檔案信息化建設(shè)與檔案管理策略研究

韓東辰

黑龍江省社會(huì)組織服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150001

引言

生產(chǎn)工作是目前各行業(yè)企業(yè)或單位的中心工作，不同種類的檔案則是在生產(chǎn)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和真實(shí)記錄。檔案是任何一個(gè)行業(yè)都生產(chǎn)工作時(shí)極具保存價(jià)值的材料，可以準(zhǔn)確完善的反映一個(gè)單位或企業(yè)的工作內(nèi)容，為日常工作服務(wù)，是其工作的重要組成部分。所以，對(duì)于檔案的管理和信息化建設(shè)，是每個(gè)企業(yè)或單位的基本日常工作和任務(wù)之一。在全國經(jīng)濟(jì)體制改革的重要階段，各行各業(yè)的企業(yè)和單位都應(yīng)響應(yīng)國家號(hào)召，遵循經(jīng)濟(jì)體制改革內(nèi)容，妥善建設(shè)好、管理好自身的檔案資料，為國家社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

1 我國檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案信息較分散 從現(xiàn)代檔案建設(shè)與管理的角度看，絕大多數(shù)的企業(yè)或單位對(duì)于檔案的管理方法都缺乏專業(yè)性、科學(xué)性以及合理性，分散化是目前存在較多的問題。各類報(bào)表、文檔，需要上交于當(dāng)?shù)卣块T，這種分散式的檔案建設(shè)與管理方法，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員無法第一時(shí)間將檔案整治處理妥善，最終很有可能造成檔案的遺失或損壞[1]。

1.2 檔案信息化管理重視性不足 對(duì)于檔案的信息化建設(shè)與管理，部分企業(yè)與單位仍采用放任不管的情況。企業(yè)與單位更重視外在的表面形式內(nèi)容，忽略了檔案這種無法獲得收益的材料，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的態(tài)度同樣是，需要時(shí)調(diào)動(dòng)，不需要時(shí)遺忘。檔案室的管理同樣缺乏專業(yè)人才，檔案室的管理人員積極度不高，處于邊緣化的位置，工作熱情不足，缺乏作為精神。檔案室負(fù)責(zé)人和管理人員大多兼任其他職務(wù)，日常工作繁多瑣碎，對(duì)于檔案室內(nèi)的檔案管理制度沒有明確的規(guī)定，導(dǎo)致檔案不完整、不齊全。所以造成整體管理制度的混亂。

1.3 檔案建設(shè)與管理辦法落后 很多企業(yè)和單位的檔案管理制度仍采用陳舊落后的人力查找，并未完成信息化建設(shè)，而且各部門之間溝通交流不到位。每當(dāng)員工需要檔案時(shí)，工作人員在從堆積如山的檔案中查找所需資料，極大的影響了員工們工作效率和生產(chǎn)計(jì)劃開展。同樣，對(duì)于員工檔案，工作人員只將檔案按職務(wù)、職稱或者專業(yè)來進(jìn)行粗略分類，有需要時(shí)現(xiàn)場(chǎng)翻查同樣極浪費(fèi)時(shí)間和精力。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理策略

2.1 檔案信息化工作體系完善 隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)和分類管理是大勢(shì)所趨，現(xiàn)在很多企業(yè)及單位已經(jīng)生成自己的信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)出了屬于自身的一套數(shù)據(jù)檔案管理流程。在信息科學(xué)理論技術(shù)的指導(dǎo)下，企業(yè)和單位可以開發(fā)獨(dú)屬于自己的檔案管理的APP，然后通過APP與OA辦公室系統(tǒng)銜接，形成網(wǎng)絡(luò)檔案庫。還可以利用數(shù)字導(dǎo)航系統(tǒng)，將檔案資源的檢索入口融為一體，建立檔案資源導(dǎo)航數(shù)據(jù)庫，獲得一系列數(shù)字資源的檢索途徑?？梢酝ㄟ^將職工入口以及領(lǐng)導(dǎo)入口分別開辟兩個(gè)通道，方便集中管理和查驗(yàn)，領(lǐng)導(dǎo)們也可以通過檔案信息庫了解各部門員工最新的工作內(nèi)容和生產(chǎn)計(jì)劃，隨時(shí)監(jiān)督員工們的工作落實(shí)情況。通過互聯(lián)網(wǎng)這種極具便利條件的科技，可以讓整個(gè)檔案行政管理更為簡(jiǎn)單有效，企業(yè)和單位仍需培養(yǎng)專業(yè)人才，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案進(jìn)行分類管理[2]。

2.2 提升檔案管理人員意識(shí) 檔案是一個(gè)企業(yè)或單位歷史的記載，是任何一個(gè)部門生產(chǎn)計(jì)劃和活動(dòng)的真實(shí)數(shù)據(jù)材料。從領(lǐng)導(dǎo)自上而下都有必要提升自身對(duì)檔案的重視程度。職工應(yīng)了解自身職責(zé)所在，對(duì)于自身的工作內(nèi)容和工作計(jì)劃，應(yīng)提前做好備份，在檔案室留存，只有這樣，職工們?cè)谖磥韨€(gè)人發(fā)展時(shí)，才能拿出更有說服力的證據(jù)[3]?？梢酝ㄟ^企業(yè)或單位組織員工進(jìn)行定期和不定期檔案方面專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的方式，讓檔案管理人員提升其管理檔案的意識(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行抽查和監(jiān)督，保證管理人員在檔案管理工作時(shí)不會(huì)出現(xiàn)紕漏[3]。

2.3 行政管理工作簡(jiǎn)化，提升信息化水平 企業(yè)和單位對(duì)于檔案室的信息化建設(shè)以及檔案管理，應(yīng)效仿政府，采用簡(jiǎn)化行政管理的方式，促進(jìn)縱向發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理的專業(yè)性和職業(yè)性。培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，對(duì)內(nèi)部多年檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和備份。簡(jiǎn)化后的檔案行政管理不再像以往那么復(fù)雜，各類檔案都有專門的工作人員負(fù)責(zé)，出現(xiàn)需要檔案調(diào)取的情況，可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)檔案，從而提升工作效率，降低損耗成本。采用信息化的方式，將檔案通過“點(diǎn)擊式”的方式，隨時(shí)能從檔案庫中調(diào)出，不需要再通過人工來進(jìn)行檔案的搜索，企業(yè)或單位的領(lǐng)導(dǎo)者可以組織建成檔案管理部分，專門負(fù)責(zé)對(duì)于檔案行政工作的處理，不需要其他部門的參與，所有檔案的保留和上交都利用行政檔案管理部門經(jīng)手，完成檔案管理的簡(jiǎn)化工作。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)和檔案管理制度仍處于開發(fā)與完善階段，信息化建設(shè)和管理體制的改革與創(chuàng)新是日常工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容和重要任務(wù)，檔案管理工作的成效，從側(cè)面反映出整體行業(yè)管理工作的成效，所以，必須重視檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作方面的落實(shí)與實(shí)施。