否有保存價(jià)值；而后者會(huì)導(dǎo)致有利用、保存價(jià)值的文件未歸檔，影響項(xiàng)目文件的完整性。

（二）歸檔方式有待優(yōu)化

歸檔的項(xiàng)目紙質(zhì)文件種類較多，共計(jì)百余箱。部分文件未嚴(yán)格按類型裝箱，少部分箱內(nèi)文件種類繁雜。紙質(zhì)文件分兩批采用物流運(yùn)輸?shù)姆绞竭\(yùn)抵公司總部?？偛课臋n人員需在前期花費(fèi)大量的精力制定接收文件方案，協(xié)調(diào)足夠存放文件的空間，調(diào)配各級(jí)人員參與文件接收、轉(zhuǎn)運(yùn)。電子文件歸檔采用移動(dòng)硬盤，由項(xiàng)目部人員帶回總部。經(jīng)總部文檔人員檢查，電子文件數(shù)量較少于紙質(zhì)文件。

屬于交付業(yè)主范圍內(nèi)的遺留紙質(zhì)文件為復(fù)制件且數(shù)量較多，僅有參考價(jià)值而無(wú)憑證價(jià)值，同時(shí)加劇庫(kù)存空間壓力。在運(yùn)輸、搬運(yùn)過(guò)程中耗費(fèi)大量人力、物力。電子文件的歸檔方式在一定程度上存在安全隱患。大量文件集中歸檔，后期無(wú)論從文件質(zhì)檢、紙質(zhì)文件甄別、紙質(zhì)文件數(shù)字化等工作量明顯增加。

（三）歸檔文件質(zhì)量有待提高

歸檔的紙質(zhì)文件除屬于交付業(yè)主范圍的文件進(jìn)行組卷、編目、裝盒，其他項(xiàng)目部產(chǎn)生文件未進(jìn)行合規(guī)整理。在后續(xù)開(kāi)箱檢查中發(fā)現(xiàn)部分文件缺少內(nèi)容，有劃改過(guò)的痕跡。運(yùn)輸過(guò)程中并未采取防水防潮措施。

個(gè)別電子文件存在圖像不清晰、文件無(wú)法讀取的問(wèn)題，以及個(gè)別文件屬性清單著錄錯(cuò)誤。各項(xiàng)目部在文件必填屬性要求、著錄格式要求不統(tǒng)一，因此需要總部文檔人員對(duì)屬性清單進(jìn)行再次修正、優(yōu)化。

二、產(chǎn)生問(wèn)題的原因分析

（一）工作依據(jù)尚待完善

項(xiàng)目部向公司總部歸檔文件從范圍、時(shí)間、方式、流程等要求缺乏相應(yīng)工作依據(jù)。由于是首次歸檔，同時(shí)缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此項(xiàng)目部和總部的文檔人員在工作中只能摸著石頭過(guò)河。項(xiàng)目部在某些環(huán)節(jié)上參照交付業(yè)主的規(guī)定，但業(yè)主與公司總部的歸檔要求存在差異，造成歸檔工作出現(xiàn)偏差。

（二）歸檔意識(shí)存在片面性

業(yè)務(wù)人員在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中向公司歸檔的意識(shí)尚待加強(qiáng)，片面認(rèn)為僅向業(yè)主完成交付即可，忽略向本公司歸檔的重要性。項(xiàng)目文件向本公司歸檔與交付業(yè)主同等重要，業(yè)務(wù)人員應(yīng)樹(shù)立收集公司在項(xiàng)目管理、各項(xiàng)活動(dòng)相關(guān)的原始記錄并以方便后續(xù)利用為目的向公司歸檔的意識(shí)。

（三）培訓(xùn)宣傳力度有待加強(qiáng)

檔案管理部門對(duì)各項(xiàng)目部關(guān)于歸檔的培訓(xùn)宣貫力度不夠。檔案管理部門應(yīng)向各項(xiàng)目部傳達(dá)公司歸檔要求，宣傳向公司歸檔的重要性。尤其在項(xiàng)目前期，項(xiàng)目部設(shè)立初期就要將向公司歸檔的理念宣傳到位，并在過(guò)程中加以強(qiáng)化。項(xiàng)目中期、后期，對(duì)于項(xiàng)目文件歸檔出現(xiàn)的問(wèn)題，公司檔案管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)、解決。

（四）歸檔時(shí)間滯后

項(xiàng)目部向公司歸檔的時(shí)間滯后，往往都是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收才啟動(dòng)歸檔。尤其核電項(xiàng)目周期長(zhǎng)，文件數(shù)量龐大，如果都集中在項(xiàng)目后期歸檔，勢(shì)必造成項(xiàng)目部和公司檔案部門文檔人員工作量增大。加之，項(xiàng)目部后期面臨人員撤離，面對(duì)巨大工作量，業(yè)務(wù)人員會(huì)出現(xiàn)無(wú)法兼顧歸檔工作，從而出現(xiàn)草草了事的現(xiàn)象。并且，歸檔后出現(xiàn)的文件問(wèn)題沒(méi)有充足人員負(fù)責(zé)整改。

三、示范堆型核電總承包項(xiàng)目文件歸檔策略

（一）完善歸檔制度

在近幾年公司開(kāi)展的核電總承包項(xiàng)目歸檔工作中，檔案管理部門總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，梳理歸檔管理各要素、要求，明確適合公司的歸檔原則、范圍、方式、流程，并納入到公司文檔管理體系以及項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。在管理層面、操作層面均有章可循，填補(bǔ)項(xiàng)目文件歸檔工作的空白，為核電總包項(xiàng)目文件歸檔提供良好的理論支撐。

1.制定歸檔原則

（1）實(shí)行“電子文件為主 紙質(zhì)文件為輔”的單套制

依據(jù)核電項(xiàng)目總承包合同，總承包單位交付業(yè)主公司的文檔全部為原件。總承包單位項(xiàng)目部留存的各類紙質(zhì)文件大部分為復(fù)制件，僅有少部分無(wú)需向業(yè)主歸檔的為原件。數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙質(zhì)復(fù)制件向公司總部歸檔，在運(yùn)輸、存放、保管均存在巨大工作壓力。復(fù)制件對(duì)于公司而言僅有參考價(jià)值。因此，總承包單位歸檔項(xiàng)目文件應(yīng)以電子文件為主，即無(wú)原件的文件僅歸檔一套電子版，有原件的紙質(zhì)版、電子版同時(shí)歸檔。這樣既能保證總承包單位存檔一套完整的項(xiàng)目文件，又能緩解大量紙質(zhì)文件帶來(lái)存放、保管的壓力。

（2）注重項(xiàng)目文件的完整性 保證應(yīng)歸盡歸

結(jié)合近幾年完成項(xiàng)目文件歸檔的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，向業(yè)主歸檔的文件一定屬于向公司總部歸檔范圍內(nèi)。而不向業(yè)主歸檔卻在公司歸檔范圍內(nèi)的文件類型往往容易忽視。公司檔案管理部門在梳理已歸檔文件時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)竣工、監(jiān)理、調(diào)試等文件都比較完整，而一些過(guò)程類、管理類文件的完整性則差強(qiáng)人意。項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中業(yè)務(wù)人員不注重收集、保管這部分文件，造成缺失。例如：記錄項(xiàng)目重大節(jié)點(diǎn)、重大決策的會(huì)議紀(jì)要、信函、聲像文件；規(guī)范項(xiàng)目部各項(xiàng)工作的管理制度；記錄項(xiàng)目簽訂合同的審批、執(zhí)行、結(jié)算文件等，都是項(xiàng)目管理中的重要原始記錄。另外，項(xiàng)目部獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)、各類印章都是項(xiàng)目部各類活動(dòng)的見(jiàn)證。因此，歸檔范圍應(yīng)在交付業(yè)主的范圍上進(jìn)行擴(kuò)充，保證應(yīng)歸盡歸。

2.梳理文件屬性

項(xiàng)目歸檔文件以電子文件為主。歸檔電子文件同時(shí)要將文件屬性一并歸檔。鑒于以往核電等項(xiàng)目電子文件歸檔的經(jīng)驗(yàn)，公司檔案部門梳理針對(duì)各類文件的電子文件屬性，形成屬性固化模板，并且制定著錄規(guī)則。所有屬性都劃分為“必填”和“有則必填”，規(guī)范著錄要求，避免空項(xiàng)。以建安竣工文件為例，見(jiàn)圖1。

3.優(yōu)化歸檔方式

歸檔時(shí)間由項(xiàng)目后期統(tǒng)一歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)檫^(guò)程歸檔，即項(xiàng)目部按階段或定期向業(yè)主歸檔后及時(shí)向公司歸檔。其他不向業(yè)主歸檔的文件可以按階段申請(qǐng)向公司歸檔。這樣既可以避免項(xiàng)目后期集中歸檔給項(xiàng)目部和公司總部帶來(lái)的工作壓力，又可以及時(shí)解決文件出現(xiàn)的問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)過(guò)程服務(wù)指導(dǎo)

公司檔案部門在每年制定對(duì)各項(xiàng)目部的服務(wù)指導(dǎo)計(jì)劃，按計(jì)劃對(duì)各項(xiàng)目部開(kāi)展項(xiàng)目文檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在與項(xiàng)目部進(jìn)行業(yè)務(wù)交流的同時(shí)，公司總部檔案人員傳達(dá)、宣貫歸檔要求，將歸檔環(huán)節(jié)前置。實(shí)地查看即將歸檔的文件，提早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決業(yè)務(wù)盲點(diǎn)，推動(dòng)歸檔工作順利開(kāi)展。

（三）強(qiáng)化數(shù)字化歸檔

目前公司在各核電總包項(xiàng)目部均部署施工管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)設(shè)置項(xiàng)目管理各功能模塊，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。各業(yè)務(wù)流形成的記錄也同時(shí)在系統(tǒng)中產(chǎn)生并以原生電子文件的形式輸出。

檔案人員可將固化的歸檔流程和歸檔要求提供給軟件開(kāi)發(fā)商，作為系統(tǒng)功能需求。在歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化功能需求，例如在申請(qǐng)歸檔環(huán)節(jié)，設(shè)置為必填項(xiàng)的屬性，若為空項(xiàng)或不滿足歸檔要求，系統(tǒng)默認(rèn)為不合格數(shù)據(jù)，無(wú)法提交歸檔；在歸檔數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)置錯(cuò)誤信息標(biāo)注功能，可讓文檔人員有的放矢進(jìn)行整改。

隨著數(shù)字化電廠以及無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，文檔水平較為成熟的核電項(xiàng)目部已經(jīng)完成業(yè)主與總承包方信息系統(tǒng)的對(duì)接，構(gòu)建數(shù)字化信息管理平臺(tái)。這樣，雙方可實(shí)現(xiàn)文檔資源共享與數(shù)字交付，推進(jìn)項(xiàng)目文檔一體化管理。

鑒于此，向公司歸檔理應(yīng)以系統(tǒng)歸檔形式，搭建施工管理系統(tǒng)與公司文檔信息系統(tǒng)的接口，構(gòu)建業(yè)務(wù)-文檔信息平臺(tái)。首先，項(xiàng)目文件歸檔以電子文件為主，也就是電子文件為整個(gè)項(xiàng)目的全部文件。所有文件通過(guò)信息平臺(tái)產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔，保證電子文件的原始性、安全性、完整性。其次，檔案人員在搭建數(shù)字化信息平臺(tái)時(shí)，可結(jié)合歸檔要求向軟件開(kāi)發(fā)商提出功能需求。這樣可利用系統(tǒng)功能規(guī)范管理要求。第三，平臺(tái)的搭建有利于項(xiàng)目文件過(guò)程歸檔，項(xiàng)目部文檔人員在完成交付業(yè)主后，即可通過(guò)平臺(tái)向公司歸檔，為文檔人員減輕工作量。因此，搭建數(shù)字化業(yè)務(wù)-文檔信息平臺(tái)可助推以上幾種文件歸檔策略的落地。

四、結(jié)論

綜上所述，公司檔案管理部門通過(guò)幾年的歸檔實(shí)踐，后經(jīng)復(fù)盤、總結(jié)歸檔各環(huán)節(jié)工作，制定一系列優(yōu)化策略和管理要素，并納入到管理制度中。再通過(guò)搭建文檔信息平臺(tái)，為優(yōu)化策略的落地提供助力。在后續(xù)示范堆型核電總承包項(xiàng)目文件歸檔中定能保證文件的完整、規(guī)范、安全，為總承包單位保留項(xiàng)目全部原始記錄奠定基礎(chǔ)。