企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求

陳燕 張誼 陳曉琴

【摘 ?要】我國經(jīng)濟與科技在近年來得到飛速發(fā)展，這極大地促進了知識經(jīng)濟的崛起。隨著社會發(fā)展，企業(yè)發(fā)展主要依靠人才這一核心競爭力，因此，對于企業(yè)經(jīng)營而言，只有極大發(fā)揮人才作用，才能促進企業(yè)長久發(fā)展。論文從人事檔案管理工作這一角度入手，對企業(yè)人力資源管理當中，關(guān)于人事檔案管理重要意義進行分析，企業(yè)進行人事檔案管理的關(guān)鍵點，希望能夠促進企業(yè)中人事檔案管理工作的質(zhì)量提升，保證人力資源管理作用的穩(wěn)定發(fā)揮。

【Abstract】China's economy and science and technology have been developing rapidly in recent years， which has greatly promoted the rise of knowledge economy. With the development of society， the development of enterprises mainly depends on the core competitiveness of talents. Therefore， for enterprise management， only by giving full play to the role of talents can the long-term development of enterprises be promoted. From the angle of personnel archives management， in the enterprise human resources management， the paper analyzes the significance of personnel archives management and the key points of enterprise personnel archives management， hoping to promote the quality of enterprise personnel archives management， to ensure the stable play of human resources management.

【關(guān)鍵詞】人力資源;人事檔案;管理工作

【Keywords】human resources; personnel archives; management work

【中圖分類號】F272.92;G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2021）07-0008-02

1 人事檔案管理工作的重要意義

1.1 構(gòu)建人才信息數(shù)據(jù)庫

在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非?；A(chǔ)的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建出一個完整的人才數(shù)據(jù)庫，這樣企業(yè)在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數(shù)據(jù)信息，來對其員工進行分類，同時作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業(yè)員工的優(yōu)點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確的了解。一旦企業(yè)需要進行戰(zhàn)略調(diào)整和戰(zhàn)略部署，需要調(diào)用人才支持，可以根據(jù)這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不僅能夠幫助企業(yè)，實現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)目標和發(fā)展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業(yè)留住更多的人才。

1.2 優(yōu)化人資管理工作

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進企業(yè)中不同部門之間的信息共享?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當中，都單獨開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調(diào)配。

例如，某公司的產(chǎn)品部要舉辦新品發(fā)布會，而在這一過程當中，產(chǎn)品部門需要合適的人才來進行新品發(fā)布會的策劃。因此，產(chǎn)品部門可以在系統(tǒng)上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調(diào)配?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業(yè)在發(fā)展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。

1.3 協(xié)助企業(yè)高層決策

一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)高層的良好決策，而企業(yè)高層在決策的過程當中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)高層在決策過程當中所必須考慮到的關(guān)鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才？而這些內(nèi)容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策的過程當中，必須要對企業(yè)的人才情況進行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進行項目合作之時，必然要對項目的數(shù)量進行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會導(dǎo)致項目合作失敗。此時，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對企業(yè)的人才進行評估，以便于衡量出企業(yè)在一段時間內(nèi)的項目合作數(shù)量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預(yù)測出企業(yè)所需要的人才，同時對企業(yè)現(xiàn)有的人才，進行一定的評估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進一步進行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。

2 人事檔案管理的關(guān)鍵點

隨著時代的發(fā)展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實施，新時期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。雖然科技發(fā)展的新時期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標準化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時期工作的關(guān)鍵點，才能不斷為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更多的作用。

2.1 勇于進行制度創(chuàng)新

對于企業(yè)而言，各個部門的工作在新時期，都必須勇于進行制度和方式上的創(chuàng)新，這樣才能做到與時俱進，提高管理水平。對于企業(yè)的人事檔案管理工作而言，在進行的過程當中，必須敢于利用信息科學(xué)技術(shù)，來對目前的工作進行整理和分析。實際上許多企業(yè)的人事檔案管理工作并沒有專項的制度和準則，這就很容易導(dǎo)致相關(guān)的工作人員在工作的過程當中毫無章法。在新時期，企業(yè)不斷謀求制度上的合規(guī)性，因此，人事檔案管理工作也應(yīng)該進行制度上的創(chuàng)新和完善。不僅要對人事檔案管理工作的內(nèi)容進行制度上的要求，還要對相關(guān)的工作人員進行一定的要求。例如，工作人員的素質(zhì)、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進行制度上的規(guī)定。當然，雖然需要制定相應(yīng)的制度，但是不能讓制度限制了員工的創(chuàng)造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創(chuàng)新，保證人事檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)的人事檔案信息進行深度的開發(fā)和挖掘，為企業(yè)提供現(xiàn)代化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。

2.2 加強與信息技術(shù)的結(jié)合

時代的發(fā)展，讓信息科學(xué)技術(shù)發(fā)揮著重要的作用，對于人事檔案管理工作而言，加強與信息技術(shù)的結(jié)合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質(zhì)量。各大企業(yè)幾乎都已經(jīng)開始應(yīng)用人資管理系統(tǒng)，而人資管理系統(tǒng)當中，也一定有人事檔案管理模塊。但實際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統(tǒng)當中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實現(xiàn)智能化的分析與管理。這就導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)只是將線下的人事數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成線上的數(shù)據(jù)庫。實際上真正的人事檔案管理系統(tǒng)，不應(yīng)該僅僅是信息的集合，還應(yīng)該智能化地對企業(yè)的人才數(shù)據(jù)進行分析。這種分析報告應(yīng)該包括企業(yè)人才的穩(wěn)定情況，以及企業(yè)人才的成長情況。而企業(yè)的管理者在管理的過程當中，通過對這些數(shù)據(jù)報告的調(diào)取，可以全面地對企業(yè)人才情況進行掌握。這樣就可以對其員工進行專項化的培訓(xùn)，全面提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)，為企業(yè)提供更多的優(yōu)秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統(tǒng)還應(yīng)更加智能化，進而幫助企業(yè)對企業(yè)的人才需求進行智能化分析，同時為相關(guān)的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。

2.3 提升相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)

無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優(yōu)秀的綜合素養(yǎng)進行支持。許多企業(yè)的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質(zhì)也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非?；A(chǔ)性的作用，而且它對于企業(yè)的決策，以及人資管理的發(fā)展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質(zhì)也是非常重要的。這就需要企業(yè)在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關(guān)工作人員的素質(zhì)進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應(yīng)該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓(xùn)。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應(yīng)該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。

3 結(jié)語

我國經(jīng)濟的快速發(fā)展為我國企業(yè)的發(fā)展提供了良好的社會條件，但是企業(yè)想要謀求長遠的發(fā)展，必須注重自身的改革和自身的優(yōu)化。而這一改革優(yōu)化過程離不開企業(yè)對人才的重視。作為人資管理工作當中的重要內(nèi)容，人事檔案管理工作不僅為人資管理提供數(shù)據(jù)上的支持，還能夠為人資管理的策略布置提供必要的信息。而從整個企業(yè)來看，人事檔案管理還為企業(yè)的決策提供重要的支持。因此，企業(yè)在進行人事檔案管理工作的改革之時，必須把握其工作的關(guān)鍵點，對人事檔案管理工作進行制度上的優(yōu)化、強化管理過程中的審查、信息技術(shù)上的提升，以便于確保人資管理工作能夠順利地進行，為企業(yè)的長遠發(fā)展作好人才準備。

【參考文獻】

【1】宋悅.淺析新時期國有企業(yè)人事檔案管理的問題及對策[J].勞動保障世界，2020（06）：73.

【2】李玫.淺析企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的要求[J].中國集體經(jīng)濟，2020（14）：113-114.