試論信息化條件下機關(guān)文書檔案管理

趙歡歡

摘要：隨著社會的高速發(fā)展和高科技數(shù)字化的普及，大數(shù)據(jù)也漸漸的被運用于生活的點點滴滴中去，在這個大數(shù)據(jù)的時代，機關(guān)單位的信息化管理安全同樣面臨著多種多樣的威脅，為了保障在大數(shù)據(jù)時代機關(guān)單位信息化管理的安全，本文就多個方面進行分析，研究出威脅機關(guān)單位安全的因素，以及解決的辦法。大數(shù)據(jù)時代的機關(guān)單位更加豐富，對于對用戶來說也更加便捷，可以通過快速簡單的方法來獲得自己想知道的信息，對于機關(guān)單位的本身來說，大數(shù)據(jù)時代的信息儲存、收集和分類也更方便快捷，機關(guān)單位也應好好利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)點，來促進機關(guān)單位達到一個新的高度。

關(guān)鍵詞：信息化條件;機關(guān)文書;檔案管理

引言

機關(guān)單位日常行政管理與綜合事務中會產(chǎn)生大量的文書資料，具有極強的參考價值、憑證價值以及決策咨詢價值。因此，有必要綜合利用信息技術(shù)對文書檔案進行科學化管理，充分保證文書檔案收集、歸檔、開發(fā)、利用過程中的時效性、規(guī)范性、準確性、真實性和完整性。

1文書檔案電子信息化管理的原則

1.1規(guī)范性

所謂規(guī)范性，是指文書檔案進行電子化管理應從文書起草、收集、整理、鑒定、保存、利用等全生命周期進行規(guī)范化。應根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》《機關(guān)單位電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等國家相關(guān)規(guī)定，從電子文件的格式、電子文件管理軟件、電子文件收集、整理標準等方面，建立規(guī)范、相對固定的管理模式，確保文書檔案電子信息化符合規(guī)范的流程和要求。

1.2效益性

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，應把握效益性原則，即文書檔案電子信息化管理應立足文書檔案管理現(xiàn)狀，積極主動地適應新的管理模式對于文書檔案管理的現(xiàn)實要求，始終堅持效益優(yōu)先的原則，更好地將新的管理模式和管理機制運用于文書檔案管理中，求效益，重服務，更好地發(fā)揮文書檔案在體現(xiàn)社會主義巨大政治優(yōu)勢、滿足經(jīng)濟建設(shè)及社會發(fā)展實際需要中的作用。

1.3安全性

電子信息化管理模式下，文書檔案管理所面臨的形式和要求均出現(xiàn)了巨大變化，安全性成為文書檔案信息化建設(shè)必不可少的考量因素。應根據(jù)文書檔案載體、形態(tài)等發(fā)生的這種變化，采取切實有效措施，確保電子檔案信息的安全、保密。一方面，電子文件主要是由計算機等電子設(shè)備形成，并且隨著電子設(shè)備系統(tǒng)的更新升級，電子文件的存儲環(huán)境發(fā)生深刻變化，電子文件管理要積極適應這一變化，確保電子文書檔案長期可用。另一方面，應確保電子文書檔案管理網(wǎng)絡軟件系統(tǒng)的安全性。電子文書檔案通過辦公OA等軟件系統(tǒng)行文、收集、管理和歸檔，應防止網(wǎng)絡環(huán)境下的黑客、病毒等構(gòu)成的電子文書檔案管理系統(tǒng)的安全威脅，積極構(gòu)建新的檔案安全存儲、管理和利用網(wǎng)絡平臺，強化安全防護措施，確保電子文書檔案安全。

2信息化條件下機關(guān)文書檔案管理措施

2.1轉(zhuǎn)變觀念，深入推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標前進。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，機關(guān)單位要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及機關(guān)單位實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)文書檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端;另一方面，機關(guān)單位要購置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結(jié)合機關(guān)單位人力資源實際，進一步引進專業(yè)化人才，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負責的目標，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時，機關(guān)單位也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部機關(guān)單位進行加工和處理，通過服務外包等方式來推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.2創(chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)

信息化社會，文書檔案管理工作必須要充分依賴多種現(xiàn)代信息化技術(shù)。具體而言，一是要通過智能算法技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書的流程進行優(yōu)化，并設(shè)置自動化流程，探索實現(xiàn)文書檔案立卷歸檔與開發(fā)利用一體化。二是要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對文書檔案進行篩選與識別，設(shè)置更為科學合理的檢索工具以及檢索條件，滿足檔案需求主體深層次的檔案需求。同時，要應用好大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書檔案檢索中的優(yōu)勢，進一步對文書檔案進行細分，建立不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫，滿足未來文書檔案編研、文書檔案專題建設(shè)、政策研究分析的需要。通常而言，機關(guān)單位可以將文書檔案劃分為公文類、政策類、法律法規(guī)類、會議類以及其他類別的文書檔案，并對其進行深度加工與利用。三是要應用好云儲存技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案自動、永久保存。為此，機關(guān)單位可以將文書檔案管理系統(tǒng)與相應的云終端進行關(guān)聯(lián)與同步，將文書檔案上傳至云儲存終端，進一步節(jié)省文書檔案所占的硬盤空間，推動文書檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展。此外，機關(guān)單位也可以依托于云儲存終端，深化與分公司、子公司在文書檔案管理領(lǐng)域的共享與合作，進一步發(fā)揮檔案在機關(guān)單位整體中的作用。

結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式在新時代背景下已不再適用，大數(shù)據(jù)時代對機關(guān)單位文書檔案管理提出的新要求是運用數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化建設(shè)手段。文書檔案管理的信息化建設(shè)對提高檔案管理的工作效率有一定的積極作用，并且為機關(guān)單位的生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供及時的參考信息，能推動機關(guān)單位的生產(chǎn)管理體系的運用效率的提高。所以我們必須加大對機關(guān)單位文書檔案信息化管理的投入力度，使用充足的資金來建設(shè)先進的電子檔案系統(tǒng)、購買先進的設(shè)備，并鼓勵機關(guān)單位員工學習先進的管理技術(shù)，通過先進的技術(shù)和設(shè)備支撐，提高機關(guān)單位檔案管理效率。

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