業(yè)財(cái)“云生態(tài)”

一張業(yè)務(wù)單據(jù)，通過(guò)一套數(shù)字化系統(tǒng)，從提單到完成付款，流轉(zhuǎn)效率提升了33%……3年多時(shí)間，首創(chuàng)置業(yè)全力打造以“業(yè)財(cái)一體化”全流程閉環(huán)管理為基礎(chǔ)的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，最大限度整合資源、發(fā)掘潛能，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理模式的創(chuàng)新和再造。

企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是大勢(shì)所趨，而財(cái)務(wù)數(shù)字化是關(guān)鍵一步。

自2017年以來(lái)，首創(chuàng)置業(yè)股份有限公司開(kāi)始推行“財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)”項(xiàng)目。歷經(jīng)立項(xiàng)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試、運(yùn)行和升級(jí)五個(gè)階段，最終建成以云共享平臺(tái)為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“業(yè)財(cái)一體化”，推動(dòng)公司向價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)管理啟航。

創(chuàng)新、再造管理模式

近年來(lái)，在行業(yè)政策的不斷驅(qū)動(dòng)下，房地產(chǎn)企業(yè)紛紛加快轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)程。首創(chuàng)置業(yè)作為北京市屬國(guó)有大型房地產(chǎn)企業(yè)，緊抓轉(zhuǎn)型機(jī)遇，積極調(diào)整經(jīng)營(yíng)思路，加快經(jīng)營(yíng)管理模式的集中化和精確化發(fā)展。

財(cái)務(wù)是信息、業(yè)務(wù)、管理三循環(huán)的重要組成部分。為滿足集中化和精確化發(fā)展需求，首創(chuàng)置業(yè)探索實(shí)踐“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)”三位一體的財(cái)務(wù)管理體系升級(jí)，以管理變革、技術(shù)創(chuàng)新、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加快業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)場(chǎng)景的數(shù)字化應(yīng)用，打造以云共享平臺(tái)為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，深化“業(yè)財(cái)一體化”全流程閉環(huán)管理。首創(chuàng)置業(yè)需要采用何種模式來(lái)建設(shè)云共享平臺(tái)，需要幾期建設(shè)，如何設(shè)置每期建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容，資源安排是否充分，由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)向共享財(cái)務(wù)過(guò)渡計(jì)劃是否周詳……

對(duì)項(xiàng)目建設(shè)前期所面臨的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)梳理后，首創(chuàng)置業(yè)確定將云生態(tài)信息管理系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)管理體系升級(jí)的核心部分，作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)“業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)”和“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)”緊密銜接的基礎(chǔ)和橋梁，選擇“共享財(cái)務(wù)”建設(shè)作為突破口，通過(guò)創(chuàng)新財(cái)務(wù)共享模式，最大限度發(fā)掘企業(yè)潛能、整合企業(yè)資源，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理模式的創(chuàng)新和再造。

總部、一線協(xié)同作戰(zhàn)

以數(shù)字化賦能財(cái)務(wù)管理體系轉(zhuǎn)型升級(jí)，打造以云共享平臺(tái)為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，需要公司管理層的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和各職能中心的高度認(rèn)可，更需要總部和一線團(tuán)隊(duì)各方的資源協(xié)同及全力配合，給予持續(xù)的人員和精力投入，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的人員穩(wěn)定和溝通順暢，才能確保系統(tǒng)和流程建設(shè)的順利開(kāi)展。

公司成立了由總裁、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)副總裁領(lǐng)銜的項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)，財(cái)務(wù)管理中心和信息管理中心為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，各業(yè)務(wù)中心及區(qū)域/城市公司總經(jīng)理深度參與協(xié)同的項(xiàng)目建設(shè)管理組織。業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理的無(wú)縫對(duì)接，為項(xiàng)目的實(shí)施奠定了組織基礎(chǔ)。

依據(jù)建設(shè)策略，項(xiàng)目組展開(kāi)了密集的調(diào)研活動(dòng)。對(duì)內(nèi)，與一線業(yè)務(wù)部門協(xié)同，了解業(yè)務(wù)需求，梳理業(yè)務(wù)流程，查找管理痛點(diǎn)，結(jié)合公司管理要求，制定解決方案;對(duì)外，積極學(xué)習(xí)前輩，聯(lián)系參觀了萬(wàn)達(dá)、蒙牛等行業(yè)龍頭企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，學(xué)習(xí)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)積極聯(lián)絡(luò)共享服務(wù)提供商，了解不同系統(tǒng)和方案之間的優(yōu)缺點(diǎn)。最終確定，系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施按照“管理咨詢——系統(tǒng)落地——運(yùn)營(yíng)提升”的思路逐步推進(jìn)，建成極具首創(chuàng)置業(yè)特色的以云共享平臺(tái)為核心的生態(tài)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)全流程閉環(huán)管理。

在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目組深入調(diào)研，認(rèn)真傾聽(tīng)各方面訴求，同時(shí)各業(yè)務(wù)線和一線團(tuán)隊(duì)也積極協(xié)調(diào)調(diào)配各類資源，最大程度上保證了系統(tǒng)建設(shè)的資源配備和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。以費(fèi)用報(bào)賬模塊為例，16個(gè)一線團(tuán)隊(duì)，涉及200多家法人單位、50個(gè)以上部門及崗位，積極配合項(xiàng)目組展開(kāi)調(diào)研。系統(tǒng)藍(lán)圖形成之初，項(xiàng)目組共收集和整理了超過(guò)1000份流程和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

在全公司上下協(xié)同，各方努力下，經(jīng)歷流程再造和系統(tǒng)建設(shè)，順利完成SIT、UAT兩大階段性測(cè)試，系統(tǒng)于2019年實(shí)現(xiàn)在全國(guó)范圍的全面上線。

2020年財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心完成稅務(wù)平臺(tái)對(duì)接、績(jī)效看板、電子檔案線上管理，進(jìn)一步豐富了生態(tài)信息管理系統(tǒng)的性能。自此，首創(chuàng)置業(yè)“業(yè)財(cái)一體化”達(dá)到新高度，財(cái)務(wù)數(shù)字化邁入新階段。

業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)高度融合

系統(tǒng)建設(shè)中，項(xiàng)目組要面對(duì)從“無(wú)”到“有”的現(xiàn)實(shí)困難，更要做好由“有”到“優(yōu)”的后續(xù)規(guī)劃，系統(tǒng)宏大、任務(wù)繁復(fù)，困難重重。

然而，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是一次打磨團(tuán)隊(duì)、發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才的機(jī)遇，也是提升凝聚力、向心力、核心競(jìng)爭(zhēng)力的考驗(yàn)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)稽核組張曉穎感觸很深：“共享一期時(shí)，因上線模塊多、人手緊張，系統(tǒng)測(cè)試不理想，為盡快解決問(wèn)題，大家通宵達(dá)旦、挑燈夜戰(zhàn)。為了勝利，咬牙堅(jiān)持，沒(méi)人覺(jué)得辛苦。我相信這段記憶值得每個(gè)人珍藏?！?/p>

首創(chuàng)置業(yè)天津公司財(cái)務(wù)輪崗員工楊白楊收獲頗多：“這是一個(gè)創(chuàng)業(yè)型組織，那段時(shí)間大家每天都在調(diào)研方案、梳理流程、測(cè)試系統(tǒng)，從方案設(shè)計(jì)到落地實(shí)施，每一步都是挑戰(zhàn)，我們欣喜于這挑戰(zhàn)帶來(lái)的提升。10個(gè)多月的輪崗時(shí)間，有工作帶來(lái)的充實(shí)感，也有業(yè)余生活的豐富多彩，這是一支充滿活力的團(tuán)隊(duì)?！?/p>

首創(chuàng)置業(yè)青島公司財(cái)務(wù)關(guān)鍵用戶郭寶珍也深有體會(huì)：“那段時(shí)間，應(yīng)收組同事對(duì)我們的工作支持力度很大。無(wú)論工作還是休息時(shí)間，總能不厭其煩，給予專業(yè)回復(fù)和指導(dǎo)，保證我們核算工作有序進(jìn)行;她們對(duì)流程把控很到位，工作很細(xì)致，經(jīng)常幫助我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。她們的專業(yè)精神、耐心和熱情令我感動(dòng)?！?/p>

首創(chuàng)置業(yè)首新事業(yè)部出納錢鈺使用后體會(huì)很深：“共享系統(tǒng)的功能模塊日趨完善，流程審批高效、把控嚴(yán)格，極大提高了基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。通過(guò)線上溝通和培訓(xùn)，大大節(jié)約了員工的時(shí)間成本”。

在公司上下的共同努力下，云生態(tài)信息管理系統(tǒng)一經(jīng)上線，就起到了立竿見(jiàn)影的效果。

以對(duì)公付款業(yè)務(wù)為例，上線前該業(yè)務(wù)部分關(guān)鍵管理流程過(guò)度依賴線下操作，不可避免地造成線上、線下等多項(xiàng)管理流程脫節(jié)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理不能貫通業(yè)務(wù)運(yùn)作全流程，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)高度融合。

上線后，首創(chuàng)置業(yè)的合同、預(yù)算、供應(yīng)商、稅務(wù)、資金等全面納入統(tǒng)一的平臺(tái)管理，實(shí)現(xiàn)在制度、流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)上的完全統(tǒng)一，將線下流程線上化，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，并結(jié)合數(shù)字化管理的要求，完成了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的雙向交換。值得一提的是，一張單據(jù)通過(guò)系統(tǒng)，從提單到完成付款的流轉(zhuǎn)效率提升了33%。

編輯/李洋