淺談干部人事檔案信息化工作

顏雅雯

2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》?！稐l例》中進(jìn)一步增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源綜合開(kāi)發(fā)要求。第二十三條對(duì)干部人事數(shù)字檔案的界定，第三十八條中要求各級(jí)人事檔案工作部門(mén)要積極將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)運(yùn)用到檔案工作中。在當(dāng)今這一高科技的新時(shí)代，檔案的數(shù)字化已經(jīng)成為一種必然的趨勢(shì)。干部的人事檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化信息處理之后，既有利于保存和管理其原件，又盡可能地改善和提升干部人事檔案的工作效率，而且數(shù)字化的檔案比傳統(tǒng)的檔案更為安全。現(xiàn)階段的干部人事檔案管理中普遍存在一定問(wèn)題：數(shù)字化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有得到統(tǒng)一，體系互相不兼容，資源利用范圍小，資源共享能力弱，管理方面的認(rèn)識(shí)不夠，管理制度不健全，人員專(zhuān)業(yè)和技術(shù)水平不高等。

一、干部人事檔案信息化概述

干部人事檔案管理是伴隨組織人事工作產(chǎn)生的，檔案管理又是為組織人事工作提供服務(wù)的?！陡刹咳耸聶n案工作條例》中規(guī)定，干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門(mén)在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法及家庭情況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。

干部人事檔案工作信息化，即通過(guò)電子計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、設(shè)備存儲(chǔ)器與互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備和技術(shù)，為今后收集各類(lèi)數(shù)據(jù)、各類(lèi)審核工作開(kāi)展、干部人事檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、相互轉(zhuǎn)遞以及日常的查閱利用等環(huán)節(jié)提供便利的管理過(guò)程。干部檔案信息化的主要功能是提高干部工作效率，提高人事、檔案管理水平。通過(guò)信息化的手段，對(duì)干部檔案進(jìn)行管理，是實(shí)現(xiàn)干部檔案現(xiàn)代化管理的正確途徑，是干部工作增值、提效的重要手段。隨著數(shù)字信息化的日益成熟，干部人事檔案應(yīng)該擺脫舊有工作模式，引入現(xiàn)代科技手段，變被動(dòng)接收檔案資料為主動(dòng)提供服務(wù)，干部人事檔案信息化管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、干部人事檔案信息化管理的重要性

干部人事檔案的價(jià)值，既可以為個(gè)人晉升發(fā)展提供依據(jù)，同時(shí)也可為單位的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)人員管理和招聘、吸納更多人才優(yōu)化單位人事結(jié)構(gòu)做出有益參考。信息化對(duì)海量數(shù)據(jù)管理具有先天優(yōu)勢(shì)，信息化條件下的電子檔案更有利于資源共享。借助信息化建設(shè)，可提高干部人事檔案管理工作效率、推動(dòng)干部人才隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)干部人事檔案信息化研究，對(duì)選拔任用適應(yīng)發(fā)展需求的干部人才具有重要意義，它既是做好干部管理工作的需要，更是組織人事工作走向科學(xué)化、現(xiàn)代化、提高行政效能的必然趨勢(shì)。人事檔案工作應(yīng)改變手工操作現(xiàn)狀，大力探尋引入現(xiàn)代化信息和科技管理手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，更深層次、多角度的提供檔案服務(wù)。

三、現(xiàn)階段干部人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

一方面，在推進(jìn)干部人事檔案信息化過(guò)程中，缺少科學(xué)規(guī)劃和明確的建設(shè)目標(biāo)。干部人事檔案信息化體系建設(shè)的頂層規(guī)劃跟不上工作需要和信息技術(shù)發(fā)展步伐，沒(méi)有形成科學(xué)的規(guī)劃方案，缺少具體的實(shí)施細(xì)則。各個(gè)單位都有自己的檔案體系，缺乏統(tǒng)一的引導(dǎo)，資源分散、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象存在，網(wǎng)絡(luò)化水平較低，不能實(shí)現(xiàn)跨單位資源共享，智能化、自動(dòng)化程度低，封閉運(yùn)行現(xiàn)象不在少數(shù)，并且我國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，所以在數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享方面還存在很多壁壘。

另一方面，現(xiàn)有干部人事檔案管理觀念落后，軟硬件技術(shù)跟不上，部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理理念依舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料管理階段，側(cè)重“三齡兩歷一身份”的機(jī)械式管理。沒(méi)有及時(shí)更新檔案管理制度。

最后，技術(shù)性人才嚴(yán)重缺乏，既熟悉檔案工作又具備專(zhuān)業(yè)的信息化知識(shí)的人才更是少之又少。由于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，硬件配置方面很多地方僅僅是有電腦和掃描儀，更不要談專(zhuān)業(yè)的信息化設(shè)備。人事檔案管理工作者的工作方式基本以手工錄入，人工查詢(xún)。現(xiàn)有的工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化知識(shí)，依舊是簡(jiǎn)單的歸檔、整理分類(lèi)工作。

從管理上，人事檔案管理還沒(méi)有被重視起來(lái)，很多人認(rèn)為只要不丟失，防火防潮保管好就可以了，以致于人事檔案管理工作在信息化、人工智能高速發(fā)展的今天依然停留在人工階段，工作方式?jīng)]有太大突破。

四、人事檔案信息化管理建議

一是籌集資金制定信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，開(kāi)展干部人事檔案數(shù)字化工作時(shí)，要嚴(yán)格相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)算需求配齊硬件。如服務(wù)器、高清掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)照規(guī)范做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、交換、驗(yàn)收、備份等工作。使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)記錄、存儲(chǔ)、壓縮、傳遞、轉(zhuǎn)換、加密、水印技術(shù)和軟硬件系統(tǒng)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突、不兼容等問(wèn)題。這些基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)都離不開(kāi)資金支持，有了資金保障才能滿(mǎn)足數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中技術(shù)、設(shè)備和人力等支出。應(yīng)統(tǒng)籌充足的資金投入建設(shè)、對(duì)照檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格落實(shí)檔案保管“十防”要求，著力改善干部檔案保管環(huán)境，大力推進(jìn)干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化建設(shè)。

二是干部人事檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)當(dāng)建立多元化繼續(xù)教育培養(yǎng)體系，強(qiáng)化干部人事檔案工作者專(zhuān)業(yè)能力建設(shè)。將現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，提高工作人員素質(zhì)水平，將學(xué)習(xí)情況納入績(jī)效考核范圍。充分利用各種教學(xué)資源，靈活開(kāi)展各種形式的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，特別是加強(qiáng)工作人員使命感與責(zé)任感，提高安全意識(shí)。建立復(fù)合型多層次檔案信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。各單位根據(jù)自身檔案信息化工作實(shí)際情況引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才，為這些人才提供發(fā)展空間和支持。利用人才的自身優(yōu)勢(shì)去帶領(lǐng)原有檔案隊(duì)伍，接收新理念，學(xué)習(xí)新技術(shù)，注入新鮮血液，使檔案信息化隊(duì)伍盡快成長(zhǎng)起來(lái)。建立人事檔案信息化交流平臺(tái)，使得各單位不受空間、時(shí)間影響，可及時(shí)在平臺(tái)上進(jìn)行工作交流相互借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中摸索，在不斷總結(jié)中前行。

三是加大保密意識(shí)，保障干部人事檔案信息的絕對(duì)安全?！陡刹咳耸聶n案工作條例》第二十三條規(guī)定：“組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致?！比耸聶n案信息化建設(shè)最重要的就是如何保障檔案信息的安全。在人事檔案信息化建設(shè)推進(jìn)過(guò)程中，始終把檔案信息安全放在第一位，確保人事檔案信息的絕對(duì)安全。強(qiáng)化人事檔案管理人員的安全保密意識(shí)，在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，降低人事檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)性工程，除了在法律效力和宏觀管理上提出保障條款外，還要對(duì)檔案信息化建設(shè)的核心要素予以必要的法律規(guī)范，包括檔案安全、系統(tǒng)建設(shè)、核心業(yè)務(wù)等。構(gòu)建對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)，協(xié)調(diào)系統(tǒng)之間的關(guān)系是檔案信息化的核心任務(wù)。積極開(kāi)展電子檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，與辦事處的自動(dòng)化、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互作用緊密配合。干部人事檔案信息化的應(yīng)用有利于減少干部人事檔案造假情況的發(fā)生，即使紙質(zhì)檔案被篡改，依據(jù)新《條例》中的規(guī)定，電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，數(shù)字檔案也可以作為審核的重要憑證。加強(qiáng)和深入推進(jìn)黨員干部檔案信息化發(fā)展體系建設(shè)，對(duì)于優(yōu)化檔案資料配置、保障資源共享、促進(jìn)黨員干部人事工作的高效、穩(wěn)定地開(kāi)展都具有十分重要的意義。因此，要繼續(xù)加大力度積極推進(jìn)黨員干部的人事檔案信息化，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，構(gòu)建干部人事檔案信息化管理的新模式，以順應(yīng)常態(tài)下全面從嚴(yán)治理黨員干部及選人用人等各項(xiàng)工作的需要。

作者單位：華北軍區(qū)烈士陵園