新形勢國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題與策略

黃佳平

在國有企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型升級的基礎上，國企內(nèi)部的人事檔案管理方面存在的問題開始顯現(xiàn)出來。在了解國有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容的基礎之上，存在諸如檔案管理內(nèi)容缺失、檔案管理環(huán)境差等問題，并且對這些問題產(chǎn)生的原因進行探究。對已有問題提出相對應的解決辦法，促進新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理方面的發(fā)展。

國有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容

人事檔案是記錄個人主要經(jīng)歷的文件材料，因此人事檔案管理的基礎工作主要圍繞紙質(zhì)檔案展開，其基本內(nèi)容主要是：

1.對資料的收集與整理。一份人事檔案記錄了員工從入職到退休期間各項考評、獎勵、任免的相關文件材料。因此，國有企業(yè)尤其是一些老國企，員工多，人事檔案的數(shù)量非常大。此外，人事檔案的材料收集與整理工作并非一勞永逸，因為不斷有新的材料形成，要不斷收集，不斷整理，不斷完善。

2.檔案的鑒定與保管。檔案需要隨著時代的發(fā)展，檔案鑒定的原則一直在不斷改進和完善。主要包括三方面的內(nèi)容：首先是具體單位需要制定檔案價值判斷的相關標準；其次可以依據(jù)其價值大小對檔案的保存期限進行規(guī)定，最后在對超出保存期限的檔案進行銷毀或者其他處理。檔案的鑒定需要客觀、公正地展開。

檔案保管工作是在對檔案進行收集和整理之后的必備程序，檔案保管的目的就是為了保持檔案的完整性。這一活動不只是在檔案室內(nèi)進行，也要保證檔案在流轉(zhuǎn)過程之中的完整，良好的檔案保管工作可以使檔案更好地發(fā)揮作用。

3.檔案的編目、檢索和統(tǒng)計。檔案的編目是檔案管理工作之中的重要組成部分。它可以對已經(jīng)存在的檔案進行目錄的編制，以便于保管查閱。而后期檢索也與檔案編目工作緊密聯(lián)系，在檔案編目良好的情況下，檔案檢索才能順利進行。檔案統(tǒng)計就是需要利用各種的技術手段以及統(tǒng)計方法，對存在的檔案進行歸類整理、數(shù)據(jù)劃分等，對檔案保存過程之中的種種現(xiàn)象以及問題進行數(shù)字化描述，檔案統(tǒng)計是檔案管理工作過程之中各方面的綜合體現(xiàn)。

當前國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

人事檔案內(nèi)容缺失

人事檔案是企業(yè)內(nèi)部組織人事活動，進行人事調(diào)動的重要依據(jù)。其中資料收集是檔案管理的第一步，然而就在檔案的收集過程中就會產(chǎn)生一些問題。

首先，在檔案資料收集過程中會產(chǎn)生一系列問題。一方面，檔案持有人提供的相關資料不全面，如續(xù)簽合同，在職學歷等等，其中也包括由于國有企業(yè)在不同階段招收不同員工所需要的人事檔案內(nèi)容不同而造成的種種區(qū)別；其次，各部門資料形成時間長短不一，資料收集工作斷斷續(xù)續(xù)，編目統(tǒng)計更是難以開展，有些行程較早部門的資料積壓較多，一些員工不斷調(diào)配，導致其中包含著大量的無用檔案，由于企業(yè)內(nèi)部對人事檔案的不重視，導致檔案大量的積壓，對檔案編目工作的開展造成了很大難度。最后，企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)配過程中，檔案不能及時轉(zhuǎn)移，導致后期一系列內(nèi)容空擋、缺檔。

檔案管理環(huán)境差

大多數(shù)企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的檔案收集方法，紙質(zhì)檔案依然是大多數(shù)企業(yè)人事檔案的主要組成部分。環(huán)境因素對紙質(zhì)檔案的保存的耐久性有決定性的作用。但是由于大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理并不重視。檔案室通常都是頂層或者底層，是企業(yè)內(nèi)部不能用來辦公的區(qū)域，陰暗潮濕，易有蟲害。在這種保存環(huán)境之下，紙質(zhì)檔案受潮和蟲蛀都是很嚴重的問題。

管理方法相對陳舊

首先，標準化水平低。因為檔案管理工作不被重視，所以很多企業(yè)在日常工作中并無專業(yè)專職的檔案管理人員。即便有也是年紀比較大，對現(xiàn)代信息化技術手段并不熟悉，很多工作還是依靠手抄筆謄，效率低下的同時標準化水平也低。管理工作也只停留在“保存”這個層面，與真正的“管理”這個含義相差很遠。

其次，流程化不足。現(xiàn)在檔案冊不是放在柜子里一動不動。企業(yè)內(nèi)部日常工作中有很多事項甚至個人的社會活動都需要從檔案中提取資料，同時企業(yè)內(nèi)部與外部人才流動也越來越頻繁，檔案在企業(yè)內(nèi)部與外部之間的流轉(zhuǎn)也越來越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。檔案資料流轉(zhuǎn)要不就是自主性大，要不就是審批繁復影響效率，以及檔案資料涉及的多個部門之間不能有機協(xié)調(diào)。

國有企業(yè)檔案管理存在問題的原因

國有企業(yè)的檔案管理方面在以往并不受到重視，長時間的采取傳統(tǒng)的管理辦法，人事檔案管理的基礎工作尚不完善，利用工作更是剛剛起步。

國有企業(yè)檔案管理方式粗放，工作沒有連貫性統(tǒng)一性

在信息化高度發(fā)展的今天，信息化是人事檔案發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)人事檔案管理也逐步走上了信息化的道路。但是目前來說，這個信息化是初步的，不完善的。國有企業(yè)相關部門對于檔案管理的不重視，導致對相關方面的資金投入較少，無法使其完整配備現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)。從整體上來說，也沒有一個完整的檔案信息化管理相關標準。

制度不完善，易造成檔案管理失控

相關人員的人事檔案是隨著相關人員的工作調(diào)動進行的。另一方面來說，國有企業(yè)內(nèi)部人員在往外調(diào)動之時，檔案可能不會及時帶走，就會造成無用檔案增多的情況。并且在國有企業(yè)辦事的過程之中，員工的自主性非常強，對檔案管理也沒有合理的制度，完善統(tǒng)一的流程。在這方面很容易出現(xiàn)國有檔案內(nèi)部檔案管理政策性的不足。

新時期國有企業(yè)檔案管理的發(fā)展對策

隨著時代發(fā)展，更多的新技術出現(xiàn)在人們視野之中，國有企業(yè)逐漸發(fā)現(xiàn)人事檔案對于企業(yè)管理與發(fā)展的重要性，開始在認識到已有問題的基礎之上尋找真正的能夠解決問題的措施。

加強對檔案管理的重視

首先要從意識層面上來說，要加強對檔案管理的重要程度的認識。首先從企業(yè)的角度來說，要完善人事檔案管理相關的制度，培訓專門的檔案管理人員，增加企業(yè)內(nèi)部關于檔案管理各方面的培訓，通過各種活動來提升員工對于人事檔案重要性的認識。比如說在企業(yè)內(nèi)部召開相關的講座，要讓員工認識到人事檔案信息與自己的利益息息相關，為檔案管理的不斷創(chuàng)新奠定思想基礎。檔案管理重視程度需要領導階層帶頭為基層員工形成好的模范作用，只有公司領導層對檔案管理增加重視程度，基礎員工才能真正認識到檔案管理對自身發(fā)展的重要性。