事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

興國(guó)縣人力資源和社會(huì)保障局 江西 贛州 342400

前言

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革在當(dāng)今時(shí)代背景下具有重要價(jià)值和意義，檔案數(shù)據(jù)可以為事業(yè)單位決策提供依據(jù)，也方便事業(yè)單位追溯管理。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一建設(shè)，方便了事業(yè)單位工作人員隨時(shí)查閱需要的檔案信息。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不斷推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，能夠更好地發(fā)揮檔案管理的作用，提升事業(yè)單位工作和管理效率。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

(一)重視程度待加強(qiáng)。事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度有待加強(qiáng)，除了專門的檔案管理部門之外，其他部門對(duì)于檔案管理工作都缺乏足夠的重視。檔案管理流程嚴(yán)謹(jǐn)，需要多個(gè)部門之間的協(xié)同，尤其是在檔案信息收集環(huán)節(jié)，更是需要事業(yè)單位內(nèi)各個(gè)部門精準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)信息。事業(yè)單位檔案管理流程是：產(chǎn)生(點(diǎn)收)-分類(立案)-編目-整理(立卷、微縮儲(chǔ)存、電子儲(chǔ)存)-保管(入庫(kù)、保存與維護(hù)、庫(kù)房管理、機(jī)密檔案)-清理(清查、鑒定、銷毀、移轉(zhuǎn))-應(yīng)用(目錄匯送、檢調(diào)、應(yīng)用)。

由于事業(yè)單位其他部門對(duì)檔案管理工作不重視，檔案數(shù)據(jù)信息在點(diǎn)收過(guò)程中質(zhì)量相對(duì)較差，存在諸多紕漏，數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度低，需要檔案管理部門多次點(diǎn)收和審核，這嚴(yán)重降低了檔案管理工作效率。不僅如此，精準(zhǔn)度低的檔案數(shù)據(jù)一旦進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位后續(xù)工作造成誤導(dǎo)，甚至導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤。除了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度的問(wèn)題，檔案信息上報(bào)也存在一定的滯后性，部分事業(yè)單位部門會(huì)存在突擊整理檔案的現(xiàn)象，這不僅會(huì)影響檔案的準(zhǔn)確性，還會(huì)拖慢檔案管理工作，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)不規(guī)范的問(wèn)題。

(二)人員素質(zhì)待提升。傳統(tǒng)檔案管理都是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類整理，工作人員也習(xí)慣了這種工作方式。但是當(dāng)前大部分事業(yè)單位檔案管理部門都推行信息化改革，開(kāi)始出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案管理并行的模式。原來(lái)的檔案管理人員受慣性思維影響以及年齡限制等，無(wú)法靈活掌握數(shù)字檔案管理模式，難以勝任當(dāng)前的工作。人員素質(zhì)不足的問(wèn)題阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升，也阻礙了檔案管理的改革與創(chuàng)新。

(三)管理技術(shù)待提高。事業(yè)單位檔案管理中盡管引入了信息化管理技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算等技術(shù)也在其中發(fā)揮了相應(yīng)的作用。但是由于檔案管理技術(shù)與事業(yè)單位運(yùn)行機(jī)制和實(shí)際需求的契合度不足，導(dǎo)致數(shù)字化信息化機(jī)制的運(yùn)行不足，管理技術(shù)有待加強(qiáng)，需要立足事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行改革創(chuàng)新，不能照搬套用模板。

(四)政策執(zhí)行有待加強(qiáng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，國(guó)家層面對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視度明顯提升，也下發(fā)了相應(yīng)的政策規(guī)定，要求推進(jìn)數(shù)字檔案管理發(fā)展和創(chuàng)新。但是實(shí)際情況是政策執(zhí)行力度不足，部分事業(yè)單位受限于當(dāng)?shù)貤l件和工作人員素質(zhì)，還是我行我素，習(xí)慣用傳統(tǒng)管理方式來(lái)點(diǎn)收和整理檔案。除此之外，政策規(guī)定每1000份檔案需要配1名專職檔案管理人員，但是受限于基層事業(yè)單位檔案管理人員緊缺的現(xiàn)實(shí)，往往是1名專職檔案管理人員負(fù)責(zé)上萬(wàn)份的檔案管理，甚至是上萬(wàn)份的檔案由兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)管理。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)檔案管理政策的執(zhí)行和落實(shí)，是全面推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革對(duì)策

(一)強(qiáng)化管理意識(shí)改革。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革，首先需要強(qiáng)化管理意識(shí)改革。檔案管理意識(shí)不足會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，所以需要從管理意識(shí)改革入手。首先，通過(guò)在集體會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性和必要性，提升事業(yè)單位各部門對(duì)于檔案管理的重視程度，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于本部門工作的幫助和促進(jìn)作用，提升事業(yè)單位各部門開(kāi)展檔案管理的主動(dòng)意識(shí)。其次，通過(guò)微信公眾號(hào)、微博等渠道，加大事業(yè)單位檔案管理宣傳力度，借助視頻以及圖文等形式宣傳檔案管理的作用，讓事業(yè)單位內(nèi)部工作人員更為全面地了解檔案管理內(nèi)容和作用，提升其對(duì)事業(yè)檔案管理創(chuàng)新改革的支持度。再次，集思廣益，事業(yè)單位可以推出相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)事業(yè)單位各部門的工作人員結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的改革創(chuàng)新提出相應(yīng)的建議，建議被采納就可以獲取一筆獎(jiǎng)金。這樣能夠更好地提升事業(yè)單位各部門工作人員對(duì)于檔案管理的重視，也能夠讓其將檔案管理與自己的工作更好地聯(lián)系在一起，還能夠?yàn)闄n案管理改革創(chuàng)新提供想法和創(chuàng)意。最后，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理意識(shí)改革，作為一線工作人員，其是最需要重視檔案管理的一部分人員，只有愛(ài)崗敬業(yè)才能夠在工作崗位上實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。因此，可以通過(guò)集中培訓(xùn)的方式，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，讓其逐漸摒棄傳統(tǒng)思維和慣性思維，接受檔案管理信息化建設(shè)和數(shù)字化變革。在更為先進(jìn)和具有創(chuàng)新性的管理意識(shí)支持下，事業(yè)單位檔案管理工作也會(huì)獲得新的突破。

(二)進(jìn)行管理方法創(chuàng)新。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理普遍采用紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字檔案管理并行的模式，要想促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新與改革，還要進(jìn)行管理方法的創(chuàng)新。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，全面革新管理方法，增加數(shù)字檔案管理比重，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。鑒于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員信息化操作能力不足的情況，事業(yè)單位可以在公開(kāi)招聘環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的信息技術(shù)崗位，招聘高素質(zhì)的信息技術(shù)人才參與到檔案管理當(dāng)中來(lái)，為其信息化建設(shè)提供人才支持。與此同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員的情況，還需要進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，引導(dǎo)其掌握數(shù)字檔案管理技術(shù)，讓其能夠熟練操作信息系統(tǒng)點(diǎn)收和調(diào)取檔案信息。

基于檔案管理人員信息化操作能力的提升以及檔案管理人才隊(duì)伍素質(zhì)的提升，還需要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。通過(guò)完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)檔案點(diǎn)收、整理以及調(diào)取等工作的信息化和自動(dòng)化，這樣不僅能夠大大提升檔案點(diǎn)收效率，還能夠提升數(shù)據(jù)整理效率和數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，對(duì)于提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要意義。

(三)加強(qiáng)檔案管理制度改革。加強(qiáng)檔案管理制度改革，強(qiáng)調(diào)政事分開(kāi)，成立獨(dú)立的檔案管理部門，這也是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的重要對(duì)策。之前，檔案管理作為事業(yè)單位中其他部門的附屬崗位，由工作人員兼職管理檔案，管理效率和質(zhì)量都相對(duì)較低，甚至還會(huì)出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，不利于事業(yè)單位的高效管理。在改革創(chuàng)新過(guò)程中，不僅需要成立專門的檔案管理部門，還需要配備足額的檔案管理專職人員，建立自上而下的檔案管理體系。在體系建設(shè)之下，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化，不斷增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理力量。只有保持足夠的獨(dú)立性和專業(yè)性，檔案數(shù)據(jù)信息才具有足夠的真實(shí)性和可信度，也才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位決策提供可靠的參考。

(四)加強(qiáng)政策執(zhí)行監(jiān)督力度。加強(qiáng)政策執(zhí)行監(jiān)督力度，保障國(guó)家或者政府有關(guān)政策落到實(shí)處，不然事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新就會(huì)淪為“形式主義”或者“一陣風(fēng)”。事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新需要在國(guó)家或者政府政策指導(dǎo)下，結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。為了保證改革創(chuàng)新的有效性，切實(shí)改變事業(yè)單位檔案管理形同虛設(shè)、數(shù)據(jù)信息參考價(jià)值低等問(wèn)題，還需要設(shè)立專門的監(jiān)督部門，協(xié)同外部監(jiān)督做好檔案管理改革創(chuàng)新工作的落實(shí)監(jiān)督。事業(yè)單位內(nèi)部工作人員都有監(jiān)督舉報(bào)的權(quán)利，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)“懶政”或者消極怠工、用假數(shù)據(jù)應(yīng)付檢查等情況，事業(yè)單位內(nèi)部工作人員都可以向監(jiān)督部門舉報(bào)。這樣一來(lái)，也能夠在事業(yè)單位內(nèi)部建立起監(jiān)督檔案管理改革創(chuàng)新的氛圍，督促其執(zhí)行政府的相關(guān)政策。只有這樣，才能夠切實(shí)改善事業(yè)單位檔案管理情況，才能夠推進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，繼而提升檔案管理質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)不受重視，突擊點(diǎn)收等更是成為常事。但是隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)于事業(yè)單位決策具有重要參考作用，檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，因此需要推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新，革除其中存在的弊病，讓其為事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。管理意識(shí)改革、管理方法創(chuàng)新、管理制度改革、政策執(zhí)行監(jiān)督力度的加強(qiáng)等都是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的對(duì)策，也能夠全面提升事業(yè)單位內(nèi)部對(duì)檔案管理的重視度。數(shù)字檔案管理以及檔案管理的信息化建設(shè)是其未來(lái)發(fā)展方向，需要培養(yǎng)和吸納大量人才為其提供支持。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革。