大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策分析

金桂芳

摘要： 本文以大數(shù)據(jù)技術(shù)為主背景，針對檔案管理方式進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，以此確保檔案管理工作更科學(xué)合理，進(jìn)而為檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展提供必要的支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);有效措施

大數(shù)據(jù)技術(shù)推動檔案管理的智慧化發(fā)展，更好地滿足了用戶的檔案需要，實現(xiàn)了對檔案數(shù)據(jù)的高效檢索與有效傳遞，防控了傳統(tǒng)檔案管理中的風(fēng)險， 同時也面臨來自互聯(lián)網(wǎng)的新挑戰(zhàn)。因此，要結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題和實際需求，以此為著手點進(jìn)一步構(gòu)建健全完善的管理體系和工作模式， 提高檔案管理質(zhì)量。

1大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的基本特征

1.1電子檔案概念界定。

一般來說，電子檔案被定義為基于計算機存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，且通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞使用的檔案。電子檔案是基于數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行運轉(zhuǎn)的檔案，它具有一般檔案的實用價值，同時又突破了傳統(tǒng)檔案的限制， 表現(xiàn)出更加廣泛的應(yīng)用價值。當(dāng)前，電子檔案的推廣使用機制日益完善，在各行業(yè)發(fā)展作用日益明顯， 但是在真實性、保存能力、安全隱患、服務(wù)水平等方面還有待提高，還需要進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

1.2電子檔案主要特征。

電子檔案具有內(nèi)容與載體的可分離性，檔案以數(shù)字信號的方式存儲， 具有內(nèi)容與載體的可分離性，在檔案可以由文檔、 音頻、視頻等形式存儲，具有生動形象的特征。電子檔案對計算機設(shè)備有較強依賴性，需要構(gòu)建完善的生存、存儲、檢索與應(yīng)用的設(shè)備，基于先進(jìn)設(shè)備提高檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)時代的電子檔案對檔案元數(shù)據(jù)有更強的依賴性，需要特定的數(shù)據(jù)信息背景，強調(diào)載體的多樣性，保證信息存儲的高密度性，這樣才能更充分的發(fā)揮檔案信息的實用價值。

2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的發(fā)展對策分析

2.1 進(jìn)一步完善檔案管理的思維方式。

要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，確保管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)深化改革，逐步的實現(xiàn)檔案技術(shù)更新，達(dá)到檔案信息共享，針對管理方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，充分滿足信息服務(wù)的客觀需要。首先，應(yīng)當(dāng)具備信息化思維，重視分析檔案運轉(zhuǎn)機制，基于大眾化的檔案服務(wù)工作要創(chuàng)新管理模式，使管理系統(tǒng)得到有效創(chuàng)新，從而更好地達(dá)到服務(wù)大眾的目標(biāo)。一方面， 重視檔案數(shù)字化，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推動檔案資源全文的數(shù)字化。另一方面，加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，完善檔案資源的管理體系，為電子檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)建設(shè)數(shù)據(jù)庫體系，確保電子檔案能夠得到更充分的利用，對其數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入的挖掘，使檔案的運行模式得到創(chuàng)新。其次，針對檔案管理思維進(jìn)行改進(jìn)，在具體管理環(huán)節(jié)使其具備應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過先進(jìn)檔案管理技術(shù)對海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行提取與集成整合，重視優(yōu)化數(shù)據(jù)信息的存儲方式，加強信息技術(shù)的研發(fā)和推廣，加快檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘，逐步完善數(shù)據(jù)信息的支撐機制， 強調(diào)依托技術(shù)思維使檔案管理實現(xiàn)質(zhì)的突破。第三， 具備數(shù)據(jù)信息的共享思維，對于資源進(jìn)行充分的整合，強調(diào)構(gòu)建一個資源集合體，強調(diào)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享，突破檔案管理的孤立整合問題，加強數(shù)據(jù)分析、信息挖掘技術(shù)的綜合利用，通過智能化的網(wǎng)絡(luò)形成檔案科學(xué)服務(wù)體系。

2.2 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要與時俱進(jìn)，與國際接軌，共享信息紅利。

大數(shù)據(jù)時代，要提高電子檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，標(biāo)準(zhǔn)要先行，對于各行各業(yè)產(chǎn)生的電子元數(shù)據(jù)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)類型、用途和文件格式，構(gòu)建新一代電子檔案大數(shù)據(jù)平臺和大服務(wù)平臺，讓全社會在一個共同的路線圖上協(xié)作，共同推進(jìn)資源整合。2018年，澳大利亞國家檔案館頒布了數(shù)字化檔案保存新標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家最佳實踐規(guī)定了數(shù)字化檔案的技術(shù)要求。這項標(biāo)準(zhǔn)旨在確保生成的數(shù)字副本的“母版”作為原件長期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對脆弱文件的物理損害。更重要的是，該標(biāo)準(zhǔn)還是一個有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩(wěn)定或技術(shù)陳舊而導(dǎo)致的丟失風(fēng)險。目前，我國在電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)方面還有待加強，要深入調(diào)研，與時俱進(jìn)，定期對電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查修訂，做到電子檔案標(biāo)準(zhǔn)與國際接軌，為實現(xiàn)跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨國界的一站式電子查詢打好基礎(chǔ)，使全社會乃至全球共享電子檔案信息紅利。

2.3 高度重視檔案制度化的建設(shè)工作。

大數(shù)據(jù)時代要加強檔案的設(shè)計優(yōu)化工作，對頂層設(shè)計進(jìn)行高度重視，實現(xiàn)總體規(guī)劃，確保各個階段的檔案 管理工作都能夠有相對應(yīng)的改革目標(biāo)，著力實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化與制度化建設(shè)?；谖覈娮訖n案管理的相關(guān)法規(guī)，檔案管理過程的各項制度，保證檔案管理工作的科學(xué)性、嚴(yán)密性與規(guī)范性，基于一系列的流程落實檔案管理責(zé)任，最大化實現(xiàn)檔案應(yīng)用價值， 減少檔案運轉(zhuǎn)中的風(fēng)險，實現(xiàn)檔案管理及利用取得飛躍發(fā)展。

2.4 以用戶需求為導(dǎo)向，借助大數(shù)據(jù)融媒體，真正實現(xiàn)電子檔案利用的個性化滿足和智能化服務(wù)。

首先，要加強電子檔案大數(shù)據(jù)的開發(fā)和推送工作。通過對電子檔案的分析挖掘，發(fā)現(xiàn)用戶檢索訪問規(guī)律和關(guān)注領(lǐng)域，對用戶需求進(jìn)行分析和預(yù)判，個性化推送相關(guān)電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機讓電子檔案活起來。檔案工作者也要扮演信息工作者的角色，關(guān)注熱點事件和民生動態(tài)，抓住契機使電子檔案活起來，加強手機應(yīng)用APP開發(fā)和融媒體服務(wù)， 帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗，激發(fā)用戶潛在的需求，推動電子檔案信息預(yù)訂工作，更加智慧地服務(wù)于社會。最后，實現(xiàn)交互式電子檔案智能服務(wù)。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構(gòu)建“人機對話”“人人對話” 的網(wǎng)絡(luò)生態(tài)環(huán)境，實現(xiàn)“網(wǎng)站智能服務(wù)、檔案專業(yè)咨詢、用戶互助答疑”三者有機結(jié)合，提升服務(wù)感知和用戶體驗。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理要基于現(xiàn)有的人力物力 資源擬定科學(xué)的檔案管理優(yōu)化升級，進(jìn)行更加科學(xué)合理的應(yīng)對，進(jìn)一步在制度化建設(shè)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)升級、 檔案人員培訓(xùn)、設(shè)施設(shè)備更新中提高檔案管理的效率，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻(xiàn)

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