基于文檔一體化的文書檔案信息化管理

文/青海省醫(yī)藥衛(wèi)生學(xué)會聯(lián)合辦公室 冶生福

傳統(tǒng)文書檔案處于文件處理、檔案管理相分離的狀態(tài)，重復(fù)手工操作中加劇了人力、物力、財力的浪費現(xiàn)象，不利于提高文檔工作的質(zhì)量和效率。信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使文檔實現(xiàn)一體化管理，文件的起草、錄入和檔案的收集、歸檔、查找等工作即可依托計算機系統(tǒng)進行，實現(xiàn)了文檔效率與質(zhì)量的雙重提高。

一、文檔一體化理念闡釋

事業(yè)單位文書檔案指文書處理工作和檔案管理工作，是社會組織或個人在各個階段活動中形成的對我國和社會有保存價值的歷史記錄。在《電子文件檔案管理》與《中華人民共和國檔案法》中，對文件和檔案的概念做了闡述，其中文件是個人或社會記錄活動并能為活動提供憑證的重要信息；檔案同樣是一種具有保存價值的信息，其形式多樣，常見的檔案形式有圖像、圖表、文字等?？偟膩碚f，文件和檔案具有共通性，兩者皆能為活動提供參考和憑證作用，檔案是文件的主要內(nèi)容之一。

信息時代文檔一體化可直接簡單理解為：公文、檔案等內(nèi)容的錄入、流轉(zhuǎn)、歸檔和銷檔等，這也是文檔生命周期中的全過程管理。文檔一體化需要依托于信息技術(shù)，以此才能實現(xiàn)文檔的規(guī)范化、整體化、效率化、經(jīng)濟化管理。通俗來講，文檔一體化即是公文在最初處理和文件的歸檔等工作時就按照文書立卷的要求做整理、摘錄，促使公文和檔案符合我國的文檔規(guī)范管理。

文檔一體化的實行簡化了管理流程，提高了文檔工作的質(zhì)量和效率，更好地發(fā)揮了文檔信息價值。同時因文檔一體化對信息技術(shù)要求較高，因此文書檔案工作也節(jié)約了文檔的存儲空間，為文檔工作的信息化、規(guī)范化打下堅實基礎(chǔ)。

二、文檔一體化背景下的文檔信息化管理策略

文檔一體化實現(xiàn)了文檔信息的共建共享，簡化了工作流程，協(xié)調(diào)了各部門間的運轉(zhuǎn)。在文檔一體化背景下，文檔負責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)提高對文檔工作的重視度，通過明確文檔崗位責(zé)任，制定完善的文書檔案相關(guān)標準，整合公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，以此來構(gòu)建高效運轉(zhuǎn)的文檔一體化建設(shè)。其中事業(yè)單位文檔信息化管理的相關(guān)流程如下圖：

（一）文檔人員素質(zhì)的培育和責(zé)任的明確。文書檔案管理工作質(zhì)量與文檔人員的重視度和工作態(tài)度有關(guān)，在文檔一體化背景下，事業(yè)單位相關(guān)責(zé)任人和工作人員都需學(xué)習(xí)文檔先進理念，提高對文檔工作的認識，了解信息時代文檔一體化的新變化和性特征。1.文檔理念的培養(yǎng)。在文檔一體化背景下，文書工作人員和檔案管理人員需要互相學(xué)習(xí)、了解并熟練掌握對方的工作內(nèi)容和要求，增進彼此的業(yè)務(wù)往來，并滲透工作理念，以此才能促進文檔一體化。2.強化管理人員專業(yè)能力。文檔一體化背景下，文書工作人員和檔案管理工作人員都需有超前控制和延伸管理的能力與意識，并能熟知文件規(guī)范和檔案規(guī)范知識，落實文書與檔案的統(tǒng)一性、整體性工作。而文檔人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培育主要來源于以下幾方面：一是通過單位內(nèi)部培訓(xùn)，主要培訓(xùn)員工的信息技術(shù)和文檔相關(guān)知識理念；二是通過招聘一批有活力、有知識、有技術(shù)的畢業(yè)生來激活文檔內(nèi)部部門，以此提高文檔人員的綜合素養(yǎng)。3.部門重視，合作探究。文檔一體化工作需要原有的兩個部門領(lǐng)導(dǎo)一同牽頭，聯(lián)系文檔專家，一同探討符合本事業(yè)單位的文檔運行模式。在此次部門合作中，應(yīng)落實學(xué)術(shù)先行、實踐指導(dǎo)的原則，即在理論與實踐的結(jié)合中建立新型的文檔一體化管理模式，在不斷摸索中推進文檔信息化工作規(guī)范化。

（二）把控信息技術(shù)，推動文檔一體化建設(shè)。文檔一體化主要依托于先進的信息技術(shù)，在技術(shù)層面上實現(xiàn)文書檔案信息化管理的規(guī)范化和科學(xué)化。目前事業(yè)單位文檔工作活用的信息技術(shù)主要有以下幾部分：1.通過信息技術(shù)打破文書系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)和事業(yè)單位內(nèi)部系統(tǒng)之間的信息傳輸壁壘，實現(xiàn)信息傳輸、數(shù)據(jù)同步、信息共享、數(shù)據(jù)生成和數(shù)據(jù)一站式傳輸?shù)?，以此提升文檔工作效率。2.活用“互聯(lián)網(wǎng)+”與云共享功能，并實現(xiàn)“政企合作”，加強與阿里云、百度云、360云等高科技云端供應(yīng)商的聯(lián)系和合作，以此充分發(fā)揮文檔的信息共享價值。3.借助信息技術(shù)和智能平臺構(gòu)建文檔一體化管理系統(tǒng)。文檔一體化管理的基礎(chǔ)功能是深入文檔信息，而在錄入環(huán)節(jié)中可能因工作人員的失誤或其他原因?qū)е滦畔浫氤鲥e，進而使采集工作錯誤，出錯影響文檔的最終價值。構(gòu)建文檔大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，文件辦理者將錄入工作轉(zhuǎn)交有助于確保文檔信息的完整性、準確性和規(guī)范性，同時也能節(jié)省文檔工作人員的時間，提高了文檔管理效率。4.建設(shè)文檔數(shù)據(jù)庫。文檔數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要依托大數(shù)據(jù)、智能云平臺和先進的信息技術(shù)，文檔數(shù)據(jù)庫的建立能夠為文書檔案的錄入、保存、查詢、借閱提供依據(jù)和參考作用。當然建設(shè)好數(shù)據(jù)庫需要文檔管理人員根據(jù)文檔要求及時對文檔工作做好分類、編號、著錄，確保文檔工作的規(guī)范化。

（三）制定完善的文書檔案相關(guān)標準。文檔一體化背景下的文檔工作需要有章可循、有規(guī)可依，一切按照標準行事，這樣才能促進文檔工作的規(guī)范化和科學(xué)化。我國推行的文檔法規(guī)有《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》《保密法》《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，該類法律法規(guī)有助于文檔工作人員順利推進、開展文檔工作。但在信息時代，推進文檔一體化建設(shè)還需單位內(nèi)部依據(jù)自身的實際情況，以單位為藍本構(gòu)建完善的文檔理論體系，依據(jù)理論體系引導(dǎo)文檔工作人員展開實踐，促使文檔理論體系更符合本單位的文檔工作。

除此之外，文檔一體化背景下，事業(yè)單位內(nèi)部人員還需制定一定的文檔技術(shù)標準，即在明確員工責(zé)任基礎(chǔ)下，研發(fā)出綜合公文和檔案的兼容性操作系統(tǒng)。該系統(tǒng)需要遵循數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息存儲技術(shù)等相關(guān)的技術(shù)標準，而此系統(tǒng)的順利推進也需要文檔人員了解其具體的操作步驟，把握好文檔的安全性和通用性。

（四）整合公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，其功能多為文件的復(fù)制、檢索、傳輸?shù)?；檔案管理系統(tǒng)適用于檔案的存儲、查閱、共享等等，兩個系統(tǒng)具有一定的共通性，但無法有效兼容。而在文檔一體化背景下，公文和檔案需要實現(xiàn)互相傳導(dǎo)、共享流通，這就需要事業(yè)單位內(nèi)部能夠整合公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可與科技公司合作，借助于并聯(lián)、串聯(lián)等相關(guān)技術(shù)，提高文檔管理系統(tǒng)的兼容性，并擁有系統(tǒng)更新、替換等相關(guān)功能，滿足大量的用戶同時存儲、錄入信息，能確保文檔關(guān)系系統(tǒng)的順利運行和流轉(zhuǎn)。除此之外，在信息時代，文檔管理系統(tǒng)可朝著綜合化方向發(fā)展，即轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘋鹘y(tǒng)檔案館+數(shù)字檔案館+電子文件中心等一體的綜合文檔機構(gòu)。此綜合機構(gòu)改變了以往的分散格局，實現(xiàn)了文檔的整體化運行和綜合化管理。

此外，公文和檔案之間有一定的差異，而不同版式文件的標準、格式是不一樣的，這就給文檔人員帶來一定的工作負擔(dān)。對此事業(yè)單位可聯(lián)合科技公司，開發(fā)一款能實現(xiàn)文檔自動轉(zhuǎn)化的軟件，并率先導(dǎo)入國內(nèi)或國際的文檔標準，進而促使其他文檔通過內(nèi)部軟件實現(xiàn)標準化的自動生成。比如北大方正就提出文件按照CEB指定的版式顯示，同時還能支持蒙、藏、維等民族文字的互相轉(zhuǎn)換，能實現(xiàn)WPS、PS、DOC等格式的自動轉(zhuǎn)換。

三、結(jié)語

綜上所述，信息時代文檔一體化管理已逐漸成為相關(guān)人員研究的話題。推進文檔一體化有助于提高事業(yè)單位文檔管理工作效率和質(zhì)量，有助于充分發(fā)揮文檔價值。為此相關(guān)部門需要依托信息技術(shù)，提高文檔部門和人員的責(zé)任意識和專業(yè)素養(yǎng)，制定文檔一體化標準和技術(shù)標準，整合公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，以此落實文檔一體化生命周期的運行與流轉(zhuǎn)。