試論加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考

王敬

摘要：高中學(xué)生檔案是高中學(xué)校檔案必不可少的重要組成部分，無(wú)論是對(duì)學(xué)校的管理還是對(duì)學(xué)生個(gè)人來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要。高中學(xué)生檔案為高校招生考試錄取工作提供重要參考依據(jù)。高中學(xué)生檔案又是單位人事檔案的重要組成部分，是為適應(yīng)國(guó)家和社會(huì)選拔優(yōu)秀人才聘用考核的主要依據(jù)。因此，檔案對(duì)高中生具有不可替代的作用。在高中學(xué)生即將步入大學(xué)時(shí)，高中學(xué)生檔案為高校及時(shí)提供學(xué)生的普通高中學(xué)業(yè)發(fā)展能力水平。本文以我國(guó)高中學(xué)生檔案管理為主要研究對(duì)象，根據(jù)歷年來(lái)對(duì)高中學(xué)生檔案管理的相關(guān)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出了相關(guān)的管理措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：高中生;檔案管理;思考

引言

高中學(xué)生檔案不僅是用來(lái)記錄在校學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程及綜合素質(zhì)的成長(zhǎng)學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)過(guò)程，同時(shí)也是學(xué)生今后參加綜合評(píng)價(jià)招生、教育部強(qiáng)基計(jì)劃、普高招生參考、高校入學(xué)的重要參考依據(jù)。是指導(dǎo)學(xué)校有效規(guī)范教育辦學(xué)管理行為及促進(jìn)學(xué)科教學(xué)質(zhì)量不斷提高的重要依據(jù)手段。高中學(xué)生檔案主要是學(xué)生在高中學(xué)習(xí)時(shí)期的個(gè)人成長(zhǎng)的發(fā)展記錄及教師對(duì)學(xué)生的整體評(píng)價(jià)，其內(nèi)容是學(xué)校教學(xué)人員了解和及時(shí)掌握高中學(xué)生基本學(xué)習(xí)情況的重要信息渠道，也是高中階段衡量學(xué)生畢業(yè)的重要依據(jù)。同時(shí)它本身也是高中學(xué)生申請(qǐng)大學(xué)入學(xué)的真實(shí)情況收集記錄。加強(qiáng)相關(guān)的檔案管理不僅能夠提高高校的招生質(zhì)量，同時(shí)也能促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)水平技術(shù)的提升以及教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、全體重視，完善檔案

高中學(xué)生檔案主要包括基礎(chǔ)信息（如姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、政治面貌、家庭成員、學(xué)籍等）、任職情況、獎(jiǎng)懲情況、思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、研究性學(xué)習(xí)、職業(yè)體驗(yàn)、社會(huì)實(shí)踐等。真實(shí)反映了學(xué)生整個(gè)高中階段學(xué)習(xí)生活及綜合發(fā)展情況，為高中、大學(xué)乃至將來(lái)的用人單位查詢學(xué)生歷史資料提供可靠的依據(jù)。在近些年來(lái)，高中生的檔案管理也出現(xiàn)了較多的問(wèn)題，在學(xué)生檔案管理工作中，最為突出的問(wèn)題就是學(xué)生檔案信息不全面，內(nèi)容不準(zhǔn)確，造成這種特殊情況的一個(gè)主要原因是學(xué)校、家長(zhǎng)和學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案信息的收集不重視，直接影響了學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理工作。收集的基礎(chǔ)信息不夠全面準(zhǔn)確，少數(shù)學(xué)生仍使用以前收集錄入的基礎(chǔ)信息，家長(zhǎng)的姓名、住址等基本信息發(fā)生了變化，學(xué)校教務(wù)部門未能定期更新學(xué)生基本信息，家長(zhǎng)、學(xué)生未能按時(shí)收集保存上傳平時(shí)的成長(zhǎng)檔案材料，導(dǎo)致了學(xué)生檔案信息管理采集不夠準(zhǔn)確、全面。為有效改變這種尷尬情況，學(xué)校、教師和學(xué)生家長(zhǎng)必須高度重視學(xué)生的個(gè)人檔案，加大對(duì)高中學(xué)生檔案管理知識(shí)的宣傳教育力度，學(xué)生檔案的組織整理具有極強(qiáng)的時(shí)效性，直接影響到學(xué)生能否順利高中畢業(yè)，因此每學(xué)期在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)學(xué)校應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)生對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理。確保學(xué)生檔案數(shù)據(jù)完整無(wú)誤。加強(qiáng)對(duì)高中學(xué)生檔案信息管理的認(rèn)識(shí)重視度。[1]

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，提高效率

近年來(lái)，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟。當(dāng)前社會(huì)高速發(fā)展帶來(lái)的相關(guān)的戶籍政策、高考政策改革，使得很多外來(lái)務(wù)工人員的子女和外籍學(xué)生大量涌入，很多學(xué)生的家庭地址及聯(lián)系方式發(fā)生了變化，時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)沒(méi)有得到及時(shí)的更新，造成原有的檔案信息與現(xiàn)在的實(shí)際情況并不相符，那么靠原始人工管理學(xué)生檔案的方式就顯得效率很低，如果學(xué)校有事情按照原有信息通知學(xué)生，那么學(xué)生將無(wú)法獲取準(zhǔn)確的信息內(nèi)容，這對(duì)于學(xué)生的發(fā)展以及學(xué)校檔案管理工作的效率而言十分不利。對(duì)于查找、更新和維護(hù)檔案都帶來(lái)了不少的困難。為完善學(xué)生的檔案帶來(lái)較多的不便。這就不能滿足當(dāng)今學(xué)校和學(xué)生的需求。信息技術(shù)的出現(xiàn)，為高中學(xué)生的檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)相關(guān)的管理工作要求逐漸升高。檔案管理工作者使用信息技術(shù)手段對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行采集與管理， 對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行電子存檔，整理和完善學(xué)生的檔案。對(duì)學(xué)生的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行不斷地完善，對(duì)于學(xué)生信息發(fā)生變化的，要進(jìn)行及時(shí)地更新，做好相關(guān)的檔案存檔。這是人工管理紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如： 查找方便、檢索迅速、存儲(chǔ)量大、可靠性高、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這就能夠極大地提高學(xué)生檔案管理效率，也是學(xué)校檔案管理科學(xué)化、正規(guī)化與世界接軌的重要條件。與此同時(shí)，檔案管理工作者也需做好相關(guān)的紙質(zhì)檔案?jìng)浞?，?duì)于紙質(zhì)檔案中，要求學(xué)生填寫清楚自己的姓名、性別、身份證號(hào)、家長(zhǎng)聯(lián)系電話、具體的家庭住址等，在學(xué)生登記完成后，與電子信息檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于其中出現(xiàn)問(wèn)題的地方，及時(shí)地聯(lián)系學(xué)生更改，在最大程度上確保學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性。此外，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管也應(yīng)做好相關(guān)的記錄，將其以班為單位建檔存放，方便日后進(jìn)行查閱。

三、健全機(jī)制，責(zé)任到人

近年來(lái)，我國(guó)高中學(xué)生日益增多，也帶來(lái)了許多相應(yīng)的管理問(wèn)題。高中學(xué)生檔案是學(xué)生的第一份檔案材料，其重要性不言而喻，學(xué)生檔案的內(nèi)容也越來(lái)越系統(tǒng)、規(guī)范。高中學(xué)生檔案的運(yùn)行管理還存在著巨大的困難，這也加大了部分學(xué)校學(xué)生檔案管理人員的工作難度，一些學(xué)校往往缺乏專職的檔案管理員和完善的制度以及管理機(jī)制來(lái)管理全部學(xué)生檔案，所謂"無(wú)規(guī)矩不成方圓"，建立一套完善的學(xué)生檔案管理者的工作規(guī)范制度才能有效地促進(jìn)學(xué)生檔案管理者在工作中的規(guī)范化，并利于實(shí)現(xiàn)高效的學(xué)生檔案管理。學(xué)生檔案的質(zhì)量與品質(zhì)直接影響著學(xué)生將來(lái)的發(fā)展。此外，學(xué)校在研究建立健全檔案規(guī)章制度時(shí)，首先就是要充分明確檔案管理員個(gè)人管理職責(zé)，讓學(xué)校各級(jí)各處都充分重視在日常檔案工作中各職能部門關(guān)于學(xué)校檔案的整理收集、編研、歸檔等工作的職能，充分保證學(xué)校檔案管理人員的工作質(zhì)量，這是保證開展學(xué)校檔案管理工作順利正常運(yùn)行的必要管理和有利條件。再者，學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)工作小組來(lái)組織管理全校檔案管理工作，由現(xiàn)任校長(zhǎng)作為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人作為主要領(lǐng)導(dǎo)小組成員，將各項(xiàng)工作有效率地開展，同時(shí)還需配備專職學(xué)?？倷n案管理員、各部門檔案管理員、專職學(xué)生檔案管理員和其他兼職檔案管理工作人員，責(zé)任落實(shí)到人，人員全部安排合理到位才能有效率地保障學(xué)生檔案管理各項(xiàng)工作的順利開展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，深入開展有效的高中學(xué)生檔案管理對(duì)逐步提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及提高學(xué)校檔案管理水平等都有著至關(guān)重要的作用。本文主要根據(jù)學(xué)校檔案管理人員的工作，從高度重視學(xué)校檔案管理，收集開發(fā)歸納，健全檔案體制管理機(jī)制，這幾個(gè)主要方面對(duì)其進(jìn)行梳理闡述，以期能夠提高高中學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜泉貞. 試論加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外， 2019， No.251（14）：30-31.