做好新時(shí)期電力企業(yè)辦公室管理工作的思考研究

營(yíng)國(guó)棟

摘 ?要：本文分析了現(xiàn)階段電力企業(yè)辦公室管理工作中存在的不足，并提出了完善管理制度、提高服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)員工培訓(xùn)、深入一線崗位的優(yōu)化措施，以期為提高電力企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);辦公室管理;優(yōu)化措施

引言：

隨著人們對(duì)電力企業(yè)服務(wù)水平的要求不斷提高，辦公室管理工作作為電力企業(yè)的中心樞紐崗位也應(yīng)不斷提高自身的工作質(zhì)量，以促進(jìn)電力企業(yè)持續(xù)滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

1.電力企業(yè)辦公室管理工作中存在的不足

1.1管理制度不健全

首先，部分電力企業(yè)對(duì)辦公室管理崗位沒有進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，導(dǎo)致工作分配不合理。辦公室管理部門中存在各崗位承擔(dān)的工作量和工作責(zé)任差異性較大的問題，導(dǎo)致辦公室人員的工作效率不佳。其次，辦公室管理人員的績(jī)效考評(píng)機(jī)制不健全，無(wú)法充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性。由于辦公室管理人員往往注重于在工作中達(dá)到績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致其對(duì)于考核項(xiàng)目之外的工作重視程度不高。最后，對(duì)辦公室管理工作的監(jiān)管制度不到位，導(dǎo)致辦公室人員對(duì)相關(guān)規(guī)范的執(zhí)行情況較差。

1.2辦公室工作的服務(wù)水平有限

辦公室管理工作涉及工作范圍較廣、工作內(nèi)容繁雜且工作重復(fù)性較高，通常情況下工作中基礎(chǔ)的日常工作內(nèi)容就占據(jù)了辦公室人員的大部分工作時(shí)間，導(dǎo)致辦公室人員沒有充足的時(shí)間去學(xué)習(xí)和探索電力企業(yè)相關(guān)的行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和優(yōu)惠政策等信息，進(jìn)而在電力企業(yè)的辦公室管理工作中無(wú)法起到有效的決策參謀作用。此外，部分辦公室管理人員的職業(yè)素養(yǎng)偏低，在日常工作缺乏條理性和規(guī)劃性，導(dǎo)致辦公室管理工作效率不高，無(wú)法平衡各部門之間的需求，影響企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3人員的主觀能動(dòng)性不強(qiáng)

辦公室人員缺乏主觀能動(dòng)性，一方面，會(huì)導(dǎo)致辦公室人員掌握的信息滯后，只能被動(dòng)地接受工作任務(wù)，長(zhǎng)此以往，重復(fù)繁雜的工作內(nèi)容會(huì)打擊辦公室人員的積極性，導(dǎo)致其在工作中出現(xiàn)責(zé)任心缺失、應(yīng)付工作的情況，嚴(yán)重影響了辦公室管理工作質(zhì)量。另一方面，會(huì)造成辦公室人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度不高，業(yè)務(wù)水平無(wú)法有效提升的情況。辦公室人員缺乏對(duì)新技術(shù)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性會(huì)導(dǎo)致其無(wú)法實(shí)現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)，最終與社會(huì)發(fā)展脫軌。

1.4缺乏對(duì)基層工作的了解

電力企業(yè)辦公室人員往往大部分時(shí)間都在部門辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行工作，缺乏對(duì)基層崗位工作的了解，導(dǎo)致其使用的管理方法與基層實(shí)際工作情況相悖，進(jìn)而產(chǎn)生辦公室管理工作效果不佳的問題。此外，辦公室工作人員缺乏對(duì)基層工作的調(diào)研，會(huì)導(dǎo)致辦公室人員在編寫調(diào)研報(bào)告時(shí)調(diào)研報(bào)告脫離企業(yè)運(yùn)作的實(shí)際情況，調(diào)研報(bào)告可利用價(jià)值不高等問題，進(jìn)而無(wú)法為電力企業(yè)管理者提供有效參考，大大降低了辦公室管理的工作質(zhì)量[1]。

2.優(yōu)化電力企業(yè)辦公室管理工作的有效措施

2.1完善辦公室崗位管理制度

首先，電力企業(yè)應(yīng)制定明確的辦公室管理崗位責(zé)任制度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)明確辦公室管理工作的服務(wù)內(nèi)容和工作方向，讓辦公室管理人員明確崗位工作的重心，進(jìn)而對(duì)自身的工作內(nèi)容和工作方法進(jìn)行合理安排;另一方面，辦公室管理部門內(nèi)部應(yīng)實(shí)施精細(xì)化的崗位管理制度，將辦公室管理工作任務(wù)細(xì)分到部門中的各個(gè)工作人員，以此促進(jìn)部門內(nèi)部工作的合理分配和責(zé)任劃分，提高辦公室管理工作效率[2]。其次，制定監(jiān)督管理制度，設(shè)立多樣化的考核機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)辦公室管理崗位的監(jiān)督管理，有助于保持辦公室管理人員的警覺性，促使其更好地落實(shí)崗位的管理規(guī)范。此外，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合管理人員的工作態(tài)度、工作方法創(chuàng)新、工作成就等多個(gè)方面對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)考核，激發(fā)辦公室人員的工作熱情。最后，提高辦公室管理制度的人性化水平。由于電力企業(yè)中部分辦公室管理人員為企業(yè)的老員工，缺少專業(yè)的技能培訓(xùn)，但老員工們?yōu)槠髽I(yè)作出的貢獻(xiàn)較多，對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度較高，因此，電力企業(yè)應(yīng)參考辦公室管理人員的個(gè)性化特征來制定管理制度，在保障辦公室管理質(zhì)量的同時(shí)，增強(qiáng)員工對(duì)電力企業(yè)的認(rèn)同感，促進(jìn)員工更好地服務(wù)于企業(yè)。

2.2提高辦公室管理工作的服務(wù)質(zhì)量

由于辦公室管理人員在處理好事務(wù)性工作之余，加強(qiáng)自身對(duì)行業(yè)信息和基層工作的了解，才可以為電力企業(yè)提供更好的服務(wù)。因此，提高辦公室人員的工作效率是提升辦公室管理工作服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。電力企業(yè)可搭建自身的信息管理系統(tǒng)，以此通過信息系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)各部門進(jìn)行信息收集、信息傳送和信息處理等工作，可以科學(xué)、及時(shí)地為企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，進(jìn)而為管理者提供有效的數(shù)據(jù)參考[3]。電力企業(yè)搭建信息系統(tǒng)平臺(tái)可以減輕辦公室人員的工作壓力，幫助辦公室人員從瑣碎的日常工作中解脫出來，進(jìn)而有足夠的時(shí)間和精力去加深對(duì)各部門工作內(nèi)容和行業(yè)相關(guān)資訊的了解，提升辦公室管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。此外，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用也有利于電力企業(yè)對(duì)辦公室管理工作的監(jiān)管和規(guī)劃。對(duì)于電力企業(yè)而言，辦公室人員應(yīng)用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行日常工作，可以提高辦公室管理工作的透明度，便于電力企業(yè)進(jìn)行監(jiān)管;對(duì)于辦公室管理部門而言，辦公室人員可以通過信息管理系統(tǒng)采集、記錄的數(shù)據(jù)，來進(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃，進(jìn)而不斷改善自身的工作方法。

2.3加強(qiáng)辦公室人員的員工培訓(xùn)

首先，電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)辦公室人員專業(yè)管理技能的培訓(xùn)。很多電力企業(yè)的辦公室管理人員都并非管理專業(yè)出身，因此，在企業(yè)管理專業(yè)技能方面具有一定的欠缺，企業(yè)應(yīng)定期組織辦公室管理工作培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)的企業(yè)管理人員對(duì)辦公室人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，同時(shí)，也可以通過內(nèi)部?jī)?yōu)秀管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享的方式來對(duì)提高辦公室人員的管理能力。其次，電力企業(yè)應(yīng)注重對(duì)辦公室人員的理想信念教育，提高辦公室人員對(duì)工作的認(rèn)知水平。電力企業(yè)應(yīng)在培訓(xùn)過程中注重提高辦公室人員對(duì)自身工作的認(rèn)知水平，讓其意識(shí)到辦公室管理工作對(duì)企業(yè)和自身成長(zhǎng)的重要性，引導(dǎo)員工樹立為企業(yè)服務(wù)的理想信念，使其在努力工作中實(shí)現(xiàn)自身的社會(huì)價(jià)值。最后，電力企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)辦公室人員的管理創(chuàng)新意識(shí)。電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的管理創(chuàng)新意識(shí)培訓(xùn)，讓其在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)和創(chuàng)新自身的工作方法，積極學(xué)習(xí)和利用新技術(shù)來提升管理工作效率。

2.4激勵(lì)辦公室人員深入一線崗位，做好協(xié)調(diào)管理工作

辦公室人員只有深入一線崗位，才可以充分了解基層工作員工的工作狀態(tài)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，依據(jù)基層工作的實(shí)際情況來制定辦公室管理工作方案。首先，辦公室管理人員應(yīng)定期開展基層調(diào)研工作。辦公室管理人員應(yīng)重視基層調(diào)研工作，通過收集基層工作人員的觀點(diǎn)和建議，來了解基層人員的工作情況，并發(fā)現(xiàn)基層工作中存在的問題，便于管理人員及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。其次，辦公室管理人員應(yīng)參考各部門的運(yùn)營(yíng)情況，來與其進(jìn)行有效溝通。與各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)是辦公室管理工作中的重要部分，辦公室人員在日常工作中加強(qiáng)對(duì)一線崗位的了解，有助于辦公室人員在與部門溝通時(shí)，站在各部門的角度考慮問題，易于被各部門理解和執(zhí)行，提高溝通的有效性。最后，辦公室管理人員應(yīng)立足全局，充分做好上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)工作。辦公室管理人員深入一線崗位有助于其思考問題的全面性，在管理者制定決策時(shí)可以為管理者提供有效的參考意見，在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，可以結(jié)合基層工作的實(shí)際情況進(jìn)行決策傳達(dá)和講解，進(jìn)而做好協(xié)調(diào)管理工作。

結(jié)束語(yǔ)：

提高電力企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量，是保障電力企業(yè)內(nèi)部工作順利開展的重要途徑。因此，電力企業(yè)應(yīng)注重對(duì)辦公室管理工作的創(chuàng)新和管控，提高辦公室管理工作的信息化水平，以此促進(jìn)電力企業(yè)更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]章健.電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色和效率探究[J].中國(guó)管理信息化，2021，24（21）：145-146.

[2]呂志國(guó).對(duì)于電力企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新思考[J].商訊，2019（35）：115+117.

[3]王美歡.電力企業(yè)辦公室行政管理工作角色與效率分析[J].產(chǎn)業(yè)科技創(chuàng)新，2019，1（22）：97-98.