大型公立醫(yī)院數(shù)字化報銷模式優(yōu)化

焦秀芳,張海斌*

(1. 上海交通大學醫(yī)學院附屬第九人民醫(yī)院財務處，上海 200011； 2. 上海交通大學中國醫(yī)院發(fā)展研究院學科建設研究所，上海 200011)

近年來，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院醫(yī)療收入、科教收入不斷增長，不少地區(qū)已經(jīng)形成大型的醫(yī)療集團。醫(yī)療集團內(nèi)部的財務工作量日益增加，尤其是日常財務報銷及審核工作，傳統(tǒng)財務報銷模式已不能適應當前快速發(fā)展需求。醫(yī)院亟需對傳統(tǒng)報銷模式進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，探索新模式[1]。為促進醫(yī)院財務管理更加規(guī)范化、科學化、精細化，提升服務效率，適應醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展需求，本研究以上海某大型公立醫(yī)院為例，分析傳統(tǒng)報銷模式的弊端，從數(shù)字化的角度來探討醫(yī)院財務報銷平臺建設及優(yōu)化問題，應用“互聯(lián)網(wǎng)+”與“現(xiàn)代物流”理念，建設醫(yī)院特色數(shù)字化財務報銷平臺。

1 醫(yī)院傳統(tǒng)財務報銷模式分析

1.1 傳統(tǒng)財務報銷流程概述醫(yī)院傳統(tǒng)財務報銷主要流程如下：首先由報銷人填制報銷憑證，經(jīng)相關(guān)部門負責人及院領(lǐng)導審核簽字；其次報銷人攜帶報銷材料至財務處排隊，等候財務審核人員當場審核；最后財務審核完成由財務出納當場支付現(xiàn)金、或通過公司卡轉(zhuǎn)賬給報銷人、或后續(xù)統(tǒng)一通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬至相關(guān)單位或個人。

從報銷人的視角看，傳統(tǒng)財務報銷模式的基本流程如圖1所示。

圖1 報銷人視角原流程

1.2 傳統(tǒng)財務報銷模式的缺點

1.2.1 職工排隊等候時間長 報銷效率低下 究其原因主要有：一是隨著業(yè)務量的快速增長，報銷需求量明顯上升。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，醫(yī)院財務的月均審核業(yè)務量達數(shù)千筆之多(其中科研教學等專項經(jīng)費報銷業(yè)務約占80%)。二是報銷審批限制多、耗時長、退單率高。三是財務人員配備不足，專業(yè)能力有待提升。四是報銷扎堆現(xiàn)象較嚴重。

1.2.2 傳統(tǒng)模式流程復雜、標準模糊 難以適應醫(yī)院發(fā)展需求 傳統(tǒng)財務報銷模式缺乏統(tǒng)一規(guī)范、清晰分類的報銷流程和審核標準[2]，難以應對新形勢下復雜、繁重的報銷業(yè)務。如原有報銷模式下費用報銷標準覆蓋范圍不全，報銷人無法找到相應的制度依據(jù)，需到財務部門當面咨詢，審核人員再根據(jù)經(jīng)驗判斷或請示領(lǐng)導；原有審核標準中審簽權(quán)限設置過于復雜，報銷人不清楚業(yè)務審批具體到哪一級別，出現(xiàn)漏簽、超權(quán)限審簽等現(xiàn)象。因此，報銷人常因同一報銷業(yè)務來回奔波，既影響工作效率，又浪費時間。

1.2.3 無法形成資源共享 不利于業(yè)財融合的發(fā)展 醫(yī)院費用報銷系統(tǒng)、OA(Office Automation)審批系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)各自獨立，未形成一體化管理，無法進行資源共享。財務數(shù)據(jù)與其他信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性不足，容易出現(xiàn)重復審核及各業(yè)務條線審核標準不一等情況，給報銷人員造成困擾，也可能引發(fā)不必要的糾紛。既增加溝通成本，又不利于醫(yī)院和諧發(fā)展。

隨著醫(yī)院業(yè)財融合的逐步推進，傳統(tǒng)財務報銷模式中“數(shù)據(jù)孤島”的弊端越發(fā)凸顯。由于準確的數(shù)據(jù)分析可以為業(yè)務決策提示風險，因此，若無法形成資源共享，就無法獲取足夠的數(shù)據(jù)量，數(shù)據(jù)準確性也將大打折扣，業(yè)財融合的發(fā)展或?qū)⑹芟蕖?/p>

1.2.4 信息化程度不夠 不利于內(nèi)部控制 醫(yī)院傳統(tǒng)財務報銷模式中手工環(huán)節(jié)較多，部分環(huán)節(jié)雖然實現(xiàn)信息化，但仍需人工干預調(diào)整，內(nèi)部控制效率無法提升。例如醫(yī)院費用報銷系統(tǒng)中，未嵌入相關(guān)費用報銷標準及設置審批權(quán)限，也未實現(xiàn)預算科目與會計科目的完全匹配，人工干預步驟較多。財務報銷系統(tǒng)和預算控制系統(tǒng)與醫(yī)院其他業(yè)務審批系統(tǒng)之間無關(guān)聯(lián)性，造成信息不對稱、重復性工作等問題，內(nèi)控效果較差，內(nèi)控成本較高。

2 數(shù)字化報銷模式的設計目的及內(nèi)容

2.1 數(shù)字化報銷模式設計目的數(shù)字化報銷模式是基于業(yè)務流程的優(yōu)化，使用信息化手段，打破OA審批系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等信息壁壘，促使數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，提高報銷審核效率。同時，在系統(tǒng)內(nèi)嵌入風險防控措施，強化內(nèi)部控制監(jiān)管。最終解決職工報銷難、報銷慢等問題的同時，提高財務信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，為醫(yī)院的健康運行提供有力支撐。

2.2 數(shù)字化報銷模式設計內(nèi)容

2.2.1 優(yōu)化報銷流程 依托互聯(lián)網(wǎng)，運用現(xiàn)代物流配送模式，報銷人在小程序上直接填寫報銷憑證物流取件單，后勤配送人員接單后上門取件，當面確認清點后送至財務處，在財務集中分揀并審核后由出納統(tǒng)一報銷進卡或者轉(zhuǎn)賬，無特殊情況下，報銷人員無需到現(xiàn)場排隊辦理。

從報銷人的視角來看，優(yōu)化后的數(shù)字化報銷模式基本流程如圖2所示。

圖2 報銷人視角新流程

2.2.2 打破系統(tǒng)信息壁壘 促使數(shù)據(jù)互聯(lián)互通 醫(yī)院各項系統(tǒng)中與財務管理密切相關(guān)的包括OA審批系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)等。數(shù)字化報銷模式采用開放式集成平臺建設模式主動采集各項系統(tǒng)財務所需信息。如從OA系統(tǒng)采集出差審批中的出差人員、職位職級、出差日期、出差地點等；從合同管理系統(tǒng)中采集合同編號、合同內(nèi)容、合同金額、付款進度等信息；從科研管理系統(tǒng)中采集科研項目編號、科研項目名稱、經(jīng)費報銷類別等信息。數(shù)據(jù)采集也有助于下一階段風險防控措施的內(nèi)嵌。

2.2.3 嵌入風險防控措施 依照醫(yī)院《差旅費報銷管理辦法》、《勞務費報銷管理辦法》等制度，通過系統(tǒng)預設報銷標準，通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸核定報銷額度。如通過OA系統(tǒng)內(nèi)報銷經(jīng)辦人填寫的會議舉辦日期核定專家咨詢費上限；通過報銷經(jīng)辦人上傳機票確定出差來回日期核定住宿費上限。風險防控措施內(nèi)嵌也有助于規(guī)范化財務報銷的宣教，更加便捷便利地獲知財務報銷相關(guān)規(guī)定。

3 數(shù)字化報銷模式實踐成效

3.1 優(yōu)化業(yè)務流程 規(guī)范報銷制度根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，由于傳統(tǒng)報銷制度的不完善以及報銷人對醫(yī)院的報銷流程和審批制度的不熟悉，造成報銷過程中出現(xiàn)報銷退單率高、審批周期長等問題。醫(yī)院根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合職工意見，對財務報銷相關(guān)業(yè)務流程進行重新梳理及合理優(yōu)化，重新修訂相關(guān)財務報銷制度，完善醫(yī)院整體制度建設。

3.2 實現(xiàn)信息聯(lián)動 強化預算控制 提升財務信息化水平數(shù)字化報銷模式下，實現(xiàn)費用報銷與預算控制系統(tǒng)信息聯(lián)動，業(yè)務部門可及時了解本部門的預算執(zhí)行情況，財務部門也掌握費用支出的流向，為預算控制提供動態(tài)的預警機制，強化醫(yī)院的預算控制管理，有利于醫(yī)院信息化水平的提升。

3.3 有效縮短審核周期 解決報銷難問題在數(shù)字化報銷模式下, 報銷人員只需按要求填好相關(guān)報銷單并附上相關(guān)單據(jù)資料，完成相關(guān)審批流程并簽名確認，然后網(wǎng)絡下單通過物流配送至財務部門，財務審核人員收到單據(jù)后進行分類整理，統(tǒng)一審核。審核通過的，報銷人員無需到現(xiàn)場即可完成報銷；未能通過審核的，財務審核人員會通過物流將單據(jù)退回經(jīng)辦人并附修改說明，經(jīng)辦人修改后可通過物流再次寄送至財務部門。在這種模式下，報銷人員無需到現(xiàn)場排隊，有效緩解傳統(tǒng)報銷排隊等候時間過長的“報銷難”問題[3](表1)。

表1 兩種模式下相關(guān)指標對比情況

3.4 提高服務效率 創(chuàng)新服務意識 踐行管理會計理念數(shù)字化報銷模式下，財務人員收到物流配送的單據(jù)后可進行業(yè)務分類整理，批量審核及支付，既提高財務工作效率，又增強數(shù)據(jù)準確性，促進財務管理高效發(fā)展。

數(shù)字化報銷模式將“互聯(lián)網(wǎng)+”與“現(xiàn)代物流”運用到財務報銷流程中，是一種財務管理理念的創(chuàng)新，是充分運用現(xiàn)代化管理工具提供優(yōu)質(zhì)會計服務的具體實踐，創(chuàng)新服務意識，符合現(xiàn)代化管理會計需求。

4 數(shù)字化報銷模式進一步優(yōu)化建議

4.1 加強信息系統(tǒng)深度融合 實現(xiàn)信息一體化管理

4.1.1 更新信息系統(tǒng) 實現(xiàn)移動審批報銷 醫(yī)院傳統(tǒng)報銷模式不僅僅存在排隊難現(xiàn)象，還有審批難的問題。因此仍需進一步加強網(wǎng)絡化審批及信息系統(tǒng)之間的整合，實現(xiàn)醫(yī)院各信息系統(tǒng)(如院內(nèi)OA平臺、合同管理系統(tǒng)等)與財務報銷系統(tǒng)無縫對接、資源共享，提高效率、明確責任。醫(yī)院下一步可引入移動審批系統(tǒng)、移動報銷系統(tǒng)等[4]，無論審批人和報銷人身處何地，都可以有效利用碎片化時間進行審批和報銷，同時也為電子檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

4.1.2 深化內(nèi)控設計、全面落實內(nèi)嵌標準制度 根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，報銷人員在填報支出報銷單時經(jīng)常由于超標準報銷、簽字不全等因素被退回，其主要原因系報銷人員不清楚相關(guān)的費用報銷標準和審批制度。因此，在財務報銷系統(tǒng)中嵌入完整的費用報銷標準，既可以為審核人員減壓，同時也能提高報銷單填報的正確率，減少報銷人員被退單的次數(shù)。既提高職工滿意度，又提升財務管理效率。另外，還需注重相關(guān)制度與報銷系統(tǒng)的同步更新、信息聯(lián)動。

新系統(tǒng)上線不可能一步到位，需要不斷升級和日常維護，也可能需要進一步開發(fā)，因此，除了配合專業(yè)人員進行系統(tǒng)設置外，財務人員還要深入研究醫(yī)院整體內(nèi)控需求和業(yè)務層面的需求，將兩者有機結(jié)合，嵌入新系統(tǒng)。不僅要保障系統(tǒng)安全性，還要與信息技術(shù)人員共同研究新系統(tǒng)的設計更新，根據(jù)醫(yī)院內(nèi)控制度規(guī)范，結(jié)合業(yè)務實際，及時做出相應調(diào)整，促進醫(yī)院內(nèi)控設計不斷完善，全面落實醫(yī)院內(nèi)控制度。

4.2 積極宣傳財務制度 落實人員培訓 促進業(yè)財融合數(shù)字化報銷模式優(yōu)化是一個長期過程，需要職工在觀念上逐步跟進。醫(yī)院應積極宣傳財務制度與管理常識，進一步加強各部門兼職財務人員培訓，落實好“部門審查”、“財務部門審核”“院領(lǐng)導審批”等。此外，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”及“現(xiàn)代物流”的數(shù)字化報銷模式是業(yè)財融合的具體實踐。因此定期進行財務制度培訓及報銷經(jīng)驗的總結(jié)，提高憂患意識，加強操作能力，不僅可以使新模式順利推行，還可以進一步促進醫(yī)院內(nèi)部業(yè)財融合。醫(yī)院可以通過內(nèi)網(wǎng)、企業(yè)微信公眾號進行報銷審核標準的宣傳普及，也可以定期開展學習交流、示范演講等。

4.3 逐步建立醫(yī)院財務共享中心在我國醫(yī)療衛(wèi)生制度及政府相關(guān)政策背景下，相較于大型企業(yè)的共享財務建設模式，大型公立醫(yī)院的財務管理模式仍存在較大的差距，個性化也較為突出。因此，大型公立醫(yī)院仍需不斷學習國內(nèi)外大型企業(yè)的先進財務管理理念，借鑒前沿的“財務共享中心”等模式，積極探索，逐步建立符合大型公立醫(yī)院需求、具有大型公立醫(yī)院特色的醫(yī)院財務共享中心[5]。