淺談現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用

李亞峰

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域都有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代檔案信息化管理活動(dòng)也不例外。從當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理實(shí)踐現(xiàn)狀來(lái)看，通過(guò)合理地應(yīng)用與推廣計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一方面可以有效地節(jié)省人力、物力和財(cái)力，另一方面對(duì)于全面提升當(dāng)前我國(guó)檔案工作效率及其科學(xué)性具有非常重要的作用。本文將對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用意義、檔案信息化管理現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)上提出一些建設(shè)性建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理;信息化;應(yīng)用

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用深度和范圍的不斷增加，雖然現(xiàn)代檔案信息化管理工作已經(jīng)取得了顯著的成績(jī)，但實(shí)踐中因管理軟件、標(biāo)準(zhǔn)等因素的影響，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中存在著很多的問(wèn)題。因此，在當(dāng)前的形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用問(wèn)題研究，具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1、現(xiàn)代檔案信息化管理中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值分析

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案資源管理工作應(yīng)當(dāng)面向社會(huì)，表現(xiàn)出特殊的人性化服務(wù)特點(diǎn)，同時(shí)它也是一種非常重要的社會(huì)信息資源。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，為有效提高檔案管理工作機(jī)器服務(wù)的實(shí)效性、針對(duì)性以及及時(shí)性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從根本上改變傳統(tǒng)的管理理念、管理模式，對(duì)相關(guān)服務(wù)機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)和完善，并將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地引入到實(shí)際工作之中，以此為基礎(chǔ)來(lái)構(gòu)建新時(shí)期的檔案應(yīng)用管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);同時(shí)以上操作，可充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)功能，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作快速發(fā)展。現(xiàn)代檔案工作過(guò)程中，廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從實(shí)際效果來(lái)看，它有效地實(shí)現(xiàn)了社會(huì)信息資源的共享。從實(shí)踐來(lái)看，檔案管理過(guò)程中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以有效地節(jié)約管理過(guò)程中的人力、物力以及成本投入，而且較之于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，它可以有效地減少中間工作環(huán)節(jié)，對(duì)于全面提高工作效率具有非常重要的作用?；诖耍P者認(rèn)為在現(xiàn)代檔案信息化管理過(guò)程中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的智能化，同時(shí)還使得社會(huì)公共信息資源能夠得以共享，推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理工作逐漸走向成熟。

2、當(dāng)前檔案信息管理工作現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

實(shí)踐中我們可以看到，當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案管理工作中已經(jīng)開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且也基本上可以保證檔案信息化管理措施的落實(shí)，但實(shí)踐中因諸多方面的因素影響，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中依然存在著一些問(wèn)題和不足，總結(jié)之，主要表現(xiàn)在以下方面：

2.1現(xiàn)代檔案信息化管理過(guò)程中所應(yīng)用的軟件通用性、兼容性比較差

從實(shí)踐來(lái)看，當(dāng)前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上所流通的大量檔案管理軟件種類非常的多，而且特點(diǎn)也各異，但每一種軟件都基于檔案基本管理要求出發(fā)進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。但從當(dāng)前我國(guó)檔案信息化管理及其發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢(shì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化（OA）、檔案管理以及電子政務(wù)系統(tǒng)正在走向一體化的道路?；诖?，在系統(tǒng)平臺(tái)選擇過(guò)程中，通常要考慮非常多的影響因素，因此也就導(dǎo)致檔案管理部門實(shí)際工作中所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一定的差異性，尤其是軟件規(guī)格、型號(hào)差別較大，市場(chǎng)上流通的軟件難以實(shí)現(xiàn)兼容。在這樣背景條件下，很難利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成相關(guān)檔案信息的有效管理，同時(shí)也很難方便、快捷地編輯相關(guān)成果以實(shí)現(xiàn)資源的共享，因此嚴(yán)重制約了當(dāng)前檔案信息管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

2.2檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

實(shí)踐中我們可以看到，現(xiàn)代檔案信息管理工作的一個(gè)公共基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，如果沒(méi)有這一條件約束，將很難保證檔案管理工作的秩序性。但實(shí)踐中卻并非如此，很多檔案信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形式呈現(xiàn)出一定的差異性、各行其是，缺乏規(guī)范性、服務(wù)性以及共享性，因此很難適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)檔案信息資源的共享之要求。同時(shí)，基于歷史原因的影響，尤其是各檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)節(jié)規(guī)范不相容，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)軟件缺乏可移植性。

2.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中應(yīng)用策略

基于以上對(duì)當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案信息化管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析，筆者認(rèn)為要從根本上解決之，并提高應(yīng)用效率，可從以下幾個(gè)方面著手：

2.3.1建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息系統(tǒng)

建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)帶動(dòng)檔案管理信息人網(wǎng)。建設(shè)行業(yè)系統(tǒng)的跨地區(qū)大型網(wǎng)絡(luò)，比如國(guó)家電網(wǎng)公司建立的網(wǎng)絡(luò)化計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，是個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨地區(qū)的大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它不僅可以使本行業(yè)各級(jí)各類檔案部門聯(lián)網(wǎng)，而且可以與有關(guān)行業(yè)的檔案部門聯(lián)網(wǎng)，并使檔案信息與圖書情報(bào)資料等信息一起構(gòu)成綜合性信息網(wǎng)。在建立內(nèi)部局域網(wǎng)的同時(shí)，還可以通過(guò)各種方式接入互聯(lián)網(wǎng)。

2.3.2加強(qiáng)信息資源的共享

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)。實(shí)行一體化管理。充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

2.3.3選擇適用的檔案管理系統(tǒng)

檔案部門是一個(gè)重要的社會(huì)信息資源管理和服務(wù)部門，應(yīng)該開發(fā)出自己的專門數(shù)據(jù)庫(kù)或選擇適用的檔案管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)的基本要求。檔案數(shù)字化資源的開發(fā)目的就是為了實(shí)現(xiàn)利用，數(shù)字化資源經(jīng)過(guò)檔案人員的開發(fā)和管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)滿足企業(yè)各個(gè)部門及方方面面的遠(yuǎn)程查詢和各種利用要求。

2.3.4逐步完善檔案信息的安全保障體系

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。但也給檔案管理帶來(lái)了新的安全隱患。通過(guò)在信息化建設(shè)過(guò)程中必須制定針對(duì)性強(qiáng)、操作性好的檔案信息安全保密規(guī)定，確保檔案信息安全、完整，充分應(yīng)用信息安全保密技術(shù)，解決好檔案信息的保密和存儲(chǔ)備份問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

較之于傳統(tǒng)檔案管理理念和模式來(lái)看，在現(xiàn)代檔案信息化管理過(guò)程中利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可有效提高工作效率，同時(shí)也方便查閱、提高安全性，因此在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到實(shí)踐之中。

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