如何加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作

季曉霞

摘 ?要：在新時(shí)期環(huán)境下，人們醫(yī)療意識(shí)的增強(qiáng)促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療行業(yè)迅速發(fā)展，在此背景下，基層醫(yī)院也面臨很大的工作挑戰(zhàn)。在基層醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)中，無(wú)時(shí)無(wú)刻不產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)以檔案的形式為基層醫(yī)院的發(fā)展提供支持，但因?yàn)樾畔?shù)據(jù)具有內(nèi)容復(fù)雜、范圍廣泛、種類繁多等特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作造成很大壓力。本文就主要針對(duì)如何加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行分析，希望對(duì)相關(guān)工作的開(kāi)展提供參考。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院 ?檔案管理 ?管理工作 ?信息數(shù)據(jù)

中圖分類號(hào)：R821.4 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-098X（2021）04（b）-0186-03

How to Strengthen the Archives Management of Grass-Roots Hospitals

JI Xiaoxia

（Antu Traditional Chinese Medicine Hospital， Yanbian， Jilin Province， 133600 ?China）

Abstract： In the new era， the enhancement of people's medical awareness promotes the rapid development of China's medical industry. In this context， grass-roots hospitals are also facing great challenges. In the operation of grass-roots hospitals， a large number of information data are produced all the time， and these information data provide support for the development of grass-roots hospitals in the form of archives. However， because of the characteristics of complex content， wide range and various types of information data， it causes great pressure on archives management. Next， the article mainly analyzes how to strengthen the grass-roots hospital archives management， hoping to provide reference for the development of related work.

Key Words： Grass-roots Hospital; File management; Management work; Information and data

大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)各行各業(yè)的工作模式產(chǎn)生了很大的影響，各個(gè)企業(yè)和單位都對(duì)信息數(shù)據(jù)的價(jià)值挖掘十分重視，而醫(yī)院檔案就是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)體現(xiàn)，它對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)、活動(dòng)開(kāi)展和長(zhǎng)期發(fā)展具有重要的價(jià)值。為了充分發(fā)揮醫(yī)療檔案的作用，基層醫(yī)院就需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性，并積極采取有效措施加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展，這也是其發(fā)展中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

1 ?加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作的意義

在基層醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)中，檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院的正常運(yùn)行和長(zhǎng)期發(fā)展，它是醫(yī)院管理中的基礎(chǔ)與核心部分。通過(guò)醫(yī)院檔案能夠客觀和準(zhǔn)確地反映醫(yī)院工作情況、管理工作以及醫(yī)療水平，在現(xiàn)階段我國(guó)衛(wèi)生體制的改革逐漸深入背景下，需要醫(yī)院不斷地提升醫(yī)療技術(shù)水平以及服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)其核心的競(jìng)爭(zhēng)力提升，更好地滿足人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求。同時(shí)，檔案內(nèi)對(duì)醫(yī)院的各歷史階段發(fā)展變遷進(jìn)行記載，是醫(yī)院的寶貴物質(zhì)和文化財(cái)富，便于對(duì)醫(yī)院開(kāi)展宜傳教育活動(dòng)提供資源，也是醫(yī)院在文化建設(shè)以及整體形象方面的重要表現(xiàn)[1]。通過(guò)進(jìn)行檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史文化資料的整理和長(zhǎng)期保存，便于廣大職工以及人民群眾對(duì)醫(yī)院的深入了解，使醫(yī)院樹(shù)立良好形象，并實(shí)現(xiàn)職工凝聚力的提升，這對(duì)其持續(xù)發(fā)展具有重要的價(jià)值[2]。

2 ?基層醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 檔案管理基礎(chǔ)工作有待強(qiáng)化

在基層醫(yī)院的檔案管理中，基礎(chǔ)工作涉及到大量的內(nèi)容，且檔案范圍也是十分廣泛，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效開(kāi)展，需嚴(yán)格規(guī)范工作重視檔案管理。但對(duì)現(xiàn)階段基層醫(yī)院的檔案管理來(lái)看，基礎(chǔ)工作方面還存在有待加強(qiáng)的情況。在檔案管理的基礎(chǔ)工作中，一些人員自身工作水平以及綜合素養(yǎng)有限，工作的開(kāi)展缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案材料全面性和準(zhǔn)確性的不足;同時(shí)在檔案資料收集、整理、總結(jié)和鑒定等環(huán)節(jié)，一些人員并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都會(huì)對(duì)檔案資料價(jià)值產(chǎn)生影響;另外，在檔案管理中安全工作至關(guān)重要，但實(shí)際管理中相關(guān)人員存在管理不規(guī)范和態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，并沒(méi)有做好自身工作責(zé)任的落實(shí)，導(dǎo)致在保管、安全監(jiān)察、移交等環(huán)節(jié)出現(xiàn)安全問(wèn)題，甚至缺乏防火、防盜和防潮等手段，導(dǎo)致檔案資料受到損壞[3]。

2.2 檔案管理的機(jī)制需要健全

在基層醫(yī)院的檔案管理中，想要確保其工作規(guī)范和有序開(kāi)展，需要具有檔案管理機(jī)制作為保障，但現(xiàn)階段基層醫(yī)院普遍存在檔案管理的機(jī)制不健全的情況。盡管一些基層醫(yī)院進(jìn)行了檔案管理部門的建立，但其部門人員的配置存在不合理，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人員配置的科學(xué)化和專業(yè)化，硬件條件也沒(méi)有得到保障，這都對(duì)其工作的開(kāi)展造成了不利影響。同時(shí)，在實(shí)際的工作中并沒(méi)有對(duì)《檔案法》全面、有效地落實(shí)，很多檔案管理人員對(duì)其并沒(méi)有深入認(rèn)識(shí)，很多工作的開(kāi)展脫離了《檔案法》的規(guī)定。另外，在檔案管理中，責(zé)任制度、規(guī)范管理制度、安全保密制度、工作流程和內(nèi)容規(guī)范等較為缺乏，這也導(dǎo)致很多管理人員在工作開(kāi)展中缺乏制度依據(jù)與約束，進(jìn)而表現(xiàn)出工作的責(zé)任心不足、盲目性較大、操作不規(guī)范等情況。

2.3 對(duì)檔案資源缺乏開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)

檔案資料具有很大的潛在價(jià)值，通過(guò)對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)利用，能夠在諸多方面的工作中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的發(fā)揮，但基層醫(yī)院對(duì)檔案管理存在的重視度不足問(wèn)題，檔案意識(shí)較為薄弱，更無(wú)法對(duì)檔案資料進(jìn)行利用。一些基層醫(yī)院在檔案管理中，很多方面的資料是較為缺乏的，且一般是通過(guò)紙質(zhì)形式來(lái)保存，甚至出現(xiàn)殘缺不全的情況，這都是因?yàn)槠錂n案意識(shí)薄弱沒(méi)有重視檔案管理而造成的。由于檔案資源存在不完整，在對(duì)檔案資料的使用中也會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，不能夠?qū)ζ渌ぷ鞯拈_(kāi)展提供幫助和依據(jù)，這對(duì)檔案的利用價(jià)值造成了很大的影響[4]。

2.4 檔案管理的現(xiàn)代化水平有待提升

在新時(shí)期環(huán)境下，先進(jìn)科技技術(shù)迅速發(fā)展，對(duì)基層醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展提供了良好的條件，對(duì)推動(dòng)其檔案管理的現(xiàn)代化具有積極的意義。但從目前基層醫(yī)院的檔案管理來(lái)看，在現(xiàn)代化水平方面還普遍存在不足。一些基層醫(yī)院存在檔案管理的分散情況，檔案管理空間比較狹小，對(duì)相關(guān)工作硬件的投入也存在不足，檔案的管理設(shè)備較為陳舊，且管理技術(shù)也比較落后，這對(duì)其檔案管理的工作開(kāi)展造成了很大影響。盡管一些基層醫(yī)院積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的引入，但對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)的使用還較為表面化和淺顯化，僅僅用于對(duì)檔案資料的收集和整理，并沒(méi)有充分發(fā)揮其功能與作用，這也影響了其現(xiàn)代化的發(fā)展。

3 ?加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作的途徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作

對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和科學(xué)性，在基層醫(yī)院的發(fā)展中檔案資料的積累逐漸增加，這對(duì)檔案管理就提出了更高的要求，但基礎(chǔ)工作是檔案管理的前提。在基礎(chǔ)工作中，相關(guān)人員要具有良好的工作能力以及綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，確保歸檔文件的資料具有良好準(zhǔn)確性和全面性。而檔案資料的齊全性和準(zhǔn)確性直接對(duì)其利用效果產(chǎn)生影響，相關(guān)人員要做好對(duì)檔案資料有效收集、整理、總結(jié)和鑒定，基于檔案資料完整性才能夠確保其具有良好的保存價(jià)值。在基礎(chǔ)工作中，檔案安全管理至關(guān)重要，相關(guān)人員要依據(jù)檔案相關(guān)法律規(guī)定，做好對(duì)檔案資料的保管、管理、保密、安全檢查的記錄和統(tǒng)計(jì)、資料銷毀、檔案借閱和移交以及突發(fā)事件的應(yīng)急等工作，防止檔案資料受到完整性的破壞[5]。

3.2 積極健全檔案管理工作機(jī)制

在基層醫(yī)院的檔案管理中，為了實(shí)現(xiàn)管理工作的水平提升，促進(jìn)檔案資源的積極開(kāi)發(fā)，便于對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，就需要對(duì)其檔案管理工作機(jī)制積極健全。首先，基層醫(yī)院要進(jìn)行檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建立，如醫(yī)院檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和網(wǎng)絡(luò)管理的小組等，并進(jìn)行分管領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)立，在每個(gè)部門內(nèi)配置一名兼職的檔案員，來(lái)為檔案管理工作的開(kāi)展提供完善的管理組織保障，且還要根據(jù)檔案管理的需求進(jìn)行專業(yè)設(shè)施和硬件條件的配備。其次，基層醫(yī)院要做好對(duì)《檔案法》的大力宣傳、有效落實(shí)、積極執(zhí)行，將檔案管理向醫(yī)院日常的工作中納入，促進(jìn)醫(yī)院職工對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。再次，要建立責(zé)任制度、規(guī)范管理制度、安全保密制度、工作流程和內(nèi)容規(guī)范等，來(lái)完善檔案管理制度與要求，對(duì)相關(guān)人員工作的開(kāi)展提供制度依據(jù)，同時(shí)檔案管理的人員還要加強(qiáng)自身能力的提升，立足自身崗位、明確工作職責(zé)來(lái)積極投入到檔案管理中。

3.3 重視和加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用

在檔案管理逐漸發(fā)展中，越來(lái)越多的基層醫(yī)院對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用愈加關(guān)注，這就需要其積極采取有效措施加強(qiáng)對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用?；鶎俞t(yī)院要做好檔案編研，對(duì)原始檔案和文件的直接性利用減少，降低檔案保存和利用間存在的矛盾，通過(guò)對(duì)檔案材料的匯編和編研，一般查詢只需要翻閱檔案和匯編就能夠滿足需求，提高檔案利用效果。同時(shí)，還可以按照單位的需要，對(duì)相關(guān)匯編實(shí)現(xiàn)完整、系統(tǒng)的匯集，并建立全引的目錄和案卷目錄等，這樣就能夠?qū)ο嚓P(guān)資料的利用人員提供便捷和迅速的服務(wù)[6]。另外，做好對(duì)檔案資料作用的充分發(fā)揮，對(duì)檔案資源的潛力和價(jià)值充分挖掘，如借助檔案資料進(jìn)行單位發(fā)展史的編寫(xiě)，對(duì)單位職工先進(jìn)的事跡宣傳，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供信息依據(jù)等。

3.4 提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

首先，基層醫(yī)院要按照檔案管理的工作需求和實(shí)際情況，積極進(jìn)行現(xiàn)代化的管理設(shè)備購(gòu)入和使用，如刻錄機(jī)、掃描儀、音視頻的數(shù)字采集與轉(zhuǎn)換設(shè)備以及數(shù)碼相機(jī)與存儲(chǔ)設(shè)備。其次，要積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)對(duì)醫(yī)院各業(yè)務(wù)和行政方面的檔案儲(chǔ)存，便于使用人員對(duì)所需資料及時(shí)和便捷查找，從而增加工作的效率;構(gòu)建內(nèi)部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，將數(shù)字檔案在數(shù)據(jù)的服務(wù)器上存儲(chǔ)，則檔案檢索的工作站借助網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)手段，能夠?qū)τ脩魧?shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、信息更新和事務(wù)管理的服務(wù)提供，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件等技術(shù)的使用，有效實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理[7]。最后，基層醫(yī)院要對(duì)檔案管理配備一些保護(hù)性的設(shè)備與技術(shù)，如庫(kù)房去濕和空調(diào)設(shè)備、滅蟲(chóng)和滅火設(shè)備等。

3.5 加強(qiáng)檔案資料完整性管理

在檔案管理中，文件歸檔工作至關(guān)重要，也是實(shí)現(xiàn)檔案資料完整性的重要環(huán)節(jié)。為了確保檔案資料的完整性，需要把在各科室和個(gè)人手內(nèi)的文件和資料向檔案室集中匯總和統(tǒng)一化管理。在對(duì)歸檔文件完整性管理中，首先要確保每份文件具有完整性，要求文件定稿和正文、檔案文件和附件、檔案轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件以及請(qǐng)示件和批復(fù)等保持完整無(wú)缺性;其次要求每一次的會(huì)議和每項(xiàng)工作開(kāi)展中全部的文件都保持齊全性;再次，檔案文件對(duì)醫(yī)院主要的職能科室和各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程以及結(jié)果實(shí)現(xiàn)了綜合反映，且它們存在密切聯(lián)系，在檔案管理中相關(guān)人員要具備檔案完整性管理的自覺(jué)意識(shí)，在文件材料形成、積累、歸檔中確保齊全。最后，為了有效確保檔案資料完整收集，則在檔案管理中宜采用經(jīng)辦人員的立卷介質(zhì)，對(duì)相關(guān)部門科室的兼職檔案管理人員責(zé)任和要求明確，讓其負(fù)責(zé)督促和檢查日常的檔案資料產(chǎn)生、積累、整理，對(duì)后續(xù)歸檔工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)還要他們明確檔案分類和歸檔的范圍，促進(jìn)其檔案意識(shí)的增強(qiáng)。

4 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是基層醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容，它對(duì)醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展具有重要的意義，為了確?；鶎俞t(yī)院的檔案管理工作有效開(kāi)展，需要其正視檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并積極采取有效的措施加強(qiáng)案管理工作的開(kāi)展和落實(shí)，從而為醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 衣英強(qiáng)，王楠楠.淺談提升基層醫(yī)院檔案管理水平的對(duì)策[J].管理觀察，2017（11）：154-155.

[2] 李峰.基層醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國(guó)文藝家，2019（9）：270.

[3] 于海峰.關(guān)于基層醫(yī)療檔案管理工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].卷宗，2020，10（6）：12.

[4] 趙剛.基層醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的路徑探索[J].卷宗，2019，9（35）：88.

[5] 彭小峰.大數(shù)據(jù)時(shí)代基層醫(yī)療檔案信息化建設(shè)探討[J].信息周刊，2019（7）：142.

[6] 呂俊麗.醫(yī)院科研管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究[D].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2016.

[7] 王海蓮.大數(shù)據(jù)時(shí)代衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（1）：185-186.