信息化時代背景下事業(yè)單位檔案管理

趙 夏

（九寨溝管理局，四川 九寨溝 623400）

事業(yè)單位檔案管理是專門負責管理單位各個部門在發(fā)展進程中所形成的歷史文件，這項管理性的工作不僅對所在單位的工作及發(fā)展具有重要的意義，而且對于整個社會也表現(xiàn)出現(xiàn)實及長遠的意義。當前隨著計算機和信息的普及發(fā)展，通信技術日趨成熟，廣泛地影響著人們生活的諸多方面，信息化時代悄然到來[1]。信息化時代中，事業(yè)檔案管理得以借助互聯(lián)網及信息技術，實現(xiàn)對海量信息資源的快速采集和高效利用，并借助現(xiàn)代技術實現(xiàn)檔案管理服務的更上一層樓，而新的時代背景下，事業(yè)單位檔案管理仍存在不少問題，未能較好地順應信息化時代的發(fā)展時態(tài)，使事業(yè)單位檔案管理的有效性沒能充分的發(fā)揮出來，基于此，通過分析信息化時代背景下的事業(yè)單位檔案管理問題[2]，進而探討優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑，以進一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，促進事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

1 信息化時代背景下的事業(yè)單位檔案管理問題

1.1 檔案管理觀念未更新

信息化時代背景下，相應的信息化管理模式已被廣泛地應用到各個領域，而當前許多事業(yè)單位檔案管理工作依然存在管理觀念未更新，技術水平落后等瓶頸，之所以出現(xiàn)這樣的情況，多是由于管理者對檔案管理工作認知不清，錯誤地認為這項工作的意義僅是收集資料、存檔，不夠重視檔案的建設工作，沒能夠緊跟時代步伐，積極創(chuàng)新并改革檔案管理工作，造成檔案管理技術水平落后，難以適應信息化時代背景的管理工作，致使檔案管理工作效能不高。

1.2 檔案管理信息化程度有待提高

信息化時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作要充分發(fā)揮其工作效能，理應順應時代發(fā)展需要，積極創(chuàng)新管理形式，借助物聯(lián)網、大數據等先進技術，不斷提高檔案管理的信息化水平。而許多事業(yè)單位由于傳統(tǒng)的檔案管理模式印記較重，加之存在認知不足、不夠重視等情況，未能充分利用現(xiàn)代信息化技術，使得檔案管理信息化程度不高，極大地制約著事業(yè)單位檔案管理工作的效率及水平。

1.3 信息化管理體系仍需完善

信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要充分利用現(xiàn)代化的信息管理技術，從而合理配置單位人力資源及財力資源，進一步提升檔案管理的專業(yè)性及實效性。而許多單位往往更注重主營業(yè)務的經營發(fā)展，而忽視信息化管理體系的建設及完善，這使得檔案信息存在著潛在的安全隱患，威脅到檔案信息資源的安全性。信息化管理體系的構建是一個系統(tǒng)的工程，包括辦公自動化、業(yè)務管理科學化、信息服務網絡化和商務活動電子化等方面的工作，可以說涉及的內容非常多，需要企業(yè)從人力物力方面進行投入，包括引進企業(yè)信息化建設的專業(yè)人才，購買一定的硬件設備和軟件設備，同時還要構建全面的企業(yè)信息化管理制度。事業(yè)單位忽視信息化管理體系的建設及完善的根本原因是事業(yè)單位在這方面構建過程中涉及到上至領導的決定，下至員工的積極參與，以及企業(yè)的財務資金投入，環(huán)節(jié)非常的多，不是建設不到位，就是更新不及時等問題出現(xiàn)。

2 基于信息化時代背景的事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑

2.1 更新檔案管理觀念

信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理理應順應時代需要，積極更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中跳脫出來，引入檔案信息化管理的理念，并從檔案信息化基礎設施的建設入手，不斷加強檔案的建設工作。首先，管理者需加強認知，充分了解檔案管理工作的重要意義，進而提高對這些工作的重視程度，從上而下地進行檔案建設，加大檔案管理信息化的建設力度及資金投入，進一步創(chuàng)新并改革檔案管理工作；其次，檔案管理人員自身也需更新觀念，樹立起信息化的理念，打破傳統(tǒng)被動式的工作理念，不斷提高業(yè)務水平和開拓創(chuàng)新的意識，憑借良好的責任意識和敏銳的思想意識，了解信息化時代背景下的檔案管理變化趨勢，積極應對并及時反應，進一步增強事業(yè)單位檔案管理工作的深度及廣度。同時還應積極通過培訓、自我學習等途徑，提高自身對現(xiàn)代信息技術、網絡技術的認知，能夠靈活應用各類軟件設備，不斷提升自身的信息化管理水平及綜合素養(yǎng)，以滿足信息化時代對檔案管理人員的能力要求。尤其是采取強化人才培訓，技術交流與合作等方式來造就一大批精通既懂技術，又懂管理的知識結構合理、技術過硬的“復合型”專業(yè)化的信息技術人才，來推動事業(yè)單位內部信息化建設。最后是事業(yè)單位要改變審批流程。事業(yè)單位雖然作為社會服務組織，是非盈利性的，不參與市場競爭，但是社會不可缺少的重要組織，為教育、科技、文化、衛(wèi)生等發(fā)揮了巨大作用，因此在社會環(huán)境不斷變化的今天，各行各業(yè)都在與時俱進，事業(yè)單位要為這邊部門做好服務工作，提升工作效率，自身就要不斷加強信息化的建設。不斷優(yōu)化審批流程，從項目的審批，到項目的落實不需要經歷過多的環(huán)節(jié)，讓信息化建設真正落實到實處。

2.2 進一步完善信息化管理體系

信息化時代背景下，事業(yè)單位只有進一步完善信息化管理體系，才能有效提升檔案管理工作的實效。充分利用現(xiàn)代信息技術，諸如大數據技術、電子掃描技術等，以豐富事業(yè)單位信息化管理系統(tǒng)的功能、內容，為事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提供保障。借助大數據技術，實現(xiàn)信息的自動化、網絡化，同時改進事業(yè)單位檔案管理的檢索功能，持續(xù)更新檔案數據信息，充分比對分析大數據新舊數據信息，科學地收集、整理事業(yè)單位檔案資料，予以有效歸檔，以保證檔案信息的完整性和準確性，大大提高檔案管理工作的時效性。借助電子掃描技術，能將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化成為數字檔案信息，以進一步完善事業(yè)單位的數字信息數據庫，以減低檔案管理的難度，提升檔案管理工作的效率。最終達到構建起一個由管理、規(guī)劃、運籌、系統(tǒng)分析和計算機專業(yè)人員組成的管理機構。

2.3 強化電子檔案的管理

信息化時代背景下，事業(yè)單位的電子文件數量越來越多，作為非文本數據，電子檔案占據空間小、信息儲存量大、易于查找，這使得事業(yè)單位的檔案管理從傳統(tǒng)的手動式管理形式中跳脫出來，工作人員的勞動量也大大減少，檔案管理工作更為便捷，檢索效率也得以大大提升，因此對電子檔案的管理成為了檔案管理工作的重要內容之一（如圖1所示，電子檔案文件管理系統(tǒng)）。

圖1 電子檔案文件管理系統(tǒng)

由于電子檔案的記錄形式較為特殊，真實性不明，規(guī)范不一，存儲的時期也不盡相同，因此需要檔案管理人員對其進行有效地篩選，將關鍵的信息予以歸檔，摒棄無用的、不必要的信息，實現(xiàn)電子檔案的范化管理，以節(jié)約人力和物力，充分發(fā)揮電子檔案的作用。

3 結語

總之，信息化時代背景下，事業(yè)單位的檔案信息量逐年增加，檔案管理工作也發(fā)生巨大的變化，只有積極優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，更新檔案管理觀念、進一步完善信息化管理體系、強化電子檔案的管理，充分利用信息化技術積極創(chuàng)新并改革這項工作，使事業(yè)單位的檔案管理工作進一步適應當前時代的發(fā)展需要，有效提升檔案管理工作的效能，進而推動事業(yè)單位檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。