事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施研究

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前言

我國(guó)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，建立符合當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理模式，即電子檔案管理，其不僅可以將信息準(zhǔn)確、快捷、有效的進(jìn)行傳播，還可以提高檔案信息的覆蓋率。因此，在當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理需要利用信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，解決當(dāng)前存在的問題，體現(xiàn)信息化建設(shè)的價(jià)值。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

(一)檔案的種類。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有著十分重要的作用，從檔案的種類進(jìn)行劃分可以將其分為資料信息檔案以及資料規(guī)劃?rùn)n案，具體如下。

(1)資料信息檔案：數(shù)字化檔案與普通檔案存在差異，信息檔案主要是記錄研究和報(bào)告，多為資料后期的研究?jī)?nèi)容。數(shù)字化檔案是深入了解相關(guān)工作的關(guān)鍵部分，也是相關(guān)工作相關(guān)內(nèi)容研究的重要內(nèi)容。

(2)資料規(guī)劃?rùn)n案：檔案可以理解為相關(guān)工作發(fā)展的“動(dòng)向”，是相關(guān)工作在展建設(shè)期間的全過程記錄，其中包括了相關(guān)工作出現(xiàn)的問題、活動(dòng)、相關(guān)建設(shè)等，且信息化檔案中會(huì)記錄影像及圖片資料等[1]。

(二)檔案的特點(diǎn)。我國(guó)目前對(duì)事業(yè)單位信息化檔案建設(shè)的具體內(nèi)容仍然存在爭(zhēng)議，但目的都是希望對(duì)資料進(jìn)行完善，使其能夠有效應(yīng)用在發(fā)展建設(shè)中。事業(yè)單位檔案不只是記錄和表現(xiàn)資料相關(guān)的內(nèi)容文字，會(huì)詳細(xì)記錄相關(guān)工作的各項(xiàng)內(nèi)容，并將此類內(nèi)容進(jìn)行儲(chǔ)存，主要是通過管理反映當(dāng)前單位及社會(huì)的全部情況，使得檔案具有時(shí)間價(jià)值及應(yīng)用價(jià)值。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以使內(nèi)容更加詳細(xì)，包括了文字、圖片、視頻等多種形式的記錄，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)有著重要意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)檔案管理工作負(fù)荷較大。當(dāng)前隨著部分事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相關(guān)工作變遷等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，增加了檔案管理工作的負(fù)荷，使管理過程中的工作量隨之增加，為管理人員帶來了巨大的工作壓力，如想精確查找檔案會(huì)消耗大量的時(shí)間，而簡(jiǎn)單的信息錄入并沒有充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的作用，其原因是由于實(shí)際建設(shè)中缺乏信息化建設(shè)，無法實(shí)現(xiàn)電子材料的轉(zhuǎn)換。由此可以看出，檔案管理信息化建設(shè)有著不可替代的作用，其不僅可以將資源檔案保存下來，且可以對(duì)此類資料有效利用。

(二)檔案管理制度未能完善。由于近些年事業(yè)單位檔案管理逐漸向著電子版方向發(fā)展，雖然為整理記錄帶來了許多便利，但是數(shù)字化載體的應(yīng)用依舊需要人力物力的消耗，并且后期需要進(jìn)行實(shí)時(shí)的維護(hù)和更新。就目前情況來看，仍然有許多事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善，且錄入工作較為繁瑣，降低了管理人員的工作積極性。除此之外，部分事業(yè)單位未對(duì)電子檔案管理加強(qiáng)未重視，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理制度無法進(jìn)一步落實(shí)[2]。

(三)檔案管理人員素質(zhì)問題。部分檔案管理工作人員存在素質(zhì)上的問題，將自身的工作緊緊定義為檔案錄入與檔案保管，缺乏對(duì)檔案管理工作的深刻認(rèn)知，無法掌握現(xiàn)代化管理方法，使檔案管理技術(shù)相對(duì)匱乏，這樣的問題不利于檔案管理的改革與發(fā)展。在新形勢(shì)下的檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新中，必須要以相應(yīng)的軟件設(shè)備與硬件設(shè)備作為支撐，避免檔案管理因此受到影響，進(jìn)而使檔案管理確切落實(shí)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

(一)檔案管理體系建設(shè)。事業(yè)單位要想真正做好檔案管理工作，必須建立一套完善的管理體系，在電子檔案管理中調(diào)整相關(guān)制度，使制度更加科學(xué)、合理，同時(shí)應(yīng)從制度上確保工程電子檔案管理的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)信息化檔案資源的共享。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)利用這一套標(biāo)準(zhǔn)體系使管理體系的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行，以此約束工程管理人員的自身行為，以電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系提高工作效率，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，保證檔案管理能發(fā)揮出實(shí)際作用[3]。

(二)完善檔案管理制度。在當(dāng)前信息環(huán)境下，信息化檔案管理工作必須規(guī)范化，以真實(shí)性、安全性、完整性為基本原則，從而提高管理效率，具體如以下幾點(diǎn)。

(1)需要從制度方面著手，對(duì)事業(yè)單位資料電子檔案原始記錄進(jìn)行管理，建立指導(dǎo)性管理部門，對(duì)檔案管理主體進(jìn)行明確，保障文檔傳輸?shù)陌踩浴?2)從技術(shù)方面著手建立事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度，例如結(jié)合實(shí)際情況來構(gòu)建出完善的數(shù)字化管理體系，各機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，使檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化。(3)在電子檔案管理過程中需要定期進(jìn)行安全性檢查，借助現(xiàn)代化手段將管理細(xì)則進(jìn)一步完善，電子檔案需要進(jìn)行保密設(shè)置，防止檔案數(shù)據(jù)被惡意竊取或丟失。在此基礎(chǔ)上需要構(gòu)建責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制，滿足事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)的環(huán)境需求。

(三)提高管理人員意識(shí)。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，通過培訓(xùn)要求向官人牢固樹立責(zé)任意識(shí)，貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放的發(fā)展理念，以改革將被動(dòng)管理理念徹底轉(zhuǎn)變，要求管理人員能夠主動(dòng)對(duì)各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，提高自身素質(zhì)。同時(shí)，需要引進(jìn)高素質(zhì)人才，要求人才熟練掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，分析檔案中的多項(xiàng)內(nèi)容，不斷挖掘檔案價(jià)值，嚴(yán)格管理資源的查詢和借閱，提高檔案管理改革的效果。除此之外，人員培訓(xùn)需要滲透思想教育，要求檔案管理人員接受新的理論新的技術(shù)，加大自身知識(shí)儲(chǔ)備量，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展。

結(jié)束語

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日益成熟，因此需要將此類技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位信息化檔案管理建設(shè)中。在此基礎(chǔ)上，檔案管理必須做到與時(shí)俱進(jìn)，要求檔案管理部門人員以及相關(guān)執(zhí)行人員共同參與，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，完善當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)過程中的不足，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。