文物藏品檔案數(shù)字化管理探析

張競(jìng)予

貴州省貴陽(yáng)市南明區(qū)文體廣電旅游局

一、數(shù)字化管理技術(shù)特點(diǎn)及意義

21世紀(jì)是數(shù)據(jù)的時(shí)代，“大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈”等一列先進(jìn)理念和技術(shù)在默默改變著世界。數(shù)字化管理是極具時(shí)代特點(diǎn)的管理模式，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等軟硬件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理，有序?qū)嵤┕芾硇袨?，從而將產(chǎn)品研發(fā)、計(jì)劃安排 、組織實(shí)施、生產(chǎn)銷(xiāo)售等多個(gè)環(huán)節(jié)賦予優(yōu)質(zhì)服務(wù)和高效創(chuàng)新的管理辦法，數(shù)字化管理具有以下特點(diǎn)：

（一）簡(jiǎn)單化

數(shù)字由簡(jiǎn)單的“1234”排列組成，在人的認(rèn)知建設(shè)過(guò)程中數(shù)字伴隨始終。因此數(shù)字化管理的控制操作系統(tǒng)對(duì)于人的使用來(lái)說(shuō)相對(duì)簡(jiǎn)單，具有易于操作的特性。

（二）全球化

數(shù)字是全球使用的通用語(yǔ)言，相對(duì)我國(guó)的漢語(yǔ)以及美國(guó)的英語(yǔ)來(lái)說(shuō)使用人數(shù)更多，在數(shù)字化管理平臺(tái)的使用中，全世界人們可以跨越語(yǔ)言的界限無(wú)障礙溝通和交流，數(shù)字化管理具有全球化的特征。

（三）傳播速度快

數(shù)字化管理孕育于計(jì)算機(jī)技術(shù)之中，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)具有運(yùn)算速度快、效率高的特點(diǎn)，對(duì)于數(shù)字化管理，可以借助計(jì)算機(jī)的高效平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)“秒算”，大大提高了工作效率。

（四）具有說(shuō)服力

直觀的數(shù)字表示給人的感覺(jué)是一目了然，在各種數(shù)據(jù)分析比較中數(shù)字的高低最具有說(shuō)服力，能夠減少爭(zhēng)論，提高共識(shí)度。

二、文物檔案數(shù)字化管理重要意義

對(duì)于數(shù)量眾多的文物藏品來(lái)說(shuō)，通過(guò)紙質(zhì)或者數(shù)字的形式將其管理起來(lái)十分有必要，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，數(shù)字化管理是指在管理實(shí)施中用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、處理、加工的一種現(xiàn)代化技術(shù)，其具有下列意義：

（一）提高工作效率

在使用中，與傳統(tǒng)老舊檢索過(guò)程對(duì)比，數(shù)字化管理系統(tǒng)搜索時(shí)間非常短，這大大節(jié)約了時(shí)間，減少了工作上精力的耗費(fèi)，同時(shí)數(shù)字化管理系統(tǒng)可以同類(lèi)型整理歸納，這會(huì)運(yùn)用到一些復(fù)雜的算法和機(jī)制，是人腦無(wú)法快速有效實(shí)施的，這體現(xiàn)了“人工智能”的有效運(yùn)用，大大提高了文博場(chǎng)所的工作效率。

（二）提供重要研究方向

數(shù)字化管理技術(shù)作為現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效運(yùn)用，在課題研究上具有重要意義。科研院?？梢砸晕牟﹫?chǎng)所為數(shù)據(jù)提供基地和真實(shí)實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所，與其建立信息共享機(jī)制，科研院校提供技術(shù)支持和新思路，文博場(chǎng)所負(fù)責(zé)技術(shù)落地和經(jīng)驗(yàn)反饋，形成互利共贏的共同成長(zhǎng)路徑，將研究所得整理歸納出一套具有實(shí)用性、可操作性的切實(shí)經(jīng)驗(yàn)，力圖在全國(guó)乃至世界推廣使用。

(三）促進(jìn)文物保護(hù)工作做深做實(shí)

文物作為我國(guó)數(shù)千年來(lái)的歷史遺存，是滄海遺珠更是國(guó)之珍寶。在老舊檔案管理辦法里，對(duì)文物保護(hù)多采用人工巡邏或者抽檢的方式進(jìn)行，這對(duì)于文物真實(shí)狀態(tài)的觀察和了解都不夠深入，同時(shí)，巡檢人員的懶惰性和抽檢帶來(lái)的弊端會(huì)導(dǎo)致部分文物在保護(hù)失策時(shí)不被人發(fā)現(xiàn)，從而導(dǎo)致更壞的結(jié)果。在文博場(chǎng)所引入數(shù)字化管理體系后，可對(duì)文物建立全方位的監(jiān)察和保護(hù)網(wǎng)，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)時(shí)觀察，在文物表面放置一些無(wú)損探測(cè)器，通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)將數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳播至電腦，監(jiān)控人員可以通過(guò)電腦或者手機(jī)APP等方式實(shí)時(shí)進(jìn)行管理，同時(shí)還可以結(jié)合智能修復(fù)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)間隙修復(fù)，數(shù)字化管理系統(tǒng)為文物建立起切實(shí)有效的防火墻。

三、文物藏品檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

我國(guó)文物藏品多存放在博物館內(nèi)，許多博物館都有數(shù)十萬(wàn)件以上的藏品，大型博物館甚至有數(shù)百萬(wàn)件，要想管理好如此龐大數(shù)目的藏品，全靠人工來(lái)進(jìn)行出入庫(kù)登記、檔案整理、檔案存放等工作明顯不現(xiàn)實(shí)，這時(shí)候數(shù)字化文物藏品檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。目前來(lái)說(shuō)許多博物館都運(yùn)用了現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理系統(tǒng)，但在實(shí)際情況中，或多或少的存在一些問(wèn)題：

（一）缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，許多地區(qū)文化館博物館都使用了各大公司設(shè)計(jì)的文物藏品檔案管理系統(tǒng)，但許多地區(qū)信息化產(chǎn)品的“數(shù)字”特征表現(xiàn)并不明顯。例如在某地市級(jí)博物館，工作人員雖然使用的數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行錄入，但是需要人工編號(hào)，對(duì)于產(chǎn)品照片也無(wú)法通過(guò)直接拍照上傳的方式，而只能通過(guò)圖片導(dǎo)入，十分不便。許多文博單位在數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)中沒(méi)有考慮本單位實(shí)際，盲目追求價(jià)格昂貴，評(píng)價(jià)高的產(chǎn)品，但在落地實(shí)施后“不接地氣”，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)。

（二）管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

數(shù)字化管理系統(tǒng)雖然具有“易操作”的特性，但仍然需要使用人員具有一定的計(jì)算機(jī)使用技能和檢索類(lèi)基礎(chǔ)知識(shí)的積累，但就目前各地文化館、博物館工作人員平均水平來(lái)看，仍然具有很大不足。單位在采購(gòu)?fù)旯芾硐到y(tǒng)后，技術(shù)公司多會(huì)派出技術(shù)人員前來(lái)教學(xué)使用，但是此類(lèi)教學(xué)質(zhì)量極低，大都是照本宣科的朗讀產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，對(duì)于受眾是否能夠真切理解到真實(shí)含義，并不是技術(shù)公司培訓(xùn)人員考慮的范圍，因此，許多單位在運(yùn)行管理系統(tǒng)后并沒(méi)有真正意義上能將系統(tǒng)運(yùn)用自如的工作人員。

（三）對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠深刻

各大文博單位基于現(xiàn)代化建設(shè)的考慮會(huì)納入信息化管理系統(tǒng)，但是對(duì)于信息化管理真實(shí)意義的把握并不清晰，許多單位認(rèn)為此行為僅僅是將現(xiàn)有文物編個(gè)號(hào)納入電腦中，納入后也不會(huì)隨時(shí)更新，久而久之就成了雞肋；同時(shí)，由于文博單位公益性質(zhì)的特性，與外界打交道較少，無(wú)法將文物藏品的數(shù)字化管理和研發(fā)、銷(xiāo)售、宣傳等建立緊密聯(lián)系，從需求上缺乏全方位高效運(yùn)用數(shù)字化管理系統(tǒng)的前提條件。

（四）缺乏運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)討論和交流

出于以上幾點(diǎn)原因，文化館、博物館在業(yè)內(nèi)的交流會(huì)上對(duì)于檔案數(shù)字化管理的介紹僅限于運(yùn)行系統(tǒng)，具體操作的簡(jiǎn)單介紹，真正意義上關(guān)于數(shù)字化管理方式方法的深入交流少之甚少。久而久之， 數(shù)字化管理成為部分文博場(chǎng)所在場(chǎng)館介紹時(shí)必不可少的“形象工程”，但是卻流于形式，在深層次上并沒(méi)有納入場(chǎng)所的管理體系中。

四、提升文物藏品檔案數(shù)字化管理的措施

（一）建立切實(shí)有效管理規(guī)范

針對(duì)現(xiàn)實(shí)中在文博場(chǎng)所文物藏品檔案管理時(shí)缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范的現(xiàn)狀，各地文廣部門(mén)要統(tǒng)一規(guī)劃部署，采取統(tǒng)一思路、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一管理的實(shí)施策略進(jìn)行布置，各大文博場(chǎng)所要在上級(jí)指導(dǎo)下加強(qiáng)對(duì)文物電子檔案的規(guī)范管理，尤其是對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性、文物完整性、保護(hù)程度等多方面數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理；同時(shí)，要按照指導(dǎo)思想制定符合本館實(shí)際，切實(shí)可行的管理制度，有條件的單位可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員乃至科室進(jìn)行此方面的管理，將工作落到實(shí)處；對(duì)于部分場(chǎng)館文物保護(hù)意識(shí)欠缺的問(wèn)題，在數(shù)字化管理改造過(guò)程中，要統(tǒng)籌同步整改，可采取電子密匙、文件加密等辦法。對(duì)于保密性文物的管理，對(duì)人員的管理采用“雙人操作、一崗雙責(zé)”，將保密工作融入日常運(yùn)行中，建立起良好工作環(huán)境和氛圍。

（二）提高思想認(rèn)識(shí)，大力培育人才

地方政府及下屬文廣部門(mén)，各大文博場(chǎng)館要深刻意識(shí)到文物藏品保護(hù)的重要性以及檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，并且敢于深刻剖析現(xiàn)行條件下，此方面欠缺的求真務(wù)實(shí)、敢拼敢干的鉆研精神，通過(guò)改變現(xiàn)有陳舊“表面工程”思想觀念，在全體工作人員中激發(fā)對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字管理的認(rèn)可和探索潮流；各地各高校要深刻挖掘此方面人才、探索人才培養(yǎng)方向、加大政策資金投入，建立起“功成不必在我，功成必定有我”的長(zhǎng)線式人才培養(yǎng)輸出模式，為我國(guó)文博場(chǎng)館輸出專(zhuān)業(yè)技術(shù)強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)高、服務(wù)態(tài)度優(yōu)、創(chuàng)新能力棒的新時(shí)代文博工作人員。

（三）加強(qiáng)行業(yè)交流，深度創(chuàng)新發(fā)展

各地文博場(chǎng)館在檔案數(shù)字化管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)要隨時(shí)舉辦沙龍、茶話會(huì)、交流會(huì)等廣泛開(kāi)展交流借鑒；政府、高校以及有條件的企業(yè)在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上加大此行業(yè)深層次探究，為文保行業(yè)尋求新突破，探索新發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

文物藏品檔案數(shù)字化管理是時(shí)代的要求，也是人民的要求，做好檔案管理工作是對(duì)文物負(fù)責(zé)、對(duì)后人負(fù)責(zé)的切實(shí)體現(xiàn)，作為文博行業(yè)從業(yè)人員，要時(shí)刻不忘文物保護(hù)初心，立足工作本職，挖掘新經(jīng)驗(yàn)、新做法，從平凡中見(jiàn)證偉大。