新形勢下基層政府加強(qiáng)檔案管理的有效途徑

張 敏

方正縣天門鄉(xiāng)綜合便民服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150814

引言

在新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下,檔案工作日益得到重視,也在社會(huì)服務(wù)和促進(jìn)基層經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮出了關(guān)鍵作用。政府部門是對(duì)公共事務(wù)進(jìn)行處理的機(jī)關(guān),肩負(fù)著檔案管理的重大責(zé)任。但因?yàn)槭艿礁黝惉F(xiàn)實(shí)因素的影響,在我國基層政府檔案管理方面仍有諸多尚未解決的問題,進(jìn)而導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)不能第一時(shí)間獲得準(zhǔn)確的政府信息,因而在一定程度上妨礙了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

1 案管理工作中的難點(diǎn)

1.1 地方政府人事檔案管理方式落后 隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛利用,以信息技術(shù)為載體實(shí)現(xiàn)政府人事檔案管理電子化和信息化已經(jīng)成為檔案管理的趨勢。但是,目前很多地方政府的人事檔案管理只是初步將人事檔案錄入電腦,而且大都以excel或者word為主,沒有專門開發(fā)人事檔案管理軟件,只是在查檔時(shí)可以運(yùn)用人事檔案編號(hào)進(jìn)行快速檢索,達(dá)不到人事檔案管理數(shù)字化的程度,這與當(dāng)今信息社會(huì)的數(shù)字化要求不相適應(yīng)。

1.2 信息化人才缺乏 數(shù)字政府背景下,對(duì)城建檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。除了要具備基本檔案工作知識(shí)和能力外,還要有數(shù)字檔案管理和利用能力,以更好地適應(yīng)數(shù)字政府發(fā)展需要。但實(shí)際情況是信息化檔案人才十分欠缺,導(dǎo)致城建檔案利用工作效率和質(zhì)量偏低。

2 新時(shí)期加強(qiáng)基層檔案管理水平的對(duì)策

2.1 健全體制機(jī)制,完善設(shè)施配套 在開展檔案管理工作時(shí),基層政府需要給予制度化建設(shè)以及規(guī)范化管理更多的關(guān)注,根據(jù)檔案工作的具體狀況,積極學(xué)習(xí)各類正確經(jīng)驗(yàn),構(gòu)建完善的規(guī)章制度,主要涉及檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)、崗位職責(zé)、管理、保密以及運(yùn)用等相關(guān)制度。同時(shí),還需提高檔案工作中人力、物力、財(cái)力的投入,加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),讓檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,達(dá)到庫房、辦公室以及閱檔室之間的分離規(guī)范化布置。另外,基層政府還需采購鐵質(zhì)檔案柜和“九防”設(shè)備(照相機(jī)、錄相機(jī)、放像機(jī)、風(fēng)扇、密集架、投影儀、打印機(jī)、電視機(jī))等,確保檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用力度 首先,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)城建檔案元數(shù)據(jù)管理,以保障數(shù)據(jù)信息真實(shí)性和有效性,針對(duì)存在的歷史數(shù)據(jù)也能準(zhǔn)確快速進(jìn)行清理,并按照檔案信息分層進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和組建利用庫。同時(shí),還能夠?qū)n案利用動(dòng)態(tài)目錄進(jìn)行實(shí)時(shí)更新,使檢索和閱覽更加高效。其次,依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)構(gòu)建歷史案件信息橫向縱向關(guān)聯(lián),可以使同一宗地、同一項(xiàng)目、同一地址等城建檔案信息相互保持融通,并為多維度數(shù)據(jù)挖掘和利用提供支撐。最后,在城建檔案利用專業(yè)服務(wù)上,可以引入掌上平臺(tái)、微信公眾號(hào)等模式開展服務(wù),在實(shí)施流程上也可以依托現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)對(duì)各類利用信息進(jìn)行分類處理,并在確保檔案信息安全前提下,對(duì)辦理環(huán)節(jié)進(jìn)行縮減,可以提高各類檔案利用率和綜合服務(wù)水平。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì) 檔案管理人員作為直接從事檔案管理工作的主體和責(zé)任人,其個(gè)人素質(zhì)和綜合能力的高低直接影響檔案管理工作的水平。人事檔案涉及個(gè)人及家庭信息與工作情況,屬于極其隱秘的個(gè)人隱私,因此人事檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和精湛的業(yè)務(wù)能力,以應(yīng)對(duì)信息時(shí)代背景下人事檔案管理工作的各種挑戰(zhàn)。為此,地方政府及有關(guān)部門應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核,促進(jìn)檔案管理人員不斷提升自己綜合素質(zhì),滿足信息時(shí)代人事檔案管理工作的新要求。人事檔案管理作為政府職能中的一項(xiàng)基本工作,不僅為干部人員的個(gè)人經(jīng)歷與工作政績提供憑證,還為地方政府的人事管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。因此,面對(duì)人事檔案管理工作的復(fù)雜性,地方政府必須提升檔案工作意識(shí),創(chuàng)新檔案管理方式,提升檔案人員素質(zhì),推動(dòng)人事檔案管理工作向更高質(zhì)量發(fā)展。

2.4 促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站建設(shè) 檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站是影響檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要因素,是用戶獲取檔案數(shù)據(jù)的關(guān)鍵渠道,服務(wù)網(wǎng)站及其內(nèi)容的完善與否決定了檔案數(shù)據(jù)的獲取量。政府?dāng)?shù)據(jù)開放背景下,檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站應(yīng)更加完善,但是實(shí)踐中仍存在一些問題,如網(wǎng)站建設(shè)多處于初步階段,經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后地區(qū)甚至還未開始建設(shè)檔案數(shù)據(jù)開放平臺(tái)、網(wǎng)站訪問量有待提升等。因此,檔案部門應(yīng)加強(qiáng)舉措,繼續(xù)關(guān)注已經(jīng)有所發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站,推動(dòng)其向更完善更豐富的方向發(fā)展;加大對(duì)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后和偏遠(yuǎn)地區(qū)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)網(wǎng)站的資金投入,從而盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的互聯(lián)互通,為檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)提供更多契機(jī)。

結(jié)語

檔案數(shù)據(jù)作為社會(huì)公共資源,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值、促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值最大化是適應(yīng)政府?dāng)?shù)據(jù)開放的有效舉措。在數(shù)字化浪潮席卷社會(huì)的今天,檔案人不得不緊跟時(shí)代,及時(shí)向社會(huì)提供檔案數(shù)據(jù)服務(wù),高效跟進(jìn)政府、社會(huì)的改革與建設(shè)需求,重新將檔案數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)等問題納入思考范疇。檔案數(shù)據(jù)價(jià)值是指檔案數(shù)據(jù)對(duì)于社會(huì)的積極意義和有用性,檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,是人對(duì)檔案數(shù)據(jù)加以動(dòng)作,使檔案數(shù)據(jù)“活起來”,從案牘上或者數(shù)據(jù)庫中的靜態(tài)數(shù)據(jù)變成信息甚至知識(shí)并為人所用的過程。