多年沉積檔案如何短期內(nèi)完成驗收

◆摘? 要：文章以阜陽華潤電力有限公司一期工程（2×640MW）在2019年八個月內(nèi)完成近15年的檔案收集、整理，并且必須滿足現(xiàn)在的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行調(diào)查分析，提出了相應(yīng)的解決問題的對策，并進(jìn)行總結(jié)分析。

◆關(guān)鍵詞：沉積檔案;短期;完成驗收

阜陽華潤電力有限公司一期工程2×640MW機(jī)組于2002年核準(zhǔn)，2004開工建設(shè)，2006年雙投，公司投產(chǎn)后陸續(xù)通過五大驗收，但未組織開展檔案驗收，為了提升檔案管理水平，公司多次向控股法律合規(guī)部申請開展檔案驗收工作，終于在2018年度列入控股2019年度檔案驗收計劃。由于基建期間檔案管理重視度不高，基建工期緊等歷史原因，造成了很多基建資料缺失嚴(yán)重，下面我就阜陽華潤電力有限公司一期工程如何在2019年度短短八個月內(nèi)完成近15年的檔案整理、歸檔，并且滿足現(xiàn)在的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求數(shù)字化率達(dá)到100%進(jìn)行分析，并做出如何解決問題的對策進(jìn)行闡述。

一、一期檔案現(xiàn)狀摸底分析

（一）現(xiàn)狀調(diào)查、控股及大區(qū)檔案檢查

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，阜陽一期項目基建期檔案管理意識薄弱。工程前期合規(guī)類檔案復(fù)印件居多（無初步設(shè)計審查意見的批復(fù)、無選址的復(fù)函、 無職業(yè)病危害控制批復(fù)、無職業(yè)病防護(hù)設(shè)施未見驗收申請、 無上網(wǎng)電價合同），合同、招投標(biāo)、設(shè)備、工程技術(shù)、原材料質(zhì)量證明等檔案缺口較大;部分竣工圖與現(xiàn)場實際不符，設(shè)計變更未在竣工圖中體現(xiàn)，部分設(shè)備資料與現(xiàn)場生產(chǎn)設(shè)備實際不相符，設(shè)備異動未在圖紙上體現(xiàn)，自2006年至今生產(chǎn)運營類、文書類檔案管理歸檔范圍不全、分類不準(zhǔn)確，設(shè)備普遍存在案卷命名不準(zhǔn)確，無法體現(xiàn)案卷真實內(nèi)容，給查找、檢索工作帶來極大的難度。

（二）目標(biāo)確認(rèn)

通過摸底調(diào)查發(fā)現(xiàn)主要問題如下：第一、檔案資料數(shù)量大，檔案驗收時間節(jié)點緊，工作任務(wù)重;第二，由于歷史遺留問題，檔案資料缺失嚴(yán)重;第三、檔案數(shù)字化程度低。

二、制定對策研究

（一）制定工作方案、成立組織機(jī)構(gòu)

為了提高檔案完整性和準(zhǔn)確性，公司高度重視缺失檔案的追回工作，成立一期檔案缺失資料追回小組，并明確要求檔案咨詢公司按照最大限度、最大可能原則整理檔案缺失清單，。小組討論制定了檔案專項驗收方案，明確了各級人員工作職責(zé)并制定激勵與考核細(xì)則。4月17日，公司召開一期檔案專項驗收啟動會，公司總經(jīng)理對檔案驗收工作親自進(jìn)行安排部署。

（二）問題梳理分類

對摸底調(diào)查的問題進(jìn)行分析，逐一梳理，重新歸類，具體問題具體整改，落實責(zé)任。根據(jù)工作計劃和安排，每周召開一次檔案整改協(xié)調(diào)會，匯報各類文件整改進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決存在的問題，由公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

三、結(jié)論

通過8個多月時間緊鑼密鼓的工作，小組成員群策群力，各部門積極響應(yīng)，針對不同類別的文件采取了形式多樣的查找措施，并取得了良好的效果。，派專人聯(lián)系當(dāng)時具辦人多方溝通，積極查找前期合規(guī)性文件，查找到項目建設(shè)初設(shè)報告及批復(fù)、職業(yè)病危害控制批復(fù)、選址意見的復(fù)函等前期文件原件44份;補(bǔ)充歸檔文書檔案共計924件，滿足文書檔案閉環(huán)要求;與財務(wù)分部的合同付款清單及EAM系統(tǒng)中的合同臺賬逐一核對，補(bǔ)充歸檔2009年至2018年合同共計6957件，并根據(jù)合同內(nèi)容核對相關(guān)技術(shù)文件的齊全性，確保合同及成果性文件歸檔齊全;更新完善特種設(shè)備管理臺賬，與阜陽市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、安徽省特種設(shè)備檢驗研究所等單位溝通，確保特種設(shè)備、壓力容器資料的完整性;組織技術(shù)支持部各專工對570項設(shè)計變更進(jìn)行全面梳理，編制了設(shè)計變更總目錄;其中針對82份設(shè)計變更不符合項，按照竣工草圖制圖法，在圖紙上進(jìn)行繪制并簽字，加蓋設(shè)計變更章，形成與現(xiàn)場實際相符的竣工圖。梳理2007年-2018年共178份設(shè)備異動，各專業(yè)專工已按照要求在圖紙上進(jìn)行修改，并制作設(shè)備異動修改匯總清單;重點核對地下管網(wǎng)竣工圖紙，對相關(guān)的消防水管、生活水管、工業(yè)水管等圖紙逐一梳理，以確保對后期的生產(chǎn)利用提供方便，真正做到檔案齊全性、完整性、系統(tǒng)性，檔案室留存的竣工圖、設(shè)備資料與現(xiàn)場實際相符。

按照《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》 、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范完成了本項目檔案的分類、組卷、編目、歸檔等工作，達(dá)到檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作是公司審計、生產(chǎn)、運行、維修和工程改擴(kuò)建重要參考依據(jù)，切實做好管理管理工作才能更好為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動保駕護(hù)航。

通過本次檔案整改工作完成了檔案按標(biāo)準(zhǔn)驗收，同時提高了公司全員檔案意識，提升了員工日常檔案管理水平，在以后的工作中做到隨時移交隨時歸檔，為更好地提高檔案工作夯實基礎(chǔ)。

作者簡介

陳秀慧（1983—），女，漢族，山東省萊城區(qū)人，館員，本科，單位：阜陽華潤電力有限公司，研究方向：檔案管理。