高校住房檔案管理信息化

蔣曉紅 張占武

摘 要：如今信息化時(shí)代的來(lái)臨，為高校住房檔案管理方式也提出了更高的要求，于是住房檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前眾多高校住房檔案管理工作的努力方向。 部分高校依據(jù)住房檔案的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了住房檔案的信息化建設(shè)目標(biāo)，為學(xué)校人員提供了便捷化服務(wù)。然而如今仍然存在管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境，如紙質(zhì)檔案形式仍為主流、與各部門(mén)間的信息互通不暢、管理人員素質(zhì)不高、管理制度不夠完善等問(wèn)題，極大制約了當(dāng)前高校住房檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)此高校需從這些問(wèn)題出發(fā)，進(jìn)一步探索優(yōu)化路徑，從而提高高校住房檔案服務(wù)與管理效率。

關(guān)鍵詞：高校;住房檔案;管理信息化

當(dāng)前高校的已購(gòu)公房、集資房、教工周轉(zhuǎn)房、公寓等多種住房的出現(xiàn)，使得學(xué)校住房管理更加復(fù)雜化，住房檔案管理成為當(dāng)前教職工關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題。住房檔案作為一種特殊介質(zhì)憑證，對(duì)高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在如今復(fù)雜住房形勢(shì)下不僅不利于提高住房工作的管理服務(wù)水平，對(duì)長(zhǎng)久的保存和管理住房信息也具有阻礙作用。因此高校要想解決住房管理問(wèn)題，需對(duì)住房檔案管理工作進(jìn)行有效改革。

一、高校住房檔案管理信息化的意義

1.有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理

高校在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，校內(nèi)各種檔案管理工作中暴露出諸多問(wèn)題，極大影響了校內(nèi)檔案管理工作的有序開(kāi)展。為此只有進(jìn)行全面調(diào)整和革新才能助力檔案管理更加完善，于是便在住房檔案管理工作中引進(jìn)了信息化管理模式。該模式的滲透與推廣，不僅可有效節(jié)省檔案工作中的人力、物力資源，提高住房檔案管理工作效率，同時(shí)校內(nèi)各相關(guān)管理人員運(yùn)用智能化設(shè)備，在閑暇時(shí)間學(xué)習(xí)并更新住房檔案管理技術(shù)，在提升校內(nèi)住房檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)上還能提升自身素質(zhì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案有序管理。

2.有利于發(fā)揮模范帶頭作用

當(dāng)前新《檔案法》修訂中增加了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，要求各企事業(yè)單位根據(jù)自身情況，積極改革調(diào)整自身檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，為當(dāng)前社會(huì)信息化和時(shí)代化建設(shè)起好帶頭作用。因此高校作為教育領(lǐng)域的中堅(jiān)力量，在住房檔案管理信息化建設(shè)中，積極引進(jìn)了檔案信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)，將檔案管理工作內(nèi)容與信息化深入結(jié)合，極大帶動(dòng)了其他各企事業(yè)單位的信息化改革決心，為社會(huì)范圍內(nèi)的檔案管理信息化改革提供了有效借鑒與帶頭作用。

3.有利于為學(xué)校人員提供便捷

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，高校住房檔案信息一般情況下都會(huì)放到檔案館統(tǒng)一保存，而檔案館內(nèi)儲(chǔ)存的檔案資源隨著住房信息的增多也會(huì)相應(yīng)增加，給檔案查找造成了極大不便。對(duì)于查閱者而言，面對(duì)館內(nèi)海量的檔案資料庫(kù)，要想立即找出自身所需資料十分不便，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，如果將信息技術(shù)引進(jìn)住房檔案管理建設(shè)中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)查閱者的需求篩選出相關(guān)檔案信息，既能節(jié)省時(shí)間又能保證資料的準(zhǔn)確與完善。

二、高校住房檔案管理信息化特征

1.海量的住房檔案信息

由于住房檔案信息中涉及了合同、數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)、人員信息、工作證號(hào)等基本信息，內(nèi)容十分龐雜且細(xì)碎，仍舊采用以往人力管理方式不僅會(huì)造成檔案數(shù)量堆積，不易保存的問(wèn)題，而且還會(huì)占用校內(nèi)較多公共場(chǎng)地和資源，不利于高校檔案管理工作的優(yōu)化整合。如今住房檔案管理工作中采用的信息系統(tǒng)，不僅內(nèi)存大，能夠保存管理近10年乃至20年的住房檔案信息，便于查閱者進(jìn)行查找和使用。而且還能在網(wǎng)上搜索其他學(xué)校的檔案信息，將其借鑒到本校檔案管理中，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.檔案存取十分便捷

信息技術(shù)發(fā)展背景下，高校開(kāi)展信息化住房檔案管理模式具有信息實(shí)時(shí)共享的特征。在校內(nèi)搭建的智能檔案管理服務(wù)平臺(tái)中，包括一站式服務(wù)與自行選擇的服務(wù)模塊，對(duì)于管理人員而言，只需將住房檔案信息錄入各個(gè)系統(tǒng)模塊中，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)按照人員類(lèi)型、住房類(lèi)型、年限等進(jìn)行劃分，管理人員存取檔案資料時(shí)按照提示步驟操作即可，流程十分便捷簡(jiǎn)單，而且信息一體化使得校內(nèi)其他人員在查找資料時(shí)也實(shí)現(xiàn)了自由化。即便身處外地，也可登錄校內(nèi)系統(tǒng)完成電子檔案的存取流程或者辦理其他檔案處理業(yè)務(wù)，有效發(fā)揮了信息化的服務(wù)功能。

3.節(jié)省人力、物力資源

信息化時(shí)代，如果仍舊采用以往人力管理方式不僅容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)漏，而且還會(huì)造成人力、物力等資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。如今高校開(kāi)始引進(jìn)信息化管理方式，實(shí)行“一房一檔”“一人一檔”管理模式，一個(gè)人便可管理一門(mén)檔案信息，在人力資源上便率先實(shí)現(xiàn)了資源整合。同時(shí)，一臺(tái)信息化設(shè)備中可以存儲(chǔ)不同種類(lèi)的檔案信息，如可將住房檔案信息并入A類(lèi)系統(tǒng)，教育檔案并入B類(lèi)系統(tǒng)，人事檔案并入C類(lèi)系統(tǒng)，統(tǒng)一由一臺(tái)設(shè)備完成管理保存工作，能夠在物力上實(shí)現(xiàn)資源整合。

三、高校住房檔案管理內(nèi)容

1.住房建設(shè)檔案

住房建設(shè)檔案主要記載高校教師住房的取得過(guò)程和取得方式，包括教職工住房的自建、代建、合建、轉(zhuǎn)讓、承租等所有方式。若住房屬于教職工自建，需由學(xué)校主管下達(dá)準(zhǔn)予建設(shè)指標(biāo)，并做好建設(shè)檔案記錄和歸類(lèi);如果屬于教職工購(gòu)買(mǎi)的住房，需有學(xué)校主管部門(mén)下達(dá)的建房計(jì)劃、購(gòu)房協(xié)議與撥款清單等內(nèi)容，同時(shí)做好購(gòu)買(mǎi)檔案記錄;屬于轉(zhuǎn)讓、承租、抵押等獲得的住房，除了上述這些基本條件外，還需有相應(yīng)的合同協(xié)議和經(jīng)過(guò)公證且具有法律效力的文書(shū)，并由學(xué)校住房管理人做好檔案記錄。

2.住房產(chǎn)權(quán)檔案

住房產(chǎn)權(quán)檔案是記載房屋所有權(quán)權(quán)屬關(guān)系和組成形式的一種檔案類(lèi)型。其包括房屋所有權(quán)的申請(qǐng)、確認(rèn)、土地使用權(quán)的申報(bào)、核定、房屋產(chǎn)權(quán)變更、分割等內(nèi)容，高校教職工在確認(rèn)房屋所有權(quán)時(shí)，需在取得住房使用權(quán)之后按照法律程序履行所有權(quán)確認(rèn)手續(xù)。從法定意義上分析，如果無(wú)法明確該房屋使用者就是房屋所有權(quán)人，即便使用者承擔(dān)了部分房屋建設(shè)資金，也仍然無(wú)法成為房屋的主人。因此，高校管理者應(yīng)對(duì)教職工住房產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行明確清晰的管理，做好房屋權(quán)屬信息登記。

3.分房集資檔案