320 MW機(jī)組運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目文件收集歸檔研究

章外明，劉 鑫，李 祎

(中核核電運(yùn)行管理有限公司，浙江 海鹽 314300)

浙江省的經(jīng)濟(jì)實(shí)力在國(guó)內(nèi)名列前茅，但是能源資源儲(chǔ)量相對(duì)較少，特別是一次常規(guī)能源資源匱乏。因此，發(fā)展核電十分必要。秦山核電320 MW機(jī)組自投運(yùn)以來(lái)，截至2021年4月，安全穩(wěn)定運(yùn)行近30年，對(duì)環(huán)境保護(hù)、應(yīng)對(duì)氣候變化等方面做出了重要貢獻(xiàn)。

從秦山核電320 MW機(jī)組在中國(guó)核電發(fā)展的地位來(lái)看，其運(yùn)行許可證延續(xù)將是中國(guó)核電機(jī)組的首次嘗試。作為第一個(gè)考慮運(yùn)行許可證延續(xù)申請(qǐng)的核電機(jī)組，若能成功獲得國(guó)家核安全監(jiān)管當(dāng)局的批準(zhǔn)而延長(zhǎng)運(yùn)行壽期，必將再次成為我國(guó)核電機(jī)組長(zhǎng)期安全運(yùn)行的示范機(jī)組。自此將形成我國(guó)核電廠(chǎng)運(yùn)行許可證延續(xù)技術(shù)體系和相關(guān)核安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的基本架構(gòu)，對(duì)我國(guó)運(yùn)行核電廠(chǎng)壽命管理工作和許可證延續(xù)安全監(jiān)管起到良好的示范作用，具有重要的戰(zhàn)略意義。

從檔案的價(jià)值體系分析，檔案是各單位在管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是反映各單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄。該項(xiàng)目是國(guó)內(nèi)首個(gè)運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目，因此對(duì)特定項(xiàng)目做到檔案體系的特性分析，提出有針對(duì)性的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)其中的難點(diǎn)，提出相應(yīng)的對(duì)應(yīng)策略，依照策略積極實(shí)踐，最終做好項(xiàng)目檔案的收集、整理與利用，體現(xiàn)檔案的現(xiàn)實(shí)作用價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值，對(duì)當(dāng)前與后續(xù)相似的項(xiàng)目開(kāi)展具有積極的作用。

1 運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目的提出、可行性研究、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)試運(yùn)行到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值、各種形式的歷史記錄。項(xiàng)目檔案不僅反映了項(xiàng)目實(shí)施的整體面貌，而且反映了電廠(chǎng)設(shè)備、設(shè)施改造維修及一系列的發(fā)展變化。

1.1 實(shí)施范圍復(fù)雜，制定歸檔計(jì)劃難度大

依照320 MW機(jī)組運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目(簡(jiǎn)稱(chēng)“本項(xiàng)目”)的實(shí)施范圍批復(fù)文件，反映出該項(xiàng)目包含基本理論分析工作、安全評(píng)審工作、工程改造工作、承諾項(xiàng)實(shí)施工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，還有各專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作等。

項(xiàng)目范圍的專(zhuān)業(yè)覆蓋面廣泛，需實(shí)施工作數(shù)量多，文檔人員在檔案前端控制、擬定檔案歸檔計(jì)劃階段遇到困難，針對(duì)基本理論分析工作將產(chǎn)生的最終交付成果無(wú)法準(zhǔn)確界定；針對(duì)工程改造工作將實(shí)施的具體改造項(xiàng)目事項(xiàng)摸底不清；承諾事項(xiàng)實(shí)施工作中，隨著項(xiàng)目不斷深入推進(jìn)，事項(xiàng)范圍逐步變化。以上幾種情況導(dǎo)致文檔前端控制難以按照以往經(jīng)驗(yàn)制定具有指導(dǎo)意義的歸檔計(jì)劃。

1.2 項(xiàng)目跨度時(shí)間長(zhǎng)，歸檔跟蹤難度高

本項(xiàng)目于2014年年底項(xiàng)目初步立項(xiàng)，計(jì)劃于2021年年中項(xiàng)目完成，其項(xiàng)目整體跨度近6年時(shí)間。具體工作子項(xiàng)如基本理論分析工作、最終安全分析報(bào)告升版工作等貫穿全項(xiàng)目周期。工程改造項(xiàng)目等也經(jīng)歷了Q1-OT117至Q1-OT120四次大修周期。

在項(xiàng)目實(shí)施初期，各子項(xiàng)項(xiàng)目檔案就開(kāi)始產(chǎn)生，由于各子項(xiàng)工作跨度長(zhǎng)，其檔案的生成特點(diǎn)是“階段性產(chǎn)生，總量上遞增”。在階段性產(chǎn)生的同時(shí)還伴隨著檔案的版本遞增，由此全面跟蹤確認(rèn)檔案的最新數(shù)量與版本是較為困難的工作。

1.3 項(xiàng)目實(shí)施方式與傳統(tǒng)基建項(xiàng)目不同

通常的基本建設(shè)項(xiàng)目在各階段之間有較為明顯的時(shí)間界限，每個(gè)階段完成之后，可以較為容易地評(píng)估檔案收集整理的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。

本項(xiàng)目的具體實(shí)施過(guò)程分布于工程改造項(xiàng)目、承諾項(xiàng)相關(guān)改造項(xiàng)目之中。其特點(diǎn)是每一個(gè)工程改造項(xiàng)目自身包含立項(xiàng)至驗(yàn)收的各環(huán)節(jié)。以運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目的全局視角觀(guān)察，該項(xiàng)目特點(diǎn)則為大項(xiàng)目?jī)?nèi)嵌套各完整的子項(xiàng)。在此嵌套模式之下，參考以往經(jīng)驗(yàn)，依照大項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)劃分檔案形成階段的方法無(wú)法適用，需進(jìn)一步研究項(xiàng)目實(shí)施的特性，制定“嵌套”模式下的檔案收集整理方法。另在項(xiàng)目“嵌套”模式之下，各階段可分解為并行的子項(xiàng)，此種情形為檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

1.4 電子文件應(yīng)用模式下，檔案歸檔工作面臨新局面

2016年國(guó)家檔案局發(fā)布《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2016〕11號(hào))，其目標(biāo)為“推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理效率”。

秦山核電目前使用的EAM、ECM系統(tǒng)均支持電子文件的生成與利用。在本項(xiàng)目中，已經(jīng)產(chǎn)生了部分電子文件，分布在行政文件、信函、會(huì)議紀(jì)要、記錄報(bào)告、設(shè)計(jì)文件等范圍中，但同時(shí)也有紙質(zhì)記錄的產(chǎn)生，如試驗(yàn)記錄、質(zhì)量計(jì)劃實(shí)施記錄等，當(dāng)前項(xiàng)目檔案的形成情況為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。由此在利用電子檔案，減少紙質(zhì)檔案歸檔的前提下，如何保持體現(xiàn)項(xiàng)目檔案的完整全貌成為新的挑戰(zhàn)。

2 項(xiàng)目檔案管理新策略的選擇

本項(xiàng)目文件歸檔工作面對(duì)以上新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需對(duì)問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析并制定主要的管理策略，以制定可實(shí)施的具體工作方式和方法。

2.1 文件前端控制策略

依照文件形成的生命周期，在檔案產(chǎn)生階段則需要前端控制工作的介入，以全面的檔案形成范圍、完整的文件體系為文件的產(chǎn)生提供服務(wù)。

在前端控制能力中，首先需解決的是對(duì)項(xiàng)目檔案的范圍有清晰的認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目推進(jìn)不斷生成，要厘清項(xiàng)目檔案范圍，文檔管理人員需深入項(xiàng)目組織，持續(xù)且準(zhǔn)確地依照項(xiàng)目前期立項(xiàng)檔案、項(xiàng)目計(jì)劃方案等形成與檔案管理工作結(jié)合的項(xiàng)目檔案范圍。其次，在項(xiàng)目文檔控制工作中，需明確文檔的管理職責(zé)，其中包括文件生成階段、移交歸檔階段的職責(zé)。通過(guò)責(zé)任確權(quán)，保證在文件生命周期全過(guò)程中均有管理歸屬，以保障最終檔案收集的完整準(zhǔn)確。第三，文件生成的質(zhì)量、文件之間的系統(tǒng)聯(lián)系需完整的文件體系作為保障。建立與評(píng)價(jià)現(xiàn)有文件體系是否適用于該項(xiàng)目，并進(jìn)行完善補(bǔ)充，以滿(mǎn)足文件體系能夠覆蓋項(xiàng)目全周期。

2.2 項(xiàng)目檔案持續(xù)跟蹤策略

本項(xiàng)目整體周期、各子項(xiàng)工作周期跨度多年，保持項(xiàng)目檔案的整體完整準(zhǔn)確，需檔案管理體系具備長(zhǎng)周期內(nèi)跟蹤項(xiàng)目檔案的能力。

建立持續(xù)跟蹤能力過(guò)程中，首先需對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)有所掌握，項(xiàng)目文件歸檔工作在全局方面需依照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，尤其是在此長(zhǎng)周期的項(xiàng)目中，需依時(shí)間、分階段實(shí)施文件歸檔。其次，本項(xiàng)目在項(xiàng)目實(shí)施中具有項(xiàng)目“嵌套”的特點(diǎn)，對(duì)嵌套子項(xiàng)檔案仍需建立持續(xù)跟蹤能力，在此方面應(yīng)對(duì)子項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃全面掌握，以掌握項(xiàng)目最底層項(xiàng)目進(jìn)展。第三，該項(xiàng)目檔案產(chǎn)生于各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域、各職能部門(mén)，文件歸檔工作需與各職能部門(mén)溝通配合。需全面分析項(xiàng)目檔案產(chǎn)生部門(mén)來(lái)源，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃中未明確提及的部門(mén)，應(yīng)保持長(zhǎng)期溝通，并跟蹤相關(guān)項(xiàng)目檔案產(chǎn)生的最新動(dòng)向。

2.3 改進(jìn)項(xiàng)目檔案整理歸檔策略

本項(xiàng)目由于項(xiàng)目“嵌套”模式、電子文件的應(yīng)用，采用傳統(tǒng)的文檔整理策略已經(jīng)不完全適用，需依照項(xiàng)目檔案特點(diǎn)加以改進(jìn)優(yōu)化。

在項(xiàng)目檔案歸檔整理工作中，首先應(yīng)建立以事項(xiàng)為中心的整理歸檔思路，在不同類(lèi)型檔案中，以事項(xiàng)為主線(xiàn)，依照檔案內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系加以整理，避免以往同一事項(xiàng)分散在不同類(lèi)型檔案中而不便于系統(tǒng)性查閱的問(wèn)題。其次，工程改造項(xiàng)目檔案整理應(yīng)開(kāi)辟新策略，以“子項(xiàng)”視角整理檔案，用大項(xiàng)目?jī)?nèi)嵌小項(xiàng)目檔案的思路指導(dǎo)檔案整理。第三，在電子文件利用推廣前提下，考慮紙質(zhì)檔案、電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。目前電子文件應(yīng)用之下，紙質(zhì)檔案歸檔不全面是現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，需要通過(guò)電子檔案的虛擬組卷研究，以保證項(xiàng)目檔案完整且具有系統(tǒng)性。

3 項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

針對(duì)本項(xiàng)目特點(diǎn)、檔案歸檔工作中的難點(diǎn)與挑戰(zhàn)，在項(xiàng)目過(guò)程中依照檔案管理策略，革新管理方式方法并加以實(shí)踐驗(yàn)證，滿(mǎn)足項(xiàng)目檔案四性要求。

3.1 提高項(xiàng)目文檔前端控制能力

(1)繪制項(xiàng)目事項(xiàng)圖，指導(dǎo)建立歸檔范圍

依照項(xiàng)目主要建設(shè)內(nèi)容：運(yùn)行許可證延續(xù)評(píng)估對(duì)象篩選、老化管理評(píng)估、特定對(duì)象時(shí)限老化分析、最終安全分析報(bào)告的升版、運(yùn)行許可證延續(xù)環(huán)境影響評(píng)價(jià)、運(yùn)行許可證延續(xù)申請(qǐng)報(bào)告編制、評(píng)審及運(yùn)行許可證延續(xù)獲準(zhǔn)后的承諾活動(dòng)實(shí)施等；實(shí)施運(yùn)行許可證延續(xù)所需的系統(tǒng)或設(shè)備改造等。結(jié)合工程改造項(xiàng)目細(xì)分規(guī)劃，繪制出項(xiàng)目歸檔范圍事項(xiàng)例圖(如圖1所示)。

圖1 項(xiàng)目歸檔范圍事項(xiàng)例圖

(2)明確項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

2016年發(fā)布《關(guān)于調(diào)整秦山320 MW機(jī)組運(yùn)行許可證延續(xù)(OLE)項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)成員的通知》(中核運(yùn)行人事發(fā)﹝2016﹞112號(hào))，文檔管理人員分別加入項(xiàng)目指揮部、項(xiàng)目執(zhí)行小組，將文檔管理納入項(xiàng)目計(jì)劃管理、合同管理、質(zhì)量保證體系。根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立了全面、有效的文檔管理體系，對(duì)項(xiàng)目文檔實(shí)施分級(jí)管理和責(zé)任歸口管理，加強(qiáng)文件控制和檔案的收集整理及歸檔工作，不斷創(chuàng)新文檔服務(wù)機(jī)制，積極探索提高文檔管理水平的手段和方法，為項(xiàng)目建設(shè)和實(shí)施提供全方位的文檔信息服務(wù)和支持。

(3)改進(jìn)項(xiàng)目文件體系

文件體系的搭建與控制，是文檔管理工作的基石之一。秦山核電技術(shù)文件體系劃分為大綱、技術(shù)手冊(cè)、技術(shù)規(guī)程、圖紙、記錄等5大文種。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，依照文件生成的需求，不斷擴(kuò)展文件體系子類(lèi)型，在技術(shù)改造(CM)領(lǐng)域，依照技術(shù)改造工作的實(shí)際內(nèi)容，在技術(shù)文件體系中設(shè)置了43類(lèi)子類(lèi)型，這些子類(lèi)型涵蓋了技術(shù)改造工作的全部階段。

在文件編碼方面，為配合項(xiàng)目實(shí)施，專(zhuān)門(mén)為基礎(chǔ)理論研究相關(guān)工作報(bào)告制定了編碼號(hào)段，為技術(shù)改造文件制定了專(zhuān)用編碼規(guī)則。具體則為在技術(shù)改造文件編碼的最末段“文件流水碼”段將技術(shù)改造項(xiàng)目編號(hào)融入其中。該段編碼總長(zhǎng)9位數(shù)字碼，前6位為技術(shù)改造項(xiàng)目編號(hào)，后3位為分項(xiàng)流水碼。如此設(shè)計(jì)該編碼格式，在文件查詢(xún)利用時(shí)清晰明了，同時(shí)也有利于在項(xiàng)目完工后的檔案收集整理。

3.2 提升項(xiàng)目檔案全程跟蹤能力

(1)重點(diǎn)跟蹤各工程改造項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

工程改造項(xiàng)目首先為總體計(jì)劃，依照項(xiàng)目規(guī)模、難易程度，逐步將項(xiàng)目一級(jí)進(jìn)度豐富遞增為項(xiàng)目二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)進(jìn)度計(jì)劃，并不斷滾動(dòng)更新。文檔管理者需根據(jù)實(shí)際能力選擇其中一種進(jìn)度計(jì)劃作為文檔跟蹤控制的依據(jù)。通?？蛇x擇項(xiàng)目三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃加以實(shí)施，三級(jí)計(jì)劃詳略得當(dāng)，文檔人依照其中的項(xiàng)目里程碑、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)定期進(jìn)行相關(guān)文檔的收集，同時(shí)控制項(xiàng)目階段內(nèi)的文件質(zhì)量。各工程改造子項(xiàng)計(jì)劃更為細(xì)致具體，對(duì)其加以跟蹤可以將文檔收集工作的階段分割得更為精準(zhǔn)。將文檔收集的工作較為平均地分散在各工作周期內(nèi)，文檔人員則有更充足的時(shí)間對(duì)文檔的四性進(jìn)行檢查控制。

(2)通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行跟蹤合同文件

本項(xiàng)目為時(shí)間跨度長(zhǎng)的重點(diǎn)項(xiàng)目，合同文件管理是文檔管理工作中的重要部分。在以往項(xiàng)目合同管理中，檔案管理處于工作后端，依賴(lài)合同部門(mén)提供項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)，且不具備合同檔案完整性核查的能力。在此項(xiàng)目過(guò)程中，文檔管理人員打破思路，改變以往被動(dòng)接收的方式，通過(guò)學(xué)習(xí)使用公司SAP系統(tǒng)，依照項(xiàng)目預(yù)算代碼范圍，定期查詢(xún)合同簽訂情況、合同文件的簽訂形式，作為合同檔案核查依據(jù)。并將核查結(jié)果反饋?lái)?xiàng)目管理組進(jìn)行二次核對(duì)，保證合同檔案的完整。

(3)通過(guò)合同文件、技術(shù)規(guī)格書(shū)收集執(zhí)行文件

合同文件的完整收集，其進(jìn)一步目標(biāo)是了解項(xiàng)目具體實(shí)施內(nèi)容，依照合同收集項(xiàng)目各項(xiàng)工作開(kāi)展后產(chǎn)生的檔案。在各類(lèi)合同中，例如技術(shù)服務(wù)合同、設(shè)備采購(gòu)合同等，詳細(xì)描述了范圍內(nèi)的事項(xiàng)深度。文檔管理人員深入讀取匯總這些信息，建立完整的合同執(zhí)行文件跟蹤機(jī)制。依照合同內(nèi)約定的時(shí)間點(diǎn)、移交項(xiàng)，逐項(xiàng)按階段、按時(shí)限完成文檔規(guī)劃、文檔收集的工作任務(wù)。

3.3 協(xié)調(diào)收集公司內(nèi)部形成的文檔

本項(xiàng)目文檔形成來(lái)源分為外部文檔與內(nèi)部文檔。外部文檔可以通過(guò)合同跟蹤、合同執(zhí)行文件跟蹤加以規(guī)劃與收集，內(nèi)部形成的文檔一直是規(guī)劃收集工作中的弱項(xiàng)。在以往項(xiàng)目活動(dòng)中，存在內(nèi)部形成的文檔由于收集不及時(shí)而最終移交不完整的情況。文檔管控工作深入?yún)⑴c到項(xiàng)目實(shí)施，達(dá)到內(nèi)部文檔完整收集的工作效果。

在本項(xiàng)目技術(shù)改造工作的開(kāi)展中，各專(zhuān)項(xiàng)組、技術(shù)部門(mén)承擔(dān)了具體事項(xiàng)的開(kāi)展工作，文檔管理人員依照工作節(jié)點(diǎn)、工作文件清單主動(dòng)對(duì)接相關(guān)工作班組，及時(shí)收集、檢查、整理項(xiàng)目檔案。對(duì)長(zhǎng)期實(shí)施的工作項(xiàng)，文檔管理人員與工作負(fù)責(zé)人員溝通協(xié)調(diào)，合理劃分工作階段，探索項(xiàng)目檔案分階段移交歸檔方式，通過(guò)定點(diǎn)跟蹤收集的方法保障項(xiàng)目文檔完整性、安全性整體可控。

3.4 項(xiàng)目檔案整理機(jī)制的改進(jìn)

本項(xiàng)目實(shí)施方式與傳統(tǒng)基本建設(shè)項(xiàng)目有所不同，因此檔案整理的方式方法需遵循項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，以符合并展示項(xiàng)目的全貌。

(1)按件收集、組卷歸檔

本項(xiàng)目的實(shí)施范圍中，體現(xiàn)出基本建設(shè)事項(xiàng)少，理論研究事項(xiàng)、工程改造事項(xiàng)占絕大部分工作。其在文件產(chǎn)生方面則表現(xiàn)為，逐個(gè)事項(xiàng)產(chǎn)生的單件文件多，工程建設(shè)類(lèi)按卷產(chǎn)生的少。在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，文件產(chǎn)生大多為設(shè)計(jì)院或本單位逐份產(chǎn)生，并不斷升版，與傳統(tǒng)基本建設(shè)項(xiàng)目的整卷生成有所不同。因此，文件收集積累工作是長(zhǎng)期按件收集的過(guò)程。

工程改造項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，是通過(guò)工單形式開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)工作，每一份工單，最終形成其對(duì)應(yīng)的工作包完工文件。在工程改造項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施完畢之后，經(jīng)過(guò)驗(yàn)收評(píng)價(jià)，產(chǎn)生項(xiàng)目關(guān)閉包文件，其內(nèi)容涵蓋了項(xiàng)目的全過(guò)程。在通常情況下，工程改造項(xiàng)目關(guān)閉包文件是按一件文件對(duì)待的，其優(yōu)勢(shì)在于為一個(gè)工程改造項(xiàng)目下的全部文件集合。但其劣勢(shì)在于所有文件集合為一個(gè)文件包，其內(nèi)部細(xì)節(jié)展示不清，詳細(xì)信息查詢(xún)不便利，在內(nèi)部文件多的情況下，則成為檔案查詢(xún)利用的瓶頸。

鑒于以上情況，本項(xiàng)目檔案整理工作著重考慮各工作項(xiàng)目檔案的完整，又需要能展現(xiàn)文件細(xì)節(jié)。在工程改造項(xiàng)目中，各環(huán)節(jié)的文件具備逐件生成的條件，因此具備按件收集的能力。項(xiàng)目檔案管理的最小基本單元為各件文件，最終通過(guò)組卷的方法，即保證項(xiàng)目的完整與系統(tǒng)，又能滿(mǎn)足詳細(xì)信息的查詢(xún)利用需求。

(2)按照事項(xiàng)組卷管理

依照NB-T 20042—2011《核電檔案分類(lèi)準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》將檔案分類(lèi)分為了12大類(lèi)，其中將信函單獨(dú)分為了一類(lèi)。但在近幾年核電項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中，行業(yè)專(zhuān)家提出了一些疑問(wèn)。首先，專(zhuān)家普遍認(rèn)為，信函為事項(xiàng)的載體，其使用目的通常分為兩種，一種是對(duì)事項(xiàng)的溝通交流，另一種是文件傳遞的載體。在這種情況下，信函作為一個(gè)單獨(dú)的分類(lèi)，則與事項(xiàng)脫離，對(duì)檔案體系事項(xiàng)的系統(tǒng)性保持的不好，查閱事項(xiàng)的完整全貌產(chǎn)生不便。另一種意見(jiàn)是，以DA/T 28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》為代表的檔案行業(yè)規(guī)范中，來(lái)往函件并未單獨(dú)分列為某一分類(lèi)，而是融入在各事項(xiàng)分類(lèi)中。在其他行業(yè)的檔案整理規(guī)范中，函件也不是單獨(dú)分類(lèi)，唯《核電檔案分類(lèi)準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》將函件單獨(dú)分類(lèi)管理。這種分類(lèi)方法在檔案整理實(shí)際操作中是否合適，還有待商榷。

本項(xiàng)目檔案整理工作開(kāi)展工作中，對(duì)以上專(zhuān)家提出的意見(jiàn)進(jìn)行了探討與思考，DA/T 28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》中明確了“項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類(lèi)科學(xué)、組卷合理，便于保管利用”檔案整理基本原則。因此，在本項(xiàng)目檔案整理工作中，吸納專(zhuān)家意見(jiàn)，按照事項(xiàng)完整的方式將信函等文件拆分到各事項(xiàng)案卷中，是可行的操作方式。

目前信函拆分組卷的方式為：將信函依照事項(xiàng)進(jìn)行篩選，篩選出的信函按照事項(xiàng)劃分檔案分類(lèi)，在事項(xiàng)的一套案卷中增加一卷“來(lái)往信函”卷。此種方式目前能保障各工作項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性與完整性。

(3)提高電子組卷能力

本項(xiàng)目在實(shí)施工作中，電子文件的產(chǎn)生與使用范圍大于以往的基本建設(shè)項(xiàng)目。在具體的文件類(lèi)型中，設(shè)計(jì)文件絕大部分均為電子文件。由此，在紙質(zhì)檔案實(shí)體中缺少這些電子文件，此特點(diǎn)與傳統(tǒng)基本建設(shè)檔案的組成有所不同。

檔案組卷工作的目標(biāo)是展現(xiàn)項(xiàng)目的整體全貌，在本項(xiàng)目中電子文件結(jié)合紙質(zhì)檔案是展現(xiàn)全貌的最優(yōu)方案。由此在檔案整理中，基于電子文件的組卷方式需要優(yōu)化并在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。在ECM系統(tǒng)中，依照檔案分類(lèi)建立不同的案卷，在案卷之下，將電子文件依照組卷順序，納入各案卷中，系統(tǒng)中能夠完整展現(xiàn)項(xiàng)目案卷的內(nèi)部全貌。對(duì)于紙質(zhì)檔案，在卷內(nèi)目錄中仍將電子文件的條目羅列其中，但不再打印紙質(zhì)組卷。

在目前的整理方式下，紙質(zhì)案卷內(nèi)容逐漸減少，電子案卷的內(nèi)容最為豐富，這也是今后電子文件推廣利用后的檔案案卷的主要變化之一。

4 結(jié)論

總之，秦山核電320 MW機(jī)組運(yùn)行許可證延續(xù)項(xiàng)目實(shí)施范圍復(fù)雜、跨度時(shí)間長(zhǎng)，與傳統(tǒng)基建項(xiàng)目有所不同，文件歸檔工作具有項(xiàng)目自身的特點(diǎn)與難點(diǎn)。通過(guò)對(duì)此項(xiàng)目文件收集歸檔等方面的研究，可以對(duì)此項(xiàng)目文件進(jìn)行完整的收集，并進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)地整理，滿(mǎn)足檔案的四性要求，方便以后項(xiàng)目檔案的查詢(xún)利用，并對(duì)此項(xiàng)目的推廣有一定的借鑒與指引作用。