Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧探討

陳敬云

【摘要】? ? Office辦公軟件是目前功能最全面、應(yīng)用穩(wěn)定性最佳的組合型辦公軟件，它主要是可以分成word、excel以及PowerPoint三項(xiàng)組件，具有對(duì)文字內(nèi)容進(jìn)行編輯、制作并編輯電子表格、對(duì)圖片進(jìn)行編輯等一系列功能，能夠保證辦公自動(dòng)化的順利進(jìn)行。從實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，Office辦公軟件確實(shí)提升了辦公效率，因此有必要對(duì)辦公軟件在辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用意義進(jìn)行了解，并仔細(xì)研究word、excel以及PowerPoint的應(yīng)用技巧，保證辦公自動(dòng)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】? ? Microsoft Office辦公軟件? ? 辦公自動(dòng)化? ? 應(yīng)用技巧

引言：

辦公自動(dòng)化是目前社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，其主要通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)辦公方式創(chuàng)新，能夠有效提升辦公的效率和準(zhǔn)確性，且有助于解決傳統(tǒng)辦公模式下存在的一系列問(wèn)題，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的嘗試和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化得到了越來(lái)越多的認(rèn)可和關(guān)注。

除了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備之外，辦公自動(dòng)化還離不開(kāi)各種辦公軟件的支持，目前市面上最常見(jiàn)、應(yīng)用范圍最廣的非Microsoft Office辦公軟件莫屬，想要盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，辦公室工作人員就必須要掌握該軟件的實(shí)際應(yīng)用技巧。因此，對(duì)本課題進(jìn)行研究顯然具有不可忽視的重要價(jià)值。

一、 辦公軟件在辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用意義

辦公自動(dòng)化是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一種以現(xiàn)代化信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新模式，將計(jì)算機(jī)軟件與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，能夠提升企事業(yè)單位的辦公效率。從實(shí)際情況來(lái)看，計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化中的種種，有效減輕了辦公室工作人員的工作壓力，提升了企業(yè)管理運(yùn)作的效率和水平，有助于企業(yè)獲得更加穩(wěn)定的經(jīng)營(yíng)成果[1]。這不僅是一種技術(shù)性的突破，更是一種企業(yè)自動(dòng)化管理方面的變革，在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化模式下，過(guò)去單一僵化的企業(yè)管理體系將逐漸被取代，企業(yè)內(nèi)部信息交流速度將不斷提升，不同部門之間得以有效地進(jìn)行信息溝通。

另外，Office辦公軟件的合理應(yīng)用，有助于改變過(guò)去企業(yè)管理存在的混亂問(wèn)題，使企業(yè)進(jìn)一步朝著規(guī)范化方向發(fā)展，保證了企業(yè)信息資源管理的質(zhì)量，具有助推企業(yè)扁平化管理改革的作用。

辦公自動(dòng)化既是信息技術(shù)高度發(fā)展的結(jié)果，又是信息技術(shù)信息化推廣的助推力量，近十幾年中國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，計(jì)算機(jī)設(shè)備普及率較過(guò)去有了巨大的提升，各行業(yè)的企業(yè)為了更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，都積極主動(dòng)地參與到了辦公自動(dòng)化建設(shè)中去，并建成了與實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求相符的、以O(shè)ffice辦公軟件為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化模式。

不難看出，將Office辦公軟件與辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，能夠使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得新的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，并使企業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的高度發(fā)展，對(duì)于我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)也是有百利而無(wú)一害，因此必須要盡快對(duì)Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧進(jìn)行深入研究。

二、 Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧

第二次科技革命的到來(lái)和發(fā)展，帶動(dòng)了世界范圍內(nèi)的新一輪變革，人們開(kāi)始越來(lái)越關(guān)注機(jī)構(gòu)和單位的整體競(jìng)爭(zhēng)力，而借助科技手段優(yōu)化競(jìng)爭(zhēng)力，顯然是現(xiàn)代企業(yè)的最佳選擇。Office辦公軟件具有突出的使用性能，且操作過(guò)程簡(jiǎn)單易懂，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后辦公室工作人員都能掌握相應(yīng)的應(yīng)用技巧，最終達(dá)到提升辦公自動(dòng)化水平的目標(biāo)。而常見(jiàn)的Office辦公軟件應(yīng)用技巧可分成以下幾部分：

2.1 Word實(shí)用技巧

第一，快速定位光標(biāo)。Word是一種具有文字信息綜合編輯處理能力的辦公軟件，它是Office辦公軟件當(dāng)中重要的組成部分，掌握Word應(yīng)用技巧，對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化有著至關(guān)重要的意義，而定位光標(biāo)正是其中具有代表性的應(yīng)用技巧之一。在WPS軟件當(dāng)中，對(duì)文字信息進(jìn)行處理并保存以后，將文檔關(guān)掉后再打開(kāi)，光標(biāo)會(huì)出現(xiàn)在上次編輯的位置;然而Office辦公軟件中的Word組件則不具備類似的記憶功能，這給文檔的繼續(xù)編輯和審閱帶來(lái)了一定的負(fù)面影響，而借助系統(tǒng)快捷鍵就能夠?qū)崿F(xiàn)上次編輯位置定位，從而提升辦公效率。打開(kāi)Word文檔以后，利用Shift+F5的組合鍵，即可快速定位光標(biāo)，使之停留在上次編輯位置。這是因?yàn)?，Word文檔雖然沒(méi)有提供直接的光標(biāo)復(fù)位功能，卻仍能保存三次文字處理位置，利用這一組合鍵，能調(diào)出三次記憶位置并實(shí)現(xiàn)光標(biāo)的快速定位[2]。

第二，謹(jǐn)慎嵌入字體。這一操作在辦公自動(dòng)化過(guò)程中有著極為重要的作用，看似沒(méi)有任何難度，卻一直困擾著初學(xué)者，在很多情況下，想要保證文檔內(nèi)容中的字體信息一并被保存，并在其他計(jì)算機(jī)上也能按照原樣式打開(kāi)，就不得不增加文檔容量，這顯然不符合高效辦公的要求。因此在非必要情況下，可首先單擊工具選項(xiàng)命令，而后對(duì)其保存命令進(jìn)行設(shè)置，取消嵌入TrueType字體復(fù)選框，從而降低文檔的容量。而在有必要嵌入字體的情況下，可勾選嵌入語(yǔ)言數(shù)據(jù)復(fù)選框，即可達(dá)到保存字體信息的效果。

第三，修復(fù)破損的Word文檔。在實(shí)際辦公過(guò)程中，某些接收并待編輯的文檔會(huì)出現(xiàn)打不開(kāi)的問(wèn)題，此時(shí)可判斷文檔信息被損壞，如系統(tǒng)未出現(xiàn)修復(fù)提示，可通過(guò)菜單欄中的文件選項(xiàng)——打開(kāi)選項(xiàng)，選中需要進(jìn)行修復(fù)的文檔，而后選中打開(kāi)按鈕后的下拉箭頭，通過(guò)打開(kāi)并修復(fù)命令，對(duì)文檔進(jìn)行修復(fù)，保證辦公流程的順利進(jìn)行。

第四，Word下使用著重號(hào)的技巧。著重號(hào)是一種比較重要的符號(hào)，起到強(qiáng)調(diào)作用，在辦公過(guò)程中十分常用，但是它并不在工具欄范圍內(nèi)，給辦公人員帶來(lái)了一定的不便。為此，可通過(guò)工具——自定義選項(xiàng)將著重號(hào)放到工具欄當(dāng)中。首先打開(kāi)自定義對(duì)話框，在命令標(biāo)簽卡下的類別中找到所有命令這一選項(xiàng)，而后找到DotAccent命令，長(zhǎng)按鼠標(biāo)左鍵將其拖動(dòng)到工具欄上，松開(kāi)鼠標(biāo)即可將著重號(hào)命令移動(dòng)到工具欄中，在需要的時(shí)候直接單擊該命令即可，這樣一來(lái)辦公的效率必然能得到提升。

2.2 PowerPoint實(shí)用技巧

第一，圖片格式轉(zhuǎn)換。PowerPoint同樣是重要的辦公組件之一，它具有圖片格式轉(zhuǎn)換功能，可以將制作好的幻燈片轉(zhuǎn)變成JPG＼PNG＼GIF等圖片格式進(jìn)行保存，便于后續(xù)調(diào)用和傳輸。辦公人員可在保存過(guò)程中選擇另存為選項(xiàng)，在彈出的窗口下方“保存類型”中選擇“JPG＼PNG＼GIF”，確認(rèn)保存即可。

第二，PPT用于美化表格。PowerPoint的功能非常多樣，在辦公過(guò)程中可借助它實(shí)現(xiàn)表格美化。首先選擇插入——表格選項(xiàng)，將事先準(zhǔn)備好的表格信息導(dǎo)入PPT，再利用設(shè)計(jì)功能中的顏色、表格樣式等命令，對(duì)表格進(jìn)行美化，從而提升幻燈片整體播放效果[3]。

第三，利用PowerPoint美化圖片。同樣執(zhí)行插入——圖片功能，而后利用格式——圖片樣式選項(xiàng)，選擇圖片版式中的樣式效果，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片信息的美化處理，待處理效果符合要求后，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“轉(zhuǎn)換為形狀”命令，對(duì)圖片處理進(jìn)行確認(rèn)即可。

2.3 Excel實(shí)用技巧

第一，熟練處理工作表中的多行多列信息。待處理的Excel電子表格當(dāng)中不可能只有一項(xiàng)數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)過(guò)多的情況下，其顯示面積會(huì)超出顯示屏面積，辦公人員在處理這類電子表格時(shí)只能反復(fù)移動(dòng)滾動(dòng)條，才能查看無(wú)法顯示出來(lái)的信息，就無(wú)法做到表頭信息和編輯信息的同步查看，這給辦公帶來(lái)了極大的不便。為了解決這一問(wèn)題，辦公人員可利用凍結(jié)窗口命令提升辦公便利度，首先選中需保持不動(dòng)的行列，而后選擇菜單欄——窗口選項(xiàng)，再通過(guò)凍結(jié)窗口命令，確保被選中的行內(nèi)信息固定顯示，即使移動(dòng)滾動(dòng)條，被凍結(jié)的行內(nèi)信息也不會(huì)發(fā)生變化，輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候也就不容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)行等問(wèn)題，能夠?yàn)閿?shù)據(jù)輸入等提供有力支持。另外，針對(duì)電子表格內(nèi)縱列數(shù)據(jù)過(guò)多、影響數(shù)據(jù)輸入的問(wèn)題，辦公人員可選用隱藏命令提升辦公的效率。首先，選中需要被隱藏的數(shù)據(jù)縱列，而后單擊鼠標(biāo)右鍵調(diào)出菜單，選擇其中的隱藏命令，該數(shù)據(jù)縱列就會(huì)自動(dòng)隱藏不再顯示，辦公人員在輸入信息的時(shí)候，就不會(huì)受到其他縱列數(shù)據(jù)的影響，整體輸入效率將得到提升。而在結(jié)束表格操作以后，將光標(biāo)放置在表格右上角并進(jìn)行全選，再通過(guò)格式——行列菜單中的取消隱藏命令，使被隱藏的信息顯示出來(lái)。

第二，快速刪除Excel工作表格中不相鄰的空行。辦公自動(dòng)化已經(jīng)初步成熟，然而仍有一部分辦公人員無(wú)法有效利用Excel對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，比如在處理大批量數(shù)據(jù)的過(guò)程中，表格當(dāng)中可能會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有任何數(shù)據(jù)的空行，且這些空行之間并不相連，想要?jiǎng)h除這些空行，只能選中而后一一清除，在空行數(shù)量過(guò)多的情況下，這勢(shì)必會(huì)影響到辦公效率，因此可采取一定的方法對(duì)其進(jìn)行快速刪除，即將不相連的空行連成一體并一鍵刪除。首先，打開(kāi)待處理的Excel表格，在每個(gè)數(shù)據(jù)最后一列的后面添加一列，將其命名為刪除列，而后在前面兩個(gè)單元格中輸入1、2兩個(gè)數(shù)字，再利用自動(dòng)填充功能對(duì)該列的余下部分進(jìn)行填充，使每一行都有對(duì)應(yīng)的編號(hào)。而后，對(duì)數(shù)據(jù)表格進(jìn)行全選，單擊菜單欄——數(shù)據(jù)功能，選擇其中的排序——按關(guān)鍵字排序，選中命名的刪除列并要求按降序排列，確認(rèn)后空行即可集中顯示在表格末端，從斷斷續(xù)續(xù)的空行轉(zhuǎn)換為連續(xù)的空行，此時(shí)即可對(duì)空行進(jìn)行整體刪除。在此基礎(chǔ)上，再將光標(biāo)放置在刪除列首端對(duì)整列進(jìn)行選中，右鍵調(diào)出菜單欄后選擇刪除命令，即可直接刪除整列信息，這樣一來(lái)就能夠?qū)瞻仔羞M(jìn)行快速刪除，從而提升辦公自動(dòng)化的效率[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)初步取得了成果，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)發(fā)展還是社會(huì)發(fā)展都是如此，而辦公自動(dòng)化則是現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，它具有提升辦公效率、優(yōu)化辦公人員體驗(yàn)等一系列積極作用。將Office辦公軟件應(yīng)用到辦公自動(dòng)化當(dāng)中，能夠進(jìn)一步提升辦公水平和便利度，只有使每個(gè)工作人員都掌握Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用技巧，才能使之充分發(fā)揮積極作用。因此，必須要從Excel、PowerPoint、Word三種辦公軟件的應(yīng)用技巧分別入手，加強(qiáng)辦公人員培訓(xùn)工作，從根本上推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]段悅.Office軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧分析[J].科學(xué)家，2017，5（06）： 81-82.

[2]張佳豪.Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2019，37（05）：235-236.

[3]馬長(zhǎng)新.分析Office辦公軟件在辦公自動(dòng)化中的實(shí)際應(yīng)用[J].信息記錄材料，2019，20（10）：64-65.

[4]丁黎明.論計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的有效運(yùn)用[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2020（12）：25-26.