綜合智能檔案庫(kù)房建設(shè)與管理措施分析

馬斐

摘要：近年來，認(rèn)真落實(shí)國(guó)網(wǎng)、省、市公司檔案工作要求，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、頂層設(shè)計(jì)、市縣同步、分級(jí)管理、一體化推進(jìn)”的原則，以檔案庫(kù)房智能化改造為前提，加快推進(jìn)檔案資源、設(shè)施、信息化、服務(wù)利用和集體企業(yè)等“五個(gè)一體化”建設(shè)，確保檔案完整率、歸檔及時(shí)率、分類與保管期限準(zhǔn)確率、與《移交清冊(cè)》對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確率達(dá)到100%，為企業(yè)發(fā)展提供了有力支撐。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);智能檔案庫(kù)房;建設(shè);管理

1綜合智能檔案庫(kù)房建設(shè)與管理的背景

1.1突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面

在檔案工作的思想認(rèn)識(shí)上，全員檔案意識(shí)和“依法治檔”理念不強(qiáng)。有的部門、崗位誤認(rèn)為檔案工作只是檔案部門和檔案員的事，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件不全、不準(zhǔn)、不系統(tǒng)。有的部門單位對(duì)檔案工作重視不夠，未納入部門責(zé)任考核與工作流程，存在管理盲區(qū)。在檔案隊(duì)伍建設(shè)上，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能普遍不高，檔案管理人員偏少，年齡較大，難以適應(yīng)檔案信息化、智能化管理的要求。從企業(yè)發(fā)展來看，檔案工作貫穿公司各項(xiàng)工作全過程。目前公司和電網(wǎng)發(fā)展都處在加速突破、全面跨越的關(guān)鍵時(shí)期。隨著“三集五大”體系全面建成，公司管理體制機(jī)制和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了深刻的變化，亟需加快檔案管理體系適應(yīng)性調(diào)整，確保流程順暢、運(yùn)作高效。從電網(wǎng)發(fā)展來看，新變電站的投運(yùn)，分布式光伏、智能變電站等新技術(shù)、新設(shè)備廣泛應(yīng)用，供電系統(tǒng)檔案資料將保持超過20%的年均增長(zhǎng)率，對(duì)工程檔案的收集整理提出了更高要求。

1.2檔案硬件設(shè)施不完備

隨著近幾年，公司加大配農(nóng)網(wǎng)投資力度，科技檔案存案數(shù)量急劇增加，現(xiàn)有檔案庫(kù)房面積已不能滿足要求。同時(shí)，庫(kù)房?jī)?nèi)滅火裝置、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，運(yùn)行年限久，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及《中華人民共和國(guó)檔案管理辦法》，不能滿足檔案安全保護(hù)的“十防”（即防火、防高溫、防潮、防盜、防霉、防光、防塵、防蟲、防小動(dòng)物、防有害氣體等）的要求，原有檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備已無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，迫切需要對(duì)其進(jìn)行智能化改造。

2 綜合智能檔案庫(kù)房的建設(shè)與管理的方法

以“強(qiáng)基固本、深化提升” 為導(dǎo)向，通過“三個(gè)方面”，實(shí)施檔案庫(kù)房智能化改造，通過檔案庫(kù)房改造，建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、保障安全、服務(wù)便捷的檔案保管中心;通過“三全管控”，形成全員的檔案資源管理體系;按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”、“誰形成、誰整理”的原則，嚴(yán)格落實(shí)各部門主體責(zé)任，全面實(shí)行“部門立卷”制度;實(shí)行 “四個(gè)同步”，提升工程項(xiàng)目檔案管理水平，通過實(shí)行前期策劃、前端介入、過程控制、同步歸檔、實(shí)時(shí)監(jiān)督、分階段移交歸檔原則，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同計(jì)劃、同布置、同檢查、同考核，從而建立一套適合本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)本公司規(guī)范、科學(xué)管理水平工程檔案管理體系。通過“四個(gè)推進(jìn)”，開展檔案數(shù)字化及數(shù)據(jù)遷移，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息集中應(yīng)用、分級(jí)管理、統(tǒng)一監(jiān)控、遠(yuǎn)程部署，全面提升檔案應(yīng)用水平;引入“兩項(xiàng)考核”機(jī)制，通過細(xì)化管理措施，加強(qiáng)監(jiān)督管理，強(qiáng)化評(píng)價(jià)考核，強(qiáng)化檔案資料的閉環(huán)管理，對(duì)部門立卷進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，著力促進(jìn)部門立卷工作更順暢、更高效，為公司改革發(fā)展提供更強(qiáng)有力的服務(wù)保障。

2.1形成全員的檔案資源管理體系

堅(jiān)持以“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”為目標(biāo)，以“三全管控”（網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、責(zé)任全落實(shí)、源頭全把關(guān)）為路徑，建立了一套適合本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)本公司規(guī)范、科學(xué)管理水平的工程檔案管理體系。公司成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了以總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，搭建起了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案人員具體管的檔案管理工作格局。13個(gè)部門均成立了檔案工作小組，部門負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，各崗位人員為成員、兼職檔案員為聯(lián)絡(luò)員。逐步構(gòu)建了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作覆蓋公司各部門、各崗位、各層級(jí)。

2.2突出信息一體化建設(shè)

公司對(duì)文書檔案、工程檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、音像檔案、合同檔案分批次進(jìn)行了數(shù)字化，數(shù)字化量116113頁、遷移舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)40G。對(duì)于工程檔案公司首先按照工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，摸底缺項(xiàng)，按照缺項(xiàng)明細(xì)逐項(xiàng)征收。其次錄入工程檔案文件級(jí)目錄，同時(shí)校驗(yàn)檔案的準(zhǔn)確性并對(duì)受損檔案進(jìn)行修補(bǔ)。采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將原文件信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)目錄與電子原文的指向顯示檔案原件。檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建成為智能檔案庫(kù)房的管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3全面提升檔案應(yīng)用水平

按照省、市公司統(tǒng)一部署要求，啟動(dòng)庫(kù)藏檔案的數(shù)字化加工工作，開展數(shù)字化檔案調(diào)查摸底，制定轉(zhuǎn)換計(jì)劃，由公司統(tǒng)一組織、集中加工、系統(tǒng)掛接，編制計(jì)劃，集中辦公，分批穩(wěn)步推進(jìn)，全面啟用網(wǎng)上查借閱檔案系統(tǒng)，提高電子檔案查借閱利用率。建立了檔案安全應(yīng)急管理制度，將其納入了重大災(zāi)害等應(yīng)急預(yù)，細(xì)化安全責(zé)任，定期組織演練，確保檔案受到危害時(shí)得到優(yōu)先搶救和妥善處置。建立了檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系，對(duì)系統(tǒng)安全進(jìn)行分級(jí)保護(hù)，確保重要檔案絕對(duì)安全。突出加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程管控，仔細(xì)甄別需加工文件，簽訂保密協(xié)議。建立檔案信息公開發(fā)布保密審查制度。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，對(duì)涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體重點(diǎn)管控，嚴(yán)防信息丟失、泄密。

結(jié)語

實(shí)施綜合智能檔案庫(kù)房的建設(shè)與管理，引進(jìn)和利用先進(jìn)技術(shù)，有利于示范引領(lǐng)檔案可持續(xù)發(fā)展，對(duì)于更好地為供電事業(yè)與社會(huì)發(fā)展服務(wù)具有巨大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義，帶動(dòng)提升了檔案工作管理水平。公司先后征集各類史料40余件，并在檔案展廳進(jìn)行展出，這些珍貴的檔案史料充分展示了供電企業(yè)從有電到期間發(fā)生的重大歷史事件、重要?dú)v史節(jié)點(diǎn)，展現(xiàn)了供電企業(yè)供電50年波瀾壯闊的偉大歷程。

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