加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作的探討

李雄英

湖南省道縣人力資源和社會(huì)保障局 湖南 永州 425300

引言

人事檔案工作的開展能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展帶來幫助,通過對(duì)人事檔案立卷歸檔工作的落實(shí),可使檔案的管理效果加強(qiáng),保證人事檔案信息的完整性,歸檔工作在檔案管理中作為重要的部分,影響著檔案管理的規(guī)范性。事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案立卷歸檔工作,建立完善的歸檔制度,使立卷歸檔工作能夠順利完成。因此,應(yīng)對(duì)人事檔案立卷歸檔工作進(jìn)行分析,采取有效措施加強(qiáng)工作效果。

1 事業(yè)單位人事檔案立卷歸檔工作中存在的問題

1.1 對(duì)人事檔案立卷歸檔工作缺乏重視 檔案的屬性表明檔案管理工作不是短時(shí)間之內(nèi)可獲得成果的,部分單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到人事檔案的重要性,對(duì)人事檔案管理的投入不足,這使檔案工作的開展達(dá)不到實(shí)際要求。由于缺少對(duì)檔案收集工作的重視,這使檔案收集流程不夠規(guī)范,在其中存在較多的問題,難以保證檔案信息的完善性,這使事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展受到了影響。

1.2 人事檔案立卷歸檔制度不完善 一些事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度有待完善,由于缺少完善的管理制度,難以保證歸檔工作的規(guī)范性,單位沒有根據(jù)檔案管理工作的要求制定相應(yīng)的制度,這使歸檔工作缺少約束,對(duì)工作的質(zhì)量產(chǎn)生了影響,這使人事檔案收集歸檔工作中容易產(chǎn)生更多的問題。

1.3 人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足 事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)人員有著一定的要求,在歸檔工作過程中,由于人員缺少較強(qiáng)的專業(yè)能力,同時(shí)人事檔案管理人員更換比較頻繁,這使人員沒有足夠的責(zé)任感,對(duì)人事檔案收集歸檔工作的質(zhì)量產(chǎn)生了影響。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作效果的措施

2.1 建立完善的歸檔立卷制度,保證工作的規(guī)范性 事業(yè)單位應(yīng)建立完善的歸檔立卷管理制度,對(duì)工作流程進(jìn)行完善,使工作內(nèi)容得到細(xì)化,為檔案管理工作的開展帶來有效的保障。首先,應(yīng)明確歸檔工作職責(zé),使檔案管理人員作為主體,并且讓其他部門的工作人員能夠配合進(jìn)行歸檔工作。應(yīng)對(duì)處理環(huán)節(jié)進(jìn)行設(shè)置,將事前處理及檔案整理的內(nèi)容明確,提出完善的要求,使管理工作的開展更加順利。其次,應(yīng)明確檔案工作人員在分類、立卷過程中的職責(zé),當(dāng)發(fā)現(xiàn)了檔案資料內(nèi)容不完善等問題的時(shí)候,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行說明,將其退還給送交部門來處理問題,使立卷歸檔的質(zhì)量得到保障。最后,應(yīng)對(duì)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善,根據(jù)檔案類型對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化,使標(biāo)準(zhǔn)能夠更加完善,發(fā)揮出規(guī)范的作用,提高歸檔的質(zhì)量。同時(shí),應(yīng)對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化,對(duì)人力及財(cái)力資源等進(jìn)行整合,除去沒有必要的環(huán)節(jié),加強(qiáng)立卷歸檔的系統(tǒng)化。另外,事業(yè)單位應(yīng)對(duì)管理制度進(jìn)行全面規(guī)范,使制度的實(shí)施能夠起到有效的作用,使歸檔工作得到落實(shí),為人事檔案管理提供良好的條件。

2.2 加強(qiáng)各部門的立卷歸檔意識(shí),為工作開展提供條件 檔案管理對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義,應(yīng)加強(qiáng)工作人員的歸檔意識(shí),使人員能夠更好地配合檔案管理工作。單位可加強(qiáng)對(duì)檔案法律內(nèi)容的宣傳,將內(nèi)部的規(guī)范性文件內(nèi)容加入到其中,使各個(gè)部門能夠產(chǎn)生責(zé)任意識(shí)。同時(shí),應(yīng)建立立卷歸檔及績(jī)效考核體系,對(duì)檔案目錄以及歸檔等問題的處理要求明確,使工作人員能夠按照要求開展工作,形成良好的立卷歸檔體系,使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。另外,應(yīng)對(duì)工作交接內(nèi)容進(jìn)行明確,利用檔案資料交接表保證檔案資料在工作中同步移交,使之后的檔案歸檔工作的開展質(zhì)量得到保障。

2.3 大力推廣電子檔案的立卷歸檔工作,提高管理效率 在信息化時(shí)代背景下,事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的建設(shè),通過對(duì)電子檔案的完善,使檔案管理工作效率得到提升。在立卷歸檔工作中,應(yīng)建立電子檔案,使檔案內(nèi)容更易于處理保存。在實(shí)際工作中,應(yīng)借助技術(shù)來關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng),將訪問權(quán)限明確,減少電子檔案立卷歸檔工作的復(fù)雜流程,使檔案信息的整理更加完善高效。事業(yè)單位還應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng),借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等來對(duì)聲像、圖片等類型檔案的信息捕捉,使檔案信息得到有效處理,減少人工操作的工作量。同時(shí),應(yīng)將電子檔案的處理格式明確,一般聲像檔案應(yīng)為原版原件,保證信息的真實(shí)性,當(dāng)在特殊情況下的時(shí)候,應(yīng)具備相應(yīng)的證明內(nèi)容,通過對(duì)檔案信息的還原,使檔案電子化管理能夠更加可靠,進(jìn)而為檔案管理工作帶來保障。

2.4 提升人事檔案管理人員的專業(yè)能力,加強(qiáng)檔案管理效果 在事業(yè)單位人事檔案管理工作,檔案管理人員的能力影響著管理工作的效果,為了使人事檔案管理工作人員的能力提升,事業(yè)單位應(yīng)重視培養(yǎng)人員的技能,使其具備專業(yè)的知識(shí)及業(yè)務(wù)能力,能夠在實(shí)際的工作中發(fā)揮出自身的能力,提高檔案歸檔工作的質(zhì)量。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使人員在培訓(xùn)活動(dòng)中進(jìn)行學(xué)習(xí),并且組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),使管理人員在實(shí)際工作中積累更多的經(jīng)驗(yàn),掌握最新的檔案歸檔技術(shù),使檔案管理工作的開展更加順利。

3 結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作中,立卷歸檔作為重要的環(huán)節(jié),對(duì)之后的檔案管理工作有著較大的影響,為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的完善,應(yīng)建立完善的歸檔立卷制度,加強(qiáng)各部門的立卷歸檔意識(shí),大力推廣電子檔案的立卷歸檔工作,人事檔案管理人員的專業(yè)能力,使檔案立卷歸檔工作能夠更加高效地開展,為人事檔案管理提供保障,進(jìn)而為事業(yè)單位的人事工作帶來幫助。