做好醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的思考

范 錚

哈爾濱市第一專科醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150056

在當前信息化時代背景下,醫(yī)院文書檔案管理工作為了能夠更好的適應(yīng)時代發(fā)展需要,需要積極提升檔案信息化管理水平。在日常工作中要積極對檔案管理模式進行優(yōu)化,強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),創(chuàng)新檔案管理方式方法,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并做好檔案信息的安全管理工作,全面提高文書檔案的信息化管理效果,助推醫(yī)院的健康發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的重要性

1.1 便于查詢信息 醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的開展,檔案信息利用不受時間和空間的制約,醫(yī)護人員能夠隨時查詢到自己需要的信息,這對于醫(yī)療水平的提升具有積極的促進作用。而且文書檔案信息的查閱更為簡單和便捷,一份檔案信息能夠同時被多人查閱、瀏覽和學習,文書檔案利用率大幅度提升,這對于文書檔案價值的發(fā)揮及醫(yī)院工作效率的提升都具有極為重要的意義。

1.2 降低紙質(zhì)檔案管理的風險 傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案多以紙質(zhì)為主,保管過程中易出現(xiàn)紙張破損和字跡模糊等問題。同時在借閱和查看過程中,人工操作還會出現(xiàn)檔案錯放和丟失等風險。文書檔案信息化管理的實現(xiàn),紙質(zhì)檔案完成了數(shù)字化轉(zhuǎn)化,以電子檔案的形式進行保存和利用,實現(xiàn)了對原始文書檔案資料的有效保護,降低了紙質(zhì)檔案管理的風險。

1.3 提高文書檔案管理的效率 傳統(tǒng)文書檔案管理工作基本由人工管理為主,檔案收集、整理需要花費較長的時間。文書檔案信息化管理的實現(xiàn),利用先進技術(shù)手段進行檔案信息的收集和整理,人工參與較少,檔案管理工作效率大幅度提升。

1.4 信息技術(shù)融入為檔案帶來了新的風險 在醫(yī)院文書檔案管理工作中,先進技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作帶來了諸多便利,但同時也增加了檔案信息泄露的風險。傳統(tǒng)檔案管理模式雖然存在許多弊端,但文書檔案的保存較為安全,而且文件只用于醫(yī)院內(nèi)部,安全風險較低。但文書檔案信息化建設(shè)工作的開展,醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院各科室的辦公體系進行有效銜接,信息更具開放性,盡管采取許多安全防范措施,但文書檔案信息的私密性會大幅度下降,文書檔案管理和利用過程中風險增加,易出現(xiàn)信息泄露。

2 做好醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的策略

2.1 構(gòu)建完善的文書檔案信息化管理模式 在實際工作中,需要醫(yī)院從上到下都能夠?qū)ξ臅鴻n案信息化管理的重要性有一個正確的認知,各部門要積極參與和支持。同時還要重視先進技術(shù)的引進,以科學技術(shù)來促進文書檔案信息化管理模式的不斷優(yōu)化,全面提高文書檔案信息化管理水平的提高。另外,還要與醫(yī)院自身的實際情況相結(jié)合,選擇適宜的管理模式,推動原有檔案管理方式方法的改善和創(chuàng)新,確保文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2.2 加強文書檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 在醫(yī)院文書檔案信息化管理工作推進過程中,需要強化對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在實際工作中,宜從檔案信息化管理工作作為切入點,不斷推進檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。通過購置各種硬件設(shè)施,并選擇與自身相符合的軟件設(shè)施,為檔案信息的收集、錄入、掃描、檢索和安全等方面配備完善的設(shè)備和設(shè)施,保證文書檔案信息化工作的有序推進。同時還要重視系統(tǒng)設(shè)備的有效應(yīng)用,優(yōu)化配置資源,積極構(gòu)建監(jiān)控網(wǎng)絡(luò),全面提高文書檔案管理和服務(wù)工作的質(zhì)量和水平。另外,還要重視軟件系統(tǒng)的建設(shè),結(jié)合醫(yī)院自身的情況來研發(fā)相符合的檔案管理軟件,為醫(yī)院各項工作高水平的開展起到積極的推動作用。

2.3 優(yōu)化文書檔案管理工作的方法 在信息化時代背景下,醫(yī)院文書檔案管理工作開展過程中,需要重視檔案管理方式方法的優(yōu)化,進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。文書檔案在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)過程中能夠提供重要的信息資源,因此要保證文書檔案信息的真實性和準確性,實現(xiàn)對文書檔案信息的妥善保管。在實際工作中,宜規(guī)范文書檔案的格式,保證檔案信息的準確性、規(guī)范性和嚴謹性。不斷優(yōu)化文書檔案管理系統(tǒng),針對系統(tǒng)做好安全防范工作,有效的防范黑客和病毒的攻擊,實現(xiàn)對檔案信息資料安全的有效保護,確保文書檔案能夠發(fā)揮出最大化的價值。

2.4 完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè) 目前醫(yī)院文書檔案管理工作中普遍存在信息化程度低的問題,針對于這種情況,要求醫(yī)院從上到下要加快思維觀念的轉(zhuǎn)變,在實際文書檔案信息化建設(shè)工作推進過程中,宜以問題為導向,通過對總目標進行分解,逐一實現(xiàn)各個小目標,有效的解決檔案信息化建設(shè)中的一系列問題,科學進行規(guī)劃,促進文書檔案信息化建設(shè)工作的有序推進。醫(yī)院在文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中,還需要對數(shù)據(jù)信息采集體制進行優(yōu)化,全面提高檔案信息收集效率,促進檔案信息數(shù)據(jù)庫的完善,為文書檔案的管理和利用工作提供更多的便利。具體還要結(jié)合醫(yī)院的情況和用戶需求,針對相關(guān)軟件和硬件設(shè)施進行更新和升級,并重視對檔案管理人員的培訓,全面提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng),為文書檔案信息化建設(shè)提供重要的支撐。另外,醫(yī)院還要重視借鑒其他醫(yī)院先進的建設(shè)經(jīng)驗,靈活運用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)為檔案信息化建設(shè)服務(wù),全面提升文書檔案管理工作的水平。

2.5 強化對檔案信息安全的管控 數(shù)字化文書檔案信息不同于紙質(zhì)檔案信息,在文書檔案信息化管理工作中,針對于數(shù)字化檔案信息的安全保障是較為重要的工作內(nèi)容,通過采取有效的措施有效的規(guī)避潛在風險,保證檔案信息的安全。在實際工作中,宜評估檔案信息化建設(shè)中涉及的潛在風險,并對安全標準進行明確。由于文書檔案信息化管理具有高密度的特征,因此要建立健全備份機制,并對備份責任進行明確,切實做好數(shù)字化檔案文書的備份工作。各醫(yī)院還需要根據(jù)自身所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來選擇相匹配的安全管理模式,重視對員工的安全防護教育,并合理運用人臉識別、指紋識別等先進技術(shù),進一步保證檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案管理工作具有較強的繁瑣性和復雜性,而且是一項長期性和系統(tǒng)的工作。這就需要對醫(yī)院文書檔案要進行科學管理,全面提高醫(yī)院文書檔案管理工作的水平。對于醫(yī)院檔案管理人員,在日常工作中要不斷強化自身的專業(yè)知識和技能,對于文書檔案的重要性有一個正確的認識,實現(xiàn)對文書檔案的規(guī)范和標準管理,全面促進文書檔案信息化管理水平的提升,使文書檔案能夠為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供重要的信息支持。