高校檔案管理實(shí)踐研究

石貞貞

高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，提升檔案管理工作的科學(xué)性有助于提升高校的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)高校工作的有序開展。但是現(xiàn)階段，高校檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理室收集材料不全面、專業(yè)人才隊(duì)伍不足等問題。本文通過分析高校檔案管理工作實(shí)踐以及存在的問題，探索其進(jìn)一步發(fā)展的方向，以期進(jìn)一步提升高校檔案管理水平，為相關(guān)研究提供借鑒。

一、高校檔案管理工作實(shí)踐

（一）解放思想，創(chuàng)新高校檔案管理工作

高校檔案管理者應(yīng)積極解放思想，創(chuàng)新檔案管理工作。首先，高校檔案管理者在任何時(shí)候都堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。實(shí)事求是是我們面對(duì)生活和工作的正確態(tài)度，只有堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，才有助于形成正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。檔案是對(duì)歷史的記錄，是歷史的見證者，高校檔案管理者只有堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，才能充分發(fā)揮檔案記錄歷史的重要作用。因此，檔案管理者必須保持持之以恒的奮斗精神以及無私奉獻(xiàn)的工作作風(fēng)。其次，高校檔案管理者積極變革檔案管理方式，引入新興信息技術(shù)，提升檔案管理工作的信息化水平與效率。

（二）以人為本，強(qiáng)化面向全體師生的服務(wù)意識(shí)

高校檔案管理工作講求以人為本，強(qiáng)化面向全體師生的服務(wù)意識(shí)。首先，高校檔案管理人員將檔案管理工作透明化。高校檔案管理工作由專人負(fù)責(zé)，在過去，檔案管理多以“保密”的形式進(jìn)行，這就割裂了檔案管理工作與全校師生間的關(guān)系?，F(xiàn)在高校檔案管理者將檔案管理工作透明化，及時(shí)向全校師生公布存檔地點(diǎn)以及存檔內(nèi)容，便于教師以及學(xué)生查閱資料。其次，高校檔案管理者注重將檔案歸類存放。高校檔案記錄的是教師的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，對(duì)檔案進(jìn)行歸類存放可以節(jié)約教師和學(xué)生查找相關(guān)資料的時(shí)間。

（三）全面協(xié)調(diào)，強(qiáng)化各主體間的溝通交流

高校檔案管理工作強(qiáng)化全面協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各主體間的溝通交流。首先，高校檔案管理者注重與高校行政人員的溝通交流。高校行政人員負(fù)責(zé)處理校內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)，其中很多內(nèi)容需要留檔保存，以記錄學(xué)校的發(fā)展歷程。高校檔案管理者積極與行政人員進(jìn)行交流溝通，可以縮短獲得有效信息的時(shí)間，提升工作效率。其次，高校檔案管理者強(qiáng)化與學(xué)生的交流溝通。當(dāng)今社會(huì)就業(yè)形勢嚴(yán)峻，學(xué)生擁有大量證明其經(jīng)歷和能力的材料能夠提升競爭優(yōu)勢，但是很多學(xué)生在校期間不注重保留相關(guān)信息。如若高校檔案管理者加強(qiáng)與學(xué)生間的聯(lián)系，則有助于學(xué)生在較短時(shí)間內(nèi)獲得相關(guān)證明其能力與經(jīng)歷的材料，提升就業(yè)競爭力。此外，學(xué)生將自己的就業(yè)信息反饋給學(xué)校并在檔案管理室進(jìn)行保留，有助于學(xué)校統(tǒng)計(jì)學(xué)生的就業(yè)率。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）高校檔案管理的信息化水平較低

高校檔案管理存在信息化水平較低的問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，大多數(shù)高校的檔案管理工作依然以手工形式為主，即由檔案管理工作人員對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、歸納。這種整理方式不僅工作效率低下，而且管理者在整理檔案的過程中極易出錯(cuò)，不利于科學(xué)、完整地保存檔案。另一方面，有些高校雖然在檔案管理工作中引入了新興信息技術(shù)，但是對(duì)新技術(shù)的使用率較低，僅停留在“表面擁有”階段，不利于充分發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用，不利于提升檔案管理者的工作效率。例如，很多高校擁有檔案錄入與歸類電子系統(tǒng)，但是檔案管理者并不注重通過電子系統(tǒng)錄入內(nèi)容，這就造成了資源浪費(fèi)。

（二）高校檔案管理室收集材料不全面

高校檔案管理室收集材料不全面是高校檔案管理存在的問題之一。首先，高校檔案管理室中的學(xué)生信息較少。高校檔案管理室主要記錄學(xué)校發(fā)展以及教師教學(xué)成果、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，記錄學(xué)生信息的內(nèi)容少之又少，不利于普通學(xué)生從學(xué)校檔案室中查找資料。其次，高校人事檔案是反映教職工信息的重要內(nèi)容，對(duì)于教師日后的職業(yè)發(fā)展具有重要作用。但是目前高校檔案管理室保存教師信息時(shí)只留有一些基本信息，忽視了記錄教師的教學(xué)過程以及教學(xué)特色，這就造成了高校檔案管理室收集信息不全面的問題。

（三）高校檔案管理缺乏專業(yè)的人才隊(duì)伍

高校檔案管理缺乏專業(yè)人才，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理的發(fā)展。首先，目前高校的檔案管理者多為中年群體，他們學(xué)習(xí)新知識(shí)的主動(dòng)性不強(qiáng)，也不注重通過改變管理方式提升工作效率。而且現(xiàn)階段的很多檔案管理者并沒有專業(yè)教育背景，只是根據(jù)日常習(xí)慣進(jìn)行檔案整理與歸納，不利于提升高校檔案管理工作的工作效率以及信息化水平。其次，高校檔案管理缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，不利于提升高校檔案管理室的信息化水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，借用各種電子系統(tǒng)進(jìn)行信息錄入與整理已成為常態(tài)，熟練使用各類電子系統(tǒng)的前提是高校擁有專業(yè)的電子技術(shù)人員。

三、高校檔案管理發(fā)展方向

（一）提升高校檔案管理的信息化水平

提升檔案管理的信息化水平是促進(jìn)高校檔案管理發(fā)展的重要舉措之一。首先，高校要加強(qiáng)數(shù)字平臺(tái)的建設(shè)。高校應(yīng)當(dāng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極引入各種新興技術(shù)提升檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。其次，高校檔案管理者要提升對(duì)各種信息技術(shù)的利用率，切實(shí)提升工作效率。提升對(duì)信息技術(shù)的利用率是提升高校檔案管理信息化水平的重要舉措，檔案管理者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)各種新興技術(shù)，利用新興技術(shù)進(jìn)行檔案內(nèi)容的錄入和歸納工作，以提升工作效率。

（二）增加高校檔案管理室的材料內(nèi)容

增加高校檔案管理室的材料內(nèi)容可以進(jìn)一步提升檔案管理室在高校中的重要地位，促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。首先，高校檔案管理者要增加對(duì)學(xué)生信息的記錄與歸檔。學(xué)生的在校表現(xiàn)、成績單、參與的社會(huì)實(shí)踐項(xiàng)目等都可以成為高校檔案管理室的收錄內(nèi)容，以此彌補(bǔ)高校檔案記錄中學(xué)生信息的缺失。其次，高校檔案管理者要注重收集教師各方面的信息。不同教師的教學(xué)特色不同，研究項(xiàng)目不同，且在學(xué)術(shù)研究中取得的成就不同，而這些信息對(duì)于教師自身的發(fā)展來說是非常重要的。高校檔案管理者應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集教師的最新信息，以增加檔案管理室的材料內(nèi)容。同時(shí)，教師也要注重總結(jié)自身的發(fā)展經(jīng)歷，并將相關(guān)信息交由檔案室保管。

（三）建設(shè)高校檔案管理的專業(yè)人才隊(duì)伍

建設(shè)高校檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍可以促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，所以，高校要注重引入專業(yè)檔案管理與技術(shù)人才。首先，高校要聘用一批具有專業(yè)教育背景的檔案管理人員。隨著中國教育的不斷發(fā)展，檔案學(xué)已經(jīng)成為一門獨(dú)立學(xué)科，并且為社會(huì)培養(yǎng)了一批專業(yè)人才。高校在招聘人才的過程中要注重將“科班出身”作為選擇標(biāo)準(zhǔn)之一。其次，高校要注重引入掌握信息技術(shù)的人才。高校應(yīng)當(dāng)通過提升薪資待遇、給予安家費(fèi)等方式吸引更多技術(shù)人才，以提高檔案管理專業(yè)人才信息技術(shù)水平。

四、結(jié)語

提升高校檔案管理水平，促進(jìn)高校檔案管理實(shí)踐的進(jìn)一步發(fā)展有助于完善高校工作內(nèi)容，提升高校工作效率。因此，高校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自身檔案管理實(shí)踐水平。雖然現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在一些問題，但是這些問題都能夠得到解決。長遠(yuǎn)來看，高校應(yīng)當(dāng)積極借助互聯(lián)網(wǎng)的重要作用提升高校檔案管理的信息化水平，增加檔案管理室的材料內(nèi)容，建設(shè)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍，以充分提升檔案管理水平。

【基金項(xiàng)目】2020年度河南省社科聯(lián)調(diào)研課題“中原學(xué)構(gòu)建背景下的漢語國際推廣研究”（編號(hào)：SKL—2020—841）;2020年度南陽師范學(xué)院校級(jí)思想政治專項(xiàng)課題“地方特色文化資源融入漢語國際推廣基地的建設(shè)研究”（編號(hào)：2020SZ007）;2020年南陽師范學(xué)院校級(jí)決策研究課題“漢語國際推廣發(fā)展機(jī)制改革”（編號(hào)：2019WYJC13）。

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（作者單位 南陽師范學(xué)院地理科學(xué)與旅游學(xué)院）