檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理探索研究

唐扇扇

摘要：在檔案管理過程中，要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案的處理效果，這對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。管理人員不僅應(yīng)精通計(jì)算機(jī)操作，還應(yīng)提高文件管理人員的素質(zhì)。掌握網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)知識(shí)，以確保檔案的安全性和及時(shí)性。因此，有必要提高檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，使之適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展?；诖耍疚膶?duì)創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效對(duì)策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔企合作;推進(jìn);管理;效率

1 檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理的重要意義

1.1 國(guó)家高度重視檔案工作

中辦、國(guó)辦對(duì)各級(jí)黨委政府和部門單位如何重視、支持檔案工作提出了新要求，對(duì)如何進(jìn)一步完善檔案工作體制、健全三個(gè)體系、加大支持力度提出了一系列明確而具體的措施。山東省檔案局發(fā)布《實(shí)施<山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范>測(cè)評(píng)辦法》（魯檔發(fā)〔2014〕37號(hào)），明確了山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范的實(shí)施落實(shí)情況的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)、階段與程序，全面部署檔案科學(xué)化管理工作。目前供電企業(yè)和電網(wǎng)發(fā)展都處在加速突破、全面跨越的關(guān)鍵時(shí)期。

1.2 檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理，能夠大幅度提升服務(wù)效能

從公司發(fā)展來看，隨著“三集五大”體系全面建成，公司管理體制機(jī)制和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了深刻的變化，亟需加快檔案管理體系適應(yīng)性調(diào)整，確保流程順暢、運(yùn)作高效。從電網(wǎng)發(fā)展來看，變電站投運(yùn)，網(wǎng)架結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，城鄉(xiāng)各級(jí)電網(wǎng)發(fā)展日趨復(fù)雜，新技術(shù)、新設(shè)備廣泛應(yīng)用，分布式光伏等新能源、新產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，對(duì)科技檔案的收集整理提出了更高要求。特別是今后幾年公司系統(tǒng)檔案資料將保持超過20%的年均增長(zhǎng)率，如何收集好、保管好、利用好這些龐大而寶貴的資源，成為擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

1.3企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀不佳

在思想認(rèn)識(shí)上，檔案意識(shí)不強(qiáng)，有的部門、崗位誤認(rèn)為檔案工作只是檔案部門和檔案員的事，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件不全、不準(zhǔn)、不系統(tǒng)。有的部門單位對(duì)檔案工作重視不夠，未納入部門責(zé)任考核與工作流程，存在管理盲區(qū)。在硬件配置上，對(duì)檔案設(shè)施投入嚴(yán)重不足，檔案用房大多未實(shí)現(xiàn)庫房、辦公室、整檔室、閱檔室“四分開”。多數(shù)庫房陳舊，配套設(shè)施落后，檔案加工設(shè)備簡(jiǎn)陋，檔案裝具不統(tǒng)一，庫房安防達(dá)不到“八防”要求。在檔案業(yè)務(wù)上，基礎(chǔ)管理較差，有的單位對(duì)文件材料的歸檔范圍與檔案分類研究不夠，歸檔責(zé)任不明確;庫藏檔案不均衡，執(zhí)行電力行業(yè)0-9大類檔案分類，根本無法實(shí)現(xiàn)一體化管理、信息化應(yīng)用。在信息化建設(shè)上，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用不高，功能不完備;縣公司庫存檔案數(shù)字化尚未展開，需轉(zhuǎn)換的檔案任務(wù)繁重，安全管控難度大。檔案管理系統(tǒng)僅限于文書檔案管理，其余門類檔案均未納入系統(tǒng)管理。在檔案隊(duì)伍建設(shè)上，公司辦公室檔案管理崗位現(xiàn)有1人，綜合服務(wù)中心檔案整理崗位空缺?？h公司檔案人員配備不足，年齡偏大，難以適應(yīng)檔案信息化、智能化管理的要求。

2 檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理的有效對(duì)策

2.1 設(shè)定檔企合作協(xié)同推進(jìn)檔案管理目標(biāo)

堅(jiān)持以《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》為指導(dǎo)，以示范單位創(chuàng)建活動(dòng)為載體，以檔企協(xié)作促進(jìn)檔案“兩化”管理，確保爭(zhēng)創(chuàng)“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位”和“山東省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)系統(tǒng)”;爭(zhēng)創(chuàng)“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范系統(tǒng)”，全部完成“五個(gè)一體化”建設(shè)，在省公司系統(tǒng)內(nèi)率先建成“國(guó)網(wǎng)一流，行業(yè)領(lǐng)先”的檔案館（室）。

2.2正確處理好科學(xué)化與一體化的關(guān)系

檔案科學(xué)化管理與一體化建設(shè)是省檔案局、省公司深化落實(shí)“兩辦”意見的戰(zhàn)略部署。兩者內(nèi)涵一致，一脈相承。其中：科學(xué)化是推進(jìn)一體化建設(shè)的指南，市、縣公司要以科學(xué)化為引領(lǐng)，全面學(xué)習(xí)，找準(zhǔn)差距，定準(zhǔn)措施，精準(zhǔn)發(fā)力，全力推進(jìn)示范單位創(chuàng)建活動(dòng)。一體化是供電系統(tǒng)破解檔案人才缺乏、專業(yè)管理滯后等難題的有效途徑，也是加快示范單位創(chuàng)建進(jìn)程的措施保障。各縣公司要將檔案工作融入中心，學(xué)習(xí)借鑒各單位的經(jīng)驗(yàn)做法，促進(jìn)檔案“兩化”管理與依法治企工作。

2.3突出檔案資源建設(shè)

各縣公司要從前端控制入手，加大檔案的收集整理力度。組織各部門各崗位緊緊圍繞年度重點(diǎn)工作，按照“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的要求規(guī)范管理各門類檔案。真正建好檔、管好檔、用好檔，不斷豐富庫存檔案，更好服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工、服務(wù)社會(huì)。要突出檔案設(shè)施建設(shè)。要按照省公司檔案設(shè)施建設(shè)一體化的總體要求，及時(shí)納入今明兩年的零購(gòu)計(jì)劃與非生項(xiàng)目計(jì)劃，規(guī)范采購(gòu)與施工，確保市縣兩級(jí)檔案館室如期建成，為檔案科學(xué)化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。濰坊電力史跡館要在各級(jí)檔案部門與社會(huì)各界的支持下，精心建設(shè)，精益求精，確保今年12月份建成，面向社會(huì)開放。要突出檔案安全管控。檔案工作好壞，主要看檔案收得全不全、用得好不好、安全不安全。要嚴(yán)格落實(shí)安全責(zé)任制。各部門一把手對(duì)檔案安全負(fù)總責(zé)，健全檔案安全體系，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)。要扎實(shí)開展檔案安全保密檢查，及時(shí)查處安全隱患和薄弱環(huán)節(jié)，嚴(yán)格責(zé)任追究。

3 結(jié)束語

隨著信息化建設(shè)速度的加快，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都廣泛采用了信息技術(shù)，在檔案管理工作方面也要大力引進(jìn)信息技術(shù)，通過先進(jìn)的信息技術(shù)取代繁瑣的人工操作，不但可以減輕工作量，還能提高工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不但要更新管理理念，還要不斷創(chuàng)新管理方法，真正做到檔案管理信息化，提高檔案管理水平。除此之外，可以使檔案管理工作發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。

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