事業(yè)單位檔案管理工作的若干思考

周立剛

摘要：隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也越來越重要，事業(yè)單位管理工作是登記管理的一項(xiàng)核心議題。它的目的重在保證登記檔案本的質(zhì)量，優(yōu)化每天的工作管理，通過這些來提高檔案管理的效率和有效性。筆者首先表述了檔案管理的實(shí)際意義，還對怎樣能優(yōu)化檔案管理，提出了幾條建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理

單位是依據(jù)國家的《檔案法》來實(shí)行檔案管理工作的，是依據(jù)這部法律把涉及檔案管理的部分進(jìn)行實(shí)施的，主要是按照該法律進(jìn)行登記管理和其中涉及的其他服務(wù)，為全民帶來有益的服務(wù)，有利于單位健康有利的發(fā)展。在檔案管理過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，首先就是具有制度但執(zhí)行不下去。在編制檔案管理制度只是照搬相關(guān)的文件及法律法規(guī)，沒有考慮實(shí)際情況。和本單位情況不符合時(shí)，也沒有經(jīng)過實(shí)際的調(diào)查來解決問題。紙質(zhì)化檔案資料依然處于主導(dǎo)地位，數(shù)字電子化應(yīng)用比較低。隨著社會的進(jìn)步經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際生活中。應(yīng)該注重把紙質(zhì)版的資料轉(zhuǎn)化為電子版的資料，以便能夠提升工作效率。還要招聘更多的優(yōu)秀人才，事業(yè)單位的檔案管理工作經(jīng)常會缺乏優(yōu)秀的人才，現(xiàn)有的大多數(shù)管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，還有很大一部分是其他部門或者從其他工作轉(zhuǎn)崗而來，缺乏專業(yè)的知識并且工作態(tài)度上也普遍不重視。他們往往只能從事簡單的裝訂工作和資料收集工作，沒有辦法挖掘檔案資料背后的價(jià)值。

一、該工作的具體意義

㈠ 事業(yè)單位管理檔案的意義

單位進(jìn)行檔案管理的意義，主要是單位在開展、變動、注銷以及單位開展各項(xiàng)活動的記載，其中會詳盡的記載單位某項(xiàng)具體的登記管理，并將該工作按照事實(shí)進(jìn)行反映。這些資料不僅是幫助有關(guān)部門及相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)檢查該單位是否有違法亂紀(jì)行為的憑證，同時(shí)需要的話還可以作為證據(jù)，進(jìn)行相關(guān)法律的訴訟。我們必須清晰的認(rèn)識到檔案登記的重要性，不要人浮于事糊弄了事。需要事業(yè)單位配置專門的人員進(jìn)行管理。還需要對單位以往的檔案資料整理收集起來進(jìn)行備案，只有這些都做好才能保證檔案管理工作持續(xù)有效的運(yùn)行下去。

㈡發(fā)揮檔案管理的作用

檔案管理涉及到事業(yè)單位開展的具體業(yè)務(wù)范圍、資金運(yùn)轉(zhuǎn)、法人、印章管理等資料的登記、保存、外借等實(shí)行真實(shí)情況的記錄，這其中的資料的保存和記錄會為以后的工作提供必要的證據(jù)，為后續(xù)工作的展開提供了寶貴的信息。

㈢檔案登記和管理是整個(gè)檔案事業(yè)的核心

單位建立與該單位相匹配的登記和檔案管理制度，并不斷完善和合理有效的保護(hù)、儲存單位登記的檔案，這不僅可以為國家提供很重要的史實(shí)資料，還可以保證這些檔案的可靠性，為國家檔案的管理工作提供了必要的補(bǔ)充。

二、具體檔案管理中的幾點(diǎn)意見

㈠ 加強(qiáng)制度建設(shè)健全相關(guān)檔案管理的設(shè)施，提高檔案管理意識

首先要做好檔案管理重要性的宣傳工作，這樣有利于整個(gè)社會對事業(yè)單位檔案管理的具體工作內(nèi)容和事業(yè)單位檔案管理的重要性有個(gè)具體的了解，進(jìn)而增強(qiáng)了提高檔案管理的意識。另一方面，各相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人也要加強(qiáng)檔案管理工作的意識。不止如此還要有相應(yīng)的體系管理，以約束檔案工作中具體部門還有個(gè)人的職責(zé)和工作內(nèi)容。因?yàn)檫@項(xiàng)工作具備一定的特殊性質(zhì)，所以還要編制工作細(xì)則，對檔案管理中出現(xiàn)的具體工作進(jìn)行區(qū)分和規(guī)范，不能只有文件，還要對相關(guān)文件和規(guī)范嚴(yán)格的遵守，并且提高操作的可能性保證各檔案的完整性和真實(shí)性。在檔案的管理的過程中，注意歸檔的嚴(yán)謹(jǐn)。接收檔案的過程中也要保證驗(yàn)收無誤。設(shè)置層層關(guān)卡目的是保證檔案內(nèi)容和保存過程達(dá)標(biāo)，對于不符合要求的資料，要求相關(guān)責(zé)任人整改。同時(shí)要明確各崗位的責(zé)任，還要對相應(yīng)的工作進(jìn)行考核、督查、指導(dǎo)。并在經(jīng)費(fèi)上加大投入，建立相應(yīng)的檔案管理用房。實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化。

（二） 利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案登記數(shù)字化

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位進(jìn)行網(wǎng)上登記并進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化需求越來越大。在數(shù)字化過程中要保證檔案管理有一定的信息水平。第一要做的就是明確檔案登記的文件格式，這是為了以后查閱和收集利用方便。我們依據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)和事業(yè)單位紙質(zhì)資料管理的方式方法，可以將檔案劃分為年度檢驗(yàn)、公告、變更等類別，然后把發(fā)生具體登記的文件做成電子文檔，例如PPT或者其他形式的文檔，做有效歸檔。其次要把這些文件進(jìn)行歸口集中管理;單位應(yīng)該充分利用硬軟件資源，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行登記和數(shù)字資料共享，這可以為單位節(jié)省經(jīng)費(fèi)和存儲設(shè)備，避免不必要的浪費(fèi)。而且這些文件可以做到集中歸口與管理，需要注意的是對于特別重要的文件要及時(shí)備份。

㈢建立完善的檔案整理、保管、利用的程序

登記檔案管理涉及到單位的很多流程，包括受理、審查、發(fā)布、公告等過程。與單位的督查管理等都有很大關(guān)系，所以要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)對檔案資料進(jìn)行有效的保存管理，檔案的保存、歸檔、查詢的房間嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。庫房和存儲資料的地方不要存放與檔案管理工作無關(guān)的物品，不能吸煙不能把明火帶到以上場所。注意保密措施，對于在檔案管理過程中出現(xiàn)的違法亂紀(jì)的行為，根據(jù)事情的性質(zhì)和惡劣程度進(jìn)行處罰。保證檔案資料的開發(fā)及其利用，并按照制定的規(guī)章制度中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保證檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化。

㈣ 創(chuàng)新檔案管理思路結(jié)合現(xiàn)代理念

由于事業(yè)單位和企業(yè)的本質(zhì)不一樣，具體表現(xiàn)在工作內(nèi)容和對工作的評價(jià)上面，管理制度方面有很多相同之處。一般來說事業(yè)單位的制度會滯后于企業(yè)管理，主要是理念的落后，主要是指相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思維沒有跟上時(shí)代。要加強(qiáng)這方面的理論學(xué)習(xí)，提高工作效率。

檔案管理要注意制度的異同之處，要充分考慮國家的法律法規(guī)和政策，還要結(jié)合實(shí)際情況，這樣才能做到管理制度更加科學(xué)。執(zhí)行和制度都要注重，因?yàn)闄n案管理其實(shí)和每個(gè)部門都相關(guān)，所以在執(zhí)行時(shí)要傳達(dá)到基層，并加強(qiáng)基層檔案專員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理的能力。執(zhí)行各種管理制度時(shí)，要注意檔案管理制度的優(yōu)化與升級，做到檔案管理制度不能脫離實(shí)際工作，編制制度的人員不要外行指揮內(nèi)行，要深入到基層檔案專員了解實(shí)際情況和檔案管理執(zhí)行難度，防止有制度但執(zhí)行不下去。加強(qiáng)督查與考核，確保不出現(xiàn)紕漏及工作人員不負(fù)責(zé)任的情況。

三、結(jié)語

通過上述我們可以知道，單位中的檔案管理主要用登記時(shí)間進(jìn)行歸口，按照相關(guān)的法律法規(guī)及其單位的規(guī)章制度、事業(yè)單位的職責(zé)，和單位的實(shí)際情況，對單位的責(zé)任權(quán)利和職責(zé)范圍進(jìn)行認(rèn)真全面的核查，通過比較事業(yè)單位的編制和固定資產(chǎn)等這些情況，確定事業(yè)單位是否具有承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的能力。事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)作為一項(xiàng)非常重要的工作來抓，通過系統(tǒng)的整理和規(guī)范完善各類檔案管理制度，來實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，讓檔案管理水平更上一層樓。

參考文獻(xiàn)

[1]淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J]. 科技風(fēng)， 2008， 000（024）：88-88.

[2]程巧玲. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J]. 檔案管理， 2011， 000（004）：86-86.

[3]楊虹. 對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J]. 科技資訊， 2010（34）：131+133.

[4]王瑀. 淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J]. 卷宗， 2017， 000（022）：54-54.

[5]賴偉琴. 淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， No.289（08）：112+188.

（綏化市北林區(qū)太平川鎮(zhèn)綜合執(zhí)法隊(duì) 152012）