基于電子流程驅(qū)動(dòng)的精細(xì)化管理模式在航天企業(yè)的應(yīng)用

◆張墨涵 王雪英 沈?qū)W東 吳茂永 盧康

（北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 北京 100076）

1 引言

當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展使我們進(jìn)入了智聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、虛擬技術(shù)等新興科技的推動(dòng)下，帶來(lái)了第三波數(shù)字革命。信息化的快速發(fā)展，為我們的日常管理工作進(jìn)行了賦能。近年來(lái)，流程管理成為各大企業(yè)的關(guān)注熱點(diǎn)，在學(xué)術(shù)界和工業(yè)界引起了廣泛的研究熱潮。航天工作由于其特殊性，具有涉及部門多、業(yè)務(wù)復(fù)雜的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的工作模式中，業(yè)務(wù)辦理存在審批周期長(zhǎng)、效率低的難題，極大增加了時(shí)間成本。本文提出了基于電子流程驅(qū)動(dòng)的精細(xì)化管理模式，并將其成功應(yīng)用于航天企業(yè)中，通過(guò)應(yīng)用電子流程平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的在線審批與快速流轉(zhuǎn)，有效解決跨部門業(yè)務(wù)辦理溝通協(xié)調(diào)的難題，深化企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同工作，大幅提高航天企業(yè)的精細(xì)化管理效率，成為促進(jìn)“高質(zhì)量、高效率、高效益”科研生產(chǎn)工作的有力武器。

2 面臨問(wèn)題分析

管理流程是企業(yè)管理能力構(gòu)成的最基本單元和最直接展現(xiàn)，它的科學(xué)性、全面性、系統(tǒng)性程度直接決定企業(yè)運(yùn)行的效率和效果，管理流程建設(shè)是所有管理活動(dòng)中最基礎(chǔ)、最前提的工作，同時(shí)也是一個(gè)長(zhǎng)期的、反復(fù)的工作。航天企業(yè)如何在人力資源和研制時(shí)間周期有限的情況下有效完成多型號(hào)研制任務(wù)是當(dāng)務(wù)之急，這需要借助管理流程的力量[1]。由于航天工作有涉及部門多、業(yè)務(wù)復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理流程執(zhí)行與審批過(guò)程中，存在著如下問(wèn)題：

2.1 業(yè)務(wù)審批流程復(fù)雜，跨多個(gè)部門，審批周期長(zhǎng)

場(chǎng)景一：科研人員A 加班加點(diǎn)完成了一篇論文，在發(fā)表前需要對(duì)論文進(jìn)行保密審查并開具證明，該流程涉及申請(qǐng)人所在部門、保密處等共5 個(gè)部門、7 道審批，由于不同部門的領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法保證同時(shí)都在辦公室，科研人員經(jīng)常需要跑多趟，一個(gè)流程甚至需要走一個(gè)星期，嚴(yán)重分散了科研精力，導(dǎo)致科研人員身心俱疲，影響科研進(jìn)度。而如此繁雜的手續(xù)只是發(fā)表論文的其中一個(gè)流程，令員工對(duì)走審批“望而卻步”。

2.2 流程歸檔和事后查詢困難

場(chǎng)景二：某機(jī)關(guān)管理人員A 需要找科研人員B 兩年前走的《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)》去查詢一些設(shè)備的重要信息，但由于平時(shí)走的申請(qǐng)單很多，也沒(méi)做好分類歸檔，全混在一起了，想從眾多紙質(zhì)申請(qǐng)單中篩選出來(lái)非常困難，無(wú)奈只能一張張翻找。

以上兩個(gè)場(chǎng)景在日常辦公中無(wú)時(shí)無(wú)刻不在發(fā)生，也是困擾管理者和員工長(zhǎng)久以來(lái)的“痛點(diǎn)”問(wèn)題，有效利用信息化手段，能使航天企業(yè)的工作和管理效率大幅提升。

3 總體方案設(shè)計(jì)

針對(duì)上述問(wèn)題，本文提出了“基于電子流程驅(qū)動(dòng)”的精細(xì)化管理模式，該方案融合了航天工作的特性，基于自主研發(fā)的流程平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的在線申請(qǐng)、審批與辦理，通過(guò)電子流程快速驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)，有效解決了跨部門審批與業(yè)務(wù)歸檔的難題，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同工作，提升了航天企業(yè)內(nèi)部精細(xì)化管理水平。

該流程平臺(tái)整體功能架構(gòu)如圖1所示[2]，通過(guò)“電子流程標(biāo)準(zhǔn)化中心、流程執(zhí)行與處理中心、流程管理監(jiān)控中心、流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)分析中心”四個(gè)中心的建設(shè)，構(gòu)建完整的一體化解決方案。

圖1 流程平臺(tái)整體功能模塊架構(gòu)圖

3.1 電子流程標(biāo)準(zhǔn)化中心

電子流程標(biāo)準(zhǔn)化中心是一個(gè)規(guī)劃、梳理、構(gòu)建電子化流程的體系平臺(tái)，所有流程都是管理制度的電子化表達(dá)，通過(guò)與ARIS 流程梳理平臺(tái)的聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建管控執(zhí)行落地，是標(biāo)準(zhǔn)化電子流程平臺(tái)的落地實(shí)踐。

3.2 流程執(zhí)行與處理中心

流程平臺(tái)通過(guò)簡(jiǎn)潔的表單設(shè)計(jì)，可以使流程申請(qǐng)人方便提交流程，并通過(guò)字段控制、必填信息、流程說(shuō)明、流程圖、流程步驟、流程日志等手段，讓用戶可以嚴(yán)格、清晰、高效地處理、跟進(jìn)和查看流程狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人對(duì)流程信息的實(shí)時(shí)掌握。

3.3 流程監(jiān)控管理中心

流程平臺(tái)管理人員可以在后臺(tái)流程管控中心中了解和看到所內(nèi)已發(fā)起流程的所有基本信息，通過(guò)流程代理、委托、查看、退回、終止等多種方式進(jìn)行流程的執(zhí)行過(guò)程管理，方便流程管理員對(duì)運(yùn)行中的流程進(jìn)行監(jiān)管和按需實(shí)時(shí)調(diào)整，提高了流程平臺(tái)的靈活性和可用性。

3.4 流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)分析中心

流程平臺(tái)經(jīng)過(guò)近四年的數(shù)據(jù)積累，電子流程使用數(shù)據(jù)量突破5萬(wàn)條，為深度挖掘流程數(shù)據(jù)的價(jià)值，我們?cè)O(shè)計(jì)與開發(fā)了數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)中心，以大數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為基礎(chǔ)，從多個(gè)角度對(duì)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行分析利用，展現(xiàn)流程整體運(yùn)營(yíng)情況，歸納總結(jié)流程平臺(tái)與流程運(yùn)行中存在的問(wèn)題，指導(dǎo)電子流程的優(yōu)化與重組，為流程建設(shè)工作指明了改進(jìn)方向。

4 應(yīng)用案例與效果

4.1 構(gòu)建以流程為驅(qū)動(dòng)的設(shè)備全生命周期管理

航天企業(yè)的全局業(yè)務(wù)不僅在不同的職能部門中交叉，也在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中穿越，需根據(jù)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)與分工，考慮全局業(yè)務(wù)流程的穿越，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和分析。以設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理為例，涉及設(shè)備相關(guān)的五個(gè)流程，如圖2所示。

圖2 設(shè)備信息全生命周期管理

圖2 表明了設(shè)備信息全生命周期管理數(shù)據(jù)的驅(qū)動(dòng)源來(lái)自設(shè)備本身的采購(gòu)、領(lǐng)用、借用、維修、退還和報(bào)廢流程。從設(shè)備外部來(lái)看，員工入職流程、員工密級(jí)變更流程、員工部門調(diào)動(dòng)流程、員工離職流程等業(yè)務(wù)方面雖然不會(huì)直接面向設(shè)備本身，但這些流程的流轉(zhuǎn)過(guò)程會(huì)觸發(fā)設(shè)備相關(guān)流程的啟動(dòng)或直接影響設(shè)備信息的變更，如員工入職流程必然會(huì)觸發(fā)設(shè)備領(lǐng)用流程，員工部門調(diào)動(dòng)也會(huì)影響到“設(shè)備存放地點(diǎn)”、“IP 地址”等設(shè)備屬性的變更。

以上五個(gè)流程構(gòu)成了一個(gè)閉環(huán)，從設(shè)備申請(qǐng)開始，設(shè)備管理系統(tǒng)就為設(shè)備創(chuàng)建了一個(gè)對(duì)象，在流程完成時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)流程信息自動(dòng)變更設(shè)備對(duì)象的信息，實(shí)現(xiàn)流程驅(qū)動(dòng)設(shè)備信息的全生命周期維護(hù)，有效實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理。

4.2 讓數(shù)據(jù)發(fā)聲，利用大數(shù)據(jù)挖掘流程變化趨勢(shì)

流程平臺(tái)經(jīng)過(guò)近4年的數(shù)據(jù)積累、沉淀，價(jià)值意義凸顯，如何利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)推進(jìn)今后流程的優(yōu)化與建設(shè)[3]，從而提升流程運(yùn)行效率，減少無(wú)意義的審批環(huán)節(jié)，為管理決策提供依據(jù)與參考至關(guān)重要。鑒于此，我們對(duì)流程平臺(tái)進(jìn)行了數(shù)據(jù)挖掘模塊的集成開發(fā)，持續(xù)對(duì)流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、訪問(wèn)行為等開展分析工作。例如，從2020年流程月度使用頻次這一維度分析，如圖3所示。由圖可知，業(yè)務(wù)流程使用在今年2月份滑到了最低點(diǎn)，這主要是受到1、2月份“新型冠狀病毒”疫情的影響，由于隔離的要求，我所的科研生產(chǎn)并未進(jìn)入到正常狀態(tài)；而3、4、5月份隨著疫情影響的減弱，科研生產(chǎn)逐步趨于正?；?，流程使用量逐月回升，基本恢復(fù)到疫情前的水平；三季度因上線多個(gè)新業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)增多也使得流程使用量相比二季度有了一個(gè)較大的增幅。

圖3 2020年月度流程數(shù)量統(tǒng)計(jì)

通過(guò)開展數(shù)據(jù)挖掘工作，對(duì)流程數(shù)據(jù)隱藏的規(guī)律進(jìn)行識(shí)別，讓數(shù)據(jù)發(fā)聲，不斷梳理、完善和改進(jìn)管理流程，以數(shù)據(jù)驅(qū)業(yè)務(wù)，以流程促管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

流程建設(shè)是制度的體現(xiàn)，是基礎(chǔ)工作的一部分，不顯山不露水，基于電子流程驅(qū)動(dòng)的精細(xì)化管理模式研發(fā)工作，推進(jìn)了航天企業(yè)管理與信息化的深度融合，充分發(fā)揮了信息化對(duì)管理提升的促進(jìn)作用，成為我所智慧發(fā)展理念的切入點(diǎn)、落腳點(diǎn)與著陸點(diǎn)，其建設(shè)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)可以復(fù)制到所有航天企業(yè)集團(tuán)院所，以此產(chǎn)生巨大的效率收益，在軍工企業(yè)內(nèi)部具有重要的應(yīng)用價(jià)值和推廣前景。