港口集團商務(wù)賬單管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

吳占輝

摘要：在港口集團化的管理模式中，在下屬碼頭公司都已上線碼頭業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的前提下，為實現(xiàn)集團對碼頭公司商務(wù)營收過程的監(jiān)管，實現(xiàn)商務(wù)費用營收預(yù)算、及時體現(xiàn)碼頭作業(yè)量與商務(wù)賬單關(guān)系，并規(guī)范碼頭商務(wù)計費過程，特設(shè)計集團商務(wù)賬單管理系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計內(nèi)容包括港口裝卸費、船舶費、堆存費等各項主營費用的賬單生成、狀態(tài)控制、賬單修訂、堆存費預(yù)估、查詢統(tǒng)計以及碼頭業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算過程改造等。

關(guān)鍵詞：賬單管理;商務(wù)營收;堆存費預(yù)估

前言

1、系統(tǒng)背景

目前，覆蓋港口散雜貨、件雜貨碼頭的生產(chǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)已穩(wěn)定運行多年，這些生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)是基于碼頭公司的生產(chǎn)業(yè)務(wù)過程而建設(shè)的，面向用戶也主要是碼頭公司各生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門。基于這些系統(tǒng)，集團商務(wù)能夠獲取到各碼頭公司生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的主要統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如吞吐量、裝卸費收入等，但是這些數(shù)據(jù)的產(chǎn)生一方面基于現(xiàn)場業(yè)務(wù)流程的結(jié)束，另一方面基于現(xiàn)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和錄入，所以會有相當(dāng)大的滯后性;同時，由于吞吐量與收入在統(tǒng)計口徑上客觀上存在不一致的情況，所以這兩項滯后數(shù)據(jù)的對比也無法直接體現(xiàn)碼頭公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。因此，通過當(dāng)前的信息化手段，集團商務(wù)只能實現(xiàn)吞吐量、收入等指標統(tǒng)計，卻實現(xiàn)不了對碼頭生產(chǎn)經(jīng)營過程，特別是商務(wù)營收的監(jiān)管，為了更好實現(xiàn)集團的商務(wù)管理職能，建設(shè)一個基于當(dāng)前信息系統(tǒng)的集團商務(wù)賬單管理系統(tǒng)就顯得很有必要。

2、建設(shè)目標

為了實現(xiàn)集團對碼頭公司在商務(wù)營收層面的監(jiān)管，該系統(tǒng)的建設(shè)需要實現(xiàn)以下幾個目標：

（1）、集團能夠及時掌握階段時間內(nèi)碼頭作業(yè)對應(yīng)的經(jīng)營收入，體現(xiàn)吞吐量與商務(wù)營收的對應(yīng)關(guān)系;

（2）、加強對碼頭公司的商務(wù)營收過程的管理，將結(jié)算、開票等營收過程進一步規(guī)范化。

需求分析與設(shè)計

在碼頭公司現(xiàn)有的生產(chǎn)業(yè)務(wù)過程中，“吞吐量”與“收入”兩大經(jīng)營指標均圍繞船舶作業(yè)過程而產(chǎn)生，因此，在裝卸船作業(yè)發(fā)生的時間點上，可初步確定該船吞吐量，匹配以該船作業(yè)費率，即可初步確定該船舶的收入指標，這樣確定下來的該船吞吐量、收入的數(shù)據(jù)形式，即為該船“賬單”。從商務(wù)管理的角度，每月如果能夠及時編制出該月碼頭公司作業(yè)過程中所有相關(guān)船舶的“賬單”，即可形成該公司本月吞吐量相應(yīng)的收入數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了商務(wù)營收過程的事中控制，同樣也為商務(wù)營收后期的結(jié)算、開票提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源頭，進一步規(guī)范了商務(wù)營收過程。

一般來說，碼頭每條船舶的收入主要包括三個方面：裝卸收入（裝卸包干費）、船舶使費、堆存收入（貨物堆存費）[1]。結(jié)合碼頭公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，賬單管理系統(tǒng)的設(shè)計流程如下：

在該系統(tǒng)流程中，單船賬單的產(chǎn)生，分進口船、出口船兩種業(yè)務(wù)情況，進口船在靠泊完成后即可生成賬單，而出口船則在裝船完成后生成賬單。公司月度賬單的產(chǎn)生時間，可設(shè)置為每月的月初生成上個月的月度賬單，在生成月度賬單的時候，系統(tǒng)將校驗是否該月所有作業(yè)船舶均已產(chǎn)生單船賬單。

功能設(shè)計

在該系統(tǒng)的功能設(shè)計中，主要包括以下幾個功能模塊：

1、單船賬單管理

單船賬單管理主要實現(xiàn)圍繞單船的商務(wù)收入管理，具體功能設(shè)計如下：

（1）、裝卸收入賬單管理：在初步確定了船舶的結(jié)算噸數(shù)之后，進行該船舶可能發(fā)生的作業(yè)模式、包干價格進行合理的匹配，形成船舶裝卸包干費的賬單。

（2）、船舶使費賬單管理：船舶使費的費率為國家標準費規(guī)，結(jié)算數(shù)主要包括船舶基礎(chǔ)資料中的船舶凈噸和船舶在港的靠離泊時間。在計算賬單的節(jié)點上，如果船舶已經(jīng)離港，則系統(tǒng)自動獲取離港時間進行計算;如果船舶尚未離港，操作人員需要按照船舶的計劃離港時間進行賬單計算。

（3）、單船賬單查詢：提供以根據(jù)船名、貨名等條件下的單船賬單明細查詢，查詢結(jié)果包括船舶資料、裝卸收入明細、船舶使費明細、堆存收入明細，同時包括該船賬單已經(jīng)產(chǎn)生的發(fā)票信息。

（4）、賬單修訂：單船賬單在系統(tǒng)流程中作為商務(wù)實際結(jié)算的數(shù)據(jù)源頭。在結(jié)算過程中，如果結(jié)算金額與賬單金額有出入，則需要對之前的賬單進行修訂，以保證賬單和最終結(jié)算結(jié)果相符。賬單修訂的過程在系統(tǒng)以修改記錄的形式保存下來，作為后期報表統(tǒng)計的數(shù)據(jù)源之一。

（5）、賬單結(jié)束：在船舶的裝卸收入、船舶使費收入、堆存收入均已完成結(jié)算開票，并保證發(fā)票與賬單金額相符時，可以進行賬單結(jié)束處理。

2、月度賬單管理

月度賬單管理主要實現(xiàn)在月度賬單日時，將月度單船賬單匯總生成公司月度賬單，經(jīng)公司商務(wù)、公司領(lǐng)導(dǎo)審核后提交集團，具體功能包括：

（1）、月度賬單查詢：根據(jù)日期、船名等條件進行月度已經(jīng)生成賬單的船名及其賬單明細、開票明細查詢。

（2）、賬單修訂查詢：針對月度賬單修訂結(jié)果進行的主題查詢。

（3）、月度賬單審核、提交：在月度賬單日，匯總生成月度所有船舶賬單，經(jīng)公司內(nèi)部審核提交集團。

3、堆存費預(yù)估

（1）、堆存費預(yù)估：堆存收入指的是貨物在港堆放所產(chǎn)生的堆存費。進口貨物，系統(tǒng)以貨物卸船進場開始，截止預(yù)估截止日為止進行堆存費結(jié)算;出口貨物，以裝船貨物對應(yīng)的進場日期為開始，以裝船日期截止來計算貨物堆存費[2]。在堆存費預(yù)估過程中，系統(tǒng)提供相應(yīng)貨物的明細進出帳，包括票貨信息、進出日期、作業(yè)方式、作業(yè)數(shù)量等，操作員對進出帳進行進一步的確認和完善。

（2）、堆存費預(yù)估查詢：根據(jù)進出口、船名、貨名等條件進行堆存費預(yù)估結(jié)果查詢。

4、業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造

為實現(xiàn)賬單管理中結(jié)算開票與賬單的關(guān)聯(lián)功能，對碼頭現(xiàn)在運行的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)需要進行相應(yīng)的功能改造，主要體現(xiàn)在商務(wù)結(jié)算、開票的過程改造上。

（1）、結(jié)算過程改造：在商務(wù)結(jié)算過程中體現(xiàn)船舶賬單，單船累計結(jié)算金額與賬單出入時，進行提醒，然后進行賬單改造。

（2）、開票過程改造：將開票過程與賬單進行關(guān)聯(lián)反饋。

5、查詢統(tǒng)計

在實現(xiàn)了月度賬單管理，并實現(xiàn)結(jié)算過程與賬單關(guān)聯(lián)時，實現(xiàn)基于船舶資料、船舶動態(tài)、吞吐量、預(yù)計收入、實際收入等指標項的統(tǒng)計查詢。

結(jié)束語

本系統(tǒng)的設(shè)計使得港口在船舶裝卸過程中，分進出口業(yè)務(wù)，在發(fā)生實際費用結(jié)算前，通過賬單管理流程，按不同費目生成預(yù)收費賬單，并將其貫穿后續(xù)的審核、開票流程，規(guī)范了碼頭公司的商務(wù)管理流程，實現(xiàn)了集團商務(wù)管理上的營收預(yù)算，為領(lǐng)導(dǎo)層提供了相應(yīng)的統(tǒng)計分析功能。

參考文獻：

[1].徐心笛， 陳繼紅， 曾鑫. 港口收費存在的問題及改革對策[J]. 港口經(jīng)濟， 2015， No.148（12）：31-33.

[2].朱宗祥. 散雜貨港口物流信息化研究[D]. 北京交通大學(xué)， 2005.

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