會(huì)展業(yè)檔案管理工作模式分析

王霖

摘 ?要：會(huì)展業(yè)能夠起到促進(jìn)地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)交流的作用。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入與發(fā)展，會(huì)展業(yè)起到了至關(guān)重要的作用與影響。但是從會(huì)展業(yè)檔案管理工作情況分析來(lái)看，此方面存在的一些問題對(duì)會(huì)展業(yè)發(fā)展起到了一定的制約作用，限制了會(huì)展業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的促進(jìn)作用。隨著新時(shí)期社會(huì)主義建設(shè)步伐的不斷深入，國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展是當(dāng)下的核心問題。因此，會(huì)展業(yè)檔案管理工作需要進(jìn)一步適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，不斷適應(yīng)并解決全新的問題，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：會(huì)展業(yè) ?檔案管理 ?工作模式 ?市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

中圖分類號(hào)：F270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）03（a）-0102-03

Analysis on the working mode of archives management in exhibition industry

WANG Lin

（Tianjin Mining Expo International Exhibition Co.， Ltd.， Tianjin， 300000 ?China）

Abstract： exhibition industry can promote the development of regional economy and promote economic exchanges. With the deepening and development of market economy， exhibition industry has played a crucial role and influence. However， from the analysis of the archives management of the exhibition industry， there are some problems in this aspect， which restrict the development of the exhibition industry and limit the promotion of the exhibition industry in economic development. With the deepening of the pace of socialist construction in the new era， the national economic construction and development is the core issue. Therefore， the exhibition industry archives management needs to further adapt to the new era of social development， constantly adapt to and solve new problems， and promote national economic construction.

Key words： Exhibition industry; Archives management; Working mode; Market economy

近年來(lái)，中國(guó)會(huì)展業(yè)取得了一定的發(fā)展，屬于第三產(chǎn)業(yè)中的朝陽(yáng)產(chǎn)業(yè)。在會(huì)展經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過程中，需要高重視檔案管理工作水平，要積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)會(huì)展業(yè)進(jìn)步與發(fā)展。計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠有效應(yīng)對(duì)會(huì)展信息與檔案日益增多的問題。此外，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到會(huì)展業(yè)檔案管理中，能夠有效提升會(huì)展業(yè)工作質(zhì)量與效率。因此，信息社會(huì)背景下，需要不斷總結(jié)會(huì)展業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提升會(huì)展業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率，還要大力嘗試借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，強(qiáng)化會(huì)展業(yè)檔案應(yīng)用效率與開發(fā)力度，從而有效提升會(huì)展業(yè)檔案信息管理價(jià)值。

1 ?會(huì)展業(yè)檔案信息資源構(gòu)成

會(huì)展業(yè)涉及到眾多信息資源，自身具有信息密集且信息交叉性強(qiáng)的特點(diǎn)。會(huì)展業(yè)信息不僅局限于行業(yè)自身，還會(huì)涉及到社會(huì)活動(dòng)的諸多方面。首先，會(huì)展業(yè)信息，包含國(guó)內(nèi)與國(guó)外展覽場(chǎng)館的信息內(nèi)容、專業(yè)展覽會(huì)信息、參展廠商信息、展覽會(huì)觀眾信息及展覽服務(wù)商相關(guān)信息內(nèi)容等。其次，主辦單位各業(yè)務(wù)部門管理信息，其中包含場(chǎng)館租賃需求、參展方需求與服務(wù)需求、觀眾報(bào)名數(shù)據(jù)等。再次，綜合評(píng)估數(shù)據(jù)，涉及到會(huì)展評(píng)估報(bào)告、分析報(bào)告及參展商、觀眾、服務(wù)商等對(duì)會(huì)展的滿意情況。最后，主辦單位內(nèi)部的相關(guān)數(shù)據(jù)與辦公信息等?？梢詫⑵渲姓褂[觀眾信息分為觀眾基本信息、觀眾需求信息及觀眾現(xiàn)場(chǎng)信息3種類型。基本信息大多以觀眾名片上的信息為主，如姓名、單位、部門、職務(wù)、地址、聯(lián)系方式等能夠與觀眾取得聯(lián)系的基礎(chǔ)信息。觀眾需求信息會(huì)在其入口處填寫的調(diào)查表中有所體現(xiàn)。需求信息能夠?qū)⒂^眾前來(lái)參加會(huì)展的需求及目的記錄在案，因此，也可以以此為向去尋找具有潛在價(jià)值的觀眾。通過觀眾在會(huì)展上的進(jìn)出情況及參與情況，能夠了解觀眾的行為信息[1]。

2 ?限制會(huì)展業(yè)檔案資源管理的因素

信息時(shí)代背景下，會(huì)展業(yè)的檔案信息資源也有所變化，會(huì)展業(yè)中的各項(xiàng)管理行為，都會(huì)以信息的方式進(jìn)行傳遞與反饋，利用信息能夠讓主辦方完成會(huì)展活動(dòng)策劃、組織、協(xié)調(diào)、控制及監(jiān)督等一系列操作。從中也可以發(fā)現(xiàn)會(huì)展業(yè)檔案管理工作存在的問題，找到限制會(huì)展業(yè)檔案管理工作發(fā)展的因素。

2.1 觀念因素

會(huì)展檔案管理工作需要在管理理念上進(jìn)行創(chuàng)新，只要在管理方面有所轉(zhuǎn)變，才能有效促進(jìn)會(huì)展業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。但從當(dāng)前的實(shí)際情況分析來(lái)看，存在部分檔案管理部門對(duì)檔案管理工作缺乏創(chuàng)新認(rèn)識(shí)的情況，依舊沿用傳統(tǒng)的會(huì)展業(yè)檔案管理理念，以陳舊的檔案管理方式與信息開發(fā)模式開展工作，這對(duì)會(huì)展檔案管理工作水平提升起到了一定的限制。

2.2 制度因素

會(huì)展業(yè)是近年來(lái)逐漸興起的產(chǎn)業(yè)，其檔案管理工作相對(duì)滯后，導(dǎo)致很多會(huì)展部門對(duì)檔案管理工作沒有足夠的重視，檔案管理體系也有待進(jìn)一步建立與完善，管理模式有待進(jìn)一步規(guī)范。在具體檔案管理工作過程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性與專業(yè)性，各方為了各自目的而努力，沒有形成統(tǒng)籌一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的局面。

2.3 管理因素

為了有效提升會(huì)展業(yè)檔案資源的安全性與應(yīng)用性，需要采用相應(yīng)的管理制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范。例如：讓檔案利用者表明身份或讓其所在單位開具相關(guān)證明等。由于一些會(huì)展部門沒有明確檔案利用范圍，在使用方面造成一定偏差，導(dǎo)致檔案利用不夠開放，難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

3 ?會(huì)展業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)與現(xiàn)狀

3.1 檔案搜集整理困難

由于會(huì)展業(yè)檔案形成時(shí)間短、信息內(nèi)容量大，檔案搜集整理工作存在一定的難度。每次會(huì)展活動(dòng)從最后確定到具體實(shí)施，通常只有一兩個(gè)月的準(zhǔn)備時(shí)間，而具體會(huì)展時(shí)間僅幾天或幾個(gè)小時(shí)。難以將會(huì)展業(yè)檔案以傳統(tǒng)的文書檔案、歷史檔案的方式進(jìn)行歸檔，而是會(huì)突然產(chǎn)生，然后瞬間消失。參與會(huì)展的單位有幾十家，甚至上百家，這些參展單位來(lái)自全國(guó)各地或全世界范圍內(nèi)，在會(huì)展結(jié)束后，轟然離去，難以持續(xù)保持聯(lián)系，容易造成會(huì)展檔案信息搜集整理困難的問題，為檔案整理工作帶來(lái)一定難度。

3.2 自成一派

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐漸深入與發(fā)展，會(huì)展業(yè)一路發(fā)展至今也發(fā)生了很大的變化。不同形式的會(huì)展中心、展館、公司由于隸屬關(guān)系不同，為了各自利益，彼此之間獨(dú)立發(fā)展。會(huì)展檔案資源的不健全，缺乏專業(yè)性、流動(dòng)性大、共享性等因素，制約了檔案管理工作質(zhì)量提升。此外，與其他行業(yè)相同，由于檔案管理工作難以直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，使得大多數(shù)當(dāng)權(quán)者沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因此，會(huì)展業(yè)檔案管理工作需要進(jìn)一步開放思想，更新管理理念，探索滿足新時(shí)期會(huì)展業(yè)檔案管理模式的方法[2]。

4 ?創(chuàng)新會(huì)展業(yè)檔案管理模式的有些對(duì)策

4.1 提升認(rèn)知，更新理念

會(huì)展業(yè)要遵循法律法規(guī)完善各項(xiàng)檔案管理制度，提升會(huì)展業(yè)檔案管理工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)展業(yè)檔案部門與從業(yè)人員要對(duì)相關(guān)法律條款與問題進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，不斷完善檔案管理工作制度與規(guī)范。針對(duì)區(qū)域內(nèi)具有一定規(guī)模、辦展業(yè)務(wù)較多的會(huì)展公司，需要根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，有針對(duì)性地對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，建立并完善相關(guān)規(guī)范。會(huì)展業(yè)還要積極組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，從而有效提升會(huì)展業(yè)檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)識(shí)與創(chuàng)新能力。

4.2 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

以省市展覽協(xié)會(huì)為基礎(chǔ)，將各種類型的會(huì)展中心、展覽公司、展覽館等構(gòu)建起相互之間的聯(lián)系，建立區(qū)域性的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。結(jié)合各自的會(huì)展優(yōu)勢(shì)與市場(chǎng)份額搜集的信息，建立答案無(wú)償交流與共享利用，進(jìn)而構(gòu)建起會(huì)展業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推動(dòng)會(huì)展業(yè)檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展統(tǒng)一協(xié)調(diào)，從而創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

4.3 完善工作流程

會(huì)展業(yè)檔案工作具有專業(yè)性與系統(tǒng)性，具體實(shí)踐較為繁瑣，單純憑借幾個(gè)具有專業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員，是難以全面系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)展業(yè)檔案管理工作的。因此，相關(guān)單位需要對(duì)會(huì)展中兼職檔案管理的人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并向其提出明確的工作要求，使其清晰地掌握檔案的具體搜集范圍及歸檔時(shí)間等，具備立卷、檔案整理的專業(yè)能力。此外，相關(guān)單位要加大對(duì)會(huì)展人員的指導(dǎo)力度，避免由于參展單位自身因素對(duì)檔案部門歸檔工作認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案資料損毀、遺漏等問題。其還需要定期進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，針對(duì)原件缺失、擅自涂改等問題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員要第一時(shí)間組織驗(yàn)收會(huì)展業(yè)檔案資料，在撤展的時(shí)候，要對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性及規(guī)范性進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查，及時(shí)做好查缺補(bǔ)漏，達(dá)到檔案管理的要求。對(duì)于沒有足夠時(shí)間整理的檔案資料，需要在撤展后與相關(guān)參展單位進(jìn)行溝通聯(lián)系，最終達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)[3]。

4.4 強(qiáng)化專職隊(duì)伍建設(shè)

會(huì)展業(yè)檔案管理部門的工作人員，不僅需要完成檔案管理工作，還要負(fù)責(zé)兼職人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)工作;在日常工作中，要?jiǎng)?chuàng)新并開發(fā)區(qū)域答案管理工作，提升日常工作的創(chuàng)新能力。為此，且需要具備一定工作水平的人員擔(dān)任此項(xiàng)工作。要想適應(yīng)會(huì)展業(yè)檔案管理工作，首先，需要具備一定的文化素養(yǎng)，熟練掌握各種處理辦法，從而鑒別出歸檔文字的質(zhì)量。其次，掌握信息化檔案處理方法，要熟練將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息管理技術(shù)應(yīng)用其中，并具備圖像處理能力、網(wǎng)頁(yè)制作能力。最后，要具備豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)，能夠?qū)Ω鞣矫嬷R(shí)有所掌握，可以對(duì)會(huì)展知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，能夠更加專業(yè)、有效地開展檔案管理工作[4]。

4.5 提升電子信息搜集能力

在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，會(huì)展業(yè)檔案管理工作要逐漸開展電子信息搜集工作，要以電子文件的形成特點(diǎn)為基礎(chǔ)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類。首先，展覽計(jì)劃，其中包含了展會(huì)的所有關(guān)鍵信息，如具體策劃、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、布展與撤展日程安排等，還包括展前與展會(huì)過程中的日程安排等。其次，與上述電子形式文件相應(yīng)的主管部門、參展企業(yè)的紙質(zhì)文件?？紤]到會(huì)展業(yè)電子文件的形式與內(nèi)容存在分離性，考慮到自身存在容易更改的特點(diǎn)，當(dāng)前電子文件不宜鼓勵(lì)保存。在搜集相關(guān)文件時(shí)，需要附上一份內(nèi)容一致且有簽章及說明的紙質(zhì)文件，以紙質(zhì)與電子的方式進(jìn)行雙重管理[5]。

5 ?會(huì)展業(yè)電子信息檔案管理的保護(hù)對(duì)策

考慮到電子信息載體與內(nèi)容之間存在分離性，因此在保護(hù)會(huì)展業(yè)電子信息檔案時(shí)，需簡(jiǎn)要從載體與內(nèi)容兩方面入手，需要保護(hù)文件的完整性、可存取性、可理解性。電子信息檔案是主辦單位的寶貴財(cái)富。隨著會(huì)展經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，需要加大對(duì)電子信息檔案的管理力度，同時(shí)能夠起到保護(hù)主辦方財(cái)產(chǎn)的作用。為了保證電子檔案信息資源不流失，可以采用如下方法。

5.1 加大對(duì)會(huì)展業(yè)檔案工作的全面管理

會(huì)展檔案管理層需要加大對(duì)會(huì)展業(yè)電子檔案工作的監(jiān)管力度，將主辦單位檔案管理工作納入管理計(jì)劃中，確保會(huì)展業(yè)檔案工作符合會(huì)展業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。此外，會(huì)展檔案管理層需要積極主動(dòng)了解相關(guān)情況，為主辦單位提供有目標(biāo)的服務(wù)，輔助其建立與會(huì)展體制一致的電子檔案管理體系，滿足會(huì)展業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，并對(duì)電子檔案進(jìn)行有效分類，為會(huì)展業(yè)檔案管理工作起到積極的推動(dòng)作用。

5.2 健全會(huì)展業(yè)檔案管理機(jī)制

在準(zhǔn)備會(huì)展活動(dòng)的過程中，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確的劃分，并加大監(jiān)管力度。這也是促進(jìn)會(huì)展業(yè)檔案發(fā)展的重要基礎(chǔ)。為了在發(fā)展會(huì)展經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，保證會(huì)展業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，需要加大對(duì)電子檔案信息資源的管理與保護(hù)力度[6]。

6 ?結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)展業(yè)需要反復(fù)進(jìn)行客戶檔案搜集、管理與利用工作。在此過程中會(huì)展公司要想高質(zhì)量完成會(huì)展?fàn)I銷活動(dòng)，需要快速、準(zhǔn)確、高效地掌握客戶信息，并第一時(shí)間為公司提供客戶的動(dòng)態(tài)信息，然后有針對(duì)地為客戶提供服務(wù)，從而促進(jìn)會(huì)展業(yè)有序發(fā)展，不斷提升會(huì)展業(yè)的發(fā)展水平與質(zhì)量。為此，會(huì)展業(yè)需要在檔案管理方面加大重視，并采取有效的管理手段，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，提升會(huì)展業(yè)檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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