精細化管理模式在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用

郭雪瑩

魚臺縣社會勞動保險服務(wù)中心 山東 濟寧 272300

精細化管理的理論起源于美國,在日本普及和廣泛應(yīng)用,是一種企業(yè)管理概念,是指在實際工作中,將具體工作職責(zé)分配到明確個體,要求每個個體盡職盡責(zé),工作落到實處。事業(yè)單位在其發(fā)展過程中,無可避免會形成大量文件記錄其發(fā)展歷程,成為日后員工有借鑒價值的參考資料,所以檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展尤為重要。精細化管理以傳統(tǒng)管理為基礎(chǔ),優(yōu)化管理方法,廣泛運用數(shù)字化手段,責(zé)任明確清晰,保障工作高效進行,是提升事業(yè)單位效益的重要舉措。

一、推廣事業(yè)單位檔案精細化管理的必要意義

科學(xué)的管理檔案,是衡量一個事業(yè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),是一項非常重要的工作,但檔案管理工作內(nèi)容繁瑣,包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索等多種分類,內(nèi)容根據(jù)各事業(yè)單位的不同模式有細微調(diào)整。檔案精細化管理優(yōu)化工作內(nèi)容,將職責(zé)明確到部門,細化到個體,把工作量落實到細微之處,有跡可循,有責(zé)可依,可極大提升檔案管理的執(zhí)行效率,加強部門之間的凝聚力,為事業(yè)單位的長遠發(fā)展夯實基礎(chǔ)[1]。

二、精細化管理在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用阻力因素

(1)工作模式固定,改革困難。事業(yè)單位與私營企業(yè)相比較,優(yōu)勢在于事業(yè)單位穩(wěn)定性更高,抗風(fēng)險能力更強,但也因為這種穩(wěn)定性,使得事業(yè)單位在悠久的發(fā)展歷程中形成了一套固定的工作模式,就像一輛在軌道上前進的列車,每個工作人員就像齒輪中的螺絲釘,工作容易模式化、傳承化,陷入一成不變的軌道中,不易改變。精細化管理可以類比為給列車提速,需要整體思路的改革和硬件設(shè)施的更新?lián)Q代,落實起來難度大[2]。

(2)存檔形式更新,適應(yīng)性差。檔案管理是一項長期化、持久化的工作,基本與事業(yè)單位發(fā)展歷程保持同步,傳統(tǒng)的存檔方式一直采用的是紙張保存和目錄式管理,不僅會占用大量庫存空間,且易出現(xiàn)資料損毀丟失情況。我國計算機時代以來,各企事業(yè)單位都大力推廣利用智能終端管理,借助互聯(lián)網(wǎng)多角度管理,方便快捷,但由于資料數(shù)據(jù)龐大,錄入整理難度高,多數(shù)還是基于目錄級別的管理,為檔案管理工作的精細化管理增加了難度[3]。

(3)重視程度小,專業(yè)人員稀缺。很多事業(yè)單位管理部門對檔案管理重要性的認知不足,對檔案管理人員的安排從一而終,不能及時注入新鮮血液,灌輸新的管理理念,很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)教育,專業(yè)性不強,歸檔類別模糊,內(nèi)容不明確,且部分事業(yè)單位的檔案管理人員身兼數(shù)職,很難確保全身心的投入到檔案管理工作中。檔案精細化管理是優(yōu)于傳統(tǒng)整體負責(zé)的新模式,可根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化優(yōu)化檔案的管理模式明確細化工作內(nèi)容,運用智能手段提升整體工作效率,需要專業(yè)性很強的人員專人專管,對人員安排的不科學(xué)也對檔案管理工作的升級造成了阻礙。

三、事業(yè)單位檔案管理精細化管理模式的應(yīng)用策略

(1)改觀領(lǐng)導(dǎo)管理思想,打造精細化管理氛圍與體系。作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo),與私人企業(yè)相比雖然具有更強的耐打擊能力,有得天獨厚的優(yōu)勢,但也應(yīng)該與時俱進,提升自身全局觀,正確看待檔案管理對事業(yè)單位管理能力起到的重要作用,建立檔案管理工作中精細化管理模式的思維模式,制定檔案管理精細化管理體系,利用事業(yè)單位的傳承性,將思維模式導(dǎo)入員工的工作習(xí)慣中,只有形成了明確的體系,才能確保推廣的可行性,才能檢測出精細化管理在檔案管理工作中的落地成果[4]。

(2)提升檔案管理人員的專業(yè)技能,加強部門配合。任何新型技能都離不開專業(yè)的培訓(xùn)教育,檔案的精細化管理需要全面提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。通過組織學(xué)習(xí)、先進單位訪問、聘用高學(xué)歷人才等提升檔案管理人員的技能,管理人員的綜合實力是提升檔案管理工作效率的手段。檔案管理人員更要擁有耐心細心,不怕枯燥不懼繁瑣的品質(zhì),還有具備勇于創(chuàng)新、打破傳統(tǒng)的勇氣。檔案管理并非單獨部門的職責(zé),在事業(yè)單位的日常運行中,各類資料檔案會不斷涌現(xiàn),依據(jù)檔案精細化管理體系,各部門在歸檔前可進行預(yù)處理,加強部門間的聯(lián)系和配合,圍繞共同目標(biāo)互助互利,提高效率,保障檔案資料得以高效運用[5]。

(3)明確管理目標(biāo),細化工作流程。首先要明確檔案精細化管理目標(biāo),拒絕模糊的分配工作任務(wù),將階段性工作內(nèi)容細化到個人,明確完成時間,夯實基礎(chǔ),保質(zhì)保量,加速檔案管理的現(xiàn)代化變革。其次簡化流程,高效的工作效率不會有繁瑣的工作流程,在精細化管理工作的前提下,去繁化簡,加強計算機的運用,龐大的數(shù)字化信息庫可以大量節(jié)約管理時間,減少管理場地的占用,并且相較于傳統(tǒng)紙張存檔方式,數(shù)字化存檔保存時間不受限,查閱方式方便快捷,為事業(yè)單位省去大量人力物力的占用。

(4)定期檢查檔案管理精細化管理成果。設(shè)立監(jiān)管流程,確保檔案管理人員明確自身工作職責(zé),優(yōu)化工作流程,保障工作效率。領(lǐng)導(dǎo)不可紙上談兵,在改革過程中應(yīng)聽取來自一線人員的反饋與建議,及時發(fā)現(xiàn)問題,積極整改,取其精華去其糟粕,建立健全的檔案管理制度,監(jiān)督管理人員嚴格遵守,保證檔案管理工作的發(fā)展更加科學(xué)化,靈活多變,能更好的服務(wù)于事業(yè)單位[6]。

結(jié)束語

綜上所述,檔案記錄了各事業(yè)單位在發(fā)展過程中的成功案例和出現(xiàn)過的問題,借鑒發(fā)展歷史,才能以發(fā)展的角度制定目標(biāo),才能讓單位明確未來發(fā)展方向,是事業(yè)單位管理環(huán)節(jié)中不可或缺的一環(huán)。檔案保存和記錄工作是需要保持連續(xù)性和完整性的,隨著時代的不斷發(fā)展,檔案的精細化管理也在各事業(yè)單位的工作中凸顯其重要需求,因此檔案管理模式的改革,要從單位自身出發(fā),強化檔案精細化管理理念,提升管理人員綜合素質(zhì),提升管理人員管理效率與質(zhì)量,加強部門之間的配合,為事業(yè)單位健康良性的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。