火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作探析

藺晶

摘 要：本文以現(xiàn)階段火力發(fā)電企業(yè)檔案管理特點(diǎn)為著眼點(diǎn)，總結(jié)了新時(shí)代火力發(fā)電企業(yè)檔案管理中存在的問題，積極探尋科學(xué)高效的檔案管理策略，希望可以起到拋磚引玉的效果。

關(guān)鍵詞：火力發(fā)電企業(yè);檔案管理;問題;策略

一、火力發(fā)電企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.多樣性

火力發(fā)電企業(yè)技術(shù)檔案包涵了電廠技術(shù)人員培訓(xùn)記錄方面、電廠技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)方面的檔案以及電廠綜合技術(shù)信息應(yīng)用方面的檔案等。與較早的火電廠技術(shù)檔案文件種類相比，現(xiàn)階段火力發(fā)電廠技術(shù)檔案文件的種類已經(jīng)具備了多樣性。新中國(guó)剛剛誕生時(shí)，國(guó)內(nèi)火電廠主要是蘇聯(lián)援建的，那時(shí)的檔案主要是俄文的;隨著我國(guó)改革開放的腳步不斷加快，國(guó)內(nèi)很多發(fā)電廠與歐美發(fā)達(dá)國(guó)家電廠的技術(shù)交流愈發(fā)頻繁，從英國(guó)、德國(guó)和法國(guó)引進(jìn)了不少技術(shù)先進(jìn)的發(fā)電機(jī)組，這時(shí)的檔案根據(jù)不同國(guó)家、不同廠商以及不同的機(jī)組型號(hào)采取了有針對(duì)性的檔案管理策略。

2.周期性

火力發(fā)電廠檔案管理過(guò)程主要包括形成、企業(yè)使用、立卷歸檔以及保存這四個(gè)階段，具有一定的周期性。（1）形成階段。形成階段也就是檔案文檔的建設(shè)階段，該階段需要火電企業(yè)圖文材料、電廠基建設(shè)施、電廠各類科技產(chǎn)品使用規(guī)程、電廠財(cái)務(wù)往來(lái)明細(xì)等大量材料做支撐，這些文檔的來(lái)源主要有兩部分構(gòu)成，一部分是集團(tuán)與火電企業(yè)的內(nèi)部文檔，另一部分是火電企業(yè)與外部機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來(lái)文檔，此階段文檔在成文之時(shí)即具有法定效力。（2）使用階段。該使用階段指的是企業(yè)內(nèi)部使用階段，包括企業(yè)外部聯(lián)絡(luò)文件和企業(yè)內(nèi)部文件?；痣娖髽I(yè)負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)的部門在接收外部材料后，根據(jù)火電企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，將接收材料以內(nèi)部流轉(zhuǎn)的形式來(lái)供企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)檢查和批示，目的是保證文件傳遞的及時(shí)性。企業(yè)內(nèi)部文件是文件起草部門在接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示后，根據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)提出的綱要來(lái)進(jìn)行相關(guān)文件的編制，通過(guò)層層審批后，交由高層領(lǐng)導(dǎo)審批查閱。通過(guò)最后一道審批手續(xù)后，火電企業(yè)對(duì)該文件進(jìn)行登記編號(hào)，這時(shí)文件即是檔案的雛形，也被稱為火電企業(yè)現(xiàn)行文件。（3）立卷歸檔。當(dāng)使用階段的文件完成了傳達(dá)、記述等效用后，會(huì)被相關(guān)人員妥善收集整理后交至檔案部門，檔案部門按照火電企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度和已擁有的歸檔卷宗進(jìn)行認(rèn)真分類，并按照不同類目進(jìn)行封存以備查閱。此外，在立卷歸檔完畢后還有一部分具有行政效率的文件，所以立卷歸檔后的文件也被稱為半現(xiàn)行文件。（4）保存階段。文件保存階段就是將文件按照其自身價(jià)值的不同，劃分為永久性保存文件和定期保存文件兩類，分別保存在檔案室內(nèi)。保存在檔案室內(nèi)的文件無(wú)論價(jià)值高低均已不具備現(xiàn)行環(huán)節(jié)的特性，但是其對(duì)火電企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)依然具有參考價(jià)值。

3.專業(yè)性

國(guó)家檔案局本著強(qiáng)化火電企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化為原則，在國(guó)家檔案局頒布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》基礎(chǔ)上，編制了《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》，該規(guī)則對(duì)火電企業(yè)檔案管理的分類方法、類目設(shè)置以及類目標(biāo)識(shí)等做了明確的規(guī)定。從0-5大類以及6-9大類分類表不難看出，火力發(fā)電企業(yè)文件歸檔任務(wù)是極其艱巨和繁瑣的。

二、火力發(fā)電企業(yè)檔案管理存在的問題

1.檔案管理水平方面的問題

（1）制度不夠健全

國(guó)內(nèi)每個(gè)火電企業(yè)都有屬于自己企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，但是沒有哪個(gè)火電企業(yè)敢保證自己的檔案管理制度在檔案收集、檔案整理以及檔案保存和保密等環(huán)節(jié)不存在紕漏的。比如，在檔案的文件信息采集方面沒有拿出兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，導(dǎo)致火電企業(yè)檔案信息中出現(xiàn)錯(cuò)誤或者內(nèi)容缺失的現(xiàn)象是時(shí)有發(fā)生的;部分火電企業(yè)的檔案在內(nèi)部員工借閱過(guò)程中居然不需要借閱人簽字就可以拿走，而且到了歸還期限時(shí)，也沒有積極催借閱人歸還;在個(gè)別企業(yè)存在檔案管理人員玩忽職守，僅憑個(gè)人喜好對(duì)在存檔案進(jìn)行涂改或者銷售換取額外報(bào)酬，這不僅違返了檔案管理的基本規(guī)定，也拋棄了作為一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該具備的基本職業(yè)素養(yǎng)。與其他行業(yè)檔案管理相比，基于火電行業(yè)運(yùn)行的特殊性質(zhì)，大多數(shù)火電行業(yè)均會(huì)制定適合本企業(yè)檔案管理的安全制度，特別是檔案室溫度監(jiān)控、濕度監(jiān)控方面均做出了非常細(xì)致的規(guī)定。但是在具體實(shí)施方面卻差強(qiáng)人意，沒有采取行之有效的落實(shí)措施，檔案安全管理沒有落實(shí)到具體的責(zé)任人，沒有形成動(dòng)態(tài)閉環(huán)管理。一旦出現(xiàn)問題后，為了逃避責(zé)任，相關(guān)管理人員互相推諉，無(wú)法繼續(xù)更好的履行自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。

（2）歸檔不及時(shí)，檔案文件缺失

火力發(fā)電企業(yè)規(guī)定在合同簽訂時(shí)，檔案記錄工作就應(yīng)開始并一直持續(xù)到合同履約完成并做好文件移交才可以終止。檔案記錄工作只有從合同簽訂到合同履約完成的全過(guò)程內(nèi)實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤，才能對(duì)這個(gè)合同內(nèi)發(fā)生的所有文件進(jìn)行完整的記錄。而大部分火電企業(yè)在實(shí)際工作中往往到了年底才對(duì)合同履約過(guò)程中的文件進(jìn)行匯總。由于時(shí)間周期太長(zhǎng)，加上檔案管理人員沒有及時(shí)參與合同履約的全過(guò)程，一些檔案文件全憑合同參與者移交報(bào)送或者靠著檔案管理人員的記憶去催交，很容易造成檔案文件丟失的情況。繼而影響了檔案文件質(zhì)量的可靠性，使得檔案文件參考價(jià)值下降。出現(xiàn)這一問題的主要原因是管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，企業(yè)內(nèi)部也沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度，造成了檔案文件的缺失，影響了企業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)方面的問題

（1）企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)檔案工作給予足夠的重視

現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)安全和消防管理是火力發(fā)電企業(yè)長(zhǎng)期主抓的兩項(xiàng)基本工作。由于這種慣性思維，大部分火電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有給予足夠的重視?！爸灰９艿臋n案不丟失、不損壞就算完成任務(wù)”，這是大部分火電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的看法。之所以會(huì)出現(xiàn)這種認(rèn)知，是因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到檔案管理是可以給火電企業(yè)帶來(lái)收益的，檔案管理并不是簡(jiǎn)單的文字編輯、文件保存工作。企業(yè)檔案管理工作在長(zhǎng)期不受重視情況下，其發(fā)展水平已與火電企業(yè)不斷的升級(jí)改造速度出現(xiàn)了越來(lái)越大的落差，長(zhǎng)期得不到較好的發(fā)展，為火電企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了諸多弊端，甚至出現(xiàn)了一些不可避免的損失。