高校材料類物資采購管理信息平臺(tái)建設(shè)探析

馮彩虹，劉銳軍

（中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢），武漢 430074）

0 引言

進(jìn)入21 世紀(jì)以來，我國(guó)高等院校經(jīng)歷了十多年的快速發(fā)展期，高校的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施得到了巨大的改善，學(xué)科水平、科研能力有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)也有了大幅度的增長(zhǎng)。從2015 年開始，我國(guó)高校進(jìn)入了一個(gè)穩(wěn)定的內(nèi)涵式發(fā)展時(shí)期，現(xiàn)階段高校發(fā)展的主要特點(diǎn)表現(xiàn)為：高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)在一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定，高校專注于內(nèi)涵式發(fā)展，從以數(shù)量增長(zhǎng)為主的發(fā)展模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀嫣嵘|(zhì)量為主的發(fā)展模式，這種重質(zhì)不重量的內(nèi)涵式發(fā)展模式必然會(huì)倒逼高校從以前的粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

高校的材料類物資基本囊括了除固定資產(chǎn)之外的各類材料，主要包括各類辦公耗材、教學(xué)實(shí)驗(yàn)耗材、會(huì)議耗材、維修維護(hù)材料、危險(xiǎn)化學(xué)品等。一所中等規(guī)模的普通高校每年采購各類材料支出金額約5 000 萬元，不少高校每年采購的材料類支出甚至超過1 億元。

1 當(dāng)前高校材料物資采購及管理過程中存在的問題

1.1 材料物資預(yù)算編制不嚴(yán)謹(jǐn)，采購存在一定的隨意性

高等院校各二級(jí)單位在編制本單位預(yù)算時(shí)，往往對(duì)辦公耗材、教學(xué)實(shí)驗(yàn)耗材的預(yù)算編制不夠重視，通常將上年的數(shù)據(jù)通過一定比例的上浮作為本年的預(yù)算數(shù)額。同時(shí)，由于材料物資采購具有額度小、發(fā)生頻繁、隨買隨用等特點(diǎn)，所以在材料采購時(shí)，一般由各二級(jí)單位經(jīng)辦人員自行采購，由單位負(fù)責(zé)人簽字后便可報(bào)銷。由于采購及報(bào)銷手續(xù)簡(jiǎn)便，缺乏監(jiān)管，材料物資的采購存在一定的隨意性。

1.2 采購的材料物資質(zhì)量難以保證

由于材料物資采購存在一定的隨意性，且采購人員往往不能夠辨識(shí)所采購商品的質(zhì)量，加上現(xiàn)在網(wǎng)購發(fā)達(dá)，采購?fù)緩蕉鄻?，很多采購行為都是通過互聯(lián)網(wǎng)完成的，采購人員通常只能根據(jù)網(wǎng)絡(luò)上賣家的描述來判斷其質(zhì)量，經(jīng)常會(huì)發(fā)生買回來的東西由于質(zhì)量不過關(guān)，不能使用或只能勉強(qiáng)使用的情形。

1.3 存在虛開材料發(fā)票套取資金的情形

虛開材料發(fā)票套取資金已經(jīng)是一個(gè)公開的秘密，高校周邊很多這類小微企業(yè)，他們?yōu)楦咝＠蠋熖峁┌l(fā)票，收取一定比例的稅點(diǎn)（一般比增值稅點(diǎn)高5 個(gè)百分點(diǎn)），通過財(cái)務(wù)報(bào)銷收到款項(xiàng)之后，再將除稅點(diǎn)之外的款項(xiàng)返還給老師。出現(xiàn)這樣的情形主要是由于采購隨意、報(bào)銷簡(jiǎn)便、監(jiān)管不力導(dǎo)致的。

1.4 材料出入庫管理把控不嚴(yán)，浪費(fèi)嚴(yán)重

除了各二級(jí)單位分散采購的各類材料之外，還有一部分是由學(xué)校統(tǒng)一采購統(tǒng)一管理的材料，比如實(shí)習(xí)材料，新冠疫情期間各類防疫物資，后勤接待部門的各類常用耗材等等。這類材料雖然有專門人員負(fù)責(zé)采購，且采購的材料全部通過材料管理部門管理，但由于材料管理人員在出入庫管理時(shí)把控不嚴(yán)，沒有嚴(yán)格執(zhí)行先進(jìn)先出法，導(dǎo)致部分材料超過保質(zhì)期，無法使用?；蛘哂捎趲齑婀芾砣藛T與采購人員銜接失誤，或?qū)Σ牧舷墓烙?jì)不足，造成材料的積壓或短缺等，均會(huì)造成一定程度的浪費(fèi)和損失。

2 加強(qiáng)高校材料物資采購管理的措施及手段

2.1 加強(qiáng)材料物資預(yù)算編制的科學(xué)性，盡可能杜絕材料采購的隨意性

高校各二級(jí)單位在編制材料預(yù)算時(shí)，應(yīng)盡可能明細(xì)到辦公耗材、教學(xué)實(shí)驗(yàn)耗材、會(huì)議耗材、計(jì)算機(jī)耗材等，通過合理估算各類材料的用量來編制預(yù)算。在采購時(shí)，應(yīng)以年初預(yù)算為依據(jù)，合理采購，做到無必要不采購，盡量避免采購的隨意性。

2.2 完善制度建設(shè)，規(guī)范材料采購、管理流程

高校應(yīng)進(jìn)一步完善制度建設(shè)，明確材料采購及管理過程中各二級(jí)單位及經(jīng)辦人員的責(zé)任和義務(wù)，明確各類材料采購及管理流程，應(yīng)根據(jù)“事前審批”—“事中監(jiān)督”—“事后查驗(yàn)”的程序辦理材料采購事項(xiàng)，材料管理人員對(duì)材料出入庫要做到“分類管理、賬實(shí)相符、盤點(diǎn)及時(shí)”，對(duì)臨近保質(zhì)期的材料要提出預(yù)警并優(yōu)先使用。

2.3 運(yùn)用信息化手段建設(shè)高校材料物資采購管理信息平臺(tái)，從根本上變革材料采購及管理流程，杜絕各類違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象

既然高校材料物資采購管理過程中存在諸多問題，為什么高校不徹底解決這些問題？在很多文獻(xiàn)中，同行給出了許多建議，但這些建議多是制度層面的，更多的是流于形式，比如，要加強(qiáng)制度建設(shè)，要加強(qiáng)監(jiān)管等等。高校始終缺乏一個(gè)強(qiáng)有力的抓手，來徹底解決材料物資采購管理過程中存在的問題。

2016 年，筆者所在的高校建設(shè)了“危險(xiǎn)化學(xué)品采購管理信息平臺(tái)”，該平臺(tái)建設(shè)完成后，學(xué)校所有二級(jí)單位危險(xiǎn)品都必須通過該平臺(tái)采購，二級(jí)單位采購時(shí)不需付款，只需通過采購平臺(tái)選擇合適的商品即可，采購?fù)瓿珊?，危險(xiǎn)品由學(xué)校材料管理中心監(jiān)督，二級(jí)單位即采購單位簽收使用。商家開具發(fā)票交材料管理中心，材料管理中心將數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)部門，完成報(bào)銷付款手續(xù)。

該平臺(tái)投入使用后，學(xué)校的危險(xiǎn)品采購及管理得到了前所未有的規(guī)范，購買、審批、驗(yàn)收、出入庫、報(bào)銷全部在該平臺(tái)完成，老師或?qū)W生（或二級(jí)單位）不需要再到處找地方購買，不需要操心危險(xiǎn)品買回來后入庫、報(bào)銷手續(xù)的辦理，不需要擔(dān)心質(zhì)量得不到保證。這個(gè)平臺(tái)的建設(shè)大大方便了廣大師生，同時(shí)方便了材料管理部門，也方便了財(cái)務(wù)報(bào)銷部門，更重要的是，學(xué)校的危險(xiǎn)品得到了有效的管控。因此該平臺(tái)值得推廣，并且可覆蓋高校所有的材料物資采購管理。

高校材料物資采購管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)如圖1 所示。

圖1 高校材料物資采購管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)

高校材料物資采購管理平臺(tái)建設(shè)的步驟如下：

第一步，在校園網(wǎng)搭建一個(gè)類似淘寶或京東的材料采購平臺(tái)，進(jìn)駐的商戶由學(xué)校采購與招標(biāo)中心以招標(biāo)形式確定，最終確定大約50～100 家商戶，商品種類要涵蓋學(xué)校日常使用的材料物資的95%以上，極少數(shù)用量小的特殊材料可以由二級(jí)單位經(jīng)審批后自行購買。進(jìn)駐的商家確定后，由學(xué)校合同管理中心分別與各商家簽訂合同，以確保商品價(jià)格及質(zhì)量保持穩(wěn)定。采購與招標(biāo)中心、合同管理中心分別將招標(biāo)信息、合同簽訂情況上傳至信息交換平臺(tái)（中間數(shù)據(jù)庫）。

第二步，實(shí)現(xiàn)材料管理中心與材料采購平臺(tái)對(duì)接，材料管理中心是材料采購平臺(tái)的管理維護(hù)部門，主要負(fù)責(zé)采購平臺(tái)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、身份認(rèn)證、材料物資采購的審批、出入庫管理、票據(jù)流轉(zhuǎn)等工作。

第三步，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與采購平臺(tái)、材料管理中心的數(shù)據(jù)對(duì)接。由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)封閉，一般不允許其他系統(tǒng)直接訪問，為保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全，同時(shí)要滿足材料管理中心及采購平臺(tái)讀取數(shù)據(jù)的需要，財(cái)務(wù)系統(tǒng)將相關(guān)數(shù)據(jù)如人員信息、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目材料預(yù)算額度等）推送至中間數(shù)據(jù)庫，材料管理中心通過中間數(shù)據(jù)庫來獲取信息。財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺(tái)本身自帶認(rèn)證系統(tǒng)，將人員信息推送到中間數(shù)據(jù)庫后，材料管理中心可直接獲取作為材料采購平臺(tái)的認(rèn)證用戶，無須重新注冊(cè)。

材料采購平臺(tái)建設(shè)完成后，學(xué)校師生采購材料流程如圖2所示。

圖2 學(xué)校師生采購材料流程

（1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人通過認(rèn)證系統(tǒng)登錄，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可直接選擇自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目購買材料，也可以通過認(rèn)證系統(tǒng)授權(quán)給其他人員購買材料，購買材料之前均需要選擇本次購買材料的資金項(xiàng)目。

（2）確定資金項(xiàng)目之后，即可進(jìn)入材料采購系統(tǒng)，選擇自己所需要的材料物資，選擇完成后，即可提交訂單。

（3）系統(tǒng)根據(jù)用戶提交的訂單信息自動(dòng)與其所選項(xiàng)目進(jìn)行核對(duì)，主要核對(duì)內(nèi)容包括項(xiàng)目余額和材料預(yù)算是否充足，如果某一項(xiàng)不符合條件，則會(huì)退回訂單，如無問題，則會(huì)推送給材料管理人員審核。

（4）材料管理人員會(huì)根據(jù)訂單，再次向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人確認(rèn)訂單，并審核購物內(nèi)容（比如有些二級(jí)單位不具備危險(xiǎn)品管理?xiàng)l件，如果采購中含有危險(xiǎn)品，則會(huì)根據(jù)具體情形考慮審核是否通過），確認(rèn)無誤后，審核通過，生成有效訂單，同時(shí)凍結(jié)該次購物所選定的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的購物額度。

（5）商戶收到有效訂單后，即可組織發(fā)貨（附發(fā)貨清單），并出具購物清單及發(fā)票，交材料管理中心。

（6）材料采購人員收到貨物驗(yàn)收無誤后，將相關(guān)信息推送至材料庫管中心，材料庫管中心根據(jù)發(fā)票、貨物清單、材料驗(yàn)收單辦理名義出入庫手續(xù)。并將相關(guān)數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)生成報(bào)銷單，將發(fā)票、貨物清單、材料驗(yàn)收單、材料出入庫單附在報(bào)銷單后，交到財(cái)務(wù)部門。

（7）財(cái)務(wù)部門審核無誤后，生成會(huì)計(jì)憑證，支付材料款，同時(shí)解凍項(xiàng)目?jī)鼋Y(jié)金額。

從上述流程可以看到，學(xué)校師生在購買材料時(shí)無須事先到財(cái)務(wù)部門借款或自行墊付貨款，無需擔(dān)心質(zhì)量問題，無須擔(dān)心報(bào)銷手續(xù)煩瑣問題，無須單獨(dú)與商家簽訂合同，只需在手機(jī)上簡(jiǎn)單操作一下就能完成。從監(jiān)管的角度來說，所有的業(yè)務(wù)都是真實(shí)發(fā)生的，能夠杜絕虛開發(fā)票套取資金的情形；采購過程中增加了預(yù)算控制，能有效避免超預(yù)算情形；增加了材料管理人員審核環(huán)節(jié)、材料出入庫管理環(huán)節(jié)，采購人員從心理上會(huì)感覺整個(gè)采購過程受到了監(jiān)管，并且所有采購數(shù)據(jù)有跡可循，會(huì)大大降低材料采購的隨意性。材料出入庫管理規(guī)范，能夠大大提高管理的效率。另外，由于杜絕了虛開發(fā)票套取資金情形，降低了材料采購的隨意性，就能有效節(jié)省學(xué)校的各類材料費(fèi)用支出，真正體現(xiàn)了“提質(zhì)增效”“向管理要效益”的宗旨。

3 結(jié)論

總的來說，高校材料類物資采購管理信息平臺(tái)的建設(shè)是規(guī)范學(xué)校材料采購及管理十分有效的手段，是完善學(xué)校內(nèi)控制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，是學(xué)校精細(xì)化管理的需要，對(duì)學(xué)校教育事業(yè)的健康發(fā)展具有十分重要的意義。