論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

張文娟

摘要：事業(yè)單位是政府組織機(jī)構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策社會(huì)職能。檔案是記錄社會(huì)發(fā)展、機(jī)構(gòu)演變和個(gè)人成長(zhǎng)的重要?dú)v史資料，將檔案資料維護(hù)好，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理。事業(yè)單位的檔案管理也同樣重要，在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)與社會(huì)的接軌和人才策略，必須要及時(shí)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對(duì)人事檔案實(shí)施有價(jià)值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

事業(yè)單位作為一個(gè)服務(wù)單位，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)更多的社會(huì)責(zé)任，因此保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分重要。事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響著其發(fā)展，因此事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作存在的問(wèn)題和難點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際制定有效的解決辦法，保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。

1事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1專(zhuān)業(yè)信息化人才缺乏

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)踐中會(huì)受到多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理實(shí)踐中存在管理人員數(shù)量不足，對(duì)檔案管理工作的特征沒(méi)有進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)和充分理解。檔案管理實(shí)踐中，存在管理人員綜合素質(zhì)偏低的問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展形成了制約，對(duì)檔案管理工作的健康發(fā)展也產(chǎn)生了影響。

1.2信息化管理中存在不足

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也開(kāi)始廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用信息化技術(shù)具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送以及提升檔案信息的時(shí)效性等方面優(yōu)勢(shì)，因此事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)較為青睞于這種方法。但是，網(wǎng)絡(luò)也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全的影響。如果事業(yè)單位沒(méi)有妥善保存涉及事業(yè)單位核心技術(shù)的秘密文件，那么將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。因此，信息安全也是檔案應(yīng)急管理中的問(wèn)題之一。

1.3制度長(zhǎng)期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級(jí)機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時(shí)缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個(gè)別單位長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長(zhǎng)期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒(méi)有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1健全檔案管理制度體系

任何工作的開(kāi)展都需要做好制度建設(shè)工作。一是建立責(zé)任制。對(duì)于檔案管理工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及人員都應(yīng)清楚自身的職責(zé)。二是將檔案管理工作分解。事業(yè)單位中檔案管理機(jī)構(gòu)屬于內(nèi)部機(jī)構(gòu)，單位要建立考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)單位認(rèn)真開(kāi)展檔案管理工作。三是管理制度專(zhuān)業(yè)化。為使檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，事業(yè)單位需對(duì)檔案管理部門(mén)制定詳細(xì)的工作制度。

2.2創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核

切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類(lèi)。電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類(lèi)和履行。

2.3加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)

要提高檔案管理的工作質(zhì)量，促進(jìn)其規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位要重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)。只有實(shí)現(xiàn)了電子化檔案，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行批量處理，提升工作效率，保證檔案信息的傳遞效率。因此，事業(yè)單位要重視檔案管理的電子化管理，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用水平制定新的管理目標(biāo)，重新構(gòu)建內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，從而更好地提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中，事業(yè)單位要重視對(duì)管理方法和理念的引入，加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)軟件的應(yīng)用，完善內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息的共享效果。此外，事業(yè)單位要重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需求，加強(qiáng)對(duì)辦公軟件的調(diào)整，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)功能的拓展，進(jìn)而提高檔案文書(shū)的處理效率，為建立電子檔案奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

2.4檔案室管理需要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

首先，檔案室中包含著很多紙質(zhì)資料，因此檔案室需要做好防火、防光等方面的工作。檔案管理人員需要對(duì)消防設(shè)備及檢測(cè)設(shè)備定期檢查，并定期跟換開(kāi)關(guān)、照明線路等設(shè)備，從而將影響檔案安全的危險(xiǎn)因素都扼殺在萌芽中。隨著時(shí)間的推移，檔案室內(nèi)的檔案會(huì)越來(lái)越多，為了優(yōu)化人力資源，方便借閱人查閱資料，檔案室可以使用電動(dòng)密集架，并同時(shí)配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，當(dāng)人們需要查閱檔案時(shí)，只需要打開(kāi)電腦系統(tǒng)即可找到檔案及其所在位置。其次，檔案室需要配備恒溫、恒濕以及消毒集于一體的設(shè)備，從而使檔案室處于一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境中，從而延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案以及電子設(shè)備的壽命。除此之外，檔案室還需要配備攝像頭、傳感器等設(shè)備，檔案管理人員可以隨時(shí)通過(guò)監(jiān)控器觀察到檔案室內(nèi)的情況，如果檔案室內(nèi)發(fā)生意外也可以及時(shí)的進(jìn)行解決。最后，檔案室需要做好防盜工作?？梢岳帽O(jiān)控、門(mén)禁等設(shè)備做好相關(guān)工作。要對(duì)可以進(jìn)入檔案室的人員給予相應(yīng)的權(quán)限，門(mén)禁設(shè)備可以采用電子指紋設(shè)備，只有相應(yīng)的權(quán)限以及錄入指紋的人員才能進(jìn)入檔案室。除此之外，還需要安裝攝像頭并做好出入人員記錄，從而可以隨時(shí)了解檔案室的實(shí)時(shí)狀況以及人員進(jìn)出記錄。

結(jié)語(yǔ)

總之，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理缺乏創(chuàng)新，因此，事業(yè)單位要結(jié)合大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新。一是檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，從而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，提高檔案管理的效率。二是事業(yè)單位要深化改革檔案服務(wù)模式，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。事業(yè)單位需要重視檔案人員的培養(yǎng)，使事業(yè)單位運(yùn)行效率提高。

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