建筑工程技術(shù)資料歸檔管理工作的思考

劉金娟

摘要：建筑工程檔案資料屬于建筑企業(yè)的寶貴財(cái)富，是建筑企業(yè)在施工過程中經(jīng)驗(yàn)與施工技術(shù)的積累，在建筑工程管理中發(fā)揮重要的作用。有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，不僅可以提升建筑工程的質(zhì)量，還可以提高企業(yè)的經(jīng)營利潤。因此，對(duì)建筑工程檔案資料進(jìn)行科學(xué)、有效管理，無論對(duì)企業(yè)檔案管理本身，還是企業(yè)未來發(fā)展都具有不可替代的作用。目前，在建筑工程檔案資料管理中還存在很多問題需要解決，論文就存在的問題進(jìn)行解析，并提出相應(yīng)的處理措施。

關(guān)鍵詞：建筑施工;資料管理;施工資料

引言

建筑施工資料管理是建筑工程項(xiàng)目建設(shè)中必不可少的重要工作內(nèi)容，包括對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工工藝、施工工序、項(xiàng)目竣工等完整資料的記錄與管理，是保障建筑工程順利進(jìn)行的基礎(chǔ)措施，也是建筑工程管理、檢查以及后期維護(hù)的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。因此，建筑施工資料管理在建筑工程中具有十分重要的地位，要在管理工作中保障施工資料采集的真實(shí)性、可靠性，及在管理過程中建筑施工資料的完整性和有效性，才能充分發(fā)揮建筑施工材料管理的管理水平。本文針對(duì)建筑施工資料管理問題，進(jìn)行了探討與分析，為業(yè)內(nèi)建筑施工材料管理人員提供相關(guān)的參考作用。

1建筑工程檔案資料管理的重要性

運(yùn)用科學(xué)、有效的建筑檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對(duì)內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對(duì)建筑工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建筑施工過程中，對(duì)建筑檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案資料管理在建筑工程中的重要性。國家住建部的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對(duì)檔案資料管理的重視程度，從而保證在建筑工程項(xiàng)目施工時(shí)，認(rèn)識(shí)到建筑工程檔案資料管理的重要性與緊迫感。

2建筑工程技術(shù)資料歸檔管理的特點(diǎn)

2.1專業(yè)性

對(duì)于建筑工程項(xiàng)目來說，如果建筑單位想要保證工程施工順利完成，就需要各個(gè)部門之間緊密配合，在此過程中就會(huì)有產(chǎn)生較多技術(shù)資料，資料管理人員要對(duì)這些技術(shù)資料進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)在整理過程中，資料管理員還要對(duì)技術(shù)資料本身的專業(yè)性有充分的重視。比如對(duì)于廣州某一個(gè)住宅小區(qū)建設(shè)項(xiàng)目來說，其在評(píng)選市級(jí)優(yōu)質(zhì)獎(jiǎng)或省級(jí)優(yōu)質(zhì)獎(jiǎng)的時(shí)候，資料管理員就要對(duì)該建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)構(gòu)，以及所涉及的水電、節(jié)能、電梯等方面的資料進(jìn)行分類整理。特別是在對(duì)其進(jìn)行歸檔的時(shí)候，資料管理人員更是要結(jié)合這些資料本身的特點(diǎn)以及相互之間所存在的聯(lián)系完成歸檔工作，以此來保證該工作的開展可以發(fā)揮出其本身的價(jià)值。當(dāng)然對(duì)這些資料管理人員來說，其必須掌握與建筑工程項(xiàng)目相關(guān)且較為全面的知識(shí)，只有這樣技術(shù)資料的整理歸檔工作的質(zhì)量以及專業(yè)性才可以得到有力地保障。

2.2成套性

對(duì)于建筑工程來說，技術(shù)資料的成套性會(huì)對(duì)其施工特征造成直接性的影響。建筑工程技術(shù)材料其實(shí)就是建筑工程項(xiàng)目在施工過程中所形成的資料，其中每一張圖紙及每一頁文字等，都占據(jù)著比較重要的地位，這也就突顯出了建筑工程技術(shù)資料本身的成套性。除此之外，資料管理員在針對(duì)技術(shù)資料開展歸檔管理工作的時(shí)候，其本身成套性的特點(diǎn)會(huì)對(duì)資料的最終分類狀態(tài)以及存放情況等造成直接性的影響，所以資料管理員在開展歸檔管理工作的時(shí)候，一定要對(duì)其成套性特點(diǎn)有所重視。

3建筑工程檔案資料管理中存在的問題與不足

3.1建筑工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在建筑工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實(shí)現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致無法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。另外，紙質(zhì)檔案保管還面臨一個(gè)重要問題就是在需要時(shí)，難以較快查詢，降低了建筑工程檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化，不僅可以保存一些重要的檔案信息，還提高了檔案查詢速度。

3.2建筑工程檔案資料管理人員素質(zhì)低

建筑工程檔案管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的工作效率與綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)建筑工程檔案管理水平有很大的影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展步伐。在目前形勢(shì)下，我國從事建筑工程檔案資料管理的員工并不是受過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能與知識(shí)，管理人員在上崗前缺乏有效的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不能有效地執(zhí)行管理制度的規(guī)定，建筑施工企業(yè)也沒有采取針對(duì)性的監(jiān)督辦法及有效的管理措施。

4加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的建議

4.1加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)在建筑工程檔案管理中的應(yīng)用，可以提高檔案資料管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速歸檔，為單位決策時(shí)提供全面的信息資源。建筑企業(yè)可以通過建立計(jì)算機(jī)共享網(wǎng)絡(luò)，方便檔案資料的有效利用與快速查詢。可以提高檔案管理中的全面性與清晰程度，配套專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作中的效率與質(zhì)量。

4.2做好資料管理的監(jiān)管工作

首先，企業(yè)管理層應(yīng)提高對(duì)資料管理作用的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)資料管理力度，并對(duì)施工資料的收集、整理、保存進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)管;其次，完善企業(yè)資料管理體系，制定獎(jiǎng)懲措施，將資料管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，從而保障施工資料的及時(shí)性和完整性;再次，要明確企業(yè)資料管理的目的，不只是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查，更是為了保存項(xiàng)目施工過程、企業(yè)發(fā)展和城市發(fā)展的依據(jù);最后，要確保資料管理的監(jiān)管工作有效落實(shí)，以企業(yè)資料管理體系為依據(jù)，將資料管理監(jiān)管工作有效落實(shí)，從而提高建筑資料施工管理水平。另外，要重點(diǎn)做好工程合同資料的管理，在工程各類合同資料簽訂完成后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)收集合同資料，對(duì)合同內(nèi)容充分了解、知悉，并整理監(jiān)管。

4.3建立施工資料管理責(zé)任制

在施工資料管理過程中，因各施工環(huán)節(jié)較多，資料收集工作也較為繁雜，為保障資料收集、整理過程中的完整性和有效性，應(yīng)對(duì)資料收集、整理工作明確分工，將資料管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，實(shí)行三級(jí)責(zé)任制管理，并錄入到合同當(dāng)中。參考部分企業(yè)對(duì)施工資料管理的先進(jìn)做法，在建筑工程竣工前兩個(gè)月，企業(yè)管理層展開施工資料歸檔審查工作，資料歸檔審查工作參與者包括企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工程負(fù)責(zé)人、成本部門、行政部門、資料部門等人員參與，企業(yè)工程項(xiàng)目重要管理人員幾乎全員出動(dòng)，充分體現(xiàn)企業(yè)對(duì)施工資料管理的重視。對(duì)待施工資料審查管理工作要獎(jiǎng)罰分明，對(duì)不按照要求進(jìn)行施工資料歸檔審查工作的，根據(jù)合同內(nèi)容予以懲罰。另外，資料管理人員的收入待遇也應(yīng)提高，從而體現(xiàn)出企業(yè)對(duì)建筑施工資料的收集、整理、管理工作的重視，提高建筑施工資料管理人員的工作積極性。

結(jié)語

隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)注意各個(gè)環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。建筑工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，越來越多的建筑施工企業(yè)在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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