強(qiáng)化物資采購管理對企業(yè)采購成本的影響探究

李 行

浙江嘉化能源化工股份有限公司 浙江 嘉興 314201

一、在企業(yè)物資采購管理中存在的問題

1、物資采購管理機(jī)制不夠完善。物資采購直接影響到企業(yè)的正常運(yùn)營,它是企業(yè)生產(chǎn)持續(xù)進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。沒有物資采購就沒有生產(chǎn)的條件,企業(yè)就無法正常地生產(chǎn)和運(yùn)營。因此企業(yè)制定好完善的物資采購管理是一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)。但是從我國目前企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀來看,大多數(shù)企業(yè)在物資管理工作中缺乏統(tǒng)一管理的采購機(jī)制進(jìn)行規(guī)范,導(dǎo)致物資采購工作中出現(xiàn)各種問題,嚴(yán)重阻擋了企業(yè)的快速發(fā)展。[1]

2、物資采購管理方式缺乏創(chuàng)新

1)企業(yè)對物資采購預(yù)算成本管理不到位,缺乏系統(tǒng)性管理。在很多物資采購管理人員來看,他們認(rèn)為主要的工作職責(zé)就是保證企業(yè)所需的原料和用品能夠及時采購回來就可以了,對于采購成本預(yù)算等能夠?yàn)槠髽I(yè)降低成本的方法和策略不去加強(qiáng)重視,使企業(yè)實(shí)際支出的費(fèi)用常常高于預(yù)算的費(fèi)用。所以說加強(qiáng)預(yù)算成本的管理非常重要,企業(yè)必須根據(jù)自身問題創(chuàng)新管理方式,解決成本控制問題。

2)企業(yè)對物資采購計(jì)劃管理機(jī)制不夠完善和創(chuàng)新。物資采購計(jì)劃管理對于企業(yè)快速發(fā)展有著非常重要的意義,做好物資采購計(jì)劃管理能夠減少企業(yè)在采購過程中的無條理性,為企業(yè)節(jié)省成本支出,提高企業(yè)抵御市場經(jīng)濟(jì)危機(jī)的能力,同時能提高企業(yè)在市場中的競爭力。但是在企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營過程中,由于沒有合理的制定完善的物資采購計(jì)劃,經(jīng)常會造成物資的浪費(fèi),進(jìn)而影響到企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的成本,同時因?yàn)闆]有一定計(jì)劃的使用,也會給生產(chǎn)效率造成影響。

3)企業(yè)物資采購方式未根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新。物資采購計(jì)劃是進(jìn)行物資采購過程的主要依據(jù),直接影響物資采購的全過程,一旦制度批準(zhǔn)就不能隨意變更。目前企業(yè)采用招標(biāo)和比價兩種方式進(jìn)行采購,雖然在一定程度上降低了成本,但是隨著企業(yè)的自身發(fā)展,僅僅靠這兩種方式管理采購工作已經(jīng)無法滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求和效益需求。

3、物資采購管理體系落后。思想上他們依然認(rèn)為只要外交能力強(qiáng)就行,因?yàn)槲沂琴I方,賣方在央求我買他的貨物。但是實(shí)際上卻不是這樣,市場的經(jīng)濟(jì)環(huán)境、物資單價和結(jié)賬方式等常常會隨著市場形式變化而變化,如果企業(yè)不能根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)情況及時作出創(chuàng)新的符合實(shí)際市場需求的管理體系,就會降低采購工作效率和管理力度,這不僅增加了企業(yè)成本支出,還會讓企業(yè)出現(xiàn)庫存不足或者庫存剩余,沒有發(fā)揮采購管理工作的價值,降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。[2]

4、物資采購理念較為傳統(tǒng)

1)企業(yè)采購部門和供應(yīng)商信息交流不充分。由于傳統(tǒng)采購觀念的影響,雙方在采購談判過程中都不進(jìn)行有效的信息溝通,對市場行情和市場價格進(jìn)行回避性回答,造成采購盲目性、無根據(jù)性。

2)對供應(yīng)商物資的質(zhì)量、生產(chǎn)周期和交貨期不能有效的控制,導(dǎo)致雙方經(jīng)濟(jì)糾紛比較多。

3)采購部門與生產(chǎn)部門脫節(jié),信息溝通不及時,一部分會造成物資庫存供不應(yīng)求,生產(chǎn)停產(chǎn);另一部分會造成供過于求,大量的物資浪費(fèi),占用大量的成本。

二、強(qiáng)化企業(yè)物資采購管理的主要策略

1、制定出完善的物資采購計(jì)劃。完善的物資采購計(jì)劃對于企業(yè)發(fā)展來說非常重要,采購計(jì)劃安排得好,既能保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行,又能避免物資采購缺乏造成停產(chǎn)或者物資采購過多造成庫存積壓。所以說采購部門制定完善的采購計(jì)劃能夠有效地控制成本,提高企業(yè)效益。

1)認(rèn)真分析企業(yè)自身情況。企業(yè)必須充分了解和分析自身實(shí)際情況,比如企業(yè)在行業(yè)中的地位、自身生產(chǎn)能力和多供貨商的情況等等,尤其要制定好自身長遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃和戰(zhàn)略方案。

2)進(jìn)行充分的市場調(diào)研。企業(yè)在制定采購計(jì)劃的前期,應(yīng)該對所處的行業(yè)進(jìn)行全面的調(diào)研和分析。調(diào)研的內(nèi)容包括市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況、所處行業(yè)的競爭力、行業(yè)的發(fā)展情況、競爭對手的采購需求以及供貨商現(xiàn)狀等。企業(yè)只有做好充分細(xì)致的準(zhǔn)備工作,才能保證物資采購計(jì)劃順利高效地完成。

3)與各部門加強(qiáng)溝通,做到信息共享

4)對采購成本控制,降低企業(yè)成本支出。企業(yè)的效益主要來源之一是采購,采購物資時要詳細(xì)掌握市場行情,對供貨商供貨價格進(jìn)行核對,并以物美價廉、質(zhì)優(yōu)價低,爭取高性價比為原則。

5)企業(yè)采購管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和專業(yè)能力的提高。企業(yè)除了定期安排針對性培訓(xùn)外,還要重視平時每個工作的細(xì)節(jié),增強(qiáng)員工的工作積極性和工作責(zé)任感,讓員工充分發(fā)揮自己的長處,為公司創(chuàng)造利益。

2、優(yōu)化物資采購監(jiān)控機(jī)制。采購監(jiān)控是指對采購活動過程進(jìn)行的監(jiān)控,包括采購相關(guān)人員、采購資金和采購事務(wù)活動進(jìn)行的監(jiān)控。采購監(jiān)控的目的是保證實(shí)現(xiàn)采購工作的目標(biāo)和完成采購監(jiān)管與控制。

1)優(yōu)化對采購目標(biāo)的監(jiān)控。企業(yè)制定采購目標(biāo)要明確,不能隨意變動。在執(zhí)行過程中,保證目標(biāo)的順利執(zhí)行和完成?？梢灾贫◣啄暌?guī)劃或者年度、月度計(jì)劃,在實(shí)際實(shí)施過程中,盡量按照計(jì)劃來執(zhí)行,如有大的波動再另行補(bǔ)充修改,在月度執(zhí)行過程中實(shí)行每月實(shí)際完成與計(jì)劃目標(biāo)情況對比分析,如有差距,找出原因,提出解決對策,這樣能確保年度采購目標(biāo)得到有效實(shí)施和完成。

2)加強(qiáng)采購管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。采購管理人員要具備較高的專業(yè)素質(zhì)和能力,對產(chǎn)品特性、生產(chǎn)過程、采購渠道、市場行情要深入地了解,同時要制定出采購人員的行為準(zhǔn)則,要經(jīng)常對采購行為規(guī)范進(jìn)行宣傳和培訓(xùn),一旦有工作人員違反行為規(guī)范,應(yīng)該及時嚴(yán)格地進(jìn)行懲罰。同時,應(yīng)該對采購人員的崗位職責(zé)和目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行明確約定,實(shí)行月度年度考核,要求從工作業(yè)績和工作態(tài)度等多個維度進(jìn)行考核評定,具體的考核依據(jù)可以對標(biāo)公司同比降本或者同行先進(jìn)對標(biāo)。

3)加強(qiáng)對企業(yè)采購資金的監(jiān)控。企業(yè)內(nèi)部要對采購資金的使用建立起一套完善嚴(yán)格的規(guī)章制度,明確嚴(yán)格的采購資金使用審批流程,采購人員在使用采購資金的時候一定要在規(guī)定的具體權(quán)限范圍內(nèi),按照預(yù)算成本制定采購計(jì)劃,按照合同結(jié)算進(jìn)行資金審批使用,既要保證生產(chǎn)的需求又要降低成本。

4)加強(qiáng)采購信息管理的監(jiān)控。由于企業(yè)采購業(yè)務(wù)范圍廣泛,涉及的部門很多,要想物資采購計(jì)劃順利完成,必須要求采購部門和企業(yè)其他部門之間做到有效的溝通。使用部門根據(jù)需求提出采購物資申請,采購部門結(jié)合申請及市場情況進(jìn)行有效溝通反饋修訂確認(rèn)采購計(jì)劃,做到統(tǒng)籌兼顧滿足需求和降本增效的目的,同時都要有相應(yīng)完善的采購申請和采購計(jì)劃的審批流程。

5)加強(qiáng)對采購物資驗(yàn)收的監(jiān)控。當(dāng)采購的物資運(yùn)輸?shù)讲少徍贤s定的工廠時,應(yīng)及時地根據(jù)合同要求的驗(yàn)收期限進(jìn)行驗(yàn)收,對于符合規(guī)格的物資要盡快地入庫;對于不合格的物資,要根據(jù)情況快速實(shí)行降價接收處理或者直接拒收退貨。并且質(zhì)量驗(yàn)收和數(shù)量確認(rèn),使用效果反饋需要采購和質(zhì)檢部門、倉儲部門和使用部門同時配合進(jìn)行,加強(qiáng)相互監(jiān)督和管控,以防管理漏洞。

3、選出合適的物資采購供應(yīng)商。為了篩選出合格的供應(yīng)商,企業(yè)就要隨著市場變化而改變供應(yīng)商管理模式,制定出新的供應(yīng)商資質(zhì)審核制度,建立合格的供應(yīng)商評價機(jī)制。企業(yè)自己的采購能力和市場競爭狀況,選擇適合企業(yè)發(fā)展的供應(yīng)商,在合作中實(shí)現(xiàn)共贏。同時每年對合格供方應(yīng)進(jìn)行評價,從質(zhì)量、價格、交期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估,對于優(yōu)質(zhì)的供方提高評估等級加大合作力度,對于評估欠佳或不合格的供方施加影響要求整改,予以降級或退出合格供方名錄,對于新的優(yōu)質(zhì)供方予以全方位考察引進(jìn),確保物資采購供應(yīng)商跟隨企業(yè)發(fā)展成長共贏。

4、建立規(guī)范的物資采購管理機(jī)構(gòu)。要對以前的管理模式和方法進(jìn)行全面的優(yōu)化和創(chuàng)新,借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢,構(gòu)建信息化物資管理系統(tǒng)平臺是非常重要的。信息化物資管理平臺可以將各部門的物資需求信息進(jìn)行及時地傳遞和分析,并由采購部門制定出合理的采購計(jì)劃。這種管理模式讓企業(yè)可以實(shí)行OA無紙化審批,實(shí)行部門之間的信息及時有效傳遞,同時做到全程監(jiān)控,對于采購招標(biāo)或議價實(shí)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺管理,更加有效監(jiān)管降本,這對企業(yè)自身的發(fā)展是非常有幫助的,能夠有效地降低采購成本,提高采購質(zhì)量,讓企業(yè)利益最大化實(shí)現(xiàn)。[3]

結(jié)束語

強(qiáng)化企業(yè)物資采購計(jì)劃管理工作對保證企業(yè)在日益激烈的競爭中穩(wěn)步快速的發(fā)展非常重要?？茖W(xué)合理的管理模式能夠讓企業(yè)快速有效地降低采購成本,使企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)在制定物資采購管理計(jì)劃的時候,應(yīng)該從自身的發(fā)展情況出發(fā),科學(xué)合理地選擇物資供應(yīng)商,在保證質(zhì)量符合生產(chǎn)需求的同時有效地降低成本的投入,提高企業(yè)效益。